Модули Stripo — палочка-выручалочка для HR-менеджеров при создании рассылок для персонала

Привет всем!

Письма, отправляемые HR-менеджерами, составляют большую часть всей внутренней email-корреспонденции в любой крупной компании. Их основное преимущество заключается в том, что благодаря этим рассылкам множество сотрудников всегда в курсе событий, происходящих в компании. Однако создание таких писем может занять много времени. И сегодня мы вместе с Ириной, менеджером по персоналу компании Ardas, узнаем, как Stripo помогает быстрее создавать HR-рассылки.

В: Привет, Ирина. Спасибо за то, что уделила время.

Мы знаем, что для общения со своей командой ты используешь электронную почту. Почему именно этот канал? Вы же все довольно часто встречаетесь во время кофе-брейков. И можно было бы делиться новостями и апдейтами в устной форме. 

О: Привет, всегда рада помочь. Да, отчасти так и есть. Кофе-брейки — хороший способ рассказать сотрудникам о новостях нашей компании. Но при этом есть результаты исследований, согласно которым 67% офисных сотрудников предпочитают электронную почту личным беседам.

Кроме того, я отправляю email-рассылки не только штатным сотрудникам, но и новичкам, которые проходят адаптацию. Такие письма помогают оперативно ввести новых коллег в курс дела, познакомить с внутренним распорядком компании, организационными и финансовыми моментами и так далее.

И еще один важный нюанс: при таком подходе сотрудники не забудут важную информацию, ведь они всегда будут иметь к ней быстрый доступ.

Как показывают исследования, 67% офисных сотрудников предпочитают электронную почту личному общению.

В: Мы знаем, что процесс создания электронных писем был для тебя головной болью. Почему так? И с какими трудностями ты сталкивалась при создании рассылок? 

О: «Головная боль» — ну это, наверное, слишком сильно сказано :). Но если без преувеличений, то работа с письмами действительно отнимала много времени. Просто представьте себе, что в мои обязанности входят рассылки разных типов для таких целей:

• поприветствовать нового сотрудника в первый рабочий день;

• познакомить его со всеми коллегами;

• пригласить сотрудников на мероприятие/вечеринку;

• напомнить команде о важных датах и праздниках;

• и всегда держать людей в курсе всех событий, которые происходят в компании.

А теперь только не пугайтесь, но это еще и неполный список. И каждое письмо по каждому поводу приходилось создавать с нуля. Вдобавок много времени уходило на то, чтобы сделать для всех рассылок единый брендовый стиль дизайна. Но теперь Stripo помогает мне создавать письма на все случаи жизни намного быстрее.

В: Ты говорила о том, что создание писем для тебя больше не проблема. Какое решение предложили тебе наши дизайнеры?

О: Модули реально помогли мне сэкономить время. Команда дизайнеров заранее разработала для меня все нужные модули в корпоративном стиле. Все они выглядят потрясающе, и у меня есть возможность сохранять любые элементы писем для редактирования и повторного использования сколько угодно раз в новых рассылках, чтобы все соответствовало стилю бренда. Я могу сохранять целые ряды как модули и добавлять в них все, что мне нужно для данной рассылки (текст, изображения и многое другое).

Если вкратце, то модули помогают мне сократить время создания писем и придерживаться единства корпоративного стиля во всем процессе email-дизайна.

Модули помогают мне сэкономить целые часы времени при создании рассылок и придерживаться целостного брендового стиля во всем процессе email-дизайна.

В: Расскажи, пожалуйста, о своем сегодняшнем процессе создания писем.

О: Сегодня весь процесс предельно прост и не отнимает много времени. Представим, что к нам в компанию приходит новый сотрудник и мне нужно оповестить об этом его будущих коллег.

Я начинаю создание письма с хедера и футера. Их дизайн уже заранее подготовлен и сохранен в моих модулях. То есть я просто перехожу в раздел «Модули», оттуда во вкладку «Контент», выбираю модули хедера и футера и перетаскиваю их в пустой шаблон письма.

Дальше я добавляю основные информационные блоки и краткую информацию о новом человеке. Все это тоже делается при помощи подготовленных модулей. В каждом модуле есть элементы с хештегами, то есть мне нужно ввести сюда новую информацию (имя новичка, команду/отдел и прочие данные). Затем я начинаю редактировать информацию вручную.

После этого добавляю фото нового сотрудника и пару слов о нем. Эта часть работы делается вручную, но она не занимает много времени.

И в конце мне остается только сделать несколько финальных штрихов, настроить фон модулей, размер фото и стили шрифтов. Вуаля — у нас получилось отличное приветственное HR-письмо, которое каждый сотрудник может найти в своей рабочей почте.

В: Если несложно, то расскажи о результатах подробнее. Сколько времени ты экономишь с готовыми модулями?

Например, сколько времени нужно было раньше, чтобы написать объявление о новой вакансии или приглашение для сотрудников посетить мероприятие/вечеринку, и сколько это занимает сейчас?

О: На самом деле результаты реально впечатляющие. Раньше я могла работать над дизайном одного письма 5-6 часов, но теперь на все про все уходит не более 20-30 минут. Причем, это если считать время от входа в редактор до финального сохранения готового письма, которое можно отправлять сотрудникам.

А про обновления и говорить не стоит. Обновление каждого письма вручную занимало час или два, и это нужно было делать каждый раз по любому поводу. Но, как я уже говорила выше, сквозные модули — это настоящее чудо. Я просто влюбилась в них.

Я редактирую один сквозной модуль, и все изменения отображаются во всех шаблонах с этим модулем. Например, я недавно изменила свою ссылку на Facebook. Я обновила ее только в одном письме в модуле футера, и изменения были применены ко всем 18 шаблонам. Это сэкономило массу времени, потому что иначе мне пришлось бы вручную редактировать каждое письмо.

Здесь стоит отметить, что наши HR-менеджеры не занимаются автоматизацией писем. Если вы отправляете массовые рассылки при помощи различных ESP (Mailchimp, eSputnik и прочих), то можете отредактировать свои шаблоны и нажать кнопку «Экспорт». И затем при отправке нового шаблона просто выберите опцию «Заменить существующий шаблон», и обновленная информация будет немедленно добавлена во все ваши рабочие процессы. Вам даже не придется останавливать и перезапускать отправку рассылок. Все делается в удобной синергии Stripo и более 70 популярных ESP.

В: Ира, большое спасибо за то, что уделила время, поделилась инсайдерскими секретами процесса управления персоналом и рассказала о том, как Stripo упрощает и ускоряет рабочие процессы.

О: Было очень приятно. Спасибо за общение