Ein vollständiger Leitfaden zum Schreiben einer Besprechungsbestätigungs-E-Mail

Effektive Kommunikation ist ein Grundpfeiler des Geschäftserfolgs. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um die Kommunikation zwischen Mitarbeitenden innerhalb eines Teams oder zwischen den Geschäftsführern zweier Unternehmen handelt. Geschäftstermine sind ein integraler Bestandteil dieser Kommunikation, aber selbst so etwas Einfaches wie ein Treffen muss richtig organisiert werden. Die Bestätigungs-E-Mail für ein Treffen ist ein nützliches Werkzeug dafür. In diesem Artikel betrachten wir im Detail, was das ist, welche Vorteile solche Terminbestätigungen bieten und geben Ihnen Vorlagen zur Inspiration.

Was ist eine Besprechungsbestätigungs-E-Mail?

Besprechungsbestätigungs-E-Mails werden im Geschäftsleben häufig verwendet. Sie werden üblicherweise für Teambesprechungen, persönliche Gespräche oder Präsentationen für Kunden verschickt. Diese E-Mails sind eine wichtige Ergänzung zu jedem Meeting, da sie alle notwendigen Informationen enthalten und dem Absender ermöglichen, sicherzustellen, dass der Gast über alle Details informiert ist und erscheint (oder eine Absage mitteilt).

(Quelle: Stripo-Vorlage)

Vorteile des Versendens einer Besprechungsbestätigungs-E-Mail

Diese E-Mails erscheinen wie eine großartige Ergänzung zur alltäglichen Kommunikation. Doch welche konkreten Vorteile bringen Besprechungsbestätigungen mit sich?

Vermeidung von Missverständnissen

Dies ist der Hauptgrund für die Erstellung solcher E-Mails. Wir sind alle beschäftigt und haben viele Aufgaben im Arbeitsalltag – da können kleine Details leicht übersehen werden. Eine Besprechungsbestätigung fasst alle wichtigen Informationen prägnant zusammen und sorgt dafür, dass alle Beteiligten Bescheid wissen.

Weniger Absagen

Die E-Mail enthält nicht nur alle wichtigen Details, sondern dient auch als Erinnerung an Zeitpunkt und Zweck des Treffens – was das Vergessen erschwert. Zudem werden durch die rechtzeitige Information Absagen reduziert, da Gäste ihre Zeit entsprechend einplanen können.

Alle relevanten Details auf einen Blick

Ein weiterer Vorteil: Die E-Mail enthält alle notwendigen Angaben zur Besprechung – wie Agenda, Materialien, Ort des Treffens usw. Das hilft, die Erwartungen an das Meeting klar zu definieren.

So schreiben Sie eine Besprechungsbestätigungs-E-Mail – Schritt für Schritt

Nachdem wir die Vorteile betrachtet haben, ist es Zeit, selbst eine solche E-Mail zu erstellen. Wir zeigen Ihnen alle Schritte für eine perfekte Bestätigungsmail.

Beginnen Sie mit einer klaren Betreffzeile

Laut Statistiken entscheiden sich 64 % der Empfänger allein anhand der Betreffzeile, ob sie eine E-Mail öffnen oder löschen. Eine aussagekräftige Betreffzeile ist also essenziell. Im geschäftlichen Kontext sollte sie nicht nur auffallen, sondern auch den Inhalt präzise wiedergeben. Zum Beispiel:

• „Bestätigung der Meeting-Details“
• „Bestätigung Ihres Meetings am [Datum]“
• „Meeting-Bestätigung und Agenda“
• „Meeting bestätigt – Details in der E-Mail“

Es kann jedoch schwierig sein, eine kurze, aber aussagekräftige Zeile zu finden. Hier können GenAI-Funktionen helfen, kreative Blockaden zu überwinden.

Bei Stripo setzen wir aktiv GenAI ein, um E-Mail-Marketer zu unterstützen. Eines unserer Tools ist der AI-Betreffzeilen-Generator.

Dieses Tool ist völlig kostenlos und hilft Ihnen, in wenigen Minuten eine gute Betreffzeile für Ihre Besprechungsbestätigungs-E-Mail zu erstellen. Alles, was Sie tun müssen, um ein Paket an Betreffzeilen zu erhalten, ist:

• einen Prompt in das dafür vorgesehene Feld einfügen, um GenAI eine Richtung für seine kreative Arbeit zu geben;

• einen gewünschten Stil für die zukünftigen Betreffzeilen auswählen;

• den gewünschten Stil der Groß-/Kleinschreibung festlegen;

• entscheiden, ob Emojis verwendet werden sollen, und die bevorzugte Sprache auswählen;

Mit einem Klick erhalten Sie innerhalb weniger Sekunden ein Paket an Betreffzeilen, das Sie direkt für Ihre Newsletter nutzen oder zur Inspiration heranziehen können. Wenn das Ergebnis nicht Ihren Erwartungen entspricht, können Sie Ihre Prompts und Einstellungen jederzeit anpassen und es erneut versuchen.

Personalisieren Sie die E-Mail

Personalisierung ist der Schlüssel zur Effektivität der E-Mail. Am besten beginnen Sie mit der persönlichen Ansprache des Empfängers. Das ist wie ein virtueller Händedruck und sorgt dafür, dass Ihre E-Mail nicht generisch wirkt. Außerdem können Sie frühere Interaktionen erwähnen – das erhöht die persönliche Note Ihrer Besprechungsbestätigung zusätzlich.

(Quelle: Stripo-Vorlage)

Wir haben einen umfassenden Leitfaden zu den besten Personalisierungsmethoden für E-Mails erstellt, die die Performance verbessern – schauen Sie rein, um Ihre Newsletter aufs nächste Level zu bringen.

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Nennen Sie den Grund für das Meeting

Bevor Sie ein Meeting bestätigen, ist es eine gute Idee, den Grund für das Treffen zu nennen. Dies sollte direkt nach der Begrüßung geschehen, um die E-Mail nicht unnötig zu überladen.

(Quelle: Stripo-Vorlage)

Bei Stripo arbeiten wir beispielsweise aktiv an der vollwertigen Texterstellung im Textblock unseres Editors. Diese Funktion wird direkt mit dem Textblock verbunden sein, sodass Sie sie leicht finden und sofort nutzen können.

Der Button „Mit KI verbessern“ enthält alle typischen Textbearbeitungsfunktionen, die Sie von KI erwarten: von einfachen Grammatikprüfungen bis hin zur vollständigen Texterstellung auf Basis Ihres Prompts.

Hier ein Beispiel für einen Text, den wir mit dem einfachen Prompt „Erstelle einen Text über ein Museum für Vintage-Fotografie“ generiert haben:

Dieser Absatz wurde innerhalb von Sekunden erzeugt – mit nur einem eingegebenen Prompt. Anschließend können wir ihn mit weiteren Funktionen anpassen: kürzen, den Ton ändern und vieles mehr.

Sie werden diese Funktion schon sehr bald ausprobieren können. Abonnieren Sie unsere Neuigkeiten, um als Erste unsere neue KI-Funktion für den Textblock zu testen.

Fügen Sie alle wichtigen Details hinzu

Beim Versand einer Besprechungsbestätigung sollten Sie sich auf Kürze konzentrieren. Das zeigt, dass Sie die Zeit des Empfängers schätzen. Nennen Sie alle relevanten Details zum Termin (Datum, Uhrzeit, Ort, benötigte Unterlagen etc.) prägnant und ohne unnötige Ausschweifungen.

Tipps für eine professionelle Besprechungsbestätigungs-E-Mail

Nun ist es Zeit, Ihrer Terminbestätigung mit einigen nützlichen Tipps den letzten Schliff zu geben.

Seien Sie freundlich

Trotz des geschäftlichen Kontexts müssen diese E-Mails nicht steif oder übertrieben förmlich sein. Ein freundlicher Tonfall und eine zugängliche Sprache machen Ihre E-Mail einladender und besser verständlich.

Machen Sie es persönlich

Formelle Standard-E-Mails wirken oft unpersönlich. Hier lohnt sich eine Extraportion Personalisierung, denn das Ziel ist, den Empfänger zur Teilnahme am Meeting zu motivieren. Personalisierte E-Mails zur Bestätigung sind der beste Weg, dieses Ziel zu erreichen.

Seien Sie klar

Sie müssen keine langen Absätze darüber schreiben, warum das Meeting wichtig ist oder detailliert auf die Agenda eingehen. Setzen Sie auf Klarheit und Prägnanz. Vermeiden Sie Umschweife und nennen Sie nur die wirklich wichtigen Informationen – alles Weitere besprechen Sie ohnehin im Meeting.

Beispiele für Besprechungsbestätigungs-E-Mails

Zum Abschluss finden Sie hier einige Vorlagen, die Sie direkt verwenden, anpassen oder zur Inspiration nutzen können.

Beispiel 1: Bestätigung eines Meetings

Betreff: Bestätigung unseres Meetings – Details im Anhang

Hallo [Name des Kollegen],

Wir haben kürzlich über ein Meeting gesprochen, um das Thema [Zweck oder Problem] zu klären. Ich bestätige hiermit unser Treffen am [Datum] um [Uhrzeit]. Wir werden [Zweck oder Problem] besprechen, erforderliche Schritte definieren und unsere Strategie abstimmen.

Hier ist der Link zum Online-Meetingraum: [Link]

Geben Sie mir gern Bescheid, falls Sie bestimmte Punkte ansprechen möchten.

Ich freue mich auf unser Gespräch!

Beste Grüße,

[Ihr Name]

Beispiel 2: Bestätigung eines Marketing-Meetings

Betreff: Meetingbestätigung für zukünftige Marketingkooperation

Guten Tag [Name],

Mein Name ist [Ihr Name], ich bin PR-Leiter bei [Firmenname]. Wir haben uns bei [Ort des ersten Treffens] kennengelernt und ein spannendes Gespräch geführt. Hiermit bestätige ich unser Meeting am [Datum] um [Uhrzeit], um mögliche Kooperationsmöglichkeiten im PR-Bereich zu besprechen.

Hier ist eine kurze Agenda:

• [Tagesordnungspunkt 1]
• [Tagesordnungspunkt 2]
• [Tagesordnungspunkt 3]

Gern können Sie weitere Punkte ergänzen, die Sie ansprechen möchten.

Ich freue mich auf ein konstruktives Gespräch und erfolgreiche Zusammenarbeit!

Beste Grüße,

[Ihr Name]

[Ihre Position]

[Ihre Kontaktdaten]

Beispiel 3: Terminbestätigung mit Fokus

Betreff: Termin zur Besprechung von [Thema oder Problem]

Hallo [Name],

Hiermit bestätige ich unser Meeting am [Datum] um [Uhrzeit], das wir zuvor vereinbart haben. Ziel des Treffens ist es, [Thema oder Problem] zu besprechen und konkrete nächste Schritte zu definieren, damit wir auf dem gleichen Stand bleiben.

Wir werden uns online treffen. Bitte nutzen Sie den folgenden Link, um teilzunehmen:

[Link]

Lassen Sie mich wissen, wenn Sie Fragen haben oder unseren Termin im Voraus verschieben müssen.

Mit freundlichen Grüßen,

[Ihr Name]

[Ihre Position]

[Ihre Kontaktdaten]

Zum Abschluss

Wie Sie sehen, ist das Erstellen von Terminbestätigungs-E-Mails keine Raketenwissenschaft, erfordert jedoch etwas Wissen und Vorbereitung. Sie müssen eine kurze, aber aussagekräftige E-Mail schreiben, die den Grund für das Meeting, eine Agenda, die wichtigsten Details sowie eine persönliche Ansprache enthält – so wird die Nachricht angenehm zu lesen. Wir hoffen, dass Ihnen unsere Tipps und Vorlagen dabei helfen, eine perfekte Vorlage zur Besprechungsbestätigung zu erstellen, die all Ihre Anforderungen erfüllt.