Crie um modelo de e-mail de release de imprensa que aumente suas chances de ser publicado

Preparar um bom release de imprensa é apenas metade do trabalho. A outra metade é convencer os jornalistas a abrir e ler o e-mail com o release. Neste artigo, vamos mostrar como impulsionar seu alcance na mídia, aumentar a visibilidade dos seus anúncios e engajar jornalistas e leitores por meio de um e-mail bem estruturado.

Para facilitar ainda mais sua tarefa, preparamos uma estrutura de e-mail e modelos prontos de release de imprensa para você.

Por que é importante preparar um e-mail de release de imprensa atrativo?

O principal objetivo dos e-mails de release de imprensa é motivar os jornalistas a ler e publicar seu release na mídia.

Aqui está um exemplo de e-mail de release de imprensa sobre o lançamento de um novo tipo de produto da Nestlé:

(Fonte: E-mail da Nestlé)

Preparar um e-mail de release de imprensa sólido é essencial para a promoção de relações públicas da empresa, pois permite que você:

• se destaque em meio ao grande volume de e-mails de release sem graça recebidos pelos editores, garantindo que seu e-mail não seja simplesmente arquivado;
• tenha a marca mencionada no maior número possível de veículos de mídia;
• garanta a cobertura de mídia de um evento ou novo produto; 
• gere backlinks valiosos por meio de campanhas de PR digital para impulsionar o SEO do seu site;
• construa uma comunicação de longo prazo com jornalistas, enviando apenas informações relevantes em e-mails envolventes e fáceis de ler.

Para acompanhar a eficácia dos e-mails de release de imprensa, especialistas em PR usam métricas como a taxa de abertura, que mostra quantas pessoas abriram determinado e-mail. Se o e-mail contém um link com mais detalhes e ele for clicado, também é importante monitorar a taxa de conversão. Esse é um bom indicador de que seu e-mail atingiu o objetivo.

Além disso, dependendo dos objetivos do release de imprensa, os indicadores de eficácia devem ser acompanhados. Por exemplo, uma campanha de release de imprensa voltada para o aumento da conscientização envolve prestar atenção no número de impressões, alcance e menções ao seu release.

Componentes principais de um modelo de release de imprensa bem-sucedido para eventos, lançamentos de produtos e mais

Ao criar um e-mail de release de imprensa, é crucial ter um formato claro e profissional. Um bom modelo de release de imprensa para eventos, anúncios de lançamentos de produtos, etc., deve incluir uma linha de assunto atraente, detalhes importantes e uma chamada para ação visível.

A maioria dos releases de imprensa e os e-mails usados para enviá-los têm uma estrutura similar, o que ajuda a comunicar informações cruciais aos jornalistas de forma simples e clara.

Escreva linhas de assunto de e-mail envolventes

Para tornar sua linha de assunto de e-mail atraente ao enviar releases de imprensa, use essas abordagens:

• não use palavras como “release de imprensa” ou “para publicação imediata” na linha de assunto. Essas expressões mostram para a maioria dos jornalistas que o e-mail não é personalizado e não agrega valor;
• inclua sua proposta de valor principal na linha de assunto e mantenha-a breve, preferencialmente entre seis e dez palavras ou 50 caracteres;
• resuma o ponto principal do seu release de forma concisa e informativa, sem usar palavras comuns ou sem sentido;
• use palavras que se relacionem ao seu setor e público-alvo, evitando jargões do setor ou siglas que possam ser confusas;
• use a linha de assunto para despertar a curiosidade nos destinatários. Não forneça muitas informações; você terá o corpo do e-mail para isso.

Inclua os detalhes mais importantes

Imediatamente após uma saudação educada, na primeira frase, explique a essência do seu release de imprensa — as informações mais cruciais e os detalhes principais. Esses podem ser a data do lançamento, as principais figuras e fatos importantes. Isso ajudará o jornalista a decidir se a notícia é adequada para publicação.

Se eles acharem sua história interessante e relevante para o público-alvo do veículo de mídia, podem rapidamente entrar em contato com você e solicitar mais informações.

Explique aos jornalistas por que eles devem publicar seu release de imprensa

Antes de escrever um release de imprensa, pense na ideia principal que vai chamar a atenção do jornalista. Ela se tornará a base do release de imprensa e do e-mail:

1. Explique por que a sua notícia é interessante e vale o tempo deles. Para quem ela será significativa e quais resultados ela trará?
2. Descreva como o evento é moderno e relevante.
3. Escreva 1 a 2 frases sobre sua marca para mostrar como o evento se relaciona com sua empresa.

Como adicionar um release de imprensa para que os jornalistas definitivamente o vejam

Às vezes, os exemplos de e-mail de release de imprensa incluem anexos no formato padrão de release de imprensa em PDF.

Devo anexar um release de imprensa em PDF ou não?

É melhor não fazer isso.

Existem muitas razões para isso, sendo as duas mais importantes a entregabilidade e a conversão. Adicionar um anexo reduz a entregabilidade do e-mail, pois os clientes de e-mail frequentemente enviam esses e-mails para a pasta de spam. As pessoas preferem evitar abrir anexos em e-mails que não esperam, portanto, seu release de imprensa provavelmente ficará sem ser lido.

Em vez disso, inclua as respostas para as perguntas essenciais no corpo do e-mail e, opcionalmente, um link para sua pasta no Google Drive ou Dropbox (use um link simples com uma URL visível).

Adicione detalhes de contato pessoal

A assinatura de e-mail do release de imprensa deve incluir não apenas informações sobre sua marca e o logo da empresa, mas também seus detalhes de contato, como seu nome, contas de redes sociais e número de telefone.

Os jornalistas preferem receber e-mails de pessoas específicas, em vez de uma newsletter geral de um serviço de PR, porque, no primeiro caso, eles podem entrar em contato facilmente com você se precisarem de mais informações.

Por exemplo, estes são os detalhes de contato da líder da equipe de PR da Stripo:

Exemplos de e-mails de release de imprensa

Abaixo estão três exemplos de e-mails de release de imprensa para diferentes tipos de releases: lançamentos de produtos, veículos de notícias e eventos. Cada um deles é um e-mail bem elaborado de release de imprensa que você pode usar ao criar o seu próprio.

Modelo de e-mail de release de imprensa sobre lançamento de produto

Assunto: [Nome da empresa] lança funcionalidade revolucionária [produto]

Caro(a) [Nome],

Sua editora presta atenção a novos produtos e inovações na indústria de tecnologia. Por exemplo, seu último artigo fala sobre [nome de um tema relacionado ao seu].

Por isso, acho que você e seus leitores se interessarão pela nova funcionalidade revolucionária de nosso produto. A equipe da [Nome da empresa] fez uma grande inovação — eles desenvolveram [explicação breve]. Isso permite que os usuários obtenham [resultado com números].

Você pode testar as novas funcionalidades do produto em [data de lançamento do produto].

Você acha que seus assinantes vão se interessar? Confira este [link do Dropbox/Google Drive] para mais detalhes sobre o lançamento.

Por favor, me avise se tiver alguma dúvida, e responderei imediatamente.

Atenciosamente, [Nome]

[Sua assinatura de e-mail]

Modelo de e-mail de release de imprensa para notícias

Assunto: Notícia importante sobre [o tópico]

Olá [Nome],

Sou leitor regular de [nome da mídia] e gostei muito do seu último artigo sobre [empresa similar]. Notei que você foi a primeira publicação a divulgar a notícia sobre [exemplo específico].

Da mesma forma, estou preparando um release de imprensa sobre a obtenção de uma nova rodada de financiamento para [nome da empresa]. Isso ainda não foi anunciado, mas planejamos compartilhar a notícia esta semana. Você pode encontrar informações básicas neste documento do Google: [link]

Acredito que esta seja uma oportunidade valiosa para sua publicação ser a primeira a divulgar nossa nova rodada de financiamento. Se tiver interesse em publicar um artigo sobre isso em seu site, entre em contato para mais detalhes.

Atenciosamente, [Nome]

[Sua assinatura de e-mail]

Modelo de release de imprensa para evento relevante

Assunto: Seus leitores não podem perder este evento de [nome da indústria]

Oi [Nome],

No dia [data do evento], a [nome da empresa] realizará um grande evento na área de [nome da indústria]. Sua principal característica é [sua especificidade], que proporcionará aos participantes [benefícios e resultados]. Nossa empresa é reconhecida como líder da indústria e organiza esse tipo de evento há X anos, reunindo mais de XXX representantes de negócios.

Seu veículo de mídia é um dos mais influentes do setor, por isso, seus leitores devem ser os primeiros a saber sobre o evento que se aproxima. Dessa forma, eles não perderão oportunidades de networking e muito mais.

Para um release de imprensa detalhado, consulte o link na pasta do Google. Não hesite em me escrever se precisar de mais detalhes pertinentes.

Atenciosamente, [Nome]

Detalhes de contato

Como criar designs atraentes para e-mails de release de mídia usando o Stripo

Para criar seu e-mail atraente no editor do Stripo, siga os seguintes passos:

1. Use os modelos gratuitos do Stripo e crie um layout baseado neles.
2. Selecione os módulos necessários a partir dos blocos prontos e adicione as informações necessárias — um cabeçalho com o logo da empresa, o corpo do e-mail (escolha a fonte, o tamanho, adicione imagens, elementos visuais e interativos), uma assinatura de e-mail com sua foto e informações de contato.

(Fonte: Modelo de e-mail do Stripo)

3. Exporte o modelo preparado para um cliente de e-mail para envio com um clique.

4. No futuro, use o modelo preparado com seus blocos para outros e-mails de release de imprensa.

Aqui está outro exemplo de um e-mail de release de imprensa da Nestlé, criado com os principais blocos estruturais descritos acima.

(Fonte: E-mail da Nestlé)

Segredos e melhores práticas para preparar e-mails de release de imprensa com a equipe de PR do Stripo

Aqui estão algumas das melhores práticas da equipe de PR do Stripo para tornar a cobertura da mídia mais eficaz:

• Escreva para jornalistas específicos — certifique-se de saber exatamente para quem você está escrevendo e por que o tópico vai interessá-los. Entre em contato com eles pelo nome e mostre que você já leu os artigos do autor.

• Evite e-mails em massa — não mostre aos jornalistas que você envia e-mails em massa e não se importa onde está sendo mencionado. Crie relacionamentos exclusivos e personalize os e-mails.
• Certifique-se de fazer um follow-up alguns dias após enviar seu release de imprensa para aumentar suas chances de ter sua história coberta. Envie um segundo e-mail para os jornalistas perguntando se receberam seu release de imprensa.
• Verifique a ortografia. Os jornalistas não levarão a sério e-mails escritos com erros de digitação e gramática.
• Colete exemplos de releases de imprensa que ressoem com você pessoalmente — eles ajudarão você a desenvolver ideias quando precisar preparar um texto com urgência.

A coisa mais importante é continuar! Sua comunicação com um jornalista não deve terminar com um único e-mail, mesmo que ele não responda inicialmente. Não me refiro apenas aos e-mails obrigatórios de follow-up, mas também ao envio de outros releases de imprensa. Um deles despertará o interesse da mídia.

Conclusão

Estamos confiantes de que, com essas dicas, você conseguirá um ótimo e-mail de release de imprensa para gerar publicidade e ajudar um público mais amplo a conhecer sua marca.

Use clientes de e-mail ou serviços de distribuição de press release para enviar seus e-mails. Isso simplificará seu trabalho com a mídia e facilitará manter tudo sob controle. Ao mesmo tempo, a abordagem para a estrutura da mensagem, que abordamos neste artigo, permanecerá similar.