Кейс: от ручного труда к современным технологиям, или как Brophy оптимизировала коммуникацию по электронной почте в некоммерческой организации
Подвести итог
Очень часто некоммерческие организации настолько загружены работой, что у них просто нет времени, энергии или ресурсов, чтобы сделать свою переписку по электронной почте более профессиональной и качественной. Они могут выполнять невероятную работу в своей области, но при этом по-прежнему отправлять благодарственные письма донорам в виде простого текста, набранного вручную.
В этом кейсе мы рассмотрим, как Brophy, некоммерческая организация, помогающая молодежи и семьям построить лучшее будущее, преобразовала свою коммуникацию по электронной почте в высокоэффективные, инклюзивные сообщения с помощью Stripo, имея ограниченные ресурсы.
Эксперт
Знакомьтесь с компанией
Brophy Family and Youth Services (Brophy) является независимой некоммерческой организацией, которая более 50 лет работает в юго-западной части штата Виктория, Австралия. Организация была создана в 1974 году для решения проблемы недостаточной поддержки социально незащищенной молодежи.
В настоящее время агентство имеет центры в Варнамбуле, Портленде и Гамильтоне и выступает в качестве ведущей организации, предоставляющей широкий спектр услуг, направленных на создание устойчивых семей и инклюзивных сообществ. Основная задача Brophy — оказывать практическую поддержку, которая приводит к реальным, ощутимым улучшениям в жизни детей, молодежи и семей.
Для выполнения этой миссии Brophy работает в рамках концепций «травма-информированности» и «клиент прежде всего», которая ставит во главу угла расширение прав и возможностей, достоинство и инклюзивность во всех своих услугах в области психического здоровья, жилья, приемных семей и образования.
Задача: преодолеть разрыв между значимостью работы и ограниченностью ресурсов
Коммуникация и электронная почта служат важным связующим звеном между профессиональными услугами Brophy и поддерживаемым ею разнообразным сообществом. Общение через письма является основным инструментом для обеспечения прозрачности организации и охватывает широкий спектр областей и аудиторий, от благодарственных сообщений донорам и новостных рассылок для сообщества до подтверждений и актуальной информации по различным запросам. В специализированных программах, таких как патронат, общение через письма предоставляет опекунам всю необходимую информацию и поддержку, что имеет важное значение для всей сети в юго-западной части штата Виктория.
Самой большой проблемой в письмах Brophy было несоответствие между высоким качеством профессиональной работы, которую они выполняли, и их публичным имиджем, сформированным ограниченными ресурсами. Организация хотела развеять мнение, что коммуникация некоммерческих организаций по своей сути менее качественна и современна.
Целью команды было внедрить стандарты коммуникации корпоративного уровня, распространенные в энтерпрайзе, но без больших бюджетов, которыми обычно оперируют корпорации. Серьезной проблемой для некоммерческих организаций является то, что государственное финансирование в основном направляется на услуги первой необходимости и заработную плату сотрудников, в результате чего почти не остается бюджета на современные IT-инструменты. Поэтому НПО часто приходится искать креативные обходные пути и сотрудничать с компаниями, готовыми поддержать их миссию и инициативы.
Вот с какими проблемами столкнулась организация:
- Медленные и ручные процессы
Процессы были медленными и в основном ручными, поскольку организации не хватало как необходимых инструментов, так и экспертных знаний для их эффективного использования. Например, когда организация получала донат, кто-то должен был физически зафиксировать ее в системе, а затем открыть Outlook, чтобы набрать письмо-подтверждение в виде простого текста. Это выглядело примитивно и не отражало качество организации.
Теперь все выглядит по-другому. Brophy внедрила систему, которая регистрирует каждое пожертвование, уведомляет команду и автоматически отправляет профессионально оформленное благодарственное письмо. То, что раньше было утомительной рутинной работой, теперь стало приятным и легким процессом как для доноров, так и для сотрудников.
- Комплексное управление еженедельными рассылками
Самым сложным типом писем, с которым приходилось работать команде, были еженедельные новостные рассылки. В Brophy это были не просто общие новости. Организация рассылает отдельные письма для приемных родителей в разных регионах, специальные новости для кровных родственников-опекунов, информацию для специалистов, новости о нормативных изменениях, а также еженедельную информацию для сообщества.
Координация этого потока информации каждую неделю без надлежащих инструментов была серьезной проблемой. Каждое письмо требовало своей собственной разметки и индивидуального контента, что создавало большую нагрузку для небольшой команды.
(Источник: письмо от Brophy)
- Ограниченные ресурсы для создания писем
Еще одним фактором сложности было то, что команда и без того была перегружена другими обязанностями. Без необходимых инструментов и технических знаний работа над email-дизайном стала серьезным препятствием в работе. Команда просто не могла позволить себе отвлекаться от основной задачи: решения реальных проблем клиентов.
Команда оказалась в затруднительном положении: с одной стороны, ей необходимо было информировать всех и поддерживать постоянную связь, а с другой — она не хотела жертвовать ценной поддержкой сообщества ради создания более красивых и презентабельных email-кампаний.
Решение: выбор инструмента, который упрощает email-дизайн без знания верстки
Когда Brophy выбирала конструктор писем, ключевыми критериями были интуитивно понятный интерфейс и техническая возможность экспортировать шаблоны в виде чистого HTML-кода.
Простой в использовании drag-n-drop конструктор и широким выбором хорошо продуманных шаблонов для некоммерческих организаций позволил бы команде быстро создавать профессиональные письма без необходимости прохождения длительного обучения. В то же время экспорт HTML дал бы им возможность интегрировать эти шаблоны в существующие рабочие процессы, в том числе такие инструменты, как Power Automate и MAKE.com.
Доступная цена также была важным фактором в процессе принятия решения.
Stripo привлекла внимание своим отличным балансом между профессиональными готовыми шаблонами и разумной стоимостью. Редактор позволяет командам создавать высококачественные письма, не прибегая каждый раз к разработке с нуля. Однако на окончательное решение Brophy повлияло и общение с командой службы поддержки.
С помощью Stripo компания Brophy внедряет цифровые инновации для автоматизации и оптимизации внутренних процессов, таких как подача цифровых форм (HR / финансы) и рабочие процессы утверждения.
Переход от простого текста к качественным профессиональным HTML-письмам значительно улучшил опыт получателей. Обеспечивая доступность и адаптивность сообщений и предлагая такие функции, как темный режим, Brophy подтверждает свою приверженность профессионализму и инклюзивности, предоставляя высококачественный опыт как для персонала, управляющего программами, так и для клиентов, которые нуждаются в их услугах.
Рабочий процесс: оптимизация массовой рассылки писем для широкой аудитории
Коммуникация по электронной почте Brophy Family and Youth Services охватывает широкую аудиторию, среди которой:
- опекуны и родственники, осуществляющие уход за детьми;
- доноры и общественные активисты;
- деловые партнеры, занимающиеся рекомендациями по услугам;
- дети, молодежь и семьи, пользующиеся услугами организации;
- внутренний персонал во всех региональных центрах.
Это более 750 постоянных подписчиков, включая около 200 сотрудников, более 500 опекунов и клиентов, а также 20 местных региональных центров.
(Источник: письмо от Brophy)
Поскольку email-дизайн интегрирован с сайтом и Power Automate, ежедневно отправляется около 100-150 писем. Такой объем коммуникации требует, чтобы письма были высококачественными и профессиональными, будь то автоматические уведомления или ручные обновления от сотрудников, без дополнительных нагрузок на команду.
Созданием писем занимаются совместно координаторы по коммуникациям и бизнес-системам. Они проводят совместную проверку, контролируя дизайн и контент каждого письма перед его отправкой. После доработки шаблона в Stripo HTML-код экспортируется во внутреннюю систему для настройки динамического контента и автоматизации процессов, что гарантирует профессиональный и надежный результат.
Примечание от Stripo:
Экспорт писем — это удобная функция, которая помогает сэкономить время при создании email-кампаний. Stripo максимально упростила этот процесс, и теперь для его использования не нужны технические знания.
Stripo предлагает несколько вариантов экспорта HTML, из которых можно выбрать наиболее подходящий: HTML-файл, архив или исходный HTML-код.
Команда активно использует сохраненные модули для обеспечения целостности и экономии времени при создании различных новостных рассылок и обновлений для сотрудников. Ключевым приоритетом для Brophy в коммуникации по электронной почте является обеспечение постоянного доступа к письмам для всех стейкхолдеров, включая клиентов, сотрудников, доноров и партнеров, а также их положительного опыта работы с письмами.
По этой причине команда уделяет особое внимание элементам и функциям, которые гарантируют привлекательный и функциональный дизайн в различных почтовых клиентах и на разных устройствах.
Модульные элементы помогают организации поддерживать узнаваемость бренда во всех типах писем и сегментах аудитории. Например, это включает использование одинаковых хедеров и футеров в каждом письме. Такой подход позволяет команде вводить новый, актуальный контент, сохраняя при этом единую разметку и целостную систему дизайна.
Используя сохраненные модули, можно создавать уникальные и актуальные рассылки, которые при этом будут четко соответствовать бренду, благодаря чему получатели всегда будут узнавать, от кого пришло сообщение.
Примечание от Stripo:
В Stripo можно создавать и сохранять различные элементы письма в виде модулей и повторно использовать их при необходимости. Сохраняя модули, вы гарантируете, что определенная секция письма, такая как хедер, футер, подпись и т. д., останется неизменной во всех создаваемых email-кампаниях.
Модуль сохраняет всю структуру, включая фон, изображения, текст и шрифты. После сохранения он будет отображаться точно так, как было задумано, во всех будущих письмах.
Можно также синхронизировать модули. Например, если номер телефона организации изменился, его достаточно обновить в одном модуле и кликнуть «Синхронизировать», чтобы изменение было применено ко всем другим письмам, в которых используется этот модуль.
Результаты: профессиональные, доступные письма, которые привлекают внимание сообщества и сотрудников
После перехода на Stripo компания Brophy заметила значительные изменения в том, как сообщество и сотрудники воспринимают письма.
Основные результаты использования Stripo:
1. Более высокая удовлетворенность среди сотрудников и получателей писем
Многие члены команды выразили свою признательность за новый профессиональный дизайн, и в целом повысилась вовлеченность сотрудников.
2. Улучшенный email-дизайн и понятный контент
Четкий, визуально привлекательный дизайн упрощает приоритезацию информации, позволяя создавать удобные для восприятия и привлекательные письма.
3. Упрощенное создание писем и надежное отображение на всех устройствах
Для организации крайне важно уделять особое внимание доступности и адаптивному дизайну, чтобы быть уверенными в том, что их сообщения являются инклюзивными и доходят до всех, независимо от устройства или других факторов. Кроме того, такой подход упрощает производственный процесс организации, поскольку Stripo берет на себя всю тяжелую работу по верстанию. Теперь команда полностью уверена, что все, что они создают в редакторе, будет безупречно отображаться на всех платформах.
4. Простое создание рассылок
Модульный подход и готовые шаблоны упрощают создание множества рассылок без ущерба для качества.
Компания Brophy Family and Youth Services описала следующий случай использования, чтобы продемонстрировать, как Stripo улучшила коммуникацию высокой приоритетности:
(Источник: письмо от Brophy)
В завершение
С помощью Stripo компания Brophy добилась значительных улучшений в коммуникации по электронной почте. Благодаря модульному подходу они ускорили процесс создания писем, упростив его для сотрудников, не обладающих глубокими техническими знаниями, и получили отзывы как от сообщества, так и от команды, в которых подчеркивалось, насколько они ценят эти изменения.
Готовые шаблоны и улучшенная иерархия разметки помогают выделить ключевую информацию и привлечь внимание читателей, делая коммуникацию более четкой и эффективной.
Благодаря таким инструментам, как Stripo, которые поддерживают и позволяют некоммерческим организациям вроде Brophy легко создавать высококачественные email-кампании, организация теперь может осуществлять коммуникацию на профессиональном уровне. В результате команда может посвятить все свое время и усилия тому, что действительно важно: оказанию реальной поддержки людям и сообществу.