Как одновременное редактирование в режиме реального времени в конструкторе писем ускоряет работу команды по созданию писем

Делать что-то быстрее без потери качества — разве не к этой заветной цели стремятся все команды? В случае с подготовкой писем, я думаю, вам знакома ситуация, когда хочется ускорить, сократить или изменить некоторые процессы. Однако вас останавливает необходимость тщательной проверки, чтобы письмо, которое получат клиенты и подписчики, было идеальным.

В этой статье рассказывается о том, как работать над оформлением писем в редакторе с коллегами в режиме реального времени так же быстро и легко, как над текстами в Google Docs, и почему это следует делать.

С какими трудностями сталкивается команда разработчиков писем при совместной работе над ними?

Предположим, перед вами стоит задача создать привлекательный email-дизайн, добавить изображения, интерактивность, карточки товаров и утвержденные тексты. В этом случае создание писем может занять много времени и включать в себя множество этапов, поскольку речь идет об участии разных членов команды.

Что вы обычно делаете, чтобы дать коллегам возможность внести правки или проверить письмо?

Как правило, команды используют следующие варианты совместной работы:

1. Вы предоставляете доступ к аккаунту, в котором было создано письмо, другому человеку, закрываете редактор и ждете правок. Затем повторяете всю цепочку действий с новыми членами команды и с новыми правками.
2. Вы скачиваете письмо в формате JPEG или PDF, экспортируете его в ESP или отправляете тестовое письмо на почту. Затем получаете правки в письме или мессенджере, добавляете их и повторяете действия, чтобы утвердить результат. Таких повторов может быть бесконечное множество.

Если мы говорим о разработке писем в агентствах email-маркетинга, то все эти этапы проверки и согласования также проходят с представителями клиента.

Проблемы и блокеры при создании писем, снижающие эффективность работы команд email-маркетинга

Когда над созданием письма работает несколько человек, возникают проблемы с изменениями и правками, внесенными разными участниками. Чем больше участников, тем длиннее цепочка утверждения и тем больше времени теряется.

Вот блокеры и проблемы, которые обычно возникают в командной работе при создании писем:

• для сохранения изменений необходимо просить коллег закрыть редактор;
• много дополнительных действий, связанных с отправкой писем на проверку, получением и внесением правок, что усложняет процесс и растягивает его во времени;
• использование различных инструментов (почты, мессенджеров, Google Docs) на этапе доработки и редактирования приводит к тому, что актуальную информацию об изменениях сложно найти, а значит, члены команды могут работать с устаревшими версиями писем, допускать ошибки и дублировать усилия;
• необходимость открывать доступ к своему аккаунту разным членам команды, что плохо с точки зрения безопасности данных, и вероятность того, что кто-то случайно удалит важные элементы письма;
• отсутствие четкой коммуникации из-за слишком медленного обмена информацией приводит к тому, что члены команды по-разному понимают цели кампании, а это выражается в ошибках в тексте и дизайне письма;
• потеря времени на этапах согласования может привести к срыву дедлайнов, что повлечет за собой спешку в работе и снижение качества дизайна и контента;
• поздний фидбек может нарушить рабочий процесс, вызвать стресс и задержки.

Почему одновременное редактирование лучше, чем работа одного человека над одним файлом за раз?

Функция одновременного редактирования в редакторе шаблонов писем — это функция совместной работы, которая позволяет нескольким членам команды параллельно работать над одним и тем же шаблоном письма в реальном времени. Данный функционал улучшает командную работу и оптимизирует подготовку писем, обеспечивая постоянную кооперацию между различными ролями, такими как дизайнеры, копирайтеры и email-маркетологи.

В сочетании с другими инструментами совместной работы в конструкторе писем, такими как история изменений, права доступа в зависимости от роли, встроенные комментарии и одновременное редактирование, ускоряются процессы командной работы.

В чем преимущества одновременного редактирования в режиме реального времени при работе с письмами?

Одновременное редактирование в реальном времени — главная функция, обеспечивающая комфортную совместную работу. Ее наличие в редакторе определяет, могут ли разные члены команды параллельно редактировать один вариант письма и будут ли все изменения сохранены.

Одновременное редактирование в режиме реального времени значительно ускоряет работу с письмами. Вы работаете над письмами вместе с коллегами в реальном времени, как в Google Docs. Даже если несколько человек параллельно редактируют один и тот же элемент, вы будете мгновенно видеть изменения друг друга.

О чем еще говорит одновременное редактирование и обновление писем несколькими членами команды:

1. Это облегчает обмен идеями, обратную связь и мгновенное внесение изменений. Это стимулирует творческий подход и обеспечивает учет мнения каждого, что приводит к созданию более эффективных и увлекательных email-кампаний.
2. Процесс разработки становится намного быстрее, поскольку отпадает необходимость в двусторонней связи, что сокращает время ожидания внесения изменений, позволяя команде укладываться в сжатые сроки и быстро реагировать на рыночные тренды.
3. Все члены команды согласовывают свои действия, придерживаясь единой концепции бренда. Это позволяет сохранять целостность всех писем, поскольку каждый может видеть изменения по мере их возникновения, и гарантирует, что месседжи будут соответствовать бренду.
4. Вероятность ошибок резко снижается, так как коллеги могут сразу же заметить и исправить их, гарантируя, что окончательный вариант письма будет отшлифован и выполнен профессионально еще до того, как он попадет к аудитории.
5. Junior члены команды могут учиться у более опытных коллег, наблюдая за процессом редактирования в режиме реального времени.
6. Это позволяет членам команды эффективно сотрудничать независимо от их физического местоположения, обеспечивая высокую продуктивность команды даже при работе в разных местах.
7. Стейкхолдеры могут просматривать изменения по мере их внесения, оперативно реагировать на ситуацию и утверждать все без задержек, что ускоряет весь цикл создания писем.

Как использовать одновременное редактирование в реальном времени в Stripo

Вот как будет выглядеть процесс с учетом изменений и внесения правок с помощью этой функции, например, в Stripo:

1. Каждый член команды получает доступ к проекту и в любое время заходит в письмо, чтобы проверить его и внести правки.
2. Email-маркетолог создает макет письма, добавляя изображения и тексты, подготовленные дизайнером и копирайтером.
3. После этого копирайтер и дизайнер могут увидеть email-дизайн и сразу же внести правки при необходимости.
4. Корректор проверяет и вносит правки непосредственно в редакторе.
5. Все стейкхолдеры могут оставить свои отзывы здесь.

Главное, что при любом количестве итераций этот процесс будет быстрым и контролируемым.

В случае разработки email-кампании, для которой уже готов шаблон письма, копирайтер и другие члены команды могут непосредственно работать в редакторе писем, добавляя текст.

Вдобавок разработчики Stripo работают над тем, чтобы после внесения изменений или комментариев в письмо в редакторе создатель письма получал сообщение в мессенджере или по электронной почте. Таким образом, отслеживать правки будет еще удобнее.

3 простых шага для одновременного редактирования в реальном времени в Stripo

Шаг 1. В настройках аккаунта Stripo выберите вкладку «Команда», а затем «Участники». Пригласите коллегу в свой аккаунт Stripo и назначьте ему роль. Например, я пригласила копирайтера.

Это письмо с приглашением, которое получит ваш коллега по команде:

Шаг 2. После быстрой и интуитивно понятной регистрации аккаунта ваш коллега сможет получить прямой доступ к общей рабочей среде и авторизоваться в необходимом письме для совместной работы.

Шаг 3. Работайте над письмами вместе, наблюдая за действиями друг друга.

Готово! Теперь вы можете работать над письмом одновременно, видеть правки других участников и отменять действия, если что-то пошло не так. Для удобства отслеживания всех внесенных правок используйте историю изменений, которая уже доступна, и назначение кастомных ролей, которые появятся совсем скоро.

В завершение

В динамичном мире email-маркетинга достижение скорости без ущерба для качества — задача, с которой сталкивается каждая команда. Функция одновременного редактирования в конструкторе писем в реальном времени — это революционное решение, позволяющее командам взаимодействовать беспрепятственно и эффективно. Позволяя нескольким членам команды работать над шаблоном письма параллельно, эта функция сокращает время, затрачиваемое на переписку, и ликвидирует узкие места в рабочем процессе.

Аналогично тому, как легко и эффективно работать вместе в Google Docs, одновременное редактирование в реальном времени обеспечивает такой же уровень взаимодействия в разработке писем. Это гарантирует, что дизайнеры, копирайтеры и маркетологи смогут делиться своим опытом, не наступая друг другу на пятки, что приведет к получению целостного и отшлифованного конечного продукта.