Как создать идеальное письмо с подтверждением встречи

Подтвержденный визит — это визит, который должен состояться в ближайшем будущем, и ваши письма с подтверждением встречи станут вашей гарантией успеха. Для чего всем этим стоит заниматься? Примерно 47% компаний утверждают, что отмененные встречи обходятся в $2500 упущенной выгоды в месяц, а у некоторых общая сумма потерь достигает $7500. Сообщения с подтверждением записи способны снизить процент непришедших людей и показатели отмены, постоянно освещая запланированный визит и предоставляя возможность управлять предстоящим событием.

Если вы испытываете затруднения при создании писем-подтверждений, то поздравляем — больше не нужно искать решения проблем. В нашем гайде ми рассмотрим наиболее пострадавшие сферы — индустрии здоровья и красоты — чтобы определить, какие критерии определяют эффективность письма с подтверждением встречи. Наши рекомендации помогут вам не упустить выгоду и повысить качество коммуникации с клиентами.

Что такое письмо с подтверждением встречи?

Письмо с подтверждением встречи напоминает получателям о предстоящей консультации или процедуре. Но это не только уведомление, но еще и способ снижения уровня тревожности. Вы можете удивиться: как это вообще связано?

Я сама испытываю стресс перед встречей — и поэтому хорошо знаю, чем может быть полезно письмо с подтверждением и кратким описанием встречи. Как минимум я получаю ощущение спокойной уверенности.

Это делает сообщения о предстоящих встречах нашей инвестицией в удовлетворенность клиентов и позитивное восприятие визита.

Основные характеристики письма с подтверждением встречи

Итак, с определениями мы разобрались. Теперь предлагаю уделить внимание параметрам информативного письма с подтверждением встречи:

1. Спланированная доставка: серия автоматических напоминаний о встрече гарантирует, что люди получат сообщения заранее и у них будет достаточно времени, чтобы подготовиться или перенести встречу.
2. Управление встречей: эффективные письма с подтверждением встречи предоставляют людям возможность самостоятельно управлять визитами, чтобы уменьшить количество неявок и отмен.
3. Интеграция календаря: невозможность синхронизировать визиты с календарем — прямая дорога к пропущенным встречам. Убедитесь, что запланированную встречу можно интегрировать в любой календарь.

Что содержится в письме с подтверждением встречи?

Правильно подобранный контент письма с подтверждением встречи — еще один шаг к успеху. Информация и элементы верстки, которые вы добавляете в шаблон, украсят ваши напоминания и выделят их среди писем конкурентов. Давайте посмотрим поближе.

Вступление письма

Приветствие клиентов — отличная стартовая точка, поэтому вовсе не обязательно делать его скучным. Я выбрала несколько цепляющих вступлений для рассылок в сфере здоровья и красоты, чтобы доказать, что напоминание о встрече может быть не менее забавным, чем любое другое письмо.

Вот несколько примеров для тех, кто работает в индустрии красоты:

• «Уделите немного времени себе в заботливых руках нашей бьюти-команды — именно это вам нужно, чтобы почувствовать себя лучше! Увидимся {дата встречи}».
• «{Имя клиента}, до сеанса осталось всего три дня. Вашей коже пора сиять, и мы с нетерпением ждем встречи {дата приема}».

Общение в индустрии здоровья, как правило, более формальное; тем не менее вы можете время от времени давать волю своей креативности:

• «Здоровая внешность начинается изнутри. Давайте приблизим вас к благополучию в {Дата приема}. Вы готовы»?
• «Мы подготовили все для вашего комфортного осмотра в {Дата приема}. Вы придете, {Имя клиента}»?

Описание встречи

И хотя напоминания о встрече предоставляют все необходимые данные о дате и времени, эти письма способны на большее. Тексты подтверждения помогают людям подготовиться — как морально, так и физически — производя позитивное впечатление задолго до визита.

И еще несколько рекомендаций по улучшению напоминаний о встречах для обеих сфер:

1. Документы: чтобы избежать суеты в последний момент, помогите людям собрать вещи, предоставив контрольные списки и рекомендации по соответствующим документам.
2. Рекомендации по поводу одежды: посоветовав удобную одежду, вы продемонстрируете свою приверженность миссии удовлетворения потребностей клиентов и сделаете предстоящий визит лучше.
3. Обзор процедуры: предоставить людям базовые подробности о том, как проходит процесс — удачный ход. Он снижает стресс перед неизвестностью и дополнительно повышает качество обслуживания клиентов.
4. Клиентская команда врачей или косметологов: при онлайн-записи не всегда видно, кто будет работать с клиентом. Письмо с подтверждением встречи поможет познакомить команду и пациентов.

(Источник: шаблон Stripo)

Кнопки в письме

Кнопки — неотъемлемая часть писем о подтверждении встреч, которые привлекают внимание клиентов. При этом они выходят за рамки визуальных эффектов и элементов привлечения; их часто используют для управления встречами — переноса, отмены или подтверждения.

Сферы здоровья и красоты в значительной мере зависят от показателей посещаемости, поэтому наличие нескольких функциональных и доступных кнопок может повысить показатели успеха.

Вам также может понравиться

Ультимативный гайд по кнопкам в HTML-письмах (часть 1)

Контактные данные

Порядка 45% клиентов хотят, чтобы их проблема была решена при первом же обращении. И вот мы подходим к следующему разделу письма с подтверждением встречи — контактным данным.

Клиентам сферы здоровья и красоты нужно нечто больше, чем простое устранение технических неполадок; их интересует качественный сервис и команда специалистов высшего уровня. Добавляя в письмо свою контактную информацию, вы устраняете любые опасения и демонстрируете готовность подключиться к решению любых индивидуальных запросов.

Как создать раздел контактных данных в Stripo

Создание шаблонов писем для подтверждения намеченных встреч не должно быть утомительным. В конструкторе шаблонов Stripo вы сможете быстро настроить все тонкости процесса обслуживания клиентов. Вот как это делается:

1. Откройте конструктор шаблонов.
2. Разверните раздел «Структуры и модули».
3. Выберите «Общие модули», чтобы просмотреть готовые структуры.
4. Перетащите выбранный модуль непосредственно в шаблон.

После добавления модуля вы сможете настроить его под свои требования. 

Как выглядит дизайн письма с подтверждением встречи?

Функциональность и доступность — вот основа концепции шаблона подтверждения встречи. Поскольку мы уже обсудили брендовую идентичность, давайте рассмотрим ключевые моменты дизайна, которые нам следует учитывать.

Обеспечьте доступность писем

Доступность является обязательным условием для писем-подтверждений, особенно в сфере здоровья, где клиентами могут быть люди с самыми разными потребностями. Тем не менее это по-прежнему горячая тема, а цифры развеивают все сомнения: из 409 357 проанализированных писем только 28 не содержали никаких проблем доступности.

Хотя доступность имеет решающее значение для сферы здоровья, она не менее важна и в индустрии красоты. Практики доступности позволяют компаниям расширять связи с аудиторией и постоянно развиваться.

Вам также может понравиться

Придерживайтесь стиля бренда

Как показали недавние исследования, соблюдающие свою идентичность бренды генерируют более качественный креатив. Это утверждение актуально и для напоминаний о встречах. Лучшие письма-подтверждения отражают стиль компании, чтобы усилить эффект ваших рассылок.

В таких сферах, как индустрия красоты, где приоритет принадлежит визуальным образам, соблюдение айдентики компании с корпоративными шрифтами и стилем общения поможет людям узнавать вас. С другой стороны, в сфере здоровья, которая фокусируется на доверии, качественно составленные письма укрепляют ваш имидж надежного партнера.

Оптимизация для мобильных

Когда дизайн вашей встречи будет соответствовать стилю бренда, можно переходить к его оптимизации. Для чего? Только 39% клиентов проверяют почту на десктопах, поэтому подтверждения встречи часто просматривают на небольших экранах.

Неадаптированные к малым экранам письма-подтверждения могут привести к тому, что получатели не заметят важные примечания или кнопки, что ухудшит их восприятие.

Если вы создаете свои шаблоны в Stripo, вы можете переключиться в мобильный режим, кликнув специальную иконку. Редактор дает возможность максимальной адаптации шаблона для любого нужного вам устройства.

Рекомендации по отправке писем с подтверждением встречи

Правило 3-3-3

Планы могут меняться, и дата приема, назначенная несколько месяцев назад, может со временем стать неудобной. Вот тут-то и пригодится правило 3-3-3, которое поможет отправлять письма с подтверждением именно тогда, когда они нужны:

1. 3 недели до встречи: идеальное время отправки первого напоминания. Вполне достаточно, чтобы человек мог соответствующим образом спланировать свое время.
2. 3 дня до встречи: отличный тайминг на случай изменения планов или выезда за пределы города.
3. 3 часа до встречи: это сообщение гарантирует, что неожиданные ситуации и проблемы не приведут к отмене в последнюю минуту. А с нашей опцией переноса приема вы сможете сократить количество неявок.

Визуальные таймлайны

Если встреча запланирована и предполагает несколько этапов подготовки, использование полосы прогресса может стать вашим билетом к успеху. Вы можете указать все этапы, которые прошел клиент, начиная с записи на прием или настройки его аккаунта и заканчивая фактическим визитом.

Таким образом, получатель видит пройденный путь и следующие шаги, что поможет лучше управлять своими ожиданиями от встречи.

Примеры писем с подтверждением встречи

С учетом полученных знаний об этапах создания писем и новых рекомендаций мы можем обсудить реальные тексты, чтобы вывести кампании на новый уровень. Эти образцы писем-подтверждений с броскими вступлениями, описанием процедуры и кнопками подтверждения привлекут внимание даже в переполненной почте и наверняка подействуют вдохновляюще.

Пример для индустрии красоты

Привет, {имя клиента}!

Ваш следующий опыт в мире красоты уже не за горами, и мы с нетерпением ждем возможности помочь вам сиять. Данные о вашей встрече:

Дата: {дата встречи}

Время: {время встречи}

Продолжительность: {длительность встречи}

Адрес: {адрес салона}

Что стоит сделать перед встречей:

1. Приходите на 10 минут раньше, чтобы зарегистрироваться и немного расслабиться.
2. Расскажите нам, есть ли у вас аллергия на какие-либо препараты.
3. Расскажите о своих предпочтениях (гель, акрил, натуральный), чтобы мы могли предоставить вам наилучший сервис.

Вы можете подтвердить встречу, нажав кнопку ниже:

[Подтвердить мою встречу]

Если у вас возникнут какие-либо вопросы или понадобится внести изменения, свяжитесь с нами.

Пример для индустрии здоровья

Уважаемый {Имя клиента},

Отличные новости — ваш прием у врача официально подтвержден. Мы готовы предоставить вам наилучшую помощь.

Что нужно знать:

Дата: {дата приема}

Время: {время приема}

Адрес: {адрес клиники}

Врач: Доктор {имя врача}

Перед визитом:

1. Приходите на 10 минут раньше, чтобы процесс регистрации прошел спокойнее.
2. Принесите свои медицинские документы, рецепты или результаты анализов, чтобы мы могли предоставить вам индивидуальное обслуживание.
3. Наденьте удобную одежду, это особенно важно для медицинского осмотра.

Если вы волнуетесь или у вас есть конкретные вопросы по поводу визита, не стесняйтесь поделиться ими заранее.

[Подтвердить мою встречу]

Если вам нужно перенести прием или у вас есть какие-либо вопросы, просто свяжитесь с нами.

В завершение

Отправка писем с подтверждением встречи может стать вашим ключом к снижению показателей неявок или отмен. С функциональными кнопками, детальными инструкциями, доступностью и мобильной адаптацией ваши напоминания будут заметны, а уровень удовлетворенности клиентов повысится.

Я надеюсь, что наши рекомендации и этапы создания писем вдохновили вас на то, чтобы улучшить ваши собственные сообщения с подтверждениями встреч.