Как создать идеальное письмо с подтверждением встречи

Ваше продающее письмо хорошо отработало, и потенциальный клиент согласился встретиться с вами? Это только полпути. Каждый может забыть о встрече. Но поскольку именно вы заинтересованы в этом контакте, то нужно отправить идеальное письмо с подтверждением встречи, которое напомнит вашему потенциальному клиенту о встрече и не позволит ему или ей пропустить ее. Кроме того, это вежливый жест, который вы должны сделать :).

Так как же создать письмо с подтверждением встречи, которое действительно работает и стимулирует ваших клиентов явиться на нее?

Вы можете использовать любой готовый шаблон письма из нашей коллекции:

Использовать этот шаблон

Или создать собственные письма.

Если вы выбрали второй вариант, то эта статья для вас :).

Три ключевых компонента формируют идеальное письмо с подтверждением, которое будут открывать. Это содержание, дизайн и тема.

1. Содержание письма с подтверждением встречи

Содержание — это сущность подобных писем, а потому необходимо уделять ему пристальное внимание. 

Неважно, собираетесь ли вы встретиться с получателями онлайн или офлайн, необходимо, чтобы ваши письма были достаточно информативными и содержательными.

Итак, какую информацию вы должны указывать в своих письмах?

Такие письма нужно начинать с приветствия! 

• Представьтесь

Не забудьте представиться. Конечно, вы уже договорились, что вам необходимо встретиться для онлайн-звонка или интервью и т. д. И даже назначили дату. Но дружеское напоминание никогда не помешает. Укажите только свое имя, должность, название компании и уточните, о чем идет речь в этом письме.

Это не только любезное напоминание о том, кто является отправителем, но и требование правил деловой переписки.

Не заставляйте получателей гадать, кто вы.

• Укажите цель встречи

Ваши клиенты будут благодарны, если вы напомните им о цели встречи — какие вопросы будут обсуждаться (для переговоров и онлайн-звонков). Если это возможно, попросите клиентов опробовать ваш продукт. Если они придут подготовленными, встреча будет более продуктивной.

Если вы напоминаете соискателю о собеседовании, уточните, какие документы он должен иметь при себе.

• Напомните о времени и месте встречи

Не заставляйте их ломать голову или перечитывать тему, чтобы выяснить, когда состоится встреча. Очевидно, что вы пишете это письмо, чтобы подтвердить ее. Поэтому такие данные, как время и дата вашей встречи, никогда не будут лишними.

Также здесь необходимо еще раз упомянуть, где будет проходить мероприятие:

a) для онлайн-встреч:

Skype, Hangouts, Google Meetup и т. д. Обязательно укажите ссылку на конференц-зал или сообщите, что вы пришлете ссылку на встречу за час до начала мероприятия.

(Источник: Really Good Emails)

Важно отметить:

Если вы еще не запланировали встречу, и хотите, чтобы пользователи сами решали, когда вам лучше собраться, то сообщите о своем свободном графике.

Мы уже делились результатами наших исследований в одной из статей блога, где говорится, что чем меньше действий нужно совершить клиенту, тем выше вероятность того, что он это сделает.

Итак, вот что вы можете сделать:

Встройте список тайм-слотов, в которые вы свободны, и позвольте получателям выбрать наиболее подходящий для них.

Использовать этот шаблон

Как встроить актуальные тайм-слоты в Stripo

От вас потребуется лишь слегка подкорректировать шаблон, приведенный выше:

• откройте этот шаблон в редакторе;

• настройте его дизайн в соответствии с вашим брендовым стилем;

• нажмите на строку с тайм-слотами в своем письме;

• в редакторе кода, который открывается автоматически, отредактируйте время в слотах;

Важно:
Время из левой части вашего кода будет отправлено на ваш сервер. Время из правой части вашего кода будет указано в тайм-слотах. Таким образом, важно, чтобы время из двух частей кода совпадало.

• по умолчанию в этом письме мы просим пользователей ввести номер телефона и адрес электронной почты. Если вы не хотите, чтобы они это делали, то просто удалите выделенный элемент из кода письма, как показано ниже:

• и последнее: вам нужно создать end-point на своем сервере и встроить его в письмо:

Фактически, вы можете просто попросить своих разработчиков создать его для вас. Это займет у них всего несколько часов. Оно того стоит, потому что так ваши письма будут выглядеть намного профессиональнее и станут более удобными для ваших пользователей.

В нашей статье блога «Mock-сервер» мы подробно показываем, как создавать и встраивать endpoint-ы в ваш шаблон для получения актуальных данных на ваш сервер.

Если все сделано правильно, ваши получатели смогут бронировать тайм-слоты прямо в ваших письмах, как показано выше.

Важно отметить:

Вам нужно будет подключить письма к Источнику данных Stripo и удалять/добавлять тайм-слоты вручную каждый раз, прежде чем отправлять это письмо своим клиентам.

Попробовать Stripo

b) оффлайн-мероприятия

Любезно предоставьте получателям физический адрес места, где будет проходить мероприятие. Или даже добавьте карту в свои письма, чтобы партнерам и соискателям было легче найти ваш офис/магазин, как показано в этом примере письма с подтверждением встречи:

(Источник: Really Good Emails)

• Предусмотрите кнопку «Добавить в календарь»

Прежде всего, вы делаете это для себя — как только клиент добавит это событие в свой календарь, шансы на то, что он забудет о нем, значительно уменьшатся.

(Источник: Really Good Emails)

Так что если вы пишете письмо с подтверждением, обязательно добавьте эту «волшебную» кнопку в него.

Как добавлять кнопки с помощью Stripo:

Мы настоятельно рекомендуем создавать дизайн кнопок в самом начале процесса формирования письма — в этом случае все эти настройки будут применены ко всем кнопкам в вашем шаблоне.

• Во вкладке оформления перейдите на вкладку «Общие настройки»;

• затем войдите в секцию «Кнопка»;

• настройте шрифты, цвета, границы и т. д. для своих кнопок.

Создать кнопки

В нашей статье «Призывы к действию в рассылках: лучшие советы» мы рассказываем, как оптимизировать кнопки для Outlook и как применить ховер-эффект к вашим CTA-кнопкам.

• Скажите «Нет» излишним призывам к действию/предложениям

Вышеупомянутая кнопка «Добавить в календарь» и кнопка «Перенести встречу» должны быть единственными призывами к действию в ваших письмах с подтверждением встречи. Не отвлекайте клиентов избыточной информацией. Никакие дополнительные кнопки, никакие другие предложения не будут способствовать увеличению вашей прибыли. Может получиться наоборот — клиенты отвлекутся на другие предложения, забудут добавить вашу встречу в календарь и в результате не придут на нее.

Единственная допустимая кнопка — «Перенести встречу».

Стоит ли говорить, что такие варианты целесообразны, поскольку участники не отменяют переговоры, если не могут прийти на вашу встречу, а просто переносят ее на другой день.

• Поделитесь аджендой встречи

Если ваша встреча продлится более часа и там будет затронуто много вопросов, пожалуйста, предоставьте участникам план встречи.

Если планируется перерыв, можно даже перечислить несколько кафе поблизости.

• Укажите контактную информацию

Даже если кажется, что встреча назначена, всякое может случиться. И клиенты должны иметь возможность связаться с вами в случае непредвиденных обстоятельств любым возможным способом. 

Нет необходимости создавать дополнительный элемент для писем с подтверждением встречи. Просто используйте тот, который вы обычно добавляете в футер ваших триггерных и промо-писем.

Важно отметить:

Stripo предоставляет библиотеку персональных модулей контента. Это означает, что вы можете сохранять, складывать и повторно использовать модули писем раз за разом для своих будущих кампаний.

Присоединиться к Stripo

Это отличный пример письма с подтверждением встречи, поскольку в нем присутствуют все вышеупомянутые ключевые элементы.

2. Дизайн письма с подтверждением встречи

В письмах такого плана дизайн имеет большое значение.

• Придерживайтесь бренда

Прежде всего, вы должны придерживаться целостности бренда. Нужно ли говорить, что такие элементы, как логотип, корпоративные цвета и тип шрифта, являются обязательными для всей вашей корреспонденции? Клиенты еще не так хорошо знакомы с вашим брендом. Придерживаясь корпоративного стиля, вы сделаете ваши письма с подтверждением встречи узнаваемыми с первого взгляда.

• Держите в фокусе цель вашего письма

Выделите или напишите жирным шрифтом время и день встречи.

Выровняйте кнопки CTA по центру. Сделайте их большими и заметными.

Не забудьте сделать эти кнопки полноразмерными и размер шрифта 16+ пикселей для мобильных устройств.

Как сделать полноразмерные кнопки с помощью Stripo:

• перейдите на вкладку «Оформление»;

• откройте секцию «Адаптивность»;

• здесь также можно настроить больший размер шрифта для кнопок.

Попробовать Stripo

• Не забудьте поработать над дизайном подписи письма

Невозможно переоценить важность подписей для писем о распродажах и о подтверждении встреч.

Здесь нужно убедиться, что ваше фото достаточно большое и четкое, разумеется, если вы хотите его добавить. Не стесняйтесь выделить свою контактную информацию, например, значки соцсетей. И, конечно же, не забудьте добавить номер своего мобильного телефона.

Чтобы быстро создать подписи для будущих писем, достаточно создать их один раз и сохранить в личной библиотеке контента. В следующий раз, когда вы будете создавать новый шаблон письма с подтверждением встречи, просто поместите в него этот модуль. Готово!

Добавьте карту

Это касается только оффлайн-встреч

Вы можете загрузить свою карту в виде изображения и добавить ссылку на Google Maps при создании шаблона письма с подтверждением встречи.

Это будет воспринято вашими клиентами как жест вежливости.

Присоединиться к Stripo

3. Темы для писем с подтверждением встречи

Очевидно, когда вы говорите о подтверждениях встреч, получатель уже знаком с вами и, скорее всего, откроет эти письма. Тем не менее, наглядная тема письма будет очень полезна.

Примеры хороших тем:

• «Напоминание о встрече»;

• «Вот время, место и план нашей встречи»;

• «Встреча в...»;

• «Пожалуйста, подтвердите завтрашнюю встречу»;

• «Перенос нашей встречи»;

• «Встреча имя + имя»;

• «Вещи, которые нужно обсудить завтра». И т. д.

В завершение

Чтобы разработать письмо с подтверждением встречи, которое действительно будет работать, вам необходимо:

1. Составить наглядную тему письма.

2. Сделать письмо кратким — придерживайтесь сути.

3. Сделать акцент на кнопках CTA, чтобы потенциальные клиенты добавляли вашу встречу в календарь.

4. Обратить пристальное внимание на свою подпись.

5. Не забывать отправлять повторное письмо, если первое осталось без ответа.

Искренне желаю вам удачи! Пусть все ваши клиенты приходят на встречи и пусть последние будут продуктивными.

Очень заняты? Сэкономьте свое время, воспользовавшись нашими готовыми шаблонами писем с подтверждением встречи.