Подпись письма об отсутствии на работе: как создать профессиональный автоответчик

Ваши подписи писем эффективны или оставляют собеседников в неведении? У профессионализма нет отпуска. Автоответчик может сохранить или испортить впечатление, и подпись становится решающим фактором. При правильном составлении сообщение об отсутствии на работе укрепляет имидж бренда, формирует ожидания и помогает людям сориентироваться, когда вы не на месте.

Итак, каковы шаги по созданию практичного письма об отсутствии на работе? Сейчас узнаете.

Что такое письмо об отсутствии на работе?

Сообщение об отсутствии на работе (OOO, out-of-office) — это автоматический ответ, отправляемый контактам, когда вы недоступны. Цель? Обеспечить своевременный ответ с указанием альтернативных контактных данных для срочных вопросов, дат отсутствия, а также информировать о процессах.

Помимо чисто информационной роли, OOO-письма поддерживают имидж бренда и демонстрируют вашу заботу о людях, и все это во время вашего отсутствия.

Вам также может понравиться

Роль подписи письма об отсутствии на работе

Прежде чем ответить на этот вопрос, давайте сравним два сообщения об отсутствии на работе. Какое из них говорит больше о профессионализме? Вот варианты:

• вариант 1: OOO-сообщение кажется довольно типичным и пустым: здесь нет ни фирменных цветов, ни профессиональной подписи, ни кнопок призыва к действию;
  
  
• вариант 2: следующее OOO-письмо имеет довольно профессиональный вид. Стандартная подпись письма с названием должности, названием компании, контактной информацией и несколькими кнопками призыва к действию дает получателю несколько вариантов того, что делать дальше.
  
  

Хорошо составленная подпись дает человеческое восприятие автоматизированного ответа и адаптирует обычный текст к brand guidelines. Итак, каковы основные элементы грамотно составленной подписи письма?

Основные идеи, которые стоит заложить в подпись письма об отсутствии на работе

Подпись письма об отсутствии на работе является маленьким, но весомым элементом, а самое лучшее в ней — это простота создания. Давайте рассмотрим идеи, которые помогут сделать подпись эффективной:

• начните с имени и должности: ваше полное имя и должность помогают завоевать доверие. Кроме того, они позволяют клиентам или коллегам лучше понять, от кого поступает автоответ;
• добавьте название и логотип своей компании: сочетание названия компании и логотипа делает письмо легко узнаваемым. Это также придает профессионализм и обеспечивает последовательность в коммуникации;
• укажите даты: баннер в подписи письма может содержать важные детали и выделять временные рамки: дату начала и окончания. По сравнению с длинным текстом письма, баннер подписи короткий и запоминающийся;
  
  
• укажите альтернативную контактную информацию: на баннере можно указать альтернативное имя, номер телефона или электронную почту контакта для получения немедленной помощи;
  
  
• добавьте ссылки на соцсети или сайт: можно продолжать поддерживать имидж бренда и способствовать вовлеченности, пока вы отсутствуете. Как? С помощью кнопок или ссылок на соцсети. Формулировки на языке действий и точность будут мотивировать читателей кликнуть;
  
  
• составьте персональную записку: ваша подпись письма может работать еще лучше, если вы добавите в нее примечание или сообщение для читателей. Так автоответы будут выглядеть более аутентично.
  
  

Пришло время отдать должное подписи письма об отсутствии на работе и увидеть весь ее потенциал. Помимо того, что подпись является визитной карточкой специалиста, она также может нести в себе сообщение или побуждать к действию с помощью баннеров. Вопрос в том, используете ли вы свою подпись по максимуму?

Вам также может понравиться

Как создать подпись письма в Stripo

Команда Stripo серьезно относится к подписям писем, поэтому мы создали собственный генератор подписей писем с четырьмя шаблонами на выбор. Независимо от того, какой вид подписи вы предпочитаете — вертикальный, горизонтальный или компактный, — этот инструмент сможет удовлетворить любые потребности. 

Вот как ее создать:

1. Посетите наш генератор подписей писем.
2. Заполните вкладки «Персональные данные» и «Контактная информация». Чтобы удалить ненужные поля, переключите специальный тумблер.
   
   
3. Перейдите на вкладку «Дизайн», чтобы выбрать шаблон, тему, стиль иконок соцсетей и шрифта или шаблон.
   
   
4. Просмотрите результат и сравните варианты подписи с помощью стрелок по обеим сторонам шаблона.
   
   

Когда подпись письма будет готова, введите свой электронный адрес, и все готово. Результат можно скачать и пользоваться им для сохранения профессионализма.

Лучшие практики для подписей об отсутствии на работе

Несмотря на броский дизайн, не все подписи об отсутствии на работе функциональны и представляют ценность для читателя. Предлагаю ознакомиться с тремя рекомендациями, которые могут улучшить качество подписи.

Обеспечьте доступность

Вы используете подпись об отсутствии на работе как инструмент или аксессуар? Хорошая подпись должна быть не только визуально понятной, но и легко читаемой. Слишком сложный дизайн, мелкий текст или недоступный шрифт могут вызвать затруднения у некоторых получателей, поэтому этого следует избегать. Обратите внимание на следующие моменты, касающиеся удобства чтения:

• шрифт: выбирайте доступность, а не визуальную составляющую, и используйте шрифты, которые подходят всем. Например: Verdana, Tahoma, Arial, Trebuchet, Calibri и Open Sans;
• стиль шрифта: избегайте использования слишком частого курсива и выделяйте важные элементы жирным шрифтом. Кроме того, старайтесь не использовать заглавные буквы в длинных фразах или предложениях, так как это может перегрузить читателя;
• цветовой контраст: требуемый коэффициент контрастности для элементов письма — 4,5, поэтому перед добавлением подписи в почтовый аккаунт обязательно проверьте ее с помощью Accessible Colors;
• расстояние: рекомендуется задать межстрочный интервал на уровне 150%. Это улучшает читабельность и делает текст более удобным для восприятия.

Вам также может понравиться

10 лучших шрифтов для подписи письма

Учитывайте свою целевую аудиторию

Вы готовите подпись об отсутствии на работе для своих коллег или клиентов? Ответ на этот вопрос поможет акцентировать внимание на важной информации. Вот различия между подписями в зависимости от целевой аудитории:

• клиенты: клиенты хотят видеть даты отсутствия, а также контакты человека, который сможет ответить на их запросы, пока вас нет на месте;
• коллеги: членам команды может потребоваться подробная информация об исполнителях ваших задач, изменениях в рабочем процессе или контактах для экстренной связи.

Потребности адресатов могут подсказать идеи для подписей об отсутствии на работе, будь то баннер с указанием экстренной информации или контактные данные службы поддержки. В конце концов, на карту поставлен ваш профессиональный имидж, верно?

Добавьте элементы брендинга

Брендинг может быть единственным, что отделяет вас от произведенного безупречного впечатления, и письмо об отсутствии на работе — не исключение. В деловом имидже нельзя ставить паузу, поэтому крайне важно поддерживать целостность стиля. Какие ключевые элементы брендинга можно добавить? Давайте посмотрим:

• логотип компании: лого — это короткий путь к тому, чтобы сделать ваше уведомление об отсутствии на работе легко узнаваемым;
• фирменные цвета и шрифты: целостность бренда включает в себя использование выбранного стиля. Почему? Контакты часто ассоциируют компанию с определенной цветовой гаммой, поэтому обновления могут сделать ваше письмо непривычным;
• стиль общения: независимо от того, использует ли компания формальный или неформальный тон, придерживайтесь его при создании своей подписи об отсутствии на работе.

Комбинация этих рекомендаций сделает вашу подпись об отсутствии на работе полезной, целостной и доступной для всех.

Распространенные ошибки, которых следует избегать в подписях об отсутствии на работе

Теперь, когда вы знаете, что нужно делать, давайте рассмотрим ошибки в подписях об отсутствии на работе? Вот три наиболее распространенные проблемы, с которыми могут столкнуться получатели:

• нагромождение структуры: больше текста или элементов дизайна не равняется лучшей подписи. Более того, это рассеивает внимание и делает важные кнопки или ссылки менее заметными;
• игнорирование мобильной оптимизации: 64% из 985 респондентов используют мобильные устройства для проверки электронной почты. Это означает, что оптимизированная подпись об отсутствии на работе может некорректно отображать или терять важные части сообщения;
• минимальное / отсутствие тестирования почтовых провайдеров: если используются кнопки, баннеры с картинками или текстом в подписи об отсутствии на работе, проверьте результат. Почтовые клиенты могут по-разному отображать подпись, поэтому без надлежащего тестирования нет гарантии, что элементы письма будут выглядеть правильно.

Будучи одним из завершающих элементов письма, подпись об отсутствии на работе дополняют сообщение, если она правильно составлена. Соблюдая эти рекомендации, можно избежать распространенных проблем и сохранить положительные впечатления.

Примеры информативной подписи письма

Допустим, вы уверенно преодолеваете типичные проблемы и знаете все лучшие практики. Что дальше? Единственный недостающий элемент — это вдохновение, и в этом разделе мы поделимся тремя простыми идеями.

Подпись об отсутствии на работе с указанием контактов для экстренной связи

Пример подписи об отсутствии на работе включает основную персональную информацию (полное имя, должность), даты отсутствия, а также номер телефона для экстренной связи. Сообщение с подробностями завершает подпись и естественно вписывается в текст, создавая профессиональный и привлекательный вид.

Подпись об отсутствии на работе с перекладыванием обязанностей

Работа не прекращается даже во время вашего отсутствия, поэтому часто обязанности переходят к другому человеку в команде. Этот пример идеально подходит для тех, кому помимо стандартной персональной информации необходимо упомянуть об обновленном рабочем графике.

Подпись об отсутствии на работе со справочными материалами

Как насчет того, чтобы оставить краткое упоминание о полезных файлах или документах, связанных с продуктом? В этом примере подписи есть персональные данные, информация о датах отсутствия, а также ссылка на полезные материалы. Это поможет собеседникам найти ответы на интересующие их вопросы без необходимости переписываться с другими людьми.

В завершение

Хорошо оформленная и продуманная подпись — это последний и важный штрих в письме об отсутствии на работе. Помимо того, что подпись является визитной карточкой специалиста, она может содержать важные сведения: даты отсутствия, альтернативные контакты, номера телефонов экстренных служб или полезные материалы. Что именно добавить в подпись, зависит только от вас и от того, что необходимо аудитории.

Надеюсь, этот гайд подсказал идеи по укреплению имиджа вашего бренда с помощью подписи. Удачи!