Cómo escribir un correo electrónico formal a un profesor

El 55% de las personas utilizan el correo electrónico para comunicarse sobre temas relacionados con el trabajo, y el sector de la educación no es una excepción. De hecho, tiene la tasa más altas de apertura de correo electrónico y la tasa de clics en comparación con otras industrias. Dado que el correo electrónico es tan ampliamente utilizado en las universidades, es crucial aprender la forma correcta de comunicarse a través de él.

En este artículo, exploraremos formas de mejorar la apariencia de sus correos electrónicos para los profesores, cubriendo todo, desde la elaboración de un título atractivo hasta un cierre formal. Además, le mostraremos las funciones del editor de Stripo que le ayudarán a crear y organizar sus correos electrónicos de forma rápida y sencilla.

¿Qué correos electrónicos reciben los profesores?

El 46,8% de los profesores revisa su correo electrónico de trabajo más de diez veces al día. Estos son algunos de los principales tipos de correos electrónicos que reciben:

• preguntas sobre el material de la conferencia, el programa de la clase, etc.;

• comentarios sobre la tarea;

• notificación de ausencias o problemas personales;

• discutir el asesoramiento académico o de futuras carreras ;

• pedir recomendaciones;

• participación en investigaciones;

• cooperación o consulta con diversas empresas;

• Programación de citas.

También le pregunté al experto con qué frecuencia los profesores reciben correos electrónicos de los estudiantes y a cuáles prestan más atención.

Recibo correos electrónicos casi todos los días de los estudiantes. La mayoría se refieren a las calificaciones y asuntos relacionados, pero los que me tomo más en serio son los correos electrónicos de los estudiantes que me dicen lo que han aprendido de mí y expresan gratitud, y también los mensajes más personales de los estudiantes que tienen dificultades en clase y/o en sus vidas. También respondo a los estudiantes que me piden referencias de trabajo, y casi siempre se las proporciono.

En primer lugar, se trata de la comunicación corporativa con mis alumnos (es decir, aquellos para quienes soy supervisor de investigación, prácticas, etc., o profesor de alguna disciplina). Suelen ser los más numerosos. La mayor parte de los correos electrónicos se refieren a ofertas de participación en diversos eventos científicos y prácticos. Luego está la información sobre materiales de suscripción (si he especificado un correo electrónico corporativo para este fin), la correspondencia con colegas de otras universidades y los proyectos en los que participo.

¿Cómo escribir un correo electrónico a un profesor?

Ya sea que sea un estudiante que desea obtener comentarios sobre una tarea actual, un colega científico o un representante de una empresa que realiza investigaciones, es importante seguir un cierto tono profesional para asegurarse de que sus correos electrónicos se noten y no causen una reacción negativa. Echemos un vistazo a cada aspecto de un correo electrónico de este tipo.

Línea de asunto

Comience con una línea de asunto clara y específica. Asegúrese de que se relacione directamente con el propósito de su correo electrónico, lo que le permitirá a su profesor comprender sus necesidades de un solo vistazo. Por ejemplo, use "Solicitud de extensión para trabajo de investigación" o "Aclaración sobre el plan de estudios" dependiendo de su situación.

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Título de profesor

Comience su correo electrónico con un saludo cortés. Opte por saludos formales como "Estimado" o "Hola", acompañados del título de su instructor, que podría ser "Profesor [Apellido]" o "Dr. [Apellido]".

En los distintos países, el enfoque para dirigirse a los docentes varía debido a las normas culturales y educativas. Por ejemplo:

1. EE.UU.: A los profesores a menudo se les llama "Profesor Smith" o "Dr. Smith", con "Sr." o "Sra." como alternativas menos formales.

2. Reino Unido: Es común usar títulos y apellidos académicos, a veces solo apellidos, en un contexto formal.

3. Alemania: Los títulos académicos correctos son cruciales, con direcciones formales como "Herr Professor Doktor Schmidt".

4. Francia: A los profesores se les suele llamar "Monsieur" o "Madame", y los títulos académicos se utilizan con menos frecuencia en los niveles de educación temprana.

5. Japón: El sufijo "-sensei" se añade a los apellidos, lo que significa respeto.

6. India: Las direcciones son menos formales, a menudo usan "Señor" o "Señora" sin especificar nombres.

Si nos lees de otros países, por favor escriba en los comentarios sobre cómo se dirigen a los profesores de allí. Con mucho gusto lo agregaremos esto al artículo.

Autopresentación

Preséntese, incluyendo su nombre y la clase en la que estás, por ejemplo, "Mi nombre es Alex y me inscribí en su ___class". Es útil especificar, ya que los profesores a menudo manejan varias clases y es posible que no reconozcan a todos los estudiantes. Si su profesor ya lo conoce, simplemente comience con un saludo amistoso como "Espero que su semana vaya bien" o "¡Feliz viernes!".

Declarar claramente su propósito

Mientras preparaba este artículo, me encontré con numerosos consejos para mantener su mensaje principal conciso. Los propios profesores también escriben sobre esto en Quora.

Después de su presentación, es vital que diga directamente por qué se pone en contacto con su profesor, siendo breve debido a sus apretadas agendas. Logre un equilibrio en el que no sea ni demasiado formal ni informal, evitando el lenguaje coloquial y el humor. Especifique cualquier acción que necesite de ellos, como una extensión de la fecha límite o una solicitud de comentarios.

Y aquí hay un consejo de experto que resume lo que hemos dicho anteriormente:

Lo mejor es que los correos electrónicos sean breves y directos y que se abstengan de ser demasiado informales. Use líneas de asunto y no comience con un "Hola" o una demanda. Es de mal gusto.

¿Qué hay que evitar? Hay tres grupos principales:

a) falta de concreción, falta de lógica, falta de razonabilidad: si se propone algo, el profesor analiza automáticamente el texto a lo largo de la cadena: ¿cuál es la esencia, el propósito, la tarea y cuál es mi función o papel aquí?

b) referencias a fuentes, personas, etc., que son difíciles de comprobar, verificar y confirmar su existencia y origen. Este es un factor de fiabilidad y veracidad de la información;

c) analfabetismo y vaguedad de las afirmaciones, porque en la mayoría de los casos, esto conduce a la interrupción de la correspondencia, si la situación lo permite, o a un sinfín de correos electrónicos de aclaración sobre la percepción correcta de la información por ambas partes;

d) falta de respeto, al menos al título, como máximo a la experiencia.

e) una ortografía y gramática incorrectas, lo cual se puede garantizar mediante un corrector ortográfico.

¿Qué extensión debe tener el texto? Todo depende de la situación. Puedes leer cartas extensas si se trata de una correspondencia ya establecida sobre un tema en particular. Para los profesores, la cantidad de texto está bien. Lo principal es si vale la pena leerlo :). Puedo leer hasta 800-1000 caracteres en un correo electrónico completo. Si se trata de la primera carta de consulta, es mejor acordar el formato de la correspondencia posterior, tanto en la carta en sí como en los archivos adjuntos.

Acelerando el proceso de creación de correos electrónicos con Stripo

Supongamos que envía una solicitud de investigación a muchos expertos. Aquí es donde puede utilizar los módulos de contenido de Stripo para crear correos electrónicos más rápido. Estos bloques facilitan el almacenamiento, la combinación y el traslado de detalles importantes de un mensaje a otro, lo que acelera el proceso cuando tiene muchos correos electrónicos para enviar. Nuestras plantillas de correo electrónico están estructuradas para dividirse automáticamente en estas secciones manejables, todas las cuales son accesibles en su biblioteca personal.

(Fuente: Editor Stripo)

Por cierto, si representa a una universidad o a una empresa interesada en colaborar con profesores, eche un vistazo a esta plantilla de Stripo. Sirve como ejemplo de cómo presentar la información de una manera atractiva y estructurada. Como es habitual, podrá editar y personalizar todos los elementos para que se adapten a sus necesidades.

Cierre formal

Firme su correo electrónico con una nota de agradecimiento, expresando aprecio con frases como "Gracias por su comprensión y apoyo" o un simple "Gracias por su tiempo". Termine con un cierre cortés, usando su nombre de pila. Son aconsejables las despedidas sencillas y respetuosas como "Lo mejor", "Gracias", "Atentamente" o "Saludos".

Protocolo de seguimiento

¿Es necesario responder a un profesor después de haber recibido ya una respuesta de él? Deborah J. Cohan, profesora de sociología en la Universidad de Carolina del Sur-Beaufort, señaló en su artículo que dirigirse a un profesor sin responder o incluso revisar sus correos electrónicos después se considera muy descortés.

Incluso hubo toda una discusión sobre esto en Reddit. Las opiniones estaban divididas: algunos creían que agradecer la respuesta era una regla básica del protocolo, mientras que otros temían distraer al profesor una vez más con su nuevo mensaje. Pero un usuario en este hilo, que enseña en la universidad, enfatizó que agradecer es imprescindible. Según ellos, esta forma no solo le permite ser educado, sino también confirmar que lo ha entendido todo.

Gramática correcta

Ya sea que el profesor enseñe humanidades o ciencias, enviarle un correo electrónico con errores gramaticales es algo que debe evitar.

La revisión es esencial, y con el editor de Stripo, puede comprobar sin esfuerzo si su texto contiene errores utilizando la herramienta GenAI integrada. Esta herramienta le ayuda a mejorar su correo electrónico corrigiendo la gramática, acortando o complementando el texto, traduciendo e incluso cambiando el tono del mensaje.

(Fuente: editor de Stripo)

También le pregunté a nuestro experto sobre un ejemplo interesante de la vida real.

La correspondencia con los estudiantes es una búsqueda diaria :). ¿Una interesante y extraordinaria? Quizás cuando me pidieron que respondiera una encuesta sobre la visión del desarrollo futuro de Ucrania en el contexto de las industrias prioritarias, las direcciones y las áreas de impulso económico. ¿Qué hizo que el correo electrónico fuera memorable? Además de un cuestionario bien formulado, la carta estaba construida de manera clara y lógica con una justificación racional de por qué "mi" opinión es interesante e importante para ellos.

Ejemplo de un correo electrónico a un profesor

Siguiendo todas las recomendaciones, puse como ejemplo un correo electrónico a un profesor solicitando unirse a una clase de física. Fui cortés y expresé el punto principal del mensaje, señalando lo impresionado que estaba el estudiante con el trabajo del profesor, que también es aconsejado por expertos.

(Fuente: plantilla Stripo)

Resumen

Dominar el protocolo del correo electrónico es crucial para su carrera académica. En este artículo, hemos hablado de la importancia de una comunicación respetuosa y clara con los profesores, así como de cómo el editor de Stripo simplifica el proceso de creación de correos electrónicos y los hace más atractivos.

Con las herramientas de Stripo, puede organizar y personalizar eficazmente sus mensajes, asegurándose de que resuenen con sus destinatarios. Estamos aquí para apoyarlo a medida que mejora sus habilidades de correo electrónico. Le deseamos grandes logros en sus estudios: Stripo está feliz de formar parte de su caja de herramientas universitaria.