Cómo escribir una plantilla de correo electrónico de ausencia efectiva
Crea tu próxima plantilla de fuera de la oficina sin esfuerzoResumir
Esta guía explorará las percepciones de los correos electrónicos de ausencia entre diferentes generaciones, destacará los beneficios tanto para los remitentes como para los destinatarios, y estudiará las diferentes definiciones disponibles. También obtendrás consejos de diseño de correos electrónicos para crear mensajes de ausencia sin habilidades de redacción publicitaria y verás ejemplos dirigidos a diferentes audiencias.
Menos de una hora — ese es el tiempo promedio de respuesta esperado en 2024, comenzando desde tan solo 5 minutos en algunas industrias. En casos de ausencia prolongada, la satisfacción del cliente cae drásticamente y los procesos de trabajo se interrumpen. Entonces, ¿cómo manejar los períodos de ausencia, especialmente durante las vacaciones de Navidad y Año Nuevo?
En esta guía, hablaremos sobre los correos electrónicos de ausencia, exploraremos sus tipos y pasos para su creación, y revisaremos ejemplos llamativos. También recibirás consejos para aumentar la satisfacción del cliente y asegurarte de que las tareas se manejen a tiempo, incluso cuando estés ausente. Vamos a sumergirnos en el tema.
¿Qué es un correo electrónico de ausencia?
Un correo electrónico de ausencia es un mensaje que se envía automáticamente a cualquier persona que te contacte cuando estás fuera del trabajo. Sin embargo, antes de asociar un correo electrónico automático con uno genérico — no lo hagas.
Un buen mensaje de ausencia (OOO) no solo informa a las personas de tu ausencia y les proporciona contactos alternativos, sino que también muestra tu dedicación al trabajo, especialmente durante las vacaciones. Según un estudio reciente, el 6.8% de los correos electrónicos de un millón estudiados en las dos últimas semanas de diciembre fueron mensajes OOO.
Algunos problemas son sensibles al tiempo, donde los destinatarios requieren asistencia inmediata, sin importar las circunstancias.
Tipos de correos electrónicos de ausencia
Dependiendo de tu público objetivo, los correos electrónicos de ausencia se pueden clasificar en dos tipos:
- Basados en el cliente: Este tipo de mensaje OOO se envía a tus clientes y a menudo proporciona pasos accionables, como a quién contactar o cómo abordar problemas comunes.
- Basados en el equipo: Tus colegas esperan recibir información sobre la delegación de tareas, las fechas de inicio y regreso de tu viaje, y contactos de emergencia si se requiere asistencia inmediata. También puedes compartir acceso a tu trabajo con aquellos que asumen tus responsabilidades.
¿Cómo se benefician los destinatarios de los correos electrónicos de ausencia?
Ser ignorado en la comunicación laboral es un nivel adicional de frustración. ¿El correo electrónico se perdió, se ignoró o se rebotó? Personalmente, odiaría tener que adivinarlo, ya que espero que las personas estén disponibles en todo momento, a menos que se indique lo contrario.
Una plantilla de mensaje de ausencia puede reducir las experiencias negativas destacando las fechas de inicio y finalización del viaje o los contactos de emergencia, e informando simplemente a las personas sobre tu ausencia. Según un estudio reciente, el 58% de 1,000 empleados británicos usaron los mensajes OOO con un solo propósito — notificar a los colegas — mientras que el 49% los usaron para proporcionar contactos alternativos.
(Fuente: Preply)
¿Cómo se benefician los remitentes de los correos electrónicos de ausencia?
Los mensajes de ausencia no siempre giran en torno a los destinatarios. A veces, estas notificaciones se refieren al remitente. ¿Cómo es eso? Una encuesta reciente en EE.UU. demostró que solo el 33% de 5188 empleados no respondieron a los mensajes enviados fuera de su disponibilidad. Esto nos lleva a una pregunta: ¿Cómo equilibrar el trabajo y la vida personal?
Parece que algunos no lo logran. Más de 4.1 millones de canadienses se sintieron altamente estresados en el trabajo, mencionando la lucha por encontrar un equilibrio como una de las principales razones. En tales casos, los correos electrónicos de ausencia pueden tener un impacto positivo en el tiempo fuera del trabajo al establecer límites y notificar a todos que no estás disponible.
¿Cómo perciben las diferentes generaciones el tiempo fuera de la oficina?
Claramente, las personas aún intentan encontrar un punto medio entre construir una carrera y mantener una vida agradable. Entonces, ¿cómo lo gestionan las diferentes generaciones y cómo encajan los mensajes OOO? Veamos los resultados de Dojo para comparar las percepciones sobre el trabajo y el tiempo fuera de la oficina:
- aproximadamente el 86% de los miembros de la Generación Z reciben correos electrónicos mientras están fuera de la oficina;
- aproximadamente el 74% de los jefes millennials consideran aceptable contactar a su equipo fuera del trabajo. Para los boomers, el número aumenta al 76%, dejando atrás a la Generación X, con el 67% de los que escriben a sus empleados cuando están fuera de la oficina;
- Los miembros de la Generación Z son contactados fuera de su horario laboral hasta 7 veces a la semana.
Los correos electrónicos de ausencia son una forma de separar el trabajo de la vida personal, y recientemente, estos intentos han recibido un toque de diversión y audacia. Esto nos lleva a la siguiente sección — el humor en los mensajes OOO.
Humor en los mensajes de ausencia
Agregar un toque de humor a los correos electrónicos de ausencia se está volviendo común, pero las diferentes generaciones lo perciben de manera diferente. ¿Podría dejar de lado tu tono profesional llevar a advertencias disciplinarias o verbales? Parece que sí:
- aproximadamente el 21% de los gerentes consideran que el humor en la comunicación de ausencia es poco profesional;
- aproximadamente el 3% de los líderes incluso darían una advertencia disciplinaria, ya que esperan que los correos electrónicos sean formales.
En contraste, el 27% de los miembros de la Generación Z creen que escribir correos de ausencia es divertido, por lo que el impacto depende en gran medida de las personas con las que trabajas. Antes de enviar un mensaje divertido, considera si es relevante y encaja con la comunicación de tu marca.
Pasos para escribir un correo electrónico de ausencia
Considerando las definiciones y peculiaridades de los correos electrónicos de ausencia, podemos pasar a los pasos para su creación.
1. Elige la audiencia
El contenido y el tono de voz de los mensajes de ausencia pueden variar según tu público objetivo: colegas, socios comerciales o clientes. Conocer a tu audiencia te ayudará a definir claramente la información a incluir y el tono a utilizar.
Siempre considera las diferencias generacionales y las distintas percepciones de los elementos humorísticos. Ajusta tu plantilla de ausencia a la audiencia en lugar de forzarlos a acostumbrarse a tus hábitos.
2. Elige el tono de voz
Un tono profesional funciona mejor al escribir un correo de ausencia a clientes, especialmente si están buscando ayuda. Personalmente, me frustraría ver una broma en una respuesta automática a un correo sobre un problema técnico.
Lo mismo ocurre con los correos de ausencia basados en el equipo. Después de todo, un mensaje OOO sigue siendo parte del trabajo, por lo que debe alinearse con las reglas de comunicación.
3. Considera los detalles que los destinatarios necesitan
Los correos electrónicos de ausencia te protegen de preguntas innecesarias, pero solo cuando están redactados adecuadamente. Piensa en las preguntas comunes que te hacen o en las que tienes cuando alguien está fuera de la oficina.
Si algún evento o tarea se reprograma debido a tu ausencia, agrega fechas específicas y revisa tu calendario.
4. Mejora el texto con IA
Aunque las habilidades de redacción no sean tu punto fuerte, aún puedes crear mensajes de ausencia llamativos. Con el asistente de IA de Stripo, puedes ahorrar horas mientras mantienes el tono de voz y el diseño requeridos.
Aquí te explicamos cómo hacerlo dentro del generador de plantillas:
- Agrega un módulo de texto.
- Pasa el cursor sobre el texto y haz clic en los tres puntos.
- Elige “Mejorar con IA”.
- Escribe el mensaje y espera a que la IA genere el texto.
También puedes verificar la gramática, hacer que el mensaje sea más corto o largo, traducirlo a diferentes idiomas o cambiar el tono de voz: cualquier cosa que pueda agilizar el diseño del correo electrónico.
5. Agrega información de contacto de emergencia
Las emergencias ocurren, nos gusten o no. Lo último que quiero después de un período de ausencia es regresar al caos laboral, así que agregar información de contacto de emergencia es un toque considerado.
También puedes detallar situaciones que necesiten asistencia inmediata para garantizar la máxima claridad.
6. Prueba la compatibilidad con los proveedores de correo electrónico
Esta sección es para quienes prefieren plantillas de correo de ausencia en HTML en lugar de plantillas de texto estándar. Las pruebas en clientes de correo electrónico aseguran que tu mensaje se refleje correctamente, independientemente del diseño.
Con Stripo, no necesitas revisar cada proveedor manualmente, ya que hemos integrado una herramienta de prueba de correo electrónico. Puedes previsualizar diferentes plantillas de correo de ausencia sin salir de la pestaña de tu cuenta. Aquí te mostramos cómo hacerlo:
- Abre la plantilla de correo de ausencia que deseas probar.
- Haz clic en el botón Probar en la parte superior de la pantalla.
- Ve a la pestaña Clientes de correo electrónico.
- Confirma y prueba.
Stripo verificará si tu plantilla de correo de ausencia es compatible con diferentes dispositivos y proveedores.
Mejores prácticas para correos electrónicos de ausencia
Después de estudiar cuidadosamente las razones para enviar correos electrónicos de ausencia y los pasos involucrados en su creación, hemos llegado lentamente a las mejores prácticas. ¿Cuáles son los enfoques a seguir y cuáles deben evitarse?
Descubrámoslo juntos.
Equilibrando profesionalismo con personalización
Un estudio reciente mostró que el 50.4% de 1,000 empleados británicos recibieron un mensaje OOO que percibieron como inapropiado. Esto nos recuerda considerar un equilibrio entre mantener el profesionalismo y personalizar las plantillas de correo de ausencia. Comparémos dos ejemplos para ver la diferencia:
- “Hola. Estoy fuera de la oficina hasta el 2 de enero. Puedes contactar a Sarah Styles para obtener ayuda con casos relacionados con disputas externas o amenazas de BBB.”
- “¡Hola, y gracias por tu mensaje! Actualmente estoy fuera de la oficina hasta el 2 de enero. Para cualquier asunto urgente, por favor contacta a Sarah Styles. De lo contrario, te responderé a más tardar el 2 de enero antes de las 5 p.m.
También puedes usar mi teléfono de emergencia – 123456789, si surgen preguntas sobre disputas o amenazas de BBB.”
La primera variante parece estándar al principio. Sin embargo, después de ver la segunda variante, notarás que faltan detalles personales: contactos de emergencia y la fecha en la que la persona puede esperar tu respuesta. Esta opción de correo de ausencia es informativa y deja menos preguntas sin respuesta.
Correos electrónicos de ausencia como una herramienta de marca
Cada respuesta de ausencia es una extensión de tu empresa, por lo que debe alinearse con la marca. Si no estás seguro de qué elementos incluir, esta lista puede ser útil:
- mantente en el tono de voz de la empresa: Si todas las comunicaciones externas e internas son formales, tu mensaje de correo de ausencia también debe ser formal. Es más fácil para tus clientes asociar un correo con una empresa, incluso si es una respuesta automática;
- visualmente acorde a la marca: Algunas empresas requieren agregar firmas a todos los correos, incluidas las respuestas automáticas como las de ausencia. Si usas plantillas HTML, mantén los colores, las fuentes y los estilos de la marca para asegurar la consistencia de la marca.
Ejemplos de correos electrónicos de ausencia
Los ejemplos de plantillas de mensajes de ausencia concluyen esta guía. He creado algunos ejemplos de fuera de la oficina para diferentes audiencias para que puedas elegir el más adecuado.
Puedes usar estos ejemplos como base o fuente de inspiración.
Plantillas de correos electrónicos de ausencia basadas en el cliente
¡Hola y gracias por ponerte en contacto!
Actualmente estoy fuera de la oficina hasta el {Fecha de regreso} y tengo acceso limitado a la plataforma. Mientras tanto, mis colegas de {Nombre del equipo}, {Nombres de los colegas}, están disponibles para ayudarte.
Si necesitas asistencia inmediata, por favor contacta con ellos en cualquier momento a {contactos alternativos}, y responderán rápidamente a cualquier pregunta.
También he preparado una breve descripción de tu cuenta y posibles preocupaciones.
[CTA: Revisa una guía de la plataforma]
De lo contrario, te responderé cuando regrese, así que no dudes en hacer cualquier pregunta.
Plantilla de correo electrónico de ausencia basada en el equipo
¡Hola y gracias por tu mensaje!
Actualmente estoy fuera de la oficina hasta el {Fecha de regreso}, pero para asegurar una gestión oportuna de las tareas, puedes ponerte en contacto con las personas adecuadas según tu consulta:
- Actualizaciones del proyecto X: Contacta con {Nombre del colega} en {Información de contacto alternativa}. Ellos están completamente informados sobre los procesos y pueden ayudarte.
- Aprobaciones de presupuestos: {Nombre del colega} se encargará de esto. Envíales un correo a {Información de contacto alternativa}.
- Operaciones diarias: {Nombre del colega} gestionará las operaciones. Puedes comunicarte con ellos en {Información de contacto alternativa}.
Para asuntos urgentes, por favor usa mis datos de contacto de emergencia:
- Teléfono: (123)4567898
- Correo electrónico: example@email.com
De lo contrario, te responderé cuando regrese {Tiempo esperado para respuesta}.
Plantilla de correo de ausencia con elementos de humor
¡Hola y gracias por ponerte en contacto!
Afortunadamente para mí, actualmente estoy fuera de la oficina, tomando un tiempo para recargar mis baterías internas. Estaré de vuelta el {Fecha de regreso}, listo para atender cualquier preocupación.
Hasta entonces, por favor envía un correo a mis colegas para cualquier información relacionada con el proyecto:
- Preguntas sobre el diseño en curso: {Nombre del colega} maneja todo y puede responder cualquier pregunta. Puedes enviarles un mensaje a {Información de contacto alternativa}.
- Preguntas sobre nuevos proyectos: {Nombre del colega} está a cargo de los nuevos proyectos y los asuntos relacionados. Envíales un correo a {Información de contacto alternativa}.
Eso es todo, y espero que encuentres las respuestas que estabas buscando. Estaré de vuelta. ¡Hasta luego!
Conclusión
Ya sea una forma de establecer límites o proporcionar detalles de contacto alternativos, los correos electrónicos de ausencia son una gran adición a la comunicación. Considerar las diferencias generacionales, el público objetivo y los estilos de marca te ayudará a crear respuestas de ausencia efectivas e invertir en experiencias positivas.
Espero que esta guía te haya inspirado a crear algunas plantillas. ¡Buena suerte!