Як одночасне редагування в режимі реального часу в конструкторі листів прискорює роботу команди зі створення листів

Робити щось швидше без втрати якості — хіба не до цієї заповітної мети прагнуть усі команди? У випадку з підготовкою листів, я гадаю, вам знайома ситуація, коли хочеться прискорити, скоротити або змінити деякі процеси. Однак вас зупиняє необхідність ретельної перевірки, щоб лист, який отримають клієнти та підписники, був ідеальним.

У цій статті розповідається про те, як працювати над оформленням листів у редакторі з колегами в режимі реального часу так само швидко й легко, як над текстами в Google Docs, і чому це варто робити.

З якими труднощами стикається команда розробників листів під час спільної роботи над ними?

Припустимо, перед вами стоїть задача створити привабливий email-дизайн, додати зображення, інтерактивність, картки товарів і затверджені тексти. У цьому випадку створення листів може зайняти багато часу і охоплювати безліч етапів, оскільки йдеться про участь різних членів команди.

Що ви зазвичай робите, щоб дати колегам можливість внести правки або перевірити лист?

Зазвичай команди використовують такі варіанти спільної роботи:

1. Ви надаєте доступ до акаунту, в якому було створено лист, іншій людині, закриваєте редактор і чекаєте на правки. Потім повторюєте весь ланцюжок дій з новими членами команди і з новими правками.
2. Ви скачуєте лист у форматі JPEG або PDF, експортуєте його до ESP або надсилаєте тестовий лист на пошту. Потім отримуєте правки в листі або месенджері, додаєте їх і повторюєте дії, щоб затвердити результат. Таких повторів може бути безліч.

Якщо ми говоримо про розробку листів в агенціях email-маркетингу, то всі ці етапи перевірки та узгодження також проходять з представниками клієнта.

Проблеми і блокери при створенні листів, що знижують ефективність роботи команд email-маркетингу

Коли над створенням листа працює кілька людей, виникають проблеми зі змінами та правками, внесеними різними учасниками. Що більше учасників, то довший ланцюжок затвердження і тим більше часу втрачається.

Ось блокери та проблеми, які зазвичай виникають у командній роботі під час створення листів:

• для збереження змін необхідно просити колег закрити редактор;
• багато додаткових дій, пов'язаних із надсиланням листів на перевірку, отриманням і внесенням правок, що ускладнює процес і розтягує його в часі;
• використання різних інструментів (пошти, месенджерів, Google Docs) на етапі доопрацювання і редагування призводить до того, що актуальну інформацію про зміни складно знайти, а отже, члени команди можуть працювати з застарілими версіями листів, припускатися помилок і дублювати зусилля;
• необхідність відкривати доступ до свого акаунту різним членам команди, що є негативним з точки зору безпеки даних, і ймовірність того, що хтось випадково видалить важливі елементи листа;
• відсутність чіткої комунікації через занадто повільний обмін інформацією призводить до того, що члени команди по-різному розуміють мету кампанії, а це означає помилки в тексті та дизайні листа;
• втрата часу на етапах узгодження може призвести до зриву дедлайнів, що потягне за собою поспіх у роботі та зниження якості дизайну і контенту;
• запізнілий фідбек може порушити робочий процес, викликати стрес і затримки.

Чому одночасне редагування краще, ніж робота однієї людини над одним файлом за раз?

Функція одночасного редагування в редакторі шаблонів листів — це функція спільної роботи, яка дає змогу кільком членам команди паралельно працювати над одним і тим самим шаблоном листа в реальному часі. Цей функціонал покращує командну роботу й оптимізує підготовку листів, забезпечуючи постійну кооперацію між різними ролями, зокрема дизайнерами, копірайтерами та email-маркетологами.

У поєднанні з іншими інструментами спільної роботи в конструкторі листів, як-от історія змін, права доступу залежно від ролі, вбудовані коментарі та одночасне редагування, прискорюються процеси командної роботи.

У чому переваги одночасного редагування в режимі реального часу під час роботи з листами?

Одночасне редагування в реальному часі — головна функція, що забезпечує комфортну спільну роботу. Її наявність у редакторі визначає, чи можуть різні члени команди паралельно редагувати один варіант листа і чи будуть усі зміни збережені.

Одночасне редагування в режимі реального часу значно прискорює роботу з листами. Ви працюєте над листами разом із колегами в реальному часі, як у Google Docs. Навіть якщо кілька людей паралельно редагують один і той самий елемент, ви будете миттєво бачити зміни одне одного.

Про що ще свідчить одночасне редагування та оновлення листів кількома членами команди:

1. Це полегшує обмін ідеями, зворотний зв'язок і миттєве внесення змін. Це стимулює творчий підхід і забезпечує врахування думки кожного, що призводить до створення більш ефективних і захопливих email-кампаній.
2. Процес розробки стає набагато швидшим, оскільки зникає потреба у двосторонньому зв'язку, що скорочує час очікування внесення змін, даючи змогу команді дотримуватися стислих термінів і швидко реагувати на ринкові тренди.
3. Усі члени команди узгоджують свої дії, дотримуючись єдиної концепції бренду. Це дає змогу зберігати цілісність усіх листів, оскільки кожен може бачити зміни щоразу, коли вони виникають, і гарантує, що меседжі відповідатимуть бренду.
4. Ймовірність помилок стрімко знижується, адже колеги можуть одразу ж помітити і виправити їх, гарантуючи, що остаточний варіант листа буде відшліфовано і виконано професійно ще до того, як він потрапить до аудиторії.
5. Junior члени команди можуть вчитися у більш досвідчених колег, спостерігаючи за процесом редагування в режимі реального часу.
6. Це дає змогу членам команди ефективно співпрацювати незалежно від їхнього фізичного місця розташування, забезпечуючи високу продуктивність команди навіть під час роботи в різних місцях.
7. Стейкхолдери можуть переглядати зміни щоразу, як вони вносяться, оперативно реагувати на ситуацію і затверджувати все без затримок, що прискорює весь цикл створення листів.

Як використовувати одночасне редагування в реальному часі в Stripo

Ось як виглядатиме процес з урахуванням змін і внесення правок за допомогою цієї функції, наприклад, у Stripo:

1. Кожен член команди отримує доступ до проєкту і в будь-який час заходить у лист, щоб перевірити його і внести правки.
2. Email-маркетолог створює макет листа, додаючи зображення і тексти, підготовлені дизайнером і копірайтером.
3. Після цього копірайтер і дизайнер можуть побачити email-дизайн і одразу ж внести правки за необхідності.
4. Коректор перевіряє і вносить правки безпосередньо в редакторі.
5. Усі стейкхолдери можуть залишити свої відгуки тут.

Головне, що за будь-якої кількості ітерацій цей процес буде швидким і контрольованим.

У разі розробки email-кампанії, для якої вже готовий шаблон листа, копірайтер та інші члени команди можуть безпосередньо працювати в редакторі листів, додаючи текст.

На додаток розробники Stripo працюють над тим, щоб після внесення змін або коментарів до листа в редакторі автор листа отримував повідомлення в месенджері або електронною поштою. Таким чином, відстежувати правки буде ще зручніше.

3 простих кроки для одночасного редагування в реальному часі в Stripo

Крок 1. У налаштуваннях акаунта Stripo виберіть вкладку «Команда», а потім «Учасники». Запросіть колегу у свій акаунт Stripo і призначте йому роль. Наприклад, я запросила копірайтера.

Це лист із запрошенням, який отримає ваш колега по команді:

Крок 2. Після швидкої та інтуїтивно зрозумілої реєстрації акаунту ваш колега зможе отримати прямий доступ до спільного робочого простору та авторизуватися в потрібному листі для спільної роботи.

Крок 3: Працюйте над листами разом, спостерігаючи за діями одне одного.

Готово! Тепер ви можете працювати над листом одночасно, бачити правки інших учасників і скасовувати дії, якщо щось пішло не так. Для зручності відстеження всіх внесених правок використовуйте історію змін, яка вже доступна, і призначення кастомних ролей, які з'являться незабаром.

На завершення

У динамічному світі email-маркетингу досягнення швидкості без шкоди для якості — задача, з якою стикається кожна команда. Функція одночасного редагування в конструкторі листів у реальному часі — це революційне рішення, що дозволяє командам взаємодіяти безперешкодно й ефективно. Надаючи змогу кільком членам команди працювати над шаблоном листа паралельно, ця функція скорочує час, що витрачається на листування, і ліквідовує вузькі місця в робочому процесі.

Подібно до того, як легко й ефективно працювати разом у Google Docs, одночасне редагування в реальному часі забезпечує такий самий рівень взаємодії в розробці листів. Це гарантує, що дизайнери, копірайтери та маркетологи зможуть ділитися своїм досвідом, не наступаючи один одному на п'яти, що призведе до отримання цілісного та відшліфованого кінцевого продукту.