Correo electrónico de revisión del rendimiento de los empleados: Qué es, cuándo enviarlo y cómo escribirlo

Cualquier empresa está compuesta por los empleados que trabajan en ella. La cohesión de su trabajo, habilidades y conocimientos ayuda a implementar las ideas de la alta dirección y a poner en marcha el motor del negocio. Gestionar a todos los empleados no es una tarea fácil, y uno de los aspectos de la gestión es el proceso de evaluación del rendimiento. Cuantos más subordinados tengas, más difícil será comunicarte con todos y hacerles saber sobre sus éxitos o fracasos.

Para facilitar esta tarea, existen los correos electrónicos de evaluación del rendimiento. En este artículo, explicaremos qué son, cuándo es el mejor momento para enviarlos y daremos consejos sobre cómo crear este tipo de correos. Así que, sin más preámbulos, comencemos.

¿Qué es un correo electrónico de evaluación del rendimiento de los empleados?

Un correo electrónico de evaluación del rendimiento sirve para gestionar el desempeño de los empleados dentro de una empresa. A menudo, estos correos son creados por los jefes de departamento para sus empleados, y cada correo evalúa la efectividad de su trabajo desde la última revisión.

Implementar este tipo de correos en la práctica permite destacar la efectividad de los empleados, reconocer su contribución al éxito de la empresa y proporcionar un mecanismo de retroalimentación instantánea. Además, estos correos pueden indicar a los empleados áreas en las que mejorar, habilidades que necesitan adquirir y proporcionar sugerencias o consejos para lograr dichas mejoras.

¿Cuándo es conveniente enviar un correo de evaluación del rendimiento de los empleados?

Como ya está claro por el tema del correo, hay tres escenarios en los que puedes crear y enviar este tipo de correos:

1. Sustitución de una evaluación formal de los empleados. Si el gerente no certifica formalmente las habilidades del empleado, suele escribir un correo de evaluación. Este correo puede cubrir las fortalezas y debilidades del empleado desde la última revisión.
2. Reconocimiento del logro de un empleado. Los gerentes de departamento también pueden escribir correos de evaluación del rendimiento para reconocer a un empleado por su logro y reconocer formalmente su contribución a una tarea específica.
3. Enviar una advertencia a un empleado. Antes de enviar un correo de advertencia, el gerente generalmente discute informalmente con el empleado sobre su comportamiento en el lugar de trabajo o su bajo rendimiento. Si su rendimiento no mejora, algunos gerentes prefieren enviar una advertencia sobre las posibles consecuencias. Esto suele ocurrir antes de tomar medidas más serias.

Consejos para crear el correo electrónico de evaluación del rendimiento perfecto

Si nunca has enviado correos electrónicos de evaluación del rendimiento, al principio puede ser difícil decidir el formato, contenido, estilo de texto y otros aspectos del boletín interno de la empresa. Hemos recopilado algunos consejos que te ayudarán a crear rápidamente la plantilla de correo electrónico perfecta para el proceso de evaluación del rendimiento, que podrás utilizar más adelante para evaluar el rendimiento de los empleados de la empresa.

Consejo #1. Las salutaciones son esenciales 

Cualquier correo electrónico formal comienza con un saludo, y el tuyo también debería hacerlo. Como se trata de un boletín profesional, tu saludo debe ser formal y comenzar con el nombre del empleado. Por ejemplo: "Estimado Sr. Pérez". Este enfoque permite que los empleados sepan que la información contenida en el correo electrónico se aplica a ellos.

Consejo #2. Explica la razón de tu correo electrónico

La evaluación del rendimiento es un evento importante, por lo que en el primer párrafo de tu correo electrónico deberías escribir por qué el empleado recibió este correo. Es esencial explicar por qué este correo es necesario para que el empleado entienda la situación y lo que se discutirá a continuación. Es posible que el empleado haya logrado algún éxito notable o haya desempeñado un papel principal en la realización de un proyecto importante. O puede que el rendimiento del empleado haya bajado a un nivel insatisfactorio. 

Cualquiera que sea la razón, debe destacarse en el correo. Además, vale la pena indicar el período de tiempo que se tomó para evaluar el nivel de rendimiento del empleado.

Consejo #3. Implementa una evaluación numérica de las habilidades del empleado

Evaluar el rendimiento de un empleado utilizando escalas numéricas es un método bastante eficaz para transmitir información. Al crear este tipo de correo, puedes establecer una escala de medición del rendimiento que explique lo que representa cada valor numérico al evaluar distintas categorías de trabajo, habilidades, etc. Por ejemplo, si calificas en una escala del uno al diez, intenta escribir lo que significa cada número específico. Un diez puede significar que el rendimiento del empleado en este aspecto es sobresaliente, mientras que un cinco es un resultado promedio que cumple con tus expectativas. 

Una vez que hayas trazado la escala de calificación, puedes definir las categorías de rendimiento a calificar. La calidad del trabajo, las habilidades de comunicación, el conocimiento profesional, las habilidades sociales, etc., son categorías que a menudo se evalúan. Para cada categoría, proporciona una puntuación numérica utilizando la escala que creaste. Junto a cada evaluación, explica por qué se calificaron estos aspectos específicos del trabajo con esa cifra.

Consejo #4. Agrega comentarios de un supervisor, jefe de departamento o equipo de recursos humanos

Esta sección es explicativa, donde puedes describir en detalle por qué el rendimiento del empleado fue evaluado de esta manera y proporcionar retroalimentación honesta. La longitud de la sección puede variar según el número de comentarios que desees hacer. Sin embargo, será importante separar la información. Toma un bloque para destacar las fortalezas del empleado y alabar las áreas en las que sobresalió. Además, asegúrate de mencionar al empleado las áreas de mejora y cómo puede desarrollar sus habilidades.

Puedes terminar este bloque con una breve conclusión y mencionar que el empleado puede contactarte si tiene preguntas sobre el correo electrónico y la evaluación del rendimiento.

Consejo #5. Agrega un cierre profesional a tu correo

Entonces, todos los aspectos importantes del trabajo han sido discutidos y la retroalimentación fue proporcionada en el correo electrónico. Es hora de despedirse. Sin embargo, esto debe hacerse de la manera correcta. El final formal del correo debe ser "Saludos cordiales", "Respetuosamente" o "Atentamente", seguido de tu nombre o el nombre del jefe de departamento que realizó la evaluación del rendimiento.

Si tu empresa todavía utiliza copias en papel de los correos electrónicos, deja suficiente espacio entre tu firma y tu nombre escrito para que puedas firmar a mano. Si el empleado recibe el correo electrónicamente, no es necesario dejar este espacio adicional en el correo electrónico.

Consejo #6. La corrección es obligatoria

Entonces, la copia del informe de rendimiento directo está lista, pero no te apresures a presionar el botón "Enviar". Revisa el correo electrónico varias veces y asegúrate de que no haya errores, faltas de ortografía u otros descuidos en el texto. Además, es fundamental asegurarse de que has dicho todo lo necesario en el correo y de que has transmitido tus ideas tal como lo habías previsto. Una vez que estés seguro de que el correo está listo, envíalo al empleado.

Estructura de un correo de evaluación del rendimiento

Hemos hablado de los consejos básicos para crear un correo electrónico de evaluación del rendimiento. Al ponerlos todos en práctica, recibirás un correo con la siguiente estructura:

Estimado/a [Nombre del empleado]

[Breve párrafo introductorio para describir que este es un correo electrónico de sesión de evaluación del rendimiento y la idea de que todo el rendimiento laboral se juzgará en una escala digital].

[Número] — [Explicación de lo que representa ese número en relación con el rendimiento y las habilidades del empleado].& nbsp;

Importante tener en cuenta: dependiendo de tu escala de calificación, puede haber tantos párrafos como desees. Por lo tanto, pasaremos a la siguiente parte del correo electrónico.

[Categoría de rendimiento] — [Número]: [Explicación de por qué esta categoría recibió esa calificación]. 

Importante tener en cuenta: nuevamente, puede haber tantos párrafos como desees, ya que cada evaluación de rendimiento es única y el número de aspectos del trabajo que se califican puede variar.

[Tus comentarios o los comentarios del jefe de departamento sobre los puntos fuertes y débiles del empleado, las características de comportamiento mencionadas y consejos para mejorar el rendimiento].

[Párrafo final para cerrar todo el proceso de evaluación del rendimiento y con la información de contacto].

Saludos cordiales, 

[Tu nombre completo o el de la persona que realizó la evaluación del rendimiento].

Ejemplo de correo de evaluación del rendimiento

Para ayudarte a crear rápidamente correos electrónicos de retroalimentación, hemos creado un ejemplo de texto de correo electrónico que puedes utilizar y modificar a tu conveniencia.

Estimado Sr. Anderson,

Este correo es una evaluación de su rendimiento para el período del 1 de junio de 2022 al 31 de octubre de 2022. Evaluaremos aspectos como la calidad del trabajo, las habilidades sociales y el conocimiento laboral. Para evaluar todos los aspectos, utilizaremos una escala digital:

• 5 — el empleado supera las expectativas normales en todas sus funciones;
• 4 — el empleado cumple con éxito las expectativas en sus funciones y supera las expectativas en algunas áreas;
• 3 — el empleado cumple con las expectativas en sus funciones esperadas;
• 2 — el empleado no cumple con las expectativas en una o más áreas;
• 1 — el trabajo del empleado es inaceptable y necesita atención inmediata.

Calidad del trabajo — 5: El Sr. Anderson siempre realiza todas las tareas de manera eficiente y rápida y consulta con sus colegas para evitar errores.

Habilidades sociales — 4: La comunicación del Sr. Anderson con su equipo ha mejorado desde su última evaluación del rendimiento. Es excelente para explicar cosas complejas en términos simples.

Conocimientos laborales — 4: El Sr. Anderson ha aumentado su comprensión y conocimientos generales y ha mejorado las habilidades esenciales.

El Sr. Anderson continuó haciendo un gran trabajo, y su contribución al éxito de la empresa es difícil de sobreestimar. Pero siempre hay margen de mejora. Le aconsejamos que siga mejorando sus habilidades profesionales y se comunique más con sus colegas para perfeccionar sus habilidades sociales.

Si tiene alguna pregunta sobre esta evaluación del rendimiento, por favor contácteme, para que podamos organizar una reunión de evaluación del rendimiento. Mi número directo es 382-689-721. Gracias por su arduo trabajo. Usted es realmente un empleado valioso.

Saludos cordiales,

Jane Grimes

Conclusión

Las evaluaciones del rendimiento son una parte importante de un sistema de gestión del rendimiento de los empleados, y tu marketing por correo electrónico debe estar a la altura de esta tarea. Te hemos explicado exactamente cómo son estos correos y cómo hacerlos. Sin embargo, también podemos ayudarte a crear correos electrónicos durante el período de evaluación del rendimiento.