Guía para redactar una plantilla impecable de solicitud de PTO (incluye ejemplos)

Las vacaciones son una parte integral de cualquier trabajo y una parte vital del equilibrio entre la vida laboral y personal, y los empleados son responsables de solicitarlas correctamente al departamento de recursos humanos. Según las estadísticas, solo en Estados Unidos, 65 millones de días de vacaciones quedan sin usar. En este artículo, te enseñaremos cómo crear correos electrónicos de solicitud de PTO impecables para que no termines siendo parte de estas estadísticas. Sin más preámbulos, ¡comencemos!

¿Qué es PTO?

PTO (tiempo libre pagado) es un beneficio que las empresas ofrecen a los empleados, en el que pueden tomar tiempo libre del trabajo y seguir recibiendo su pago por los días que estén ausentes. Los empleadores no están obligados a ofrecer días de vacaciones, pero aquellos que lo hacen parecen ser más atractivos para los buscadores de empleo y los empleados.

¿Por qué es importante el correo de solicitud de tiempo libre?

El correo de solicitud de tiempo libre es un medio de comunicación que los empleados pueden usar para notificar a sus superiores su deseo de tomarse un tiempo libre remunerado. Cada empresa tiene su propio conjunto de reglas y regulaciones sobre el tiempo libre, y avisar con suficiente antelación antes de tomar vacaciones es una de las reglas básicas.

Un correo de solicitud de vacaciones no solo es una forma de indicar tu deseo de tomar tiempo libre remunerado, sino también una manera de preparar al departamento con antelación para tu ausencia y planificar las acciones del equipo durante este período.

Incluso si tu trabajo no ofrece tiempo de vacaciones, nuestro artículo te ayudará a crear un correo de solicitud de vacaciones formal e impecable para enviarlo a tus departamentos de recursos humanos y supervisores.

Cómo redactar un correo de solicitud de vacaciones paso a paso

Crear un correo de solicitud de PTO requiere algo de conocimiento y preparación, así que hemos creado una guía que te guiará en el proceso de creación de tu correo de solicitud de tiempo libre.

Comienza con una línea de asunto concisa

Tu correo debe ser claro para recursos humanos incluso antes de abrirlo. Como resultado, necesitas una línea de asunto directa, comprensible y concisa. De esta manera, demuestras respeto por el tiempo del departamento de RRHH.

Normalmente, las líneas de asunto para este tipo de correo se ven algo como esto:

• “Solicitud de permiso anual: [Tu nombre] — [Fechas de vacaciones]”;
• “Solicitud de vacaciones: [Tu nombre]”;
• “Solicitud de permiso por vacaciones: [Tu nombre] — [Fechas de vacaciones]”;
• “Solicitud de tiempo libre para [Fechas de vacaciones]: [Tu nombre].”

Como puedes ver, estas líneas de asunto son bastante claras y muestran exactamente por qué estás escribiendo el correo.

Comienza el cuerpo del correo de solicitud de vacaciones con un saludo

Una vez que hayas terminado de crear la línea de asunto para tu correo de solicitud de vacaciones, es hora de comenzar a dar forma al cuerpo del mismo. Puedes comenzar tu correo de solicitud de vacaciones informal con un saludo y una introducción informal para establecer el tono para todo el correo. Por ejemplo:

• “Buenos días, [nombre de RR. HH.]. ¿Cómo va tu día?”;
• “Saludos. Espero que estés bien.”

Recuerda que debes usar un lenguaje informal solo si tu empresa lo permite. Evita las preguntas informales si tu empresa sigue un estilo de comunicación por correo electrónico más formal y directo.

Indica tu solicitud de vacaciones y el rango de fechas exacto

Ahora hemos llegado a la parte más importante de tu correo: solicitar las vacaciones. Mantén esta parte breve y simple, comunicando directamente tu deseo de tomar días libres y especificando los días del calendario en los que comenzarán y terminarán tus vacaciones.

Especificar claramente tu solicitud de vacaciones y los días ayudará a eliminar confusiones y dará al gerente de RR. HH. la oportunidad de determinar si pueden aprobarla. Por ejemplo:

• “Me gustaría usar mis días de vacaciones y tomar un descanso desde [MM/DD/AAAA] hasta [MM/DD/AAAA]”;
• “Te escribo para solicitar días de vacaciones. Me gustaría tomar un descanso durante [MM/DD/AAAA — MM/DD/AAAA].”

Cita razones personales para la ausencia

Indicar las razones para tomar unas vacaciones no es obligatorio, pero es un buen detalle que puede ayudar al gerente de RR. HH. a comprender lo importante que es para ti tu tiempo libre.

Cuando escribas esta parte, manténla breve y directa, ya que es poco probable que a tu gerente de RR. HH. le interese o tenga tiempo para leer una larga historia sobre tus razones para tomar un permiso remunerado.

Termina tu correo de solicitud de vacaciones con un agradecimiento y cierre

Agradece a tu gerente por considerar tu solicitud y por su tiempo, luego cierra el correo de una manera amigable y profesional. Por ejemplo:

• “Gracias por tu tiempo y por considerar mi solicitud de vacaciones. Espero recibir noticias tuyas. Saludos, [Tu nombre]”;
• “Agradezco tu consideración y te doy las gracias por tu tiempo. Que tengas un gran día. [Tu nombre].”

Consejos para redactar un correo de solicitud de vacaciones

Saber todo sobre el proceso de redacción de un correo de solicitud de vacaciones de la A a la Z está muy bien, pero conocer consejos útiles además de eso es mucho mejor. Este consejo te ayudará a hacer que tu correo de solicitud de tiempo libre sea impecable.

Haz tu tarea antes de redactar un correo de solicitud de permiso por vacaciones

Antes de crear una solicitud de vacaciones profesional, debes estudiar las reglas sobre cómo es el procedimiento de solicitud de permisos pagados en tu empresa. Las empresas suelen establecer una política de vacaciones e introducirla a los nuevos empleados durante el proceso de integración.

Si la política de vacaciones de la empresa no está especificada, vale la pena comunicarte con el departamento de RR.HH. con anticipación para que te expliquen todo el proceso. De esta manera, sabrás con certeza que tu solicitud de vacaciones se hará según las reglas y recibirás el número de días permitidos para descansar.

Elige un buen momento para tus vacaciones con anticipación

No importa cuánto te gustaría irte de vacaciones ahora mismo, debes advertir a tus gerentes con anticipación. Esto permitirá que el departamento se prepare para tu ausencia y planifique los procesos de trabajo y las cargas de trabajo de otros durante tu ausencia.

Además, debes encontrar un término medio entre “ir de vacaciones cuando quieres y cuando debes”. Irte de vacaciones cuando el departamento está en su carga máxima—con plazos acercándose y todos ocupados y corriendo—no es una buena idea desde la perspectiva de la empresa.

Debes elegir las fechas exactas de tu solicitud de vacaciones durante un período de calma, entre los tiempos más ocupados en el ciclo de negocios de la empresa. Da a tu equipo la mayor antelación posible si hay proyectos grandes pendientes por completar. Cuando regreses, te reincorporarás al trabajo con fuerzas renovadas después del descanso.

Encuentra colegas que puedan ser reemplazos temporales

Si tu trabajo no te permite prepararte completando todos los proyectos antes de irte, y necesitas encontrar un colega para que te reemplace, haz los arreglos antes de enviar tu solicitud, confirmando con un compañero de trabajo que podrá hacerse cargo de tus tareas en caso de que se apruebe tu solicitud, para que puedas mostrarle a tu gerente que no se ha pasado por alto nada y que las tareas de trabajo no se acumularán en tu ausencia.

Ejemplos de correos de solicitud de vacaciones

Ahora que estás lleno de conocimientos y consejos, es hora de encontrar algo de inspiración. Hemos compilado varias plantillas de correos de solicitud de vacaciones formales que te darán una idea exacta de cómo debería ser tu correo. Toma cualquier plantilla que desees y personalízala como quieras para adaptarla a tus necesidades y las reglas de tu empresa.

Ejemplo de correo de solicitud de vacaciones 1

Asunto: Solicitud de permiso anual: [Tu nombre]

Hola, [nombre de RR.HH./líder del departamento],

Espero que estés teniendo un buen día. Me gustaría solicitar tiempo libre pagado desde [MM/DD/AAAA] hasta [MM/DD/AAAA]. Necesito este tiempo para recargar energías y [proporcionar una razón para las vacaciones].

Mientras descanso, estaré disponible por correo electrónico de trabajo [proporcionar tu dirección de correo electrónico aquí] y [agregar otros medios de comunicación, si los hay]. Como discutimos, mis colegas han aceptado cubrirme mientras estoy fuera, por lo que todas mis tareas se completarán a tiempo.

Gracias de antemano,

[Tu nombre]

Ejemplo de correo de solicitud de vacaciones 2

Asunto: Solicitud de vacaciones: [Tu nombre] — [Fechas de vacaciones]

Saludos,

Estoy escribiendo para solicitar unas vacaciones. Me gustaría tomarme un tiempo libre desde [MM/DD/AAAA] hasta [MM/DD/AAAA], cuando planeo [mencionar el motivo de las vacaciones]. Estoy terminando mis tareas actuales, y ya he encontrado cobertura, ya que [nombre del colega] se hará cargo de todas mis tareas mientras esté ausente.

Gracias por considerar mi solicitud de vacaciones. Espero recibir noticias tuyas.

Atentamente,

[Tu nombre]

Ejemplo de correo de solicitud de vacaciones 3

Asunto: Solicitud de tiempo libre para [Fechas de vacaciones]: [Tu nombre]

Hola, [nombre de RR.HH./líder del departamento],

¿Cómo va tu semana? Espero que estés muy bien.

Ahora, al grano: tengo una solicitud de vacaciones que empieza el [MM/DD/AAAA] y termina el [MM/DD/AAAA]. Estoy a punto de terminar con mi carga de trabajo actual, así que no dejaré tareas pendientes. Mientras esté ausente, [nombre del colega] asumirá mis responsabilidades, lo cual ya hemos discutido.

Gracias por tu tiempo y consideración.

Que tengas un excelente día.

[Tu nombre]

Conclusión

Tomarse unas vacaciones debe hacerse de manera correcta, y un correo de solicitud formal bien redactado es un paso en el proceso. Es vital dar la mayor antelación posible y especificar claramente las fechas de descanso deseadas, las razones y otros detalles importantes que ayudarán al departamento a prepararse para tu ausencia.

Aunque estos correos generalmente no son muy largos, algunas personas aún necesitan inspiración para hacerlo correctamente. Esperamos que nuestras plantillas gratuitas te ayuden a redactar una solicitud de vacaciones.