Guía definitiva para escribir un correo electrónico de cortesía profesional

La cortesía en los correos electrónicos no depende simplemente de insertar las palabras "Saludos cordiales" al final. Al contrario, el 58% de los destinatarios consideran que esta frase está lejos de ser educada y sincera.

Redactar un correo electrónico educado implica una combinación de factores y reglas que dependen del contexto y del destinatario. Es hora de considerar enfoques que te ayuden a crear un correo electrónico de cortesía para cualquier situación.

¿Qué es un correo electrónico de cortesía?

Primero, hablemos de qué es un correo electrónico de cortesía. Un correo electrónico de cortesía es un mensaje educado y profesional para reconocer, agradecer o actualizar a alguien. Se utilizan tanto en la vida personal como en la profesional para expresar gratitud, hacer un seguimiento de interacciones previas o comunicar cualquier otra información.

En general, un correo electrónico de cortesía es cualquier correo electrónico que se crea con cortesía hacia el destinatario, sin importar el contexto.

¿Cuándo enviar correos electrónicos de cortesía?

Aunque nunca está de más ser educado, un correo electrónico de cortesía es una excelente herramienta en los siguientes escenarios:

• expresar gratitud. Por ejemplo, después de una reunión bien gestionada, una entrevista o evento, podrías enviar un correo electrónico educado para agradecer a la persona por su tiempo y agradable compañía;
• reconocer la recepción. Esto puede incluir eventos en los que has recibido algo (un correo electrónico, un paquete, un documento) y, generalmente, enviar un correo electrónico rápido reconociendo la recepción y agradeciendo en el camino;
• seguimientos y recordatorios. Si has solicitado algo (como información o una acción) y no has recibido respuesta, un seguimiento educado es una excelente manera de recordarle a la persona tu solicitud;
• confirmación de reuniones o eventos. Un simple correo electrónico de confirmación educado muestra que reconoces el tiempo de la otra persona y les informas sobre tu disponibilidad;
• ofrecer ayuda o apoyo. Si alguien está teniendo dificultades o necesita apoyo, ofrecer ayuda en forma de un correo electrónico de cortesía es una excelente opción;
• presentarte a ti mismo o a otros. Al presentarte a ti mismo o a un colega a una nueva persona, un correo electrónico de cortesía puede ayudar a que tu presentación sea rápida y fácil.

Como puedes ver, hay muchos escenarios en los que un correo electrónico de cortesía hará un excelente trabajo manteniendo tu imagen profesional y haciendo que tu comunicación sea más agradable para ambas partes.

Reglas a seguir para crear correos electrónicos de cortesía perfectos

Ahora es el momento de hablar de algunas reglas de etiqueta. Estos consejos te ayudarán a escribir correos electrónicos educados sin importar cuál sea tu objetivo y crear en el resultado un correo electrónico de primera clase que tu destinatario estará encantado de encontrar en su bandeja de entrada.

Crea líneas de asunto claras y directas

La línea de asunto no solo es una forma de indicar de qué trata tu correo electrónico y hacerlo destacar entre otros correos en la bandeja de entrada, sino también una herramienta para mostrar cortesía.

Todos somos personas ocupadas, y lo último que queremos hacer es perder tiempo resolviendo acertijos. Una línea de asunto poco clara o completamente ausente es un acertijo. Si quieres componer un correo electrónico de cortesía, no seas perezoso y crea una línea de asunto clara y comprensible. Escribir una línea de asunto completa y al grano es una señal de respeto por el destinatario y su tiempo, ya que indicas el contenido del correo de inmediato, y el propósito del correo queda claro incluso antes de abrirlo.

Sé cauteloso con las abreviaciones o emojis

A medida que pasan los años, Internet evoluciona, y el lenguaje que usamos evoluciona con ella. Cada vez es más común ver diversas abreviaciones en los mensajes de texto o correos electrónicos que acortan frases ya conocidas y establecidas. Sin embargo, un correo electrónico de cortesía no es el mejor lugar para implementar esta tendencia. Al menos, no en todos los contextos.

Abreviaciones como TBH (Para ser honesto), THX (Gracias), y OTOH (Por otro lado) están más dirigidas a mensajes instantáneos con amigos, conocidos y familiares. Algunas personas simplemente no conocen estas abreviaciones o pueden confundirse con ellas. El caso extremo en el que se pueden usar es cuando te comunicas con amigos muy cercanos. Pero incluso en estos casos, vale la pena considerar el contexto y preguntarse: ¿la persona al otro lado de la pantalla conoce esta abreviatura?

Usa los signos de exclamación con moderación

Esta regla puede parecer algo insignificante y se podría omitir. Sin embargo, el uso excesivo de signos de exclamación o usarlos en contextos incorrectos puede parecer agresivo o inmaduro. Al crear un correo electrónico de cortesía, los signos de exclamación deben ser utilizados como una herramienta para expresar alegría y satisfacción.

Ten cuidado al usar el humor

Incluso si tus amigos piensan que eres la persona más divertida que conocen, debes tener cuidado con el humor en los correos electrónicos. Las bromas y el humor son un tema riesgoso, ya que pueden no ser entendidos, o el destinatario puede dar la impresión de que no tomas en serio el asunto del correo. Pero el peor de los casos es que lo que te parece gracioso ofenda al destinatario. Y entonces, todos tus esfuerzos por ser educado se irán al traste. Solo ten en cuenta que el humor es más adecuado para la correspondencia con personas muy cercanas.

Ten en cuenta las diferencias culturales

Esta regla se aplica más a los correos electrónicos de cortesía en el ámbito empresarial, pero también te ayudará a ser educado cuando crees correos electrónicos para personas que no conoces. Las diferencias culturales pueden causar malentendidos, por lo que vale la pena adaptar el contenido de tu correo al contexto cultural del destinatario. Por ejemplo, en el Oeste, existe una cultura del pequeño charla antes de discutir el tema principal al principio de una conversación. Mientras tanto, en algunos países europeos, esto podría ser considerado incómodo o una pérdida de tiempo, y tenerlo en tu correo podría arruinar todos tus esfuerzos. Así que ten en cuenta este aspecto al crear correos electrónicos para personas que están geográficamente distantes y culturalmente diferentes de ti.

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Revisa cuidadosamente los correos electrónicos

Es difícil crear un correo electrónico educado cuando el contenido está lleno de errores gramaticales o de ortografía, o tiene un tono inapropiado. Siempre debes revisar tu correo antes de enviarlo. También puedes pedirles ayuda a tus amigos para que revisen tu correo, porque un par de ojos frescos nunca hace daño. Sin embargo, utiliza este método solo si la línea de asunto lo permite y no es confidencial. De lo contrario, ChatGPT te ayudará con la corrección. Hace un gran trabajo erradicando errores tipográficos y de gramática, y puede darte consejos prácticos sobre el tono para mantener la cortesía.

Recuerda tu tono

Al escribir un correo electrónico educado, tu tono de voz lo es todo. Hablando de manera simple, cómo te diriges a tu destinatario depende del nivel de relación que tengas con él. Debes usar un tono formal y profesional en los correos electrónicos de cortesía dirigidos a nuevos contactos, ya que esto demuestra cortesía y respeto. Hasta que hayas establecido una relación amistosa y hayas tenido interacciones previas, es mejor evitar un tono informal.

Cuando contactes por primera vez a alguien, dirígete a ellos usando su nombre completo. Analiza su respuesta para evaluar si puedes simplemente usar su primer nombre en los mensajes posteriores.

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Ejemplos de correos electrónicos de cortesía

Ahora es el momento de darte algo de inspiración sobre cómo deben ser los correos electrónicos de cortesía. A continuación, encontrarás ejemplos gratuitos que puedes usar para tu propia newsletter, reescribiendo el contenido como lo necesites.

Ejemplo de correo electrónico de cortesía 1

Línea de asunto: Gracias por tu [opinión/pregunta/ayuda].

Saludos [Nombre completo del destinatario],

Espero que este mensaje te encuentre bien.

Muchas gracias por ponerte en contacto. Realmente aprecio que hayas tomado el tiempo para [compartir tus pensamientos/hacer tu pregunta/ayudar]. Esto significa mucho para mí.

Si necesitas algo mientras tanto o simplemente deseas charlar, no dudes en ponerte en contacto. ¡Siempre estoy feliz de ayudar!

Gracias nuevamente, y espero recibir noticias tuyas pronto.

Atentamente,
[Tu nombre]
[Tu información de contacto]

Ejemplo de correo electrónico de cortesía 2

Línea de asunto: Seguimiento de nuestra reciente conversación

Estimado Sr. [Apellido del destinatario],

Espero que tengas un gran día.

Estoy haciendo un seguimiento respecto a nuestra reciente discusión. Quería proporcionar detalles y los puntos clave que cubrimos, asegurándome de que estemos alineados para avanzar. Como recordatorio, hablamos sobre [resumir brevemente los puntos clave o temas discutidos].

Si necesitas información adicional o aclaraciones, no dudes en ponerte en contacto. Estoy más que feliz de proporcionar más detalles o responder cualquier pregunta que puedas tener.

Espero tu respuesta y espero que podamos continuar nuestra discusión pronto.

Atentamente,
[Tu nombre]
[Tu puesto]
[Nombre de tu empresa]
[Tu información de contacto]

Ejemplo de correo electrónico de cortesía 3

Línea de asunto: Solicitud de reunión

Estimado [Nombre completo del destinatario],

Sé que estás ocupado, así que seré breve.

Estoy escribiendo para solicitar amablemente una reunión en el momento que te sea conveniente. Agradecería mucho la oportunidad de discutir [mencionar brevemente el propósito o tema de la reunión].

Por favor, avísame si estarías disponible para reunirte esta semana o la próxima. Soy flexible y puedo adaptarme a la hora que te convenga mejor. Aprecio mucho tu consideración.

Espero tu respuesta.

Atentamente,
[Tu nombre]
[Tu puesto]
[Nombre de tu empresa]
[Tu información de contacto]

Ejemplo de correo electrónico de cortesía 4

Línea de asunto: Introducción y detalles de contacto

Estimado [Nombre completo del destinatario],

Espero que te encuentres bien.

Mi nombre es [Tu nombre] y quería tomarme un momento para presentarme. Recientemente [explica cómo llegaste a conocer a la persona o por qué estás contactando]. Espero tener la oportunidad de conectarme contigo.

Para tu referencia, aquí están mis datos de contacto:

• Correo electrónico: [Tu dirección de correo electrónico]
• Teléfono: [Tu número de teléfono]

Por favor, no dudes en ponerte en contacto conmigo si tienes alguna pregunta o si hay algo en lo que pueda ayudarte. Espero poder conocerte mejor y, posiblemente, trabajar juntos en el futuro.

Atentamente,
[Tu nombre]
[Tu puesto]
[Nombre de tu empresa]
[Tu información de contacto]

Ejemplo de correo electrónico de cortesía 5

Línea de asunto: Ofreciendo mi asistencia

Estimado [Nombre completo del destinatario],

Espero que estés bien.

Quería ponerme en contacto y ofrecerte mi asistencia si necesitas ayuda con [tarea o proyecto específico]. Si hay algo en lo que pueda ayudarte, no dudes en hacérmelo saber.

Estoy feliz de asistir en todo lo que pueda, ya sea respondiendo preguntas o proporcionando orientación sobre [mencionar área específica de ayuda].

Espero saber de ti y ayudar en todo lo posible.

Atentamente,
[Tu nombre]
[Tu puesto]
[Nombre de tu empresa]
[Tu información de contacto]

Conclusión

Los correos electrónicos de cortesía son tu medio de comunicación por excelencia que te ayuda a mantenerte profesional en cualquier situación. Te ayudan a mantener relaciones fuertes tanto en tu vida profesional como personal. Sé respetuoso al mantener el tono adecuado y ten en cuenta a quién estás escribiendo, y lograrás redactar tus correos electrónicos educados con facilidad.