Um guia completo para escrever um e-mail de confirmação de reunião

A comunicação eficaz é um pilar da prosperidade nos negócios. Não importa se é uma conversa entre colegas de um mesmo departamento ou entre CEOs de duas empresas sobre uma colaboração. Reuniões de negócios são parte essencial dessa comunicação, mas até algo tão simples quanto uma reunião precisa ser configurado corretamente. O e-mail de confirmação de reunião é uma ferramenta para garantir essa organização, e neste artigo vamos detalhar o que ele é, os benefícios que oferece e ainda fornecer modelos para inspirar você.

O que é um e-mail de confirmação de reunião?

E-mails de confirmação de reunião são amplamente utilizados no ambiente corporativo. Normalmente, são enviados para reuniões de equipe, conversas individuais ou apresentações para clientes. Esses e-mails são um complemento importante para qualquer reunião, pois contêm todas as informações necessárias sobre o encontro e permitem que o remetente confirme que o convidado está ciente de todos os detalhes e comparecerá (ou avisará caso não possa).

(Fonte: Modelo Stripo)

Benefícios de enviar um e-mail de confirmação de reunião

Esses e-mails parecem um ótimo complemento à comunicação diária. Mas quais são os reais benefícios que eles trazem?

Evita falhas de comunicação

Esse é o principal motivo pelo qual esse tipo de e-mail é criado. Todos temos dias ocupados e diversas tarefas no trabalho, então é fácil deixar passar pequenos detalhes. Um e-mail de confirmação elimina possíveis mal-entendidos ao explicar, de forma breve, tudo o que é necessário sobre a reunião em um e-mail que pode ser consultado a qualquer momento.

Reduz cancelamentos

O e-mail não apenas contém todas as informações importantes da reunião, como também serve como lembrete sobre quando e por que o encontro acontecerá, tornando mais difícil esquecê-lo. Também ajuda a reduzir cancelamentos, já que todos os convidados são avisados com antecedência e podem ajustar suas agendas.

Fornece todos os detalhes necessários da reunião

Outro benefício do e-mail de confirmação é que ele fornece todos os detalhes relevantes do encontro, explicando brevemente a pauta, anexando os materiais necessários, informando o local exato da reunião e muito mais, ajudando a definir expectativas claras.

Como escrever um e-mail de confirmação de reunião passo a passo

Agora que já abordamos os benefícios, é hora de criar um e-mail de confirmação. Vamos te mostrar todos os passos para criar uma mensagem impecável.

Comece com um assunto claro

De acordo com estatísticas, 64% dos destinatários decidem abrir ou excluir um e-mail com base no assunto. Por isso, um assunto chamativo é essencial para que o e-mail seja aberto. No entanto, em comunicações de negócios, o mais importante é que o assunto transmita claramente o propósito da mensagem. Por exemplo:

• “Confirmando os detalhes da chamada de reunião”;
• “Confirmação da sua reunião em [data da reunião]”;
• “Confirmação e pauta da reunião”;
• “Reunião confirmada, detalhes no corpo do e-mail.”

Porém, às vezes podemos travar na hora de criar o assunto, e pode ser difícil pensar em algo breve e informativo ao mesmo tempo. Nessas situações, os recursos de IA generativa podem ser muito úteis para desbloquear a criatividade.

Na Stripo, estamos implementando ativamente a GenAI para simplificar a vida dos profissionais de email marketing. Um dos resultados disso é o nosso gerador de assuntos com IA.

Essa ferramenta é totalmente gratuita e vai te ajudar a criar um ótimo assunto para e-mails de confirmação de reunião em poucos minutos. Tudo o que você precisa fazer para gerar um pacote de assuntos é:

• inserir um prompt no campo dedicado para dar direção à criatividade da GenAI;

• escolher o estilo desejado para os futuros assuntos;

• decidir o estilo de capitalização;

• escolher se quer usar emojis e selecionar o idioma preferido;

Com um clique, em apenas alguns segundos, você terá um pacote de linhas de assunto para usar nas suas newsletters ou para inspirar a criação de um assunto próprio. Se os resultados não corresponderem à sua expectativa, você pode ajustar os prompts e as configurações e tentar novamente.

Personalize o e-mail

Personalizar o e-mail é fundamental para sua eficácia, e a melhor forma de fazer isso é começar mencionando o nome do destinatário. Isso funciona como um aperto de mão virtual, tornando seu e-mail menos genérico e mais atencioso. Além disso, você pode citar interações anteriores com a pessoa, o que também eleva o nível de personalização do seu e-mail de confirmação de reunião.

(Fonte: Modelo Stripo)

Preparamos um guia completo sobre as melhores práticas de personalização de e-mails que aumentam o desempenho. Confira para aprimorar ainda mais suas newsletters.

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Informe o motivo da reunião

Antes de confirmar uma reunião, é uma boa ideia incluir o motivo pelo qual ela está sendo marcada. Isso deve ser feito logo após a saudação para que o e-mail não fique poluído.

(Fonte: Modelo Stripo)

Por exemplo, na Stripo, estamos trabalhando ativamente na geração completa de texto no bloco de texto do editor. Esse recurso será incorporado ao bloco de texto no nosso editor, facilitando sua localização e uso imediato.

O botão “Melhorar com IA” contará com todas as funções de edição de texto que você espera de uma IA, começando com correções gramaticais simples até a geração completa de textos com base no seu prompt.

Por exemplo, veja como ficou o texto que geramos com o prompt simples “Criar um texto apresentando um museu de fotografia vintage”:

Esse parágrafo foi gerado em segundos, com apenas um prompt inserido no campo correspondente. Agora podemos ajustá-lo com outros recursos — encurtar, mudar o tom de voz e muito mais.

Você poderá testar esse recurso em breve. Assine nossa newsletter para ser o primeiro a experimentar a nova funcionalidade de IA para o bloco de texto.

Adicione todos os detalhes essenciais

Ao enviar um e-mail de confirmação de reunião, o ideal é focar na objetividade. Isso mostra que você valoriza o tempo do destinatário. Informe brevemente todos os dados necessários sobre a reunião (data, horário, local, materiais necessários etc.), sem enrolações.

Dicas para criar um e-mail de confirmação de reunião impecável

Agora é hora de adicionar algumas dicas úteis ao seu e-mail de confirmação de compromisso para deixá-lo ainda melhor.

Seja amigável

Apesar de a origem desses e-mails ser profissional, você não precisa ser tão sério e rígido ao escrever e-mails de confirmação de reunião. Seja amigável — estabelecer um tom positivo e usar uma linguagem acessível torna o e-mail mais acolhedor e fácil de entender.

Torne pessoal

E-mails formais e genéricos são bastante impessoais, então vale a pena adicionar mais personalização aqui, já que seu principal objetivo é incentivar o destinatário a descobrir tudo o que precisa saber sobre a reunião e comparecer a ela. E-mails de confirmação personalizados são a melhor maneira de alcançar esse objetivo.

Seja claro

Não é necessário escrever parágrafos inteiros explicando por que a reunião é importante ou entrar em detalhes sobre a pauta. Brevidade e clareza devem ser suas aliadas. Não enrole. Escreva tudo da forma mais clara possível e inclua apenas as informações necessárias e úteis. Afinal, tudo será discutido em mais detalhes na própria reunião.

Exemplos de e-mails de confirmação de reunião

Para finalizar com chave de ouro, aqui estão modelos de e-mails de confirmação de reunião que você pode usar como preferir. Implemente-os imediatamente, adapte conforme suas necessidades ou use como inspiração para criar um e-mail perfeito para sua newsletter corporativa.

Modelo de e-mail de confirmação de reunião #1

Assunto: Confirmando nossa reunião. Detalhes no corpo do e-mail.

Olá [Nome do colega],

Recentemente conversamos sobre a realização de uma reunião para resolver [Informe o objetivo ou problema]. Estou confirmando nossa reunião marcada para [Data] às [Hora]. Durante essa reunião, vamos discutir [Objetivo ou problema], os passos que precisamos seguir e alinhar nossa estratégia futura.

Aqui está o link da nossa sala de reunião online: [Link]

Fique à vontade para me avisar se houver algum ponto específico que gostaria de abordar.

Ansioso(a) pela nossa conversa!

Atenciosamente,

[Seu nome]

Modelo de e-mail de confirmação de reunião #2

Assunto: Confirmação de reunião para futura cooperação em marketing

Olá [Nome],

Meu nome é [Seu nome] e sou responsável por PR na [Nome da empresa]. Nós nos conhecemos durante [Informe o local onde conheceram o destinatário] e tivemos uma ótima conversa de negócios. Gostaríamos de agendar uma reunião para discutir possíveis oportunidades de cooperação em PR. Esta é a confirmação da nossa reunião em [Data] às [Hora].

Aqui está uma breve pauta para a reunião:

• [Item da pauta 1]
• [Item da pauta 2]
• [Item da pauta 3]

Fique à vontade para adicionar qualquer outro tema que queira discutir.

Ansioso(a) pela nossa conversa e uma cooperação frutífera!

Atenciosamente,

[Seu nome]

[Seu cargo]

[Seus dados de contato]

Modelo de e-mail de confirmação de reunião #3

Assunto: Reunião agendada para [Objetivo ou tema]

Olá [Nome],

Apenas confirmando nossa reunião para [Data] às [Hora], conforme conversamos anteriormente. O objetivo dessa reunião é discutir [Objetivo ou tema] e identificar os próximos passos para que estejamos alinhados.

Nos reuniremos online. Use o seguinte link para participar:

[Link]

Me avise caso tenha dúvidas ou precise reagendar a reunião com antecedência.

Atenciosamente,

[Seu nome]

[Seu cargo]

[Seus dados de contato]

Finalizando

Como você pode ver, criar e-mails de confirmação de reunião não é um bicho de sete cabeças, mas exige certo conhecimento e preparo. É necessário criar um e-mail conciso e significativo que explique o motivo da reunião, a pauta, os detalhes do encontro e finalizá-lo com um toque de personalização para que fique agradável de ler. Esperamos que nossas dicas e modelos ajudem você a criar o template de confirmação ideal para atender às suas necessidades.