Email de revisão de desempenho dos funcionários. O que é, quando enviar e como escrever

Qualquer empresa é composta pelos funcionários que trabalham nela. A coesão do trabalho, as habilidades e os conhecimentos deles ajudam a implementar as ideias da alta administração e a impulsionar o motor dos negócios. Gerir todos os funcionários não é uma tarefa fácil, e um dos aspectos da gestão é o processo de revisão de desempenho. Quanto mais subordinados você tiver, mais difícil será conversar com todos e informá-los sobre seus sucessos ou fracassos.

Para facilitar essa tarefa, existem os emails de revisão de desempenho. Neste artigo, vamos explicar o que são, quando é o melhor momento para enviá-los e fornecer dicas sobre como criar esse tipo de email. Então, sem mais delongas, vamos começar.

O que é um email de revisão de desempenho de funcionários?

Um email de revisão de desempenho serve para gerenciar o desempenho dos funcionários dentro de uma empresa. Frequentemente, esses emails são criados pelos chefes de departamento para seus funcionários, e cada email avalia a eficácia do trabalho deles desde a última verificação.

Implementar esse tipo de email na prática permite declarar a eficácia dos funcionários, reconhecer sua contribuição para o sucesso da empresa e fornecer um mecanismo de feedback instantâneo. Além disso, esses emails podem mostrar aos funcionários áreas onde podem melhorar, habilidades que precisam ser adquiridas e dicas ou sugestões para alcançar essas melhorias.

Quando é sábio enviar um email de revisão de funcionários?

Como já está claro pelo assunto do email em si, você terá três cenários nos quais pode criar e enviá-lo:

1. Substituindo uma avaliação formal de funcionário. Se o gerente não certifica formalmente as habilidades do funcionário, ele geralmente escreve um email de revisão. Esse email pode cobrir os pontos fortes e fracos do funcionário desde a última verificação.
2. Reconhecimento de conquistas do funcionário. Os gerentes de departamento também podem escrever emails de desempenho para reconhecer formalmente o funcionário por conquistas e sua contribuição para uma determinada tarefa.
3. Envio de um alerta para o funcionário. Antes de enviar um email de advertência, o gerente geralmente discute informalmente com o funcionário o comportamento no local de trabalho ou o desempenho insuficiente. Se o desempenho não melhorar, alguns gerentes preferem enviar um aviso sobre possíveis consequências. Geralmente, isso acontece antes de tomar medidas mais sérias.

Dicas para criar o email de revisão de desempenho perfeito

Se você nunca praticou o envio de emails de revisão de desempenho, no começo será desafiador decidir sobre o formato, conteúdo, estilo do texto e outros aspectos do boletim interno da empresa. Coletamos algumas dicas que ajudarão você a criar rapidamente o modelo perfeito de email de revisão de desempenho para uso futuro ao avaliar o desempenho dos funcionários da empresa.

Dica #1. Cumprimentos são essenciais 

Qualquer email formal começa com uma saudação, e o seu também deve começar assim. Como se trata de um boletim informativo profissional, a sua saudação deve ser formal e começar com o nome do funcionário. Por exemplo, "Prezado Sr. Silva". Essa abordagem permite que os seus funcionários saibam que as informações a seguir no email se aplicam a eles.

Dica #2. Explique o motivo do seu email

A revisão de desempenho é um evento importante, então, no primeiro parágrafo do seu email, você deve explicar por que o funcionário recebeu este email. É essencial discutir por que este email é necessário para que o funcionário entenda a situação e o que será discutido no email. É possível que o funcionário tenha alcançado algum sucesso notável ou desempenhado um papel importante na conclusão de um projeto significativo. Ou o desempenho do funcionário pode ter caído para um nível insatisfatório. 

Qualquer que seja o motivo, ele deve ser destacado no email. Além disso, é importante indicar o período de tempo considerado ao avaliar o nível de desempenho do funcionário.

Dica #3. Implemente uma avaliação numérica das habilidades do funcionário

Avaliar o desempenho de um funcionário usando escalas digitais é um método bastante eficaz de transmitir informações. Ao criar esse tipo de email, você pode definir uma escala de medidas de desempenho que explique o que cada valor numérico significa ao classificar diferentes categorias de trabalho, habilidades, etc. Por exemplo, se você avaliar em uma escala de um a dez, tente descrever o que cada número específico significa. Um dez pode significar que o desempenho do funcionário nesse aspecto é excepcional, enquanto um cinco é um resultado médio que atende às suas expectativas. 

Após definir a escala de avaliação, você pode categorizar os aspectos de desempenho a serem avaliados. A qualidade do trabalho, as habilidades de comunicação, o conhecimento profissional, as soft skills, e assim por diante, são categorias que costumam ser avaliadas. Para cada categoria, forneça uma pontuação numérica usando a escala que você criou. Ao lado de cada avaliação, explique por que esses aspectos específicos do trabalho foram classificados com essa nota.

Dica #4. Adicione comentários de um supervisor, líder de departamento ou equipe de RH

Essa seção é explicativa, onde você pode descrever em detalhes por que o desempenho do funcionário foi avaliado dessa maneira e fornecer um feedback honesto. O tamanho da seção pode variar dependendo do número de comentários que você deseja fazer. No entanto, a separação das informações será importante. Reserve um bloco para destacar os pontos fortes do funcionário e elogiar as áreas em que ele se destacou. Além disso, certifique-se de informar ao funcionário sobre as áreas de melhoria e como ele pode aperfeiçoar suas habilidades.

Este bloco pode ser concluído com uma breve nota mencionando que o funcionário pode entrar em contato em caso de dúvidas sobre o email e a revisão de desempenho.

Dica #5. Adicione um fechamento profissional ao seu email

Então, todos os aspectos importantes do trabalho foram discutidos e o feedback foi dado no email. É hora de se despedir. No entanto, isso deve ser feito corretamente. O final formal do email deve ser “Atenciosamente,”, “Respeitosamente,” ou “Sinceramente,” seguido do seu nome ou do nome do líder de departamento que realizou a revisão de desempenho.

Se a sua empresa ainda usa cópias físicas dos emails, deixe espaço suficiente entre sua assinatura e o seu nome digitado para que você possa assinar à mão. Se o funcionário receber o email digitalmente, não é necessário deixar esse espaço adicional no email.

Dica #6. A revisão é obrigatória

Então, a cópia do relatório direto de desempenho está pronta, mas não se apresse em apertar o botão “Enviar email”. Revise todo o email várias vezes e certifique-se de que não haja erros, digitações incorretas ou outros deslizes no texto. Além disso, garantir que você disse tudo o que queria no email e transmitiu seus pensamentos como inicialmente pretendido é vital. Depois de garantir que o email está pronto, envie-o ao funcionário.

Estrutura de email de desempenho

Falamos sobre as dicas básicas para criar um email de revisão de desempenho. Colocando todas elas em prática, você terá um email com a seguinte estrutura:

Caro [Nome do funcionário]

[Parágrafo introdutório curto para descrever que este é um email de sessão de revisão de desempenho e a ideia de que todo o desempenho no trabalho será avaliado em uma escala digital].

[Número] — [Explicação do que esse número representa em relação ao desempenho e às habilidades do funcionário]. 

Importante notar: dependendo da sua escala de classificação, pode haver tantos parágrafos quanto você desejar. Portanto, passaremos para a próxima parte do email.

[Categoria de desempenho] — [Número]: [Explicação do motivo pelo qual essa categoria recebeu essa classificação].& nbsp;

Importante notar: novamente, podem haver tantos parágrafos quanto você desejar, pois cada revisão de desempenho é única e o número de aspectos do trabalho que são avaliados pode variar.

[Seus comentários ou comentários do chefe de departamento sobre os pontos fortes e fracos do funcionário, traços comportamentais mencionados e dicas para melhorar o desempenho].

[Parágrafo final de fechamento para todo o processo de revisão de desempenho e com informações de contato].

Atenciosamente, 

[Seu nome completo ou o da pessoa que realizou a revisão de desempenho].

Exemplo de email de revisão de desempenho

Para ajudá-lo a criar rapidamente emails de feedback, criamos um exemplo de texto de email que você pode usar e modificar conforme desejar.

Caro Sr. Anderson,

Este email é uma avaliação do seu desempenho para o período de 1º de junho de 2022 — 31 de outubro de 2022. Avaliaremos aspectos como qualidade do trabalho, soft skills e conhecimento de trabalho. Para avaliar todos os aspectos, utilizaremos uma escala digital:

• 5 — o funcionário supera as expectativas normais em todas as funções;
• 4 — o funcionário atende com sucesso às expectativas em suas funções e excede as expectativas em algumas áreas;
• 3 — o funcionário atende às expectativas em suas funções esperadas;
• 2 — o funcionário não atende às expectativas em uma ou mais áreas;
• 1 — o trabalho do funcionário é inaceitável e precisa de atenção imediata.

Qualidade do trabalho — 5: O Sr. Anderson sempre realiza todas as tarefas de forma eficiente e rápida e consulta seus colegas para evitar erros.

Soft skills — 4: A comunicação do Sr. Anderson com sua equipe melhorou desde sua última avaliação de desempenho. Ele é excelente em explicar coisas complexas de forma simples.

Conhecimento de trabalho — 4: O Sr. Anderson aumentou seu entendimento e conhecimento geral e melhorou habilidades essenciais.

O Sr. Anderson continuou a fazer um excelente trabalho, e sua contribuição para o sucesso da empresa é imensurável. Mas sempre há espaço para melhoria. Aconselhamos que continue aprimorando suas habilidades profissionais e se comunique mais com seus colegas para aprimorar suas soft skills.

Caso tenha dúvidas sobre esta revisão de desempenho, não hesite em entrar em contato para agendarmos uma reunião de revisão. Meu número direto é 382-689-721. Obrigado pelo seu trabalho árduo. Você é realmente um funcionário valioso.

Atenciosamente,

Jane Grimes

Conclusão

As revisões de desempenho são uma parte importante de um sistema de gestão de desempenho dos funcionários, e o seu marketing por email precisa estar à altura dessa tarefa. Explicamos exatamente como são esses emails e como criá-los. No entanto, também podemos ajudá-lo a criar emails durante o período de revisão de desempenho.