55% das pessoas usam o e-mail para se comunicar sobre questões relacionadas ao trabalho, e o setor de educação não é exceção. Na verdade, ele tem a maior taxa de abertura de e-mail e taxa de cliques em comparação com outros setores. Como o e-mail é tão usado nas universidades, é crucial aprender a maneira correta de se comunicar por meio dele.
Neste artigo, exploraremos maneiras de melhorar a aparência de seus e-mails para os professores, cobrindo tudo, desde a elaboração de um título envolvente até um encerramento formal. Além disso, mostraremos os recursos do editor do Stripo que ajudarão você a criar e organizar seus e-mails de maneira rápida e fácil.
Quais e-mails os professores recebem?
46,8% dos professores verificam seu e-mail de trabalho mais de dez vezes por dia. Aqui estão alguns dos principais tipos de e-mails que eles recebem:
-
perguntas sobre o material da palestra, o conteúdo programático da aula, etc.;
-
feedback sobre a tarefa;
-
notificação de ausência ou problemas pessoais;
-
discutir conselhos de carreira acadêmica ou futura ;
-
pedir recomendações;
-
participação em pesquisas;
-
cooperação ou consulta com várias empresas;
-
agendamento de consultas.
Também perguntei ao especialista com que frequência os professores recebem e-mails dos alunos e a quais eles prestam mais atenção.
Especialista
Recebo e-mails dos alunos quase todos os dias. A maioria é sobre notas e assuntos relacionados, mas os que levo mais a sério são os e-mails dos alunos que me dizem o que aprenderam comigo e expressam gratidão, e também mensagens mais pessoais de alunos que estão com dificuldades em sala de aula e/ou em suas vidas. Também respondo aos alunos que me pedem referências de trabalho, e quase sempre as forneço.
Especialista
Em primeiro lugar, é a comunicação corporativa com meus alunos (ou seja, aqueles para os quais sou supervisor de pesquisa, estágios, etc., ou professor de uma disciplina). Eles geralmente são os mais numerosos. A maior parte dos e-mails é oferecida para participar de vários eventos científicos e práticos. Depois, há informações sobre materiais de assinatura (se eu especifiquei um e-mail corporativo para esse propósito), correspondência com colegas de outras universidades e projetos dos quais participo.
Como escrever um e-mail para um professor?
Se você é um aluno que deseja obter feedback sobre uma tarefa atual, um colega cientista ou um representante de uma empresa que realiza pesquisas, é importante seguir um certo tom profissional para garantir que seus e-mails sejam notados e não causem uma reação negativa. Vamos dar uma olhada em cada aspecto desse e-mail.
Assunto do e-mail
Comece com uma linha de assunto clara e específica. Certifique-se de que ele se relaciona diretamente com o propósito do seu e-mail, permitindo que seu professor entenda suas necessidades rapidamente. Por exemplo, use "Solicitação de extensão para trabalho de pesquisa" ou "Esclarecimento sobre o conteúdo programático", dependendo da sua situação.
Titulação do professor
Comece seu e-mail com uma saudação educada. Opte por saudações formais como "Prezado" ou "Olá", acompanhadas do título do seu instrutor, que pode ser "Professor [Sobrenome]" ou "Dr. [Sobrenome]".
Em diferentes países, a abordagem para abordar os professores varia devido às normas culturais e educacionais. Por exemplo:
-
EUA: Os professores são frequentemente chamados de "Professor Smith" ou "Dr. Smith", com "Sr." ou "Sra." como alternativas menos formais.
-
Reino Unido: É comum usar títulos acadêmicos e sobrenomes, às vezes apenas sobrenomes, em um contexto formal.
-
Alemanha: Os títulos acadêmicos corretos são cruciais, com discursos formais como "Herr Professor Doktor Schmidt".
-
França: Os professores são normalmente chamados de "Monsieur" ou "Madame", com títulos acadêmicos menos usados nos níveis iniciais de educação.
-
Japão: O sufixo "-sensei" é adicionado aos sobrenomes, significando respeito.
-
Índia: os endereços são menos formais, muitas vezes usando "Senhor" ou "Senhora" sem especificar nomes.
Se você nos lê de outros países, por favor, escreva nos comentários sobre como você aborda os professores de lá. Teremos prazer em adicionar isso ao artigo.
Apresentação pessoal
Apresente-se, incluindo seu nome e a turma em que você está, por exemplo, "Meu nome é Alex e me matriculei em sua ___turma". Isso ajuda a especificar, pois os professores geralmente lidam com várias aulas e podem não reconhecer todos os alunos. Se você já é conhecido do seu professor, basta começar com uma saudação amigável como: "Espero que sua semana esteja indo bem" ou "Feliz sexta-feira!"
Declarando seu propósito claramente
Ao preparar este artigo, encontrei várias dicas para manter sua mensagem principal concisa. Os próprios professores também escrevem sobre isso no Quora.
Após sua apresentação, é vital informar diretamente por que você está entrando em contato com seu professor, mantendo o e-mail breve devido aos seus horários apertados. Encontre um equilíbrio onde você não seja nem muito formal nem casual, evitando linguagem coloquial e humor. Especifique qualquer ação que você precise deles, como uma extensão de prazo ou solicitação de feedback.
E aqui está uma dica de especialista que resume o que dissemos acima:
Especialista
É melhor manter os e-mails curtos e diretos e evitar ser muito informal. Use linhas de assunto e não comece com um "Ei" ou uma demanda. Isso é desagradável.
Especialista
O que evitar? Existem três grupos principais:
a) falta de especificidade, ilógica, irracionalidade - se algo é proposto, o professor analisa automaticamente o texto ao longo da cadeia: qual é a essência, propósito, tarefa e qual é minha função ou papel aqui?
b) referências a fontes, pessoas, etc., que são difíceis de verificar, verificar e confirmar sua existência e origem. Este é um fator de confiabilidade e veracidade das informações;
c) analfabetismo e imprecisão das declarações, porque na maioria dos casos, isso leva ao encerramento da correspondência, se a situação permitir ou a um número infinito de e-mails de esclarecimento sobre a percepção correta das informações por ambas as partes;
d) desrespeito - pelo menos ao título, no máximo à experiência.
Qual deve ser o tamanho do texto? Tudo depende da situação. Você pode ler cartas longas se for uma correspondência já estabelecida sobre um assunto específico. Para professores, a quantidade de texto é boa. O principal é se vale a pena ler :). Posso ler até 800-1000 caracteres em um e-mail inteiro. Se esta for a primeira carta de consulta, é melhor concordar com o formato de correspondência posterior, tanto na carta em si quanto nos arquivos anexos.
Acelerando o processo de criação de e-mail com o Stripo
Digamos que você esteja enviando uma solicitação de pesquisa para muitos especialistas. É aqui que você pode usar os módulos de conteúdo do Stripo para criar e-mails mais rapidamente. Esses blocos facilitam salvar, combinar e mover detalhes importantes de uma mensagem para outra, acelerando o processo quando você tem muitos e-mails para enviar. Nossos modelos de e-mail são estruturados para se dividir automaticamente nessas seções gerenciáveis, todas acessíveis em sua biblioteca pessoal.
(Fonte: editor Stripo)
A propósito, se você representa uma universidade ou uma empresa interessada em colaborar com professores, dê uma olhada neste modelo da Stripo. Ele serve como um exemplo de como apresentar informações de maneira envolvente e estruturada. Como de costume, você pode editar e personalizar todos os elementos para atender às suas necessidades.
Encerramento formal
Encerre o seu e-mail com uma nota de agradecimento, expressando apreço com frases como "Obrigado pela sua compreensão e apoio" ou um simples "Obrigado pelo seu tempo". Termine com um encerramento cortês, usando seu primeiro nome. Assinaturas simples e respeitosas como "Tudo de bom", "Obrigado", "Agradecimentos sinceros" ou "Atenciosamente" são aconselháveis.
Etiqueta de acompanhamento
É necessário responder a um professor depois de já ter recebido uma resposta dele? Deborah J. Cohan, professora de sociologia da Universidade da Carolina do Sul-Beaufort, observou em seu artigo que falar com um professor sem responder ou mesmo verificar seus e-mails depois é considerado muito indelicado.
Houve até toda uma discussão sobre isso no Reddit. As opiniões estavam divididas: alguns acreditavam que agradecer pela resposta era uma regra básica de etiqueta, enquanto outros se preocupavam em distrair o professor mais uma vez com sua nova mensagem. Mas um usuário neste tópico, que ensina na própria universidade, enfatizou que agradecer é uma obrigação. De acordo com eles, essa maneira não apenas permite que você seja educado, mas também confirma que entendeu tudo.
Usar gramática correta
Quer o professor ensine humanass ou ciências, enviar um e-mail com erros gramaticais é algo que você deve evitar.
A revisão é essencial e, com o editor Stripo, você pode verificar facilmente seu texto em busca de erros usando a ferramenta GenAI integrada. Esta ferramenta ajuda você a aprimorar seu e-mail corrigindo a gramática, encurtar ou complementar o texto, traduzir e até mesmo alterar o tom da mensagem.
(Fonte: Editor Stripo)
Também perguntei ao nosso especialista sobre um exemplo interessante da vida real.
Especialista
A correspondência com os alunos é uma busca diária :). Uma interessante e extraordinária? Talvez quando me pediram para fazer uma pesquisa sobre a visão do desenvolvimento futuro da Ucrânia no contexto de indústrias prioritárias, direções e áreas de motores econômicos. O que tornou o e-mail memorável? Além de um questionário bem formulado, a carta foi construída de forma clara e lógica com uma justificativa racional do porquê "minha" opinião é interessante e importante para eles.
Exemplo de um e-mail para um professor
Seguindo todas as recomendações, fiz um exemplo de e-mail para um professor solicitando ingressar em uma aula de física. Fui educado e expressei o ponto principal da mensagem, observando como o aluno ficou impressionado com o trabalho do professor, que também é orientado por especialistas.
(Fonte: modelo Stripo)
Resumindo
Dominar a etiqueta por e-mail é crucial para sua carreira acadêmica. Neste artigo, discutimos a importância de uma comunicação respeitosa e clara com os professores, bem como a forma como o editor Stripo simplifica o processo de criação de e-mails e os torna mais atraentes.
Usando as ferramentas da Stripo, você pode organizar e personalizar suas mensagens de forma eficaz, garantindo que elas ressoem com seus destinatários. Estamos aqui para ajudá-lo a melhorar suas habilidades de e-mail. Desejamos grandes realizações em seus estudos — a Stripo tem o prazer de fazer parte do seu kit de ferramentas universitárias.