O guia definitivo para escrever um e-mail profissional de cortesia

A cortesia nos e-mails não depende simplesmente de inserir as palavras "Atenciosamente" no final. Pelo contrário, 58% dos destinatários consideram essa frase muito distante de ser educada e sincera.

Redigir um e-mail educado envolve uma combinação de vários fatores e regras, dependendo do contexto e do destinatário. É hora de considerar abordagens que ajudarão você a criar um e-mail de cortesia para qualquer situação.

O que é um e-mail de cortesia?

Primeiro, vamos falar sobre o que é um e-mail de cortesia. Um e-mail de cortesia é uma mensagem educada e profissional para reconhecer, agradecer ou atualizar alguém. Eles são usados tanto na vida pessoal quanto profissional para expressar gratidão, fazer um acompanhamento de interações anteriores ou comunicar qualquer outra informação.

Em geral, um e-mail de cortesia é qualquer e-mail que seja criado com educação para o destinatário, independentemente do contexto.

Quando enviar e-mails de cortesia?

Embora nunca seja uma má ideia ser educado, um e-mail de cortesia é uma excelente ferramenta nas seguintes situações:

• expressando gratidão. Por exemplo, após uma reunião bem-sucedida, entrevista ou evento, você pode enviar um e-mail educado agradecendo a pessoa pelo tempo e pela companhia agradável;
• reconhecendo o recebimento. Isso pode incluir eventos em que você tenha recebido algo (um e-mail, um pacote, um documento) e, geralmente, enviar um e-mail rápido reconhecendo o recebimento e agradecendo;
• acompanhamentos e lembretes. Se você solicitou algo (como informações ou uma ação) e não recebeu uma resposta, um acompanhamento educado é uma excelente maneira de lembrar a pessoa sobre sua solicitação;
• confirmando reuniões ou eventos. Um simples e educado e-mail de confirmação mostra que você reconhece o tempo da outra pessoa e a informa sobre sua disponibilidade;
• oferecendo ajuda ou suporte. Se alguém está com dificuldades ou precisando de apoio, uma oferta de ajuda na forma de um e-mail de cortesia é uma ótima opção;
• apresentando você ou outros. Ao se apresentar ou apresentar um colega para uma nova pessoa, um boletim informativo de e-mail de cortesia pode ajudar a tornar sua introdução rápida e fácil.

Como você pode ver, há muitos cenários nos quais um e-mail de cortesia pode fazer um ótimo trabalho de manter sua imagem profissional e tornar sua comunicação mais agradável para ambas as partes.

Regras a seguir para criar e-mails de cortesia perfeitos

Agora é hora de discutir algumas regras de etiqueta. Essas dicas ajudarão você a escrever e-mails educados, não importa qual seja o seu objetivo, criando, assim, um e-mail de primeira classe que seu destinatário ficará feliz em encontrar na sua caixa de entrada.

Criar linhas de assunto claras e diretas

A linha de assunto não é apenas uma maneira de indicar sobre o que é o seu e-mail e destacá-lo dos outros e-mails na caixa de entrada, mas também uma ferramenta para demonstrar cortesia.

Somos todos pessoas ocupadas, e a última coisa que queremos fazer é perder tempo resolvendo enigmas. Uma linha de assunto pouco clara ou completamente ausente é um desses enigmas. Se você quer compor um e-mail de cortesia, não seja preguiçoso e crie uma linha de assunto clara e compreensível para ele. Escrever uma linha de assunto abrangente e direta é um sinal de respeito pelo destinatário e pelo tempo dele, pois você indica o conteúdo do e-mail imediatamente, e o objetivo do e-mail fica claro até antes de ser aberto.

Tenha cautela com abreviações ou emojis

À medida que os anos passam, a Internet evolui, e a linguagem que usamos evolui junto. Cada vez mais, em mensagens de texto ou e-mails, você pode ver várias abreviações que encurtam frases já conhecidas e estabelecidas. No entanto, o e-mail de cortesia não é o melhor lugar para implementar essa tendência. Pelo menos, não em todos os contextos.

Abreviações como TBH (To be honest), THX (Thanks) e OTOH (On the other hand) são mais direcionadas para mensagens instantâneas com amigos, conhecidos e familiares. Algumas pessoas podem simplesmente não conhecer essas abreviações ou se confundir com elas. O caso extremo em que podem ser usadas é quando você se comunica com amigos muito próximos. Mas, mesmo nesses casos, vale a pena considerar o contexto e pensar: a pessoa do outro lado da tela conhece essa abreviação?

Use pontos de exclamação com moderação

Essa regra pode parecer bastante trivial e pode ser omitida. No entanto, usar excessivamente pontos de exclamação ou usá-los em contextos errados pode parecer agressivo ou imaturo. Ao criar um e-mail de cortesia, os pontos de exclamação devem ser usados como uma ferramenta para expressar alegria e prazer.

Tenha cuidado ao usar humor

Mesmo que seus amigos acharem que você é a pessoa mais engraçada que conhecem, você deve ter cuidado com o humor nos e-mails. Piadas e humor são um negócio arriscado, pois podem não ser entendidos, ou o destinatário pode ter a impressão de que você não leva o assunto do e-mail a sério. Mas o pior cenário é que o que você acha engraçado ofenda o destinatário. E então, todos os seus esforços para ser educado irão por água abaixo. Apenas tenha em mente que o humor é mais apropriado para correspondências com pessoas muito próximas.

Considere as diferenças culturais

Essa regra se aplica mais aos e-mails de cortesia no ambiente de negócios, mas também ajudará você a ser educado ao criar e-mails para pessoas que você não conhece. Diferenças culturais podem causar mal-entendidos, por isso é importante adaptar o conteúdo do seu e-mail ao contexto cultural do destinatário. Por exemplo, no Ocidente, há uma cultura de pequenas conversas antes de discutir o assunto principal no início de uma conversa. Enquanto isso, em alguns países europeus, isso pode ser considerado desconfortável ou uma perda de tempo, e incluí-lo no seu e-mail pode arruinar todos os seus esforços. Então, mantenha esse aspecto em mente ao criar e-mails para pessoas geograficamente distantes e culturalmente diferentes de você.

Você pode aprender a conduzir boletins informativos por e-mail levando em conta diferenças culturais, nuances linguísticas e muito mais no nosso eBook gratuito.

Revise os e-mails com cuidado

É difícil criar um e-mail educado quando o conteúdo está cheio de erros gramaticais ou de digitação, ou tem um tom inadequado. Você deve sempre revisar seu e-mail antes de enviá-lo. Você também pode pedir a ajuda dos seus amigos para revisar o e-mail, pois um par de olhos frescos nunca faz mal. No entanto, use esse método apenas se a linha de assunto permitir e não for confidencial. Caso contrário, o ChatGPT pode ajudar com a revisão. Ele faz um excelente trabalho ao erradicar erros de digitação e pode oferecer conselhos práticos sobre o tom para manter a cortesia.

Lembre-se do seu tom

Ao escrever um e-mail educado, o tom de voz é tudo. Simplificando, como você se dirige ao seu destinatário depende do nível de relacionamento que você tem com ele. Você deve usar um tom formal e profissional em e-mails de cortesia para novos contatos, pois isso demonstra cortesia e respeito. Até que você tenha construído um relacionamento amigável e tenha interações anteriores, é melhor evitar um tom informal.

Quando você entrar em contato pela primeira vez com alguém, dirija-se a essa pessoa pelo nome completo. Analise a resposta dela para avaliar se você pode usar apenas o primeiro nome nas mensagens seguintes.

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Exemplos de e-mails de cortesia

Agora é hora de lhe dar algumas inspirações sobre como os e-mails de cortesia devem ser. Abaixo estão amostras gratuitas que você pode usar para o seu próprio boletim informativo, reescrevendo o conteúdo como desejar.

Exemplo de e-mail de cortesia 1

Assunto: Obrigado pelo seu [pensamento/pergunta/ajuda].

Saudações [Nome completo do destinatário],

Espero que esta mensagem o encontre bem.

Muito obrigado por entrar em contato. Agradeço muito por você ter dedicado seu tempo para [compartilhar seus pensamentos/fazer sua pergunta/ajudar]. Isso significa muito para mim.

Se você precisar de algo enquanto isso ou apenas quiser bater um papo, não hesite em entrar em contato. Estarei sempre feliz em ajudar!

Agradeço novamente, e aguardo ansiosamente sua resposta em breve.

Atenciosamente,
[Seu nome]
[Suas informações de contato]

Exemplo de e-mail de cortesia 2

Assunto: Acompanhamento sobre nossa conversa recente

Caro Sr. [Sobrenome do destinatário],

Espero que esteja tendo um ótimo dia.

Estou fazendo um acompanhamento em relação à nossa discussão recente. Gostaria de fornecer detalhes e os pontos-chave que cobrimos, garantindo que estamos alinhados daqui em diante. Como lembrete, falamos sobre [resuma brevemente os pontos ou tópicos discutidos].

Se precisar de informações adicionais ou esclarecimentos, não hesite em entrar em contato. Ficarei mais do que feliz em fornecer mais detalhes ou responder a quaisquer perguntas que possa ter.

Aguardo sua resposta e espero que possamos continuar nossa discussão em breve.

Atenciosamente,
[Seu nome]
[Sua posição]
[Nome da sua empresa]
[Suas informações de contato]

Exemplo de e-mail de cortesia 3

Assunto: Solicitação de reunião

Caro [Nome completo do destinatário],

Sei que está ocupado, então serei breve.

Estou escrevendo para gentilmente solicitar uma reunião, quando for conveniente para você. Eu apreciaria a oportunidade de discutir [mencione brevemente o propósito ou tópico da reunião].

Por favor, me avise se você estaria disponível para uma reunião esta semana ou na próxima. Sou flexível e posso me ajustar a um horário que funcione melhor para você. Agradeço muito pela sua consideração.

Aguardo sua resposta.

Atenciosamente,
[Seu nome]
[Sua posição]
[Nome da sua empresa]
[Suas informações de contato]

Exemplo de e-mail de cortesia 4

Assunto: Apresentação e dados de contato

Caro [Nome completo do destinatário],

Espero que esteja bem.

Meu nome é [Seu nome], e gostaria de tomar um momento para me apresentar. Recentemente, [explique como você conheceu a pessoa ou por que está entrando em contato]. Estou ansioso pela oportunidade de me conectar com você.

Para sua referência, aqui estão meus dados de contato:

• E-mail: [Seu endereço de e-mail]
• Telefone: [Seu número de telefone]

Por favor, fique à vontade para entrar em contato comigo se tiver alguma dúvida ou se houver algo com o que eu possa ajudar. Estou ansioso para conhecê-lo melhor e, quem sabe, trabalharmos juntos no futuro.

Atenciosamente,
[Seu nome]
[Sua posição]
[Nome da sua empresa]
[Suas informações de contato]

Exemplo de e-mail de cortesia 5

Assunto: Oferecendo minha assistência

Caro(a) [Nome completo do destinatário],

Espero que esteja bem.

Queria entrar em contato e oferecer minha ajuda caso precise de qualquer apoio com [tarefa ou projeto específico]. Se houver algo que eu possa fazer para lhe apoiar, por favor, não hesite em me avisar.

Estou feliz em ajudar da melhor forma possível, seja respondendo perguntas ou fornecendo orientações sobre [mencionar a área específica de ajuda].

Aguardando seu retorno e disposto(a) a ajudar no que for necessário.

Atenciosamente,
[Seu nome]
[Sua posição]
[Nome da sua empresa]
[Suas informações de contato]

Conclusão

Os e-mails de cortesia são sua principal forma de comunicação que ajuda a manter um comportamento profissional em qualquer situação. Eles ajudam a manter relacionamentos fortes tanto na sua vida profissional quanto pessoal. Seja respeitoso ao manter o tom adequado e tenha em mente com quem você está se comunicando, e você conseguirá escrever e-mails educados com facilidade.