27 June

Шаблон вежливого follow-up письма с запросом для достижения ваших целей

Подвести итог

Отправка follow-up письма с запросом может стать вызовом. Важно не показаться слишком напористым или назойливым, но при этом сохранить высокие шансы на получение желаемого ответа.

В этой статье мы расскажем, как написать вежливое follow-up письмо, когда лучше его отправить и как избежать распространенных ошибок. Мы также подготовили примеры email-дизайна и шаблоны follow-up писем, чтобы ускорить процесс.

Составление вежливого follow-up письма с четкой темой

Написание follow-up писем может вызывать стресс: вы не знаете причины низкого уровня отклика на первое письмо и не знаете, достаточно ли одного follow-up письма или лучше отправить несколько. Вы не хотите быть слишком напористым (люди заняты, и все мы забываем), но при этом необходимо достичь поставленных целей.

Использовать этот шаблон

В любом случае, по крайней мере одно follow-up письмо повысит шанс возобновления диалога и получения необходимой информации.

Вот несколько советов, как написать follow-up письмо с запросом и выстроить эффективную follow-up стратегию.

1. Выбирайте подходящее время для отправки follow-up писем

Не откладывайте отправку follow-up писем более чем на десять дней. Напишите напоминание в течение трех дней после отправки первого письма. Более длительное ожидание повышает вероятность того, что получатель забудет о первом сообщении.

предположим, вы отправили первоначальный запрос и не получили ответа в течение разумного срока (1-3 дня). В этом случае целесообразно отправить follow-up письмо, чтобы напомнить получателю о запросе и поинтересоваться ходом его выполнения, либо просто позвонить;
если вы получили ответ на свой первоначальный запрос, но получатель не предпринял необходимых действий или не предоставил необходимую информацию, можно отправить follow-up письмо с просьбой о разъяснении или обновлении статуса в тот же день;
если вы просите оперативно связаться с вами, целесообразно отправить follow-up письмо за 24 часа до встречи, чтобы подтвердить ее детали или напомнить о ней адресату;

Использовать этот шаблон
предположим, вы отправляете письмо в ответ на вакансию или предложение. Тогда лучше будет отправить follow-up письмо через неделю или две, чтобы узнать о статусе заявки или предложения, так как процесс найма занимает не менее недели.

2. Начните с дружеского напоминания

Вежливые follow-up письма должны начинаться с дружеского напоминания адресату о предыдущем письме. Соблюдайте учтивый и профессиональный тон. Напомните о том, как хорошо прошла встреча или беседа, чтобы вызвать приятные воспоминания.

Использовать этот шаблон

3. Предоставьте контекст для вежливого follow-up письма

Если получатель не ответил на предыдущее письмо, объясните, почему ваш запрос важен и как он связан с его работой, целями или продуктом.

Не стоит копипастить текст из первого письма! Получатель мог прочитать это письмо, но забыть ответить. Увидев один и тот же текст дважды, он не сможет принять решение по вашему запросу.

Использовать этот шаблон

4. Попросите актуальную информацию

Спросите получателя, успел ли он рассмотреть ваш запрос, и сообщите ему о том, сможет ли он его выполнить. Это продемонстрирует ваше уважение к его времени и даст ему возможность ответить.

5. Укажите дедлайн

Если запрос срочный, объясните получателю, когда вам необходимо получить ответ на письмо. Это поможет обеспечить приоритетность вашего запроса и избежать его потери в почте получателя.

Использовать этот шаблон

6. Конкретизируйте

Четко излагайте в follow-up письмах, о чем вы просите и что необходимо от адресата. Это поможет избежать недоразумений и обеспечит понимание и продуктивность коммуникации. Добавьте призыв к действию и социальные доказательства, если это необходимо и уместно.

Использовать этот шаблон

7. Выражайтесь лаконично

Follow-up письма должны быть краткими и по существу. Избегайте бессвязных высказываний и ненужной информации, которая может сделать follow-up сообщение трудным для чтения и понимания. Донесите свою мысль быстро и прямо, без назойливости.

8. Оставайтесь вежливыми и дружелюбными

Поблагодарите получателя за уделенное время. Это покажет, что вы цените его усилия и уважаете его решение, каким бы оно ни было. Вежливое follow-up письмо не может быть требовательным, агрессивным или неуважительным в любом другом смысле.

Использовать этот шаблон

Если вы все еще не получили ответа после отправки follow-up письма, можете вежливо повторить запрос через 2-3 дня.

Если люди не отвечают в третий раз, можно либо отправить последнее письмо, либо переключиться на другого потенциального клиента. Никто не застрахован от того, что его проигнорируют, поэтому сохраняйте мотивацию и продолжайте работать.

9. Сформулируйте четкую тему письма с указанием болевых точек

Что касается темы письма, правила просты: будьте лаконичны и ясны, укажите дедлайн, если он есть, используйте вежливой тон, не используйте агрессивных слов и не злоупотребляйте восклицательными знаками.

Для вдохновения мы добавили несколько примеров тем писем:

Follow-up на [запрос] — [Дедлайн].
Запрос по поводу [пункт / информация] — Follow-up.
Проверка связи по поводу [запрос] — Есть новости?
Напоминание: [запрос] — [Дедлайн] уже скоро.
В продолжение о [запрос] — Я полон надежд на вашу поддержку.
Follow-up`ы по поводу просроченного инвойса — завтра последний день для оплаты без комиссии.

Используйте эти советы для своих follow-up писем, чтобы люди отзывались на них. Если нужна дополнительная информация об открываемости писем, лучшем времени отправки и персонализации, ознакомьтесь с нашим whitepaper по эффективности email-маркетинга.

Экспертные инсайты о вежливых и эффективных follow-up’ах

Эксперт

Александра Хлыстова

PR lead в Stripo

Мы попросили Александру поделиться своими мыслями о том, что делает follow-up письмо вежливым и эффективным. От малоизвестных тактик до культурных особенностей — вот ее ответ:

В: Какая тактика follow-up’ов, которую вы использовали, оказалась на удивление эффективной, но не получила широкого применения?

О: Мое золотое правило: follow-up письмо не должно быть простым «Я просто напоминаю». Это ваш шанс добавить ценность, поделившись новой информацией, которая не была представлена в первоначальном письме — будь то новый факт, важные данные или дополнительный контекст, в зависимости от того, кому вы пишете и какова цель сообщения. Например, если вы обращаетесь с предложением о маркетинговом партнерстве, не ограничивайтесь начальным предложением. Выделите конкретные преимущества, которые получит другая сторона (если вы еще этого не сделали), и приведите примеры успешного сотрудничества, которое у вас было в прошлом. Главное — адаптировать свое сообщение к причине, по которой вы пишете. Помните, что каждое письмо — это время другого человека, а время — ценный ресурс, поэтому уважайте его. Будьте лаконичны, конкретны и, прежде всего, полезны в своей коммуникации.

В: Вы когда-нибудь получали follow-up письмо, которое произвело на вас впечатление? Что вас поразило?

О: Я искренне поражаюсь, когда люди присылают четкие, лаконичные, вежливые и, что самое важное, содержательные письма. Это показывает, что они хорошо подготовились: знают, кому пишут, зачем обращаются и какого результата хотят добиться. Гораздо проще указать на то, что не производит никакого впечатления: чрезмерная фамильярность, неуместный юмор или грубость, например: «Я не получил вашего ответа, пожалуйста, ответьте как можно скорее».

В: Как культура или нормы индустрии влияют на восприятие follow-up писем?

О: В таких странах, как США и Германия, ценят непосредственность и прямоту в общении, поэтому follow-up письма в этих регионах, как правило, лаконичны и по существу. В динамичных культурах, особенно в США, ожидается быстрый ответ — например, 90% клиентов ожидают ответа в течение часа. Отраслевые нормы также играют важную роль в том, как воспринимаются follow-up письма. В быстро развивающихся секторах, таких как технологии или маркетинг, часто требуется срочность в follow-up’ах, так как своевременные ответы имеют решающее значение для поддержания динамики и развития бизнеса.

В: Как лучше всего поступить, если ваш первый запрос был проигнорирован более одного раза?

О: Когда дело доходит до follow-up’ов, лучший подход прост: отправьте два follow-up письма, всего три попытки. Все, что сверх этого, может быть контрпродуктивным по нескольким причинам.

Во-первых, если три попытки не принесли результата, четвертая, скорее всего, тоже ничего не изменит. Лучше перенаправить свои усилия на другие возможности, чем тратить время на маловероятные шансы.

В третьем follow-up’е четко дайте понять, что это будет ваша последняя попытка, но оставьте пространство для будущей коммуникации. Укажите свою контактную информацию и все необходимые ссылки, выразив сожаление, что на этот раз вам не удалось связаться, но сохраняя оптимизм в отношении будущих возможностей.

Кроме того, будьте осторожны, чтобы не завалить почту контакта множеством сообщений. Представьте себе человека, который вернулся с перерыва и обнаружил несколько писем с вопросом «Вы получили мое последнее письмо?». Это не только отнимает его время, но и может произвести негативное впечатление.

Шаблоны вежливых follow-up писем и советы по дизайну

Давайте рассмотрим несколько советов по созданию follow-up письма с запросом.

1. Используйте профессиональный шаблон письма

Готовый шаблон follow-up письма поможет сделать рассылку аккуратной и привлекательной. Stripo предлагает множество шаблонов follow-up писем для разных сценариев, которые можно кастомизировать и отправлять. Выберите лучший шаблон follow-up письма и настройте его под свои бизнес-задачи. Используйте софт для автоматизации маркетинга, чтобы отправлять follow-up письма без лишних усилий.

Использовать этот шаблон

2. Не усложняйте дизайн follow-up письма

Слишком много графических элементов или картинок в письме могут отвлечь получателей от основного сообщения. Выбор фирменной цветовой гаммы и добавление логотипа компании помогут передать суть сообщения и сохранить целостность бренда.

Использовать этот шаблон

3. Используйте четкий и разборчивый шрифт

Используйте разборчивые шрифты размером не менее 12 пунктов. Избегайте курсивных шрифтов, так как они могут быть трудночитаемыми. В Stripo можно проверить, как выбранный шрифт смотрится на мобильных и десктопных устройствах, а также убедиться, что кнопка призыва к действию хорошо видна.

Использовать этот шаблон

4. Разбейте текст на части для более четкой структуры

Я хочу обговорить возможность организации встречи для изучения потенциального сотрудничества и получения дополнительной информации о вашей работе в этой сфере. Я считаю, что встреча может принести пользу нам обоим и позволит обменяться идеями и опытом.

Пожалуйста, сообщите мне, сможете ли вы встретиться в ближайшие недели. У меня гибкий график, и я могу подстроиться под ваше расписание. Если какие-то конкретные даты или время подходят вам лучше всего, пожалуйста, предложите их.

Спасибо, что уделили мне время, и я с нетерпением жду вашего ответа.

С наилучшими пожеланиями,

[ваше имя]

7. Follow-up письмо после отправки документа или предложения

Тема письма:

В продолжение предложения, которое я направил

Текст письма:

Уважаемый\-ая [имя],

Надеюсь, у вас все хорошо. Я хотел бы продолжить обсуждение предложения, которое я отправил [дата] по поводу [проект или тема]. Буду рад услышать ваши мысли или любые отзывы.

Пожалуйста, дайте мне знать, если вам необходима дополнительная информация или разъяснения. Буду рад помочь вам.

Жду вашего ответа.

С уважением,

[ваше имя]

8. Follow-up письмо с запросом обратной связи

Тема письма:

Если вы вдруг забыли — отзывы по [тема или пункт]

Текст письма:

Уважаемый\-ая [имя],

Надеюсь, у вас все хорошо. Я хотел бы продолжить обсуждение моего предыдущего письма относительно обратной связи по [конкретная тема или вопрос], которое я отправил [дата].

Ваш отзыв будет очень ценен для нас и важен для [причина, например, продвижение проекта и принятие решения].

Пожалуйста, сообщите мне, когда вам будет удобно поделиться своими мыслями, или если вы предпочитаете обсудить это по телефону.

Заранее благодарю вас за уделенное время.

С уважением,

[ваше имя]

9. Follow-up письмо после встречи или звонка

Тема письма:

В продолжение нашего недавнего разговора

Текст письма:

Уважаемый\-ая [имя],

Еще раз благодарю вас за то, что вы нашли время для встречи со мной [дата]. Я искренне ценю возможность обсудить с вами [тема].

В качестве краткого follow-up я хотел бы узнать, есть ли у вас какие-либо новости по поводу [следующие шаги, решение или запрос]. Я с удовольствием предоставлю более подробную информацию или окажу дальнейшую помощь, если это необходимо.

Пожалуйста, свяжитесь со мной в удобное для вас время.

С уважением,

[ваше имя]

10. Follow-up письмо с просьбой об обновлении статуса

Тема письма:

Проверка статуса [тема]

Текст письма:

Уважаемый\-ая [имя],

Надеюсь, у вас все хорошо. Я обращаюсь к вам, чтобы узнать о статусе [запрос, проект или заявкя], о котором мы говорили ранее.

Я понимаю, насколько вы заняты, но буду признателен за любую информацию, которой вы сможете поделиться, когда у вас появится возможность.

Если вам необходимо что-либо от меня, чтобы помочь продвинуться далее, пожалуйста, обращайтесь.

Жду вашего ответа.

С уважением,

[ваше имя]

Распространенные ошибки

Даже при самых лучших намерениях, follow-up письма могут оказаться безрезультатными, если не избегать определенных ошибок. Чтобы обеспечить эффективность сообщения, уважительный тон и повысить вероятность получения ответа, очень важно знать о наиболее распространенных ошибках и способах их исправления.

1. Начало коммуникации с «В продолжение…»

Типичная ошибка в follow-up письмах — начинать с «В продолжение темы моего предыдущего письма…» без добавления какого-либо значимого контекста или срочности. Хотя эта фраза может звучать вежливо, она часто слишком расплывчата или пассивна и может помешать достижению цели письма.

В продающих или маркетинговых письмах эта фраза не несет смысла и часто не вызывает желания ответить. Получатели заняты, и если ваше follow-up письмо не предлагает ничего нового или полезного, оно может быть просто проигнорировано.

❌ Плохой пример:

«В продолжение моего предыдущего письма. Дайте мне знать, если вы заинтересованы».

✅ Более удачная версия (добавляет ценность, не повторяя очевидное):

«Я хотел бы узнать, успели ли вы ознакомиться с предложением, которое я отправил на прошлой неделе. Теперь мы включаем в пакет услуг 3 месяца поддержки по онбордингу для новых клиентов, что может быть очень полезно для вашей команды. Если вы заинтересованы, я с удовольствием запланирую короткий звонок, чтобы обсудить детали — просто сообщите мне удобное время».

Ключевой совет: отбросьте все лишнее. Вместо повторения того, что это follow-up, сосредоточьтесь на новом, полезном или практическом. Дайте получателю четкий повод ответить.

В персональных, академических или административных письмах вопрос заключается скорее в ясности, сроках и цели. Обычное «просто напоминаю» может не передать срочность, особенно если речь идет о дедлайне.

❌ Плохой пример:

«В продолжение к моему предыдущему письму по поводу поступления в колледж».

✅ Более удачная версия (с уточнением и уважением времени):

«Я хотел бы узнать, успели ли вы ознакомиться с моими вопросами, заданными в прошлый вторник. Поскольку срок подачи заявок истекает на следующей неделе, я хотел бы убедиться, что все идет по плану».

Ключевой совет: ссылайтесь на первоначальное сообщение, объясните любые временные ограничения и продемонстрируйте понимание загруженности получателя.

2. Отсутствие четкого призыва к действию

Профессиональное follow-up письмо никогда не должно оставлять получателя в недоумении. Если вы не четко указали, что вам необходимо — ответ, документ или решение — получатель может проигнорировать сообщение или отложить ответ на неопределенный срок.

Эта ошибка часто возникает, когда автор предполагает, что исходный запрос по-прежнему ясен, или опасается, что повторный запрос может показаться слишком напористым. На самом деле, учтивый и конкретный призыв к действию помогает продвинуть разговор вперед.

❌ Плохой пример:

«Сообщите мне свое мнение».

(Читатель может задаться вопросом: «О чем думать? Когда ответить? От меня сейчас что-то ожидают?»).

✅ Более удачная версия (в сфере продаж):

«Могли бы мы созвониться в четверг или пятницу, чтобы обсудить дальнейшие шаги?».

✅ Более удачная версия (в образовательной / административной сфере):

«Не могли бы вы сообщить мне, рассмотрена ли моя заявка, или необходимо ли мне предоставить какие-либо дополнительные документы до истечения срока подачи заявок?».

3. Слишком ранние или частые follow-up письма

При отправке follow-up писем очень важно выбрать правильное время. Слишком быстрый повторный контакт после первоначального сообщения может показаться нетерпеливым или чрезмерно настойчивым, а слишком частые follow-up письма могут раздражать получателя и навредить вашим отношениям.

Предоставьте получателю разумный срок для ответа. Исходя из нашего опыта, обычно достаточно 3-7 рабочих дней, в зависимости от срочности и контекста вашего запроса. Если вы не получили ответа после нескольких вежливых напоминаний, отправленных с соответствующими интервалами, часто лучше сделать паузу и рассмотреть альтернативные способы взаимодействия.

Как написать первое письмо с запросом

Убедитесь, что первое аутрич-письмо ясно и целенаправленно. Follow-up письмо будет эффективным только в том случае, если первое письмо задало правильный тон.

Вот несколько шагов и кратких советов, которым следует следовать при написании письма с запросом:

1. Начните с четкой темы письма

Хорошая тема письма должна кратко указывать на его цель и мотивировать получателя немедленно открыть сообщение.

2. Добавьте соответствующее приветствие

Начните с вежливого приветствия, например: «Уважаемый\-ая [имя]» или «Здравствуйте, [имя]».

3. Представьтесь и укажите цель письма

Объясните, кто вы и почему вы пишете адресату. Эта часть письма должна быть краткой, но информативной.

4. Предоставьте контекст

При необходимости предоставьте дополнительную информацию или контекст, которые помогут адресату понять цель вашей вежливой просьбы, или используйте сильный, конкретный аргумент, чтобы запомниться адресату.

5. Сформулируйте четкий запрос и добавьте призыв к действию

Четко сформулируйте свой запрос и конкретно укажите, что вам нужно. При необходимости добавьте кнопку с призывом к действию, чтобы облегчить получателю поиск необходимой информации.

6. Объясните, почему ваше письмо важно

Объясните, почему ваш запрос важен и какую пользу он принесет получателю или другим заинтересованным лицам. Если вы не знаете, кто занимается вашим запросом, можете вежливо спросить, является ли получатель тем лицом, которому следует направить запрос, или может ли он направить вас к нужному человеку.

7. Предоставьте дополнительную информацию

При необходимости предоставьте подробную информацию, которая поможет получателю / потенциальному клиенту понять ваш запрос или принять решение.

8. Вежливо завершите письмо

Поблагодарите получателя за уделенное время и завершите письмо вежливой фразой и подписью, например: «С теплыми пожеланиями» или «С наилучшими пожеланиями».

9. Укажите свои контактные данные

Добавьте подпись письма с вашей контактной информацией, такой как номер телефона, сайты или ссылки на аккаунты в соцсетях, на случай, если получателю необходимо будет связаться с вами и продолжить разговор.

10. Сделайте вычитку

Перед отправкой письма проверьте его на наличие ошибок и убедитесь, что тон письма профессиональный и вежливый. Большинство специалистов по продажам очень серьезно относятся к первому письму.

Будьте на шаг впереди конкурентов — подготовьте follow-up email-стратегию и первое аутрич-письмо.

В завершение

При подготовке темы и текста письма с запросом необходимо соблюдать баланс между уважительным и напористым тоном. Следуя этим советам, вы сможете более эффективно написать follow-up письмо и повысить свои шансы на достижение цели.

Внимание к тону, времени отправки и четкости формулировок в follow-up письмах может сыграть решающую роль в получении своевременного и положительного ответа.

Отправляйте вежливые follow-up письма с помощью Stripo

Начать

Artem Vasin Content writer

Рекомендовано для вас

Как добавить видео в письмо?

15 лучших практик email-дизайна

Как добавить таймер обратного отсчета в письмо

Обзор 10 лучших ESP-сервисов