Полный гайд по написанию профессионального любезного письма
Подвести итог
В этой статье мы рассмотрим правила дизайна любезных писем, следуя которым вы сможете поддерживать доверительные профессиональные отношения с коллегами, а также узнаете, как создавать вежливые email-рассылки.
Вежливость в письмах не зависит от наличия в конце фразы «С уважением». Наоборот, 58% адресатов считают эту фразу далеко не вежливой и искренней.
Написание любезного письма требует сочетания различных факторов и правил, в зависимости от контекста и адресата. Пришло время рассмотреть подходы, которые помогут создать вежливое письмо для любой ситуации.
Что такое любезное письмо?
Сначала давайте поговорим о том, что такое любезное письмо. Любезное письмо — это вежливое, профессиональное сообщение, в котором выражается признательность, благодарность или предоставляется новая информация. Оно используется как в личной, так и в деловой жизни для выражения благодарности, follow up`а или передачи любой другой информации.
В общем, любезное письмо — это любое письмо, написанное с уважением к адресату, независимо от контекста.
Когда следует отправлять любезные письма?
Хотя быть вежливым никогда не бывает лишним, любезное письмо является отличным инструментом в следующих ситуациях:
- выражение благодарности. Например, после успешной встречи, интервью или мероприятия вы можете отправить вежливое письмо, чтобы поблагодарить человека за уделенное время и приятное общение;
- подтверждение получения. Это может касаться случаев, когда вы получили что-то (письмо, посылку, документ), и, как правило, предполагает отправку короткого письма с подтверждением получения и благодарностью;
- follow-up и напоминания. Если вы запросили что-то (информацию или действие) и не получили ответа, вежливый follow-up — отличный способ напомнить человеку о вашем запросе;
- подтверждение встреч или мероприятий. Простое, вежливое письмо с подтверждением показывает, что вы цените время собеседника и информируете его о своей доступности;
- предложение помощи или поддержки. Если кто-то испытывает трудности или нуждается в поддержке, предложение помощи в форме любезного письма — отличный способ проявить заботу;
- представление себя или других. Представляя себя или коллегу новому человеку, можно воспользоваться любезным письмом, чтобы упростить и ускорить процесс знакомства.
Как видите, существует множество ситуаций, когда любезное письмо поможет сохранить ваш профессиональный имидж и сделает коммуникацию более приятной для обеих сторон.
Правила создания идеальных любезных писем
Теперь пришло время обсудить некоторые правила этикета. Эти советы помогут писать любезные письма для любых целей и создавать первоклассные сообщения, которые получатели будут рады обнаружить в своей почте.
Создавайте понятные и однозначные темы писем
Тема письма — это не только способ указать, о чем идет речь в письме, и выделить его среди других сообщений в почте, но и средство проявления вежливости.
Мы все занятые люди, и последнее, чем мы хотим заниматься, это тратить время на разгадывание загадок. Неясная или полностью отсутствующая тема письма – это такая загадка. Если вы хотите составить вежливое письмо, не ленитесь и придумайте для него четкую и понятную тему. Написание понятной и лаконичной темы письма — это знак уважения к адресату и его времени, поскольку вы сразу обозначаете суть письма, и его цель становится понятной еще до просмотра.
Осторожно используйте аббревиатуры и смайлики
Интернет постоянно развивается, а вместе с ним и язык, которым мы пользуемся. Все чаще в текстовых сообщениях и письмах можно встретить различные сокращения, которые укорачивают уже знакомые, устоявшиеся фразы. Однако в любезных письмах не стоит использовать такие сокращения. По крайней мере, не во всех случаях.
Сокращения, такие как TBH (To be honest, «честно говоря»), THX (Thanks, «спасибо») и OTOH (On the other hand, «с другой стороны»), в большей степени предназначены для мгновенного обмена сообщениями с друзьями, знакомыми и семьей. Некоторые люди могут просто не знать этих сокращений или путаться в них. Крайний случай, когда их можно использовать, — это общение с очень близкими друзьями. Но даже в этих ситуациях стоит учитывать контекст и подумать: знает ли человек на другом конце экрана это сокращение?
Ограничьте использование восклицательных знаков
Это правило может показаться довольно мелочным и его можно не соблюдать. Однако чрезмерное использование восклицательных знаков или их неправильное употребление может быть воспринято как агрессивность или незрелость. При написании любезного письма восклицательные знаки следует использовать для выражения радости и восторга.
Шутите аккуратно
Даже если ваши друзья считают вас самым веселым человеком на свете, будьте осторожны с юмором в письмах. Шутка может быть не понята или адресат может подумать, что вы не воспринимаете тему письма всерьез. Но в худшем случае то, что вы считаете забавным, может обидеть получателя. И тогда все стремление вести себя вежливо пойдет насмарку. Просто помните, что юмор больше подходит для переписки с очень близкими людьми.
Помните о культурных различиях
Это правило в большей степени относится к деловым письмам, но оно также поможет оставаться вежливым при написании писем незнакомым людям. Культурные различия могут привести к недоразумениям, поэтому стоит адаптировать контент письма к культурным особенностям адресата. Например, в западных странах принято перед обсуждением основной темы сначала поговорить о погоде, о чем-то общем. В то же время в некоторых европейских странах это может быть расценено как неловкость или пустая трата времени, и наличие такого в письме может свести на нет все ваши усилия. Поэтому помните об этом, когда пишете письма людям, которые находятся далеко от вас и имеют иную культуру.
О том, как составлять письма с учетом культурных различий, языковых нюансов и других особенностей, можно узнать в нашем бесплатном eBook.
Тщательно вычитывайте письма
Трудно создать вежливое письмо, если его контент изобилует грамматическими или орфографическими ошибками или имеет неуместный тон. Всегда проверяйте свои письма перед отправкой. Можно также попросить друзей помочь проверить письмо, потому что свежий взгляд никогда не помешает. Однако используйте этот метод только в том случае, если тема письма позволяет это и оно не является конфиденциальным. В противном случае ChatGPT поможет вычитать текст. Он отлично справляется с исправлением опечаток и ошибок и может дать практические советы по тону, чтобы сохранить вежливость.
Помните о тоне
При написании вежливого письма стиль речи имеет огромное значение. Проще говоря, то, как вы обращаетесь к адресату, зависит от уровня ваших отношений с ним. В любезных письмах новым контактам следует использовать формальный и профессиональный тон, так как это демонстрирует вежливость и уважение. До тех пор, пока вы не наладите дружеские отношения и не пообщаетесь несколько раз, лучше избегать неформального тона.
При первом контакте обращайтесь к собеседнику по полному имени. Проанализируйте его реакцию, чтобы понять, можно ли в последующих сообщениях обращаться к нему по имени.
Примеры любезных писем
Теперь пришло время для нескольких идей о том, как должны выглядеть любезные письма. Ниже приведены бесплатные шаблоны, которые можно использовать для своих рассылок, изменив контент по своему усмотрению.
Пример любезного письма 1
Тема письма: Спасибо за ваши [мысли / вопросы / помощь].
Приветствую, [полное имя адресата],
Надеюсь, вы в порядке.
Большое спасибо, что связались с нами. Я очень ценю, что вы нашли время, чтобы [поделиться своими мыслями / задать вопрос / помочь]. Это очень важно для меня.
Если вам что-то понадобится или вы просто хотите пообщаться, без колебаний обращайтесь. Я всегда рад помочь!
Еще раз благодарю и жду вашего ответа.
С уважением,
[ваше имя]
[ваша контактная информация]
Пример любезного письма 2
Тема письма: Follow-up по нашей недавней беседе
Уважаемый г-н [фамилия адресата],
Желаю вам хорошего дня.
Я возвращаюсь к нашей недавней беседе. Хотел бы уточнить некоторые детали и ключевые моменты, чтобы мы были на одной волне. Напомню, мы обсуждали [кратко изложите ключевые моменты или темы беседы].
Если вам необходима дополнительная информация или разъяснения, пожалуйста, свяжитесь с нами. Я с удовольствием предоставлю вам более подробную информацию и отвечу на все ваши вопросы.
Ждем вашего ответа и надеемся на продолжение обсуждения в ближайшее время.
С наилучшими пожеланиями,
[ваше имя]
[ваша должность]
[название вашей компании]
[ваша контактная информация]
Пример любезного письма 3
Тема письма: Запрос на встречу
Уважаемый\-ая [полное имя адресата],
Я знаю, что вы заняты, поэтому буду краток.
Я пишу, чтобы попросить о встрече в удобное для вас время. Я был бы признателен за возможность обсудить [кратко упомяните цель или тему встречи].
Пожалуйста, дайте мне знать, будете ли вы доступны для встречи на этой или следующей неделе. У меня гибкий график и я могу подстроиться под время, которое вам удобно. Буду очень признателен за ваше внимание.
С нетерпением жду вашего ответа.
С наилучшими пожеланиями,
[ваше имя]
[ваша должность]
[название вашей компании]
[ваша контактная информация]
Пример любезного письма 4
Тема письма: Введение и контактная информация
Уважаемый\-ая [полное имя адресата],
Надеюсь, у вас все хорошо.
Меня зовут [ваше имя], и я хотел бы представиться. Недавно я [объясните, как вы познакомились с этим человеком или почему вы обращаетесь к нему]. Я с нетерпением жду возможности пообщаться с вами.
Для справки, вот мои контактные данные:
- Email: [ваш электронный адрес]
- Телефон: [ваш номер телефона]
Если у вас есть какие-либо вопросы или я могу чем-то помочь, пожалуйста, свяжитесь со мной. Буду рад познакомиться с вами поближе и, возможно, работать вместе в будущем.
С наилучшими пожеланиями,
[ваше имя]
[ваша должность]
[название вашей компании]
[ваша контактная информация]
Пример любезного письма 5
Тема письма: Предлагаю свою помощь
Уважаемый\-ая [полное имя адресата],
Надеюсь, у вас все хорошо.
Я хотел бы предложить вам свою помощь, если это необходимо для выполнения [конкретная задача или проект]. Если я могу чем-то быть полезен, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне.
Я с удовольствием помогу вам в чем угодно, будь то ответы на вопросы или консультации по [укажите конкретную область].
Жду вашего ответа и буду рад помочь всем, чем смогу.
С наилучшими пожеланиями,
[ваше имя]
[ваша должность]
[название вашей компании]
[ваша контактная информация]
В завершение
Любезные письма — это незаменимый средство коммуникации, которое поможет сохранить профессионализм в любой ситуации. Они помогают поддерживать прочные отношения как в профессиональной, так и в личной жизни. Будьте уважительны, соблюдайте правильный тон и учитывайте, кому вы пишете, тогда ваши письма будут вежливыми и безупречными.