27 June

Шаблон ввічливого follow-up листа з запитом для досягнення ваших цілей

Підсумувати

Надсилання follow-up листа з запитом може стати викликом. Важливо не здатися занадто наполегливим або настирливим, але водночас зберегти високі шанси на отримання бажаної відповіді.

У цій статті ми розповімо, як написати ввічливий follow-up лист, коли краще його надіслати та як уникнути поширених помилок. Ми також підготували приклади email-дизайну та шаблони follow-up листів, щоб пришвидшити процес.

Складання ввічливого follow-up листа з чіткою темою

Написання follow-up листів може викликати стрес: ви не знаєте причини низького рівня відгуку на перший лист і не знаєте, чи достатньо одного follow-up листа або краще надіслати кілька. Ви не хочете бути занадто наполегливим (люди зайняті, і всі ми забуваємо), але при цьому необхідно досягти поставлених цілей.

Використати цей шаблон

У будь-якому випадку, принаймні один follow-up лист підвищить шанс поновлення діалогу та отримання необхідної інформації.

Ось кілька порад, як написати follow-up лист із запитом і побудувати ефективну follow-up стратегію.

1. Вибирайте відповідний час для надсилання follow-up листів

Не відкладайте надсилання follow-up листів більше ніж на десять днів. Напишіть нагадування протягом трьох днів після надсилання першого листа. Більш тривале очікування підвищує ймовірність того, що одержувач забуде про перше повідомлення.

припустимо, ви надіслали первинний запит і не отримали відповіді протягом розумного терміну (1-3 дні). У цьому випадку доцільно надіслати follow-up лист, щоб нагадати одержувачу про запит і поцікавитися перебігом його виконання, або просто зателефонувати;
якщо ви отримали відповідь на свій первинний запит, але одержувач не вжив необхідних заходів або не надав необхідну інформацію, можна надіслати follow-up лист з проханням про роз'яснення або оновлення статусу в той же день;
якщо ви просите оперативно зв'язатися з вами, доцільно надіслати follow-up лист за 24 години до зустрічі, щоб підтвердити її деталі або нагадати про неї адресату;

Використати цей шаблон
припустимо, ви надсилаєте лист у відповідь на вакансію або пропозицію. Тоді краще буде надіслати follow-up лист через тиждень або два, щоб дізнатися про статус заявки або пропозиції, оскільки процес працевлаштування займає не менше тижня.

2. Почніть із дружнього нагадування

Ввічливі follow-up листи повинні починатися з дружнього нагадування адресату про попередній лист. Дотримуйтесь ввічливого і професійного тону. Нагадайте про те, як добре пройшла зустріч або бесіда, щоб викликати приємні спогади.

Використати цей шаблон

3. Надайте контекст для ввічливого follow-up листа

Якщо одержувач не відповів на попередній лист, поясніть, чому ваш запит є важливим і як він пов'язаний з його роботою, цілями або продуктом.

Не варто копіпастити текст з першого листа! Одержувач міг прочитати цей лист, але забути відповісти. Побачивши один і той же текст двічі, він не зможе прийняти рішення щодо вашого запиту.

Використати цей шаблон

4. Запитайте актуальну інформацію

Запитайте одержувача, чи встиг він розглянути ваш запит, і повідомте йому про те, чи зможе він його виконати. Це продемонструє вашу повагу до його часу і дасть йому можливість відповісти.

5. Зазначте дедлайн

Якщо запит терміновий, поясніть одержувачу, коли вам необхідно отримати відповідь на лист. Це допоможе забезпечити пріоритетність вашого запиту і уникнути його втрати в пошті одержувача.

Використати цей шаблон

6. Конкретизуйте

Чітко викладайте у follow-up листах, про що ви просите і що необхідно від адресата. Це допоможе уникнути непорозумінь і забезпечить розуміння та продуктивність комунікації. Додайте заклик до дії та соціальні докази, якщо це необхідно і доречно.

Використати цей шаблон

7. Висловлюйтеся лаконічно

Follow-up листи повинні бути короткими і змістовними. Уникайте незв'язних висловлювань і непотрібної інформації, яка може зробити follow-up повідомлення важким для читання і розуміння. Донесіть свою думку швидко і прямо, без настирливості.

8. Залишайтеся ввічливими та доброзичливими

Подякуйте одержувачу за витрачений час. Це покаже, що ви цінуєте його зусилля і поважаєте його рішення, яким би воно не було. Ввічливий follow-up лист не може бути вимогливим, агресивним або нешанобливим в будь-якому іншому сенсі.

Використати цей шаблон

Якщо ви все ще не отримали відповіді після надсилання follow-up листа, можете ввічливо повторити запит через 2-3 дні.

Якщо люди не відповідають втретє, можна або надіслати останнього листа, або перейти до іншого потенційного клієнта. Ніхто не застрахований від того, що його проігнорують, тому зберігайте мотивацію і продовжуйте працювати.

9. Сформулюйте чітку тему листа з зазначенням больових точок

Що стосується теми листа, то правила прості: будьте лаконічними та чіткими, вкажіть дедлайн, якщо він є, використовуйте ввічливий тон, не використовуйте агресивних слів і не зловживайте знаками оклику.

Для натхнення ми додали кілька прикладів тем листів:

Follow-up на [запит] — [Дедлайн].
Запит щодо [пункт / інформація] — Follow-up.
Перевірка зв'язку щодо [запит] — Є новини?
Нагадування: [запит] — невдовзі [дедлайн].
Продовження щодо [запит] — Я сподіваюся на вашу підтримку.
Follow-up щодо простроченого інвойсу — завтра останній день для оплати без комісії.

Використовуйте ці поради для своїх follow-up листів, щоб люди відгукувалися на них. Якщо потрібна додаткова інформація про відкриваність листів, найкращий час надсилання та персоналізацію, ознайомтеся з нашим whitepaper про ефективність email-маркетингу.

Експертні інсайти про ввічливі та ефективні follow-up’и

Експерт

Олександра Хлистова

PR lead у Stripo

Ми попрохали Олександру поділитися своїми думками про те, що робить follow-up лист ввічливим та ефективним. Від маловідомих тактик до культурних особливостей — ось її відповідь:

З: Яка тактика follow-up’ів, яку ви використовували, виявилася напрочуд ефективною, але не набула поширення?

В: Моє золоте правило: follow-up лист не повинен бути простим «Я просто нагадую». Це ваш шанс додати цінність, поділившись новою інформацією, яка не була подана в початковому листі — чи то новий факт, чи важливі дані, чи додатковий контекст, залежно від того, кому ви пишете і якою є мета повідомлення. Наприклад, якщо ви звертаєтеся з пропозицією про маркетингове партнерство, не обмежуйтеся початковою пропозицією. Виділіть конкретні переваги, які отримає інша сторона (якщо ви ще цього не зробили), і наведіть приклади успішної співпраці, яка у вас була в минулому. Головне — адаптувати своє повідомлення до причини, з якої ви пишете. Пам'ятайте, що кожен лист — це час іншої людини, а час — цінний ресурс, тому поважайте його. Будьте лаконічні, конкретні і, насамперед, корисні у своїй комунікації.

З: Чи отримували ви коли-небудь follow-up лист, який справив на вас враження? Що вас вразило?

В: Я щиро дивуюся, коли люди надсилають чіткі, лаконічні, ввічливі і, що найважливіше, змістовні листи. Це свідчить про те, що вони добре підготувалися: знають, кому пишуть, з якою метою звертаються і якого результату хочуть досягти. Набагато простіше вказати на те, що не справляє жодного враження: надмірна фамільярність, недоречний гумор або грубість, наприклад: «Я не отримав вашої відповіді, будь ласка, надайте відповідь якомога швидше».

З: Як культура або норми індустрії впливають на сприйняття follow-up листів?

В: У таких країнах, як США та Німеччина, цінують безпосередність і прямолінійність у спілкуванні, тому follow-up листи в цих регіонах зазвичай є лаконічними і змістовними. У динамічних культурах, особливо в США, очікується швидка відповідь — наприклад, 90% клієнтів очікують відповіді протягом години. Галузеві норми також відіграють важливу роль у тому, як сприймаються follow-up листи. У секторах зі стрімким розвитком, як-от технології чи маркетинг, часто потрібна терміновість у follow-up’ах, оскільки своєчасні відповіді мають вирішальне значення для збереження динаміки та розвитку бізнесу.

З: Як краще вчинити, якщо ваш перший запит був проігнорований більше одного разу?

В: Коли справа доходить до follow-up'ів, найкращий підхід простий: надішліть два follow-up листи, всього три спроби. Все, що перевищує це, може бути контрпродуктивним із кількох причин.

По-перше, якщо три спроби не дали результату, четверта, найімовірніше, теж нічого не змінить. Краще спрямувати свої зусилля на інші можливості, ніж витрачати час на малоймовірні шанси.

У третьому follow-up’і чітко дайте зрозуміти, що це буде ваша остання спроба, але залиште простір для майбутньої комунікації. Вкажіть свою контактну інформацію та всі необхідні посилання, висловивши прикрість, що цього разу вам не вдалося зв’язатися, але зберігаючи оптимізм щодо майбутніх можливостей.

Крім того, будьте обережні, щоб не завалити пошту контакту численними повідомленнями. Уявіть собі людину, яка повернулася з перерви і виявила кілька листів із запитанням «Ви отримали мій останній лист?». Це не лише забирає її час, але й може справити негативне враження.

Шаблони ввічливих follow-up листів та поради щодо дизайну

Давайте розглянемо кілька порад щодо створення follow-up листа з запитом.

1. Використовуйте професійний шаблон листа

Готовий шаблон follow-up листа допоможе зробити розсилку охайною та привабливою. Stripo пропонує чимало шаблонів follow-up листів для різних сценаріїв, які можна кастомізувати та надсилати. Виберіть найкращий шаблон follow-up листа і налаштуйте його під свої бізнес-задачі. Використовуйте софт для автоматизації маркетингу, щоб надсилати follow-up листи без зайвих зусиль.

Використати цей шаблон

2. Не ускладнюйте дизайн follow-up листа

Занадто багато графічних елементів або картинок у листі можуть відволікти одержувачів від основного повідомлення. Вибір фірмової гами кольорів і додавання логотипу компанії допоможуть передати зміст повідомлення і зберегти цілісність бренду.

Використати цей шаблон

3. Використовуйте чіткий і розбірливий шрифт

Використовуйте розбірливі шрифти розміром не менше 12 пунктів. Уникайте курсивних шрифтів, оскільки вони можуть бути складні для читання. У Stripo можна перевірити, як вибраний шрифт виглядає на мобільних і десктопних пристроях, а також переконатися, що кнопку заклику до дії помітно.

Використати цей шаблон

4. Розбийте текст на частини для більш чіткої структури

Я хочу обговорити можливість організації зустрічі для вивчення потенційної співпраці та отримання додаткової інформації про вашу роботу в цій сфері. Я вважаю, що зустріч може бути корисною для нас обох і дозволить обмінятися ідеями та досвідом.

Будь ласка, повідомте мені, чи зможете ви зустрітися в найближчі тижні. У мене гнучкий графік, і я можу підлаштуватися під ваш розклад. Якщо якісь конкретні дати або час влаштовують вас найбільше, будь ласка, запропонуйте їх.

Дякую, що приділили мені час, і я з нетерпінням чекаю на вашу відповідь.

З найкращими побажаннями,

[ваше ім'я]

7. Follow-up лист після надсилання документа або пропозиції

Тема листа:

Стосовно пропозиції, яку я надіслав

Текст листа:

Шановний\-а [ім'я],

Сподіваюся, у вас все добре. Я хотів би продовжити обговорення пропозиції, яку я надіслав [дата] щодо [проєкт або тема]. Буду радий почути ваші думки або будь-які відгуки.

Будь ласка, дайте мені знати, якщо вам потрібна додаткова інформація або роз'яснення. Буду радий допомогти вам.

Чекаю на вашу відповідь.

З повагою,

[ваше ім'я]

8. Follow-up лист із запитом зворотного зв'язку

Тема листа:

Якщо ви раптом забули — відгуки на [тема або пункт]

Текст листа:

Шановний\-а [ім'я],

Сподіваюся, у вас все добре. Я хотів би продовжити обговорення мого попереднього листа щодо зворотного зв'язку з [конкретна тема або питання], яке я надіслав [дата].

Ваш відгук буде дуже цінним для нас і важливим для [причина, наприклад, просування проєкту та прийняття рішення].

Будь ласка, повідомте мені, коли вам буде зручно поділитися своїми думками, або якщо ви бажаєте обговорити це по телефону.

Заздалегідь дякую вам за приділений час.

З повагою,

[ваше ім'я]

9. Follow-up лист після зустрічі або дзвінка

Тема листа:

Щодо нашої нещодавньої розмови

Текст листа:

Шановний\-а [ім'я],

Ще раз дякую вам за те, що ви знайшли час для зустрічі зі мною [дата]. Я щиро ціную можливість обговорити з вами [тема].

Як короткий follow-up я хотів би дізнатися, чи є у вас якісь новини з приводу [наступні кроки, рішення або запит]. Я з задоволенням надам більш детальну інформацію або подальшу допомогу, якщо це необхідно.

Будь ласка, зв'яжіться зі мною у зручний для вас час.

З повагою,

[ваше ім'я]

10. Follow-up лист із проханням про оновлення статусу

Тема листа:

Перевірка статусу [тема]

Текст листа:

Шановний\-а [ім'я],

Сподіваюся, у вас все добре. Я звертаюся до вас, щоб дізнатися про статус [запит, проєкт або заявка], про який ми говорили раніше.

Я розумію, наскільки ви зайняті, але буду вдячний за будь-яку інформацію, якою ви зможете поділитися, коли у вас з'явиться можливість.

Якщо вам потрібно щось від мене, щоб допомогти просунутися далі, будь ласка, звертайтеся.

Чекаю на вашу відповідь.

З повагою,

[ваше ім'я]

Поширені помилки

Навіть маючи найкращі наміри, follow-up листи можуть виявитися безрезультатними, якщо не уникати певних помилок. Щоб забезпечити ефективність повідомлення, шанобливий тон і підвищити ймовірність отримання відповіді, дуже важливо знати про найпоширеніші помилки та способи їх виправлення.

1. Початок комунікації зі «Стосовно…»

Типова помилка в follow-up листах — починати зі «Стосовно теми мого попереднього листа...» без додавання будь-якого змістовного контексту або терміновості. Хоча ця фраза може звучати ввічливо, вона часто є занадто розмитою або пасивною і може завадити досягненню мети листа.

У продавальних або маркетингових листах ця фраза не має сенсу і часто не викликає бажання відповісти. Одержувачі зайняті, і якщо ваш follow-up лист не пропонує нічого нового або корисного, він може бути просто проігнорований.

❌ Поганий приклад:

«Стосовно мого попереднього листа. Дайте мені знати, якщо ви зацікавлені».

✅ Більш вдала версія (додає цінність, не повторюючи очевидне):

«Я хотів би дізнатися, чи встигли ви ознайомитися з пропозицією, яку я надіслав минулого тижня. Тепер ми додаємо до пакету послуг 3 місяці підтримки з онбордингу для нових клієнтів, що може бути дуже корисним для вашої команди. Якщо ви зацікавлені, я з радістю запланую короткий дзвінок, щоб обговорити деталі — просто повідомте мені зручний час».

Ключова порада: відкиньте все зайве. Замість повторення того, що це follow-up, зосередьтеся на новому, корисному або практичному. Дайте одержувачу чіткий привід відповісти.

У персональних, академічних або адміністративних листах питання полягає скоріше в чіткості, термінах і меті. Звичайне «просто нагадую» може не передати терміновість, особливо якщо мова йде про дедлайн.

❌ Поганий приклад:

«Стосовно мого попереднього листа щодо вступу до коледжу».

✅ Більш вдала версія (з уточненням і повагою до часу):

«Я хотів би дізнатися, чи встигли ви ознайомитися з моїми запитаннями, поставленими минулого вівторка. Оскільки термін подання заявок закінчується наступного тижня, я хотів би переконатися, що все йде за планом».

Ключова порада: посилайтеся на первинне повідомлення, поясніть будь-які тимчасові обмеження та продемонструйте розуміння завантаженості одержувача.

2. Відсутність чіткого заклику до дії

Професійний follow-up лист ніколи не повинен залишати одержувача здивованим. Якщо ви не чітко вказали, що вам потрібно — відповідь, документ або рішення — одержувач може проігнорувати повідомлення або відкласти відповідь на невизначений термін.

Ця помилка часто виникає, коли автор припускає, що первинний запит залишається зрозумілим, або побоюється, що повторний запит може здатися надто наполегливим. Насправді, ввічливий і конкретний заклик до дії допомагає просунути розмову вперед.

❌ Поганий приклад:

«Повідомте мені свою думку».

(Читач може запитати себе: «Про що думати? Коли відповісти? Від мене зараз щось очікують?»).

✅ Більш вдала версія (у сфері продажів):

«Чи могли б ми зв'язатися в четвер або п'ятницю, щоб обговорити подальші кроки?».

✅ Більш вдала версія (в освітній / адміністративній сфері):

«Чи не могли б ви повідомити мені щодо розгляду моєї заявки, чи мені необхідно надати якісь додаткові документи до закінчення терміну подання заявок?».

3. Занадто швидкі або часті листи з нагадуванням

Перед надсиланням follow-up листів дуже важливо вибрати правильний час. Занадто швидкий повторний контакт після першого повідомлення може здатися нетерплячим або занадто наполегливим, а зависока частота follow-up листів може дратувати одержувача і нашкодити вашим відносинам.

Надайте одержувачу розумний термін для відповіді. Виходячи з нашого досвіду, зазвичай достатньо 3-7 робочих днів, залежно від терміновості та контексту вашого запиту. Якщо ви не отримали відповіді після декількох ввічливих нагадувань, надісланих з відповідними інтервалами, часто краще зробити паузу і розглянути альтернативні способи взаємодії.

Як написати перший лист із запитом

Переконайтеся, що перший аутріч-лист є чітким і цілеспрямованим. Follow-up лист буде ефективним лише в тому випадку, якщо перший лист заклав правильний тон.

Ось кілька кроків і коротких порад, яких слід дотримуватися під час написання листа з запитом:

1. Почніть із чіткої теми листа

Гарна тема листа повинна коротко вказувати на його мету і мотивувати одержувача негайно відкрити повідомлення.

2. Додайте відповідне привітання

Почніть із ввічливого привітання, наприклад: «Шановний\-а [ім'я]» або «Доброго дня, [ім'я]».

3. Представтеся та вкажіть мету листа

Поясніть, хто ви і чому ви пишете адресату. Ця частина листа повинна бути короткою, але інформативною.

4. Надайте контекст

За необхідності надайте додаткову інформацію або контекст, які допоможуть адресату зрозуміти мету вашого ввічливого прохання, або використовуйте сильний, конкретний аргумент, щоб запам'ятатися адресату.

5. Сформулюйте чіткий запит і додайте заклик до дії

Чітко сформулюйте свій запит і конкретно вкажіть, що вам потрібно. За необхідності додайте кнопку з закликом до дії, щоб полегшити одержувачу пошук необхідної інформації.

6. Поясніть, чому ваш лист важливий

Поясніть, чому ваш запит є важливим і яку користь він принесе одержувачу або іншим зацікавленим особам. Якщо ви не знаєте, хто займається вашим запитом, можете ввічливо запитати, чи є одержувач тією особою, якій слід надіслати запит, або чи може він спрямувати вас до потрібної особи.

7. Надайте додаткову інформацію

За необхідності надайте детальну інформацію, яка допоможе одержувачу / потенційному клієнту зрозуміти ваш запит або прийняти рішення.

8. Ввічливо завершіть лист

Подякуйте одержувачу за приділений час і завершіть лист ввічливою фразою та підписом, наприклад: «З теплими побажаннями» або «З найкращими побажаннями».

9. Вкажіть свої контактні дані

Додайте підпис листа з вашою контактною інформацією, як-от номер телефону, сайти або посилання на акаунти в соцмережах, на випадок, якщо одержувачу буде потрібно зв'язатися з вами і продовжити розмову.

10. Зробіть вичитку

Перед надсиланням листа перевірте його на наявність помилок і переконайтеся, що тон листа професійний і ввічливий. Більшість фахівців із продажів дуже серйозно ставляться до першого листа.

Будьте на крок попереду конкурентів — підготуйте follow-up email-стратегію та перший аутріч-лист.

На завершення

Готуючи тему та текст листа з запитом, необхідно дотримуватися балансу між ввічливим та наполегливим тоном. Дотримуючись цих порад, ви зможете більш ефективно написати follow-up лист та підвищити свої шанси на досягнення мети.

Увага до тону, часу надсилання та чіткості формулювань у follow-up листах може зіграти вирішальну роль в отриманні своєчасної та позитивної відповіді.

Надсилайте ввічливі follow-up листи за допомогою Stripo

Почати

Artem Vasin Content writer

Поділитися

Рекомендовано для вас

Як додати відео в лист?

15 найкращих практик email-дизайну

Як додати таймер зворотного відліку в лист

Огляд 10+ найкращих ESP-сервісів