Der ultimative Leitfaden zum Schreiben einer professionellen Höflichkeits-E-Mail

Höflichkeit in E-Mails hängt nicht einfach davon ab, am Ende „Mit freundlichen Grüßen“ einzufügen. Im Gegenteil: 58 Prozent der Empfänger empfinden diese Phrase als wenig höflich und nicht besonders ehrlich.

Eine höfliche E-Mail zu verfassen bedeutet, mehrere Faktoren und Regeln zu kombinieren, je nach Kontext und Empfänger. Es ist an der Zeit, Methoden zu betrachten, die Ihnen helfen, für jede Situation eine angemessene Höflichkeitsmail zu erstellen.

Was ist eine Höflichkeits-E-Mail?

Sprechen wir zuerst darüber, was eine Höflichkeits-E-Mail eigentlich ist. Eine Höflichkeits-E-Mail ist eine höfliche, professionelle Nachricht, um etwas zu bestätigen, Danke zu sagen oder jemanden zu informieren. Sie wird sowohl im privaten als auch im beruflichen Umfeld genutzt, um Dankbarkeit auszudrücken, frühere Interaktionen nachzuverfolgen oder andere Informationen mitzuteilen.

Im Allgemeinen ist jede E-Mail eine Höflichkeitsmail, die mit Rücksicht auf den Empfänger verfasst wird, unabhängig vom Kontext.

Wann sollte man Höflichkeits-E-Mails versenden?

Obwohl es nie eine schlechte Idee ist, höflich zu sein, ist eine Höflichkeits-E-Mail in den folgenden Situationen ein besonders hilfreiches Werkzeug:

• Dankbarkeit ausdrücken. Zum Beispiel nach einem gut durchgeführten Meeting, Interview oder Event, könnte man eine höfliche E-Mail senden, um der Person für ihre Zeit und angenehme Gesellschaft zu danken;
• Empfang bestätigen. Dies kann Ereignisse umfassen, bei denen Sie etwas erhalten haben (eine E-Mail, ein Paket, ein Dokument), und im Allgemeinen senden Sie eine schnelle E-Mail, um den Empfang zu bestätigen und sich dafür zu bedanken;
• Nachverfolgung und Erinnerungen. Wenn Sie etwas angefordert haben (wie Informationen oder eine Aktion) und keine Antwort erhalten haben, ist eine höfliche Nachverfolgung eine großartige Möglichkeit, die Person an Ihre Anfrage zu erinnern;
• Bestätigung von Meetings oder Events. Eine einfache, höfliche Bestätigungs-E-Mail zeigt, dass Sie die Zeit der anderen Person anerkennen und sie über Ihre Verfügbarkeit informieren;
• Angebot von Hilfe oder Unterstützung. Wenn jemand Schwierigkeiten hat oder Unterstützung benötigt, ist ein Angebot zur Hilfe in Form einer Höflichkeits-E-Mail eine großartige Möglichkeit;
• Vorstellung von sich selbst oder anderen. Wenn Sie sich selbst oder einen Kollegen einer neuen Person vorstellen, kann eine Höflichkeits-E-Mail dabei helfen, die Einführung schnell und einfach zu gestalten.

Wie Sie sehen können, gibt es viele Szenarien, in denen eine Höflichkeits-E-Mail eine großartige Möglichkeit ist, Ihr professionelles Image zu wahren und Ihre Kommunikation für beide Seiten angenehmer zu gestalten.

Regeln, die Sie befolgen sollten, um perfekte Höflichkeits-E-Mails zu erstellen

Nun ist es an der Zeit, einige Etikette-Regeln zu besprechen. Diese Tipps helfen Ihnen, höfliche E-Mails zu schreiben, unabhängig davon, was Ihr Ziel ist, und am Ende eine erstklassige E-Mail zu erstellen, die der Empfänger gerne in seinem Posteingang findet.

Erstellen Sie klare und direkte Betreffzeilen

Die Betreffzeile ist nicht nur eine Möglichkeit, den Inhalt Ihrer E-Mail anzugeben und sie von anderen E-Mails im Posteingang abzuheben, sondern auch ein Werkzeug, um Höflichkeit zu zeigen.

Wir alle sind beschäftigte Menschen, und das Letzte, was wir tun möchten, ist, Zeit mit dem Lösen von Rätseln zu verschwenden. Eine unklare oder völlig fehlende Betreffzeile ist ein solches Rätsel. Wenn Sie eine Höflichkeits-E-Mail verfassen möchten, seien Sie nicht faul und erstellen Sie eine klare und verständliche Betreffzeile. Eine umfassende und prägnante Betreffzeile zu schreiben ist ein Zeichen des Respekts gegenüber dem Empfänger und seiner Zeit, da Sie den Inhalt der E-Mail sofort angeben, und der Zweck der E-Mail wird bereits vor dem Öffnen klar.

Seien Sie vorsichtig mit Abkürzungen oder Emojis

Mit der Zeit entwickelt sich das Internet weiter, und die Sprache, die wir verwenden, entwickelt sich ebenfalls. Immer häufiger sieht man in Textnachrichten oder E-Mails verschiedene Abkürzungen, die bereits bekannte, etablierte Phrasen verkürzen. Eine Höflichkeits-E-Mail ist jedoch nicht der beste Ort, um diese Häufigkeit zu verwenden. Zumindest nicht in allen Kontexten.

Abkürzungen wie TBH (To be honest), THX (Thanks) und OTOH (On the other hand) sind eher für Instant Messaging mit Freunden, Bekannten und Familie gedacht. Einige Leute kennen diese Abkürzungen möglicherweise einfach nicht oder werden von ihnen verwirrt. Der Extremfall, in dem sie verwendet werden können, ist die Kommunikation mit sehr engen Freunden. Aber selbst in diesen Fällen sollte man den Kontext berücksichtigen und sich fragen: Weiß die Person auf der anderen Seite des Bildschirms, was diese Abkürzung bedeutet?

Verwenden Sie Ausrufezeichen sparsam

Diese Regel mag ziemlich kleinlich erscheinen und kann weggelassen werden. Allerdings kann die übermäßige Verwendung von Ausrufezeichen oder deren Einsatz im falschen Kontext als aggressiv oder unreif wirken. Beim Verfassen einer Höflichkeits-E-Mail sollten Ausrufezeichen als Werkzeug verwendet werden, um Freude und Begeisterung auszudrücken.

Seien Sie vorsichtig bei der Verwendung von Humor

Selbst wenn Ihre Freunde denken, dass Sie die lustigste Person sind, die sie kennen, sollten Sie mit Humor in E-Mails vorsichtig sein. Witze und Humor sind ein riskantes Geschäft, da sie möglicherweise nicht verstanden werden oder der Empfänger den Eindruck bekommt, dass Sie das Thema der E-Mail nicht ernst nehmen. Aber der schlimmste Fall ist, dass das, was Sie lustig finden, den Empfänger beleidigt. Und dann sind all Ihre Bemühungen, höflich zu sein, dahin. Denken Sie einfach daran, dass Humor eher für die Korrespondenz mit sehr engen Personen geeignet ist.

Berücksichtigen Sie kulturelle Unterschiede

Diese Regel gilt mehr für Höflichkeits-E-Mails im Geschäftskontext, aber sie wird Ihnen auch helfen, höflich zu sein, wenn Sie E-Mails für Personen verfassen, die Sie nicht kennen. Kulturelle Unterschiede können Missverständnisse verursachen, daher ist es ratsam, den Inhalt Ihrer E-Mail an den kulturellen Hintergrund des Empfängers anzupassen. Zum Beispiel gibt es im Westen eine Kultur des Small Talks, bevor das Hauptthema zu Beginn eines Gesprächs besprochen wird. In einigen europäischen Ländern kann dies jedoch als unangenehm oder Zeitverschwendung angesehen werden, und es in Ihrer E-Mail zu haben, kann all Ihre Bemühungen zunichte machen. Berücksichtigen Sie diesen Aspekt, wenn Sie E-Mails für Personen verfassen, die geografisch entfernt und kulturell unterschiedlich von Ihnen sind.

Sie können lernen, wie man E-Mail-Newsletter unter Berücksichtigung kultureller Unterschiede, sprachlicher Nuancen und vieles mehr führt, in unserem kostenlosen eBook.

Überprüfen Sie E-Mails sorgfältig

Es ist schwierig, eine höfliche E-Mail zu erstellen, wenn der Inhalt mit grammatikalischen oder Rechtschreibfehlern gefüllt ist oder einen unangemessenen Ton hat. Sie sollten Ihre E-Mail immer Korrektur lesen, bevor Sie sie senden. Sie können auch Ihre Freunde bitten, Ihnen beim Korrekturlesen zu helfen, denn ein frisches Paar Augen schadet nie. Verwenden Sie diese Methode jedoch nur, wenn die Betreffzeile dies zulässt und sie nicht vertraulich ist. Andernfalls wird ChatGPT Ihnen beim Korrekturlesen helfen. Es beseitigt Tippfehler und Fehler sehr gut und kann praktische Ratschläge zum Ton geben, um die Höflichkeit zu wahren.

Denken Sie an Ihren Ton

Beim Schreiben einer höflichen E-Mail ist der Tonfall entscheidend. Ganz einfach gesagt, wie Sie Ihren Empfänger ansprechen, hängt von der Beziehung ab, die Sie zu ihm haben. In Höflichkeits-E-Mails an neue Kontakte sollten Sie einen formellen und professionellen Ton verwenden, da dies Höflichkeit und Respekt zeigt. Bis Sie eine freundliche Beziehung aufgebaut haben und bereits vorherige Interaktionen hatten, ist es am besten, einen informellen Ton zu vermeiden.

Wenn Sie jemanden zum ersten Mal kontaktieren, sprechen Sie ihn mit seinem vollen Namen an. Analysieren Sie seine Antwort, um zu beurteilen, ob Sie in den folgenden Nachrichten einfach seinen Vornamen verwenden können.

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Beispiele für Höflichkeits-E-Mails

Jetzt ist es an der Zeit, Ihnen einige Inspirationen zu geben, wie Höflichkeits-E-Mails aussehen sollten. Unten finden Sie kostenlose Beispiele, die Sie für Ihren eigenen Newsletter verwenden können, indem Sie den Inhalt nach Belieben umschreiben.

Beispiel für eine Höflichkeits-E-Mail 1

Betreffzeile: Vielen Dank für Ihre [Gedanken/Frage/Hilfe].

Grüße [Vollständiger Name des Empfängers],

Ich hoffe, diese Nachricht erreicht Sie wohlbehalten.

Vielen Dank, dass Sie sich gemeldet haben. Ich schätze es sehr, dass Sie sich die Zeit genommen haben, [Ihre Gedanken/Frage/Hilfe zu teilen]. Das bedeutet mir sehr viel.

Wenn Sie in der Zwischenzeit etwas benötigen oder einfach nur plaudern möchten, zögern Sie nicht, sich zu melden. Ich helfe Ihnen immer gerne weiter!

Nochmals vielen Dank, und ich freue mich darauf, bald von Ihnen zu hören.

Beste Grüße,
[Ihr Name]
[Ihre Kontaktdaten]

Beispiel für eine Höflichkeits-E-Mail 2

Betreffzeile: Nachverfolgung zu unserem kürzlichen Gespräch

Sehr geehrter Herr [Nachname des Empfängers],

Ich hoffe, Sie haben einen schönen Tag.

Ich melde mich, um auf unser kürzliches Gespräch Bezug zu nehmen. Ich wollte Ihnen die Details und die wichtigsten Punkte, die wir besprochen haben, zur Verfügung stellen, um sicherzustellen, dass wir in der Zukunft auf dem gleichen Stand sind. Zur Erinnerung, wir haben über [kurze Zusammenfassung der wichtigsten besprochenen Punkte] gesprochen.

Wenn Sie zusätzliche Informationen oder Klarstellungen benötigen, zögern Sie bitte nicht, sich zu melden. Ich beantworte gerne alle Fragen oder gebe Ihnen weitere Details.

Ich freue mich auf Ihre Antwort und hoffe, dass wir unser Gespräch bald fortsetzen können.

Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
[Ihre Position]
[Ihr Firmenname]
[Ihre Kontaktdaten]

Beispiel für eine Höflichkeits-E-Mail 3

Betreffzeile: Anfrage für ein Meeting

Sehr geehrter [Vollständiger Name des Empfängers],

Ich weiß, dass Sie beschäftigt sind, daher werde ich mich kurzfassen.

Ich schreibe, um höflich um ein Meeting zu bitten, wann immer es Ihnen passt. Ich würde die Gelegenheit schätzen, [kurz den Zweck oder das Thema des Meetings zu erwähnen] zu besprechen.

Bitte lassen Sie mich wissen, ob Sie diese Woche oder nächste Woche Zeit für ein Treffen haben. Ich bin flexibel und kann mich an eine Zeit anpassen, die für Sie am besten passt. Ihre Rücksichtnahme wird sehr geschätzt.

Ich freue mich auf Ihre Antwort.

Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
[Ihre Position]
[Ihr Firmenname]
[Ihre Kontaktdaten]

Beispiel für eine Höflichkeits-E-Mail 4

Betreffzeile: Einführung und Kontaktdaten

Sehr geehrter [Vollständiger Name des Empfängers],

Ich hoffe, es geht Ihnen gut.

Mein Name ist [Ihr Name] und ich möchte mich einen Moment lang vorstellen. Ich habe kürzlich [erklären, wie Sie die Person kennengelernt haben oder warum Sie sich melden]. Ich freue mich darauf, die Gelegenheit zu haben, mit Ihnen in Kontakt zu treten.

Zu Ihrer Referenz hier meine Kontaktdaten:

• E-Mail: [Ihre E-Mail-Adresse]
• Telefon: [Ihre Telefonnummer]

Bitte zögern Sie nicht, mich zu kontaktieren, wenn Sie Fragen haben oder wenn ich Ihnen bei etwas behilflich sein kann. Ich freue mich darauf, Sie besser kennenzulernen und möglicherweise in der Zukunft zusammenzuarbeiten.

Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
[Ihre Position]
[Ihr Firmenname]
[Ihre Kontaktdaten]

Beispiel für eine Höflichkeits-E-Mail 5

Betreffzeile: Angebot meiner Hilfe

Sehr geehrter [Vollständiger Name des Empfängers],

Ich hoffe, es geht Ihnen gut.

Ich wollte mich melden und meine Hilfe anbieten, falls Sie Unterstützung bei [spezifische Aufgabe oder Projekt] benötigen. Wenn ich Ihnen bei etwas behilflich sein kann, lassen Sie es mich bitte wissen.

Ich bin gerne bereit, in jeglicher Weise zu helfen, sei es durch das Beantworten von Fragen oder das Bereitstellen von Unterstützung in [spezifisches Hilfsgebiet erwähnen].

Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören und in jeder möglichen Weise zu helfen.

Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
[Ihre Position]
[Ihr Firmenname]
[Ihre Kontaktdaten]

Zusammenfassung

Höflichkeits-E-Mails sind Ihr bevorzugtes Kommunikationsmittel, mit dem Sie in jeder Situation professionell bleiben. Sie helfen Ihnen, starke Beziehungen sowohl im beruflichen als auch im privaten Leben aufrechtzuerhalten. Seien Sie respektvoll, indem Sie den richtigen Tonfall wahren, und denken Sie daran, an wen Sie schreiben, und Sie werden Ihre höflichen E-Mails mühelos meistern.