Wie man eine effektive Abwesenheitsnotiz per E-Mail schreibt

Weniger als eine Stunde – das ist im Jahr 2024 die durchschnittlich erwartete Antwortzeit, in manchen Branchen sogar nur 5 Minuten. Bei längerer Abwesenheit sinkt die Kundenzufriedenheit stark, und Arbeitsprozesse werden unterbrochen. Wie geht man also mit Abwesenheitszeiten, insbesondere rund um Weihnachten und Neujahr, am besten um?

In diesem Artikel sprechen wir über Abwesenheitsnotizen per E-Mail, stellen ihre Typen und Schritte zur Erstellung vor und zeigen ansprechende Beispiele. Zusätzlich erhalten Sie Tipps, wie Sie trotz Abwesenheit die Kundenzufriedenheit hoch halten und Aufgaben rechtzeitig erledigt werden. Steigen wir ein ins Thema.

Was ist eine Abwesenheitsnotiz per E-Mail?

Eine Abwesenheitsnotiz per E-Mail ist eine automatische Nachricht, die an alle gesendet wird, die Sie während Ihrer Abwesenheit kontaktieren. Aber bevor Sie dabei an eine gewöhnliche automatische E-Mail denken – halten Sie inne.

Eine gute Abwesenheitsnotiz informiert nicht nur über Ihre Abwesenheit und bietet alternative Kontaktmöglichkeiten, sondern zeigt auch Ihr Verantwortungsbewusstsein – besonders in der Urlaubszeit. Einer aktuellen Studie zufolge waren 6,8 % von einer Million E-Mails in den letzten zwei Dezemberwochen Abwesenheitsnotizen.

Manche Probleme sind zeitkritisch – Empfänger brauchen sofortige Unterstützung, unabhängig von den Umständen.

Arten von Abwesenheitsnotizen

Je nach Zielgruppe lassen sich Abwesenheitsnotizen in zwei Typen unterteilen:

1. Kundenorientiert: Diese Art von Nachricht wird an Ihre Kund:innen gesendet und enthält häufig konkrete Handlungsanweisungen, z. B. an wen man sich wenden kann oder wie man gängige Probleme löst.
   
   
2. Teamorientiert: Kolleg:innen erwarten Informationen zur Aufgabenverteilung, zum Reisezeitraum (Abreise/Rückkehr) sowie Notfallkontakte. Sie können auch Zugänge zu Ihrer Arbeit freigeben, damit andere Ihre Aufgaben übernehmen können.
   
   

Welche Vorteile haben Empfänger von Abwesenheitsnotizen?

Keine Rückmeldung zu erhalten, ist im Arbeitskontext besonders frustrierend. Wurde die E-Mail übersehen, ignoriert oder ist sie nie angekommen? Ich persönlich möchte nicht rätseln müssen – ich gehe davon aus, dass jemand erreichbar ist, sofern nichts anderes kommuniziert wurde.

Eine Vorlage für eine Abwesenheitsnotiz kann negative Erfahrungen reduzieren, indem sie über Beginn und Ende Ihrer Abwesenheit informiert, Notfallkontakte nennt oder Ihre Abwesenheit einfach erklärt. Laut einer aktuellen Studie nutzten 58 % von 1.000 britischen Beschäftigten OOO-Nachrichten ausschließlich zur Info für Kolleg:innen, während 49 % alternative Kontakte angaben.

(Quelle: Preply)

Welche Vorteile haben Absender von Abwesenheitsnotizen?

Abwesenheitsnotizen drehen sich nicht immer nur um die Empfänger. Manchmal geht es auch um die Absender. Wie das? Eine aktuelle US-Umfrage zeigt, dass nur 33 % von 5.188 Mitarbeitenden keine Nachrichten beantworteten, die außerhalb ihrer Arbeitszeiten gesendet wurden. Daraus ergibt sich die Frage: Wie schafft man die Balance zwischen Beruf und Privatleben?

Es zeigt sich, dass viele genau daran scheitern. Über 4,1 Millionen Kanadier:innen fühlten sich stark gestresst bei der Arbeit und nannten den Kampf um Ausgewogenheit als einen Hauptgrund. In solchen Fällen helfen Abwesenheitsnotizen, klare Grenzen zu setzen und andere über Ihre Abwesenheit zu informieren.

Wie empfinden verschiedene Generationen Abwesenheitszeiten?

Menschen versuchen immer noch, eine Balance zwischen Karriere und erfülltem Leben zu finden. Doch wie gehen die Generationen damit um – und welche Rolle spielen OOO-Nachrichten (Out-of-Office)? Ein Blick auf die Erkenntnisse von Dojo zeigt folgende Unterschiede:

• Etwa 86 % der Gen Z erhalten E-Mails während ihrer Abwesenheit;
• Etwa 74 % der Millennial-Chefs finden es akzeptabel, ihr Team auch außerhalb der Arbeitszeit zu kontaktieren. Bei den Boomern steigt dieser Wert auf 76 %, während bei der Gen X nur 67 % ihre Mitarbeitenden in der Abwesenheit anschreiben;
• Gen Z wird durchschnittlich bis zu 7-mal pro Woche außerhalb der Arbeitszeit kontaktiert.

Abwesenheitsnotizen dienen dazu, Arbeit und Freizeit zu trennen – und bekommen inzwischen immer öfter eine humorvolle Note. Das führt uns zum nächsten Punkt: Humor in OOO-Nachrichten.

Humor in Abwesenheitsnotizen

Humorvolle Elemente in OOO-E-Mails sind immer üblicher, aber nicht jede Generation sieht das gleich. Kann ein lockerer Tonfall zu einer Ermahnung führen? Anscheinend ja:

• Etwa 21 % der Führungskräfte empfinden Humor in Abwesenheitsnachrichten als unprofessionell;
• Rund 3 % der Vorgesetzten würden sogar eine disziplinarische Verwarnung aussprechen, da sie formelle Kommunikation erwarten.

Im Gegensatz dazu finden 27 % der Gen Z, dass das Schreiben von Abwesenheitsmails Spaß macht. Die Wirkung hängt also stark davon ab, mit wem man arbeitet. Vor dem Versenden einer humorvollen Nachricht sollte man daher prüfen, ob sie zur Markenkommunikation passt.

Schritte zum Schreiben einer Abwesenheitsnotiz

Nachdem wir nun Definition und Besonderheiten der OOO-Nachrichten kennen, schauen wir uns die Erstellungsschritte an.

1. Zielgruppe wählen

Inhalt und Ton der Abwesenheitsnotiz hängen stark von der Zielgruppe ab: Kolleg:innen, Geschäftspartner:innen oder Kund:innen. Wer sein Publikum kennt, kann klarer entscheiden, welche Informationen enthalten sein müssen und welchen Ton man anschlägt.

Berücksichtigen Sie Generationsunterschiede und wie Humor wahrgenommen wird. Passen Sie Ihre Vorlage dem Publikum an, statt es zu zwingen, sich Ihrem Stil anzupassen.

2. Tonalität wählen

Ein professioneller Ton ist besser, wenn man an Kund:innen schreibt – vor allem, wenn sie Unterstützung benötigen. Ich persönlich fände es unpassend, einen Scherz in einer automatischen Antwort zu lesen, wenn ich ein technisches Problem melde.

Dasselbe gilt für teaminterne OOO-Mails. Schließlich ist eine Abwesenheitsnotiz weiterhin Teil der beruflichen Kommunikation – und sollte entsprechend professionell formuliert sein.

3. Wichtige Details berücksichtigen

OOO-Nachrichten schützen Sie vor unnötigen Rückfragen – aber nur, wenn sie gut formuliert sind. Denken Sie an die häufigsten Fragen, die Sie selbst stellen würden, wenn jemand abwesend ist – und beantworten Sie diese direkt in Ihrer Nachricht.

Wenn durch Ihre Abwesenheit Termine oder Aufgaben verschoben werden, geben Sie konkrete Daten an und prüfen Sie Ihren Kalender sorgfältig.

4. Text mit KI verbessern

Auch wenn das Texten nicht Ihre Stärke ist, können Sie dennoch ansprechende Abwesenheitsnotizen verfassen. Mit Stripo’s KI-Assistent sparen Sie Zeit und bleiben dennoch im gewünschten Ton und Design.

So funktioniert es direkt im Template-Builder:

1. Textmodul hinzufügen.
2. Mit der Maus über den Text fahren und auf die drei Punkte klicken.
3. „Mit KI verbessern“ auswählen.
4. Eingabeaufforderung formulieren und den KI-generierten Text abwarten.

Sie können außerdem Grammatik prüfen, Nachrichten kürzen oder verlängern, sie in andere Sprachen übersetzen oder den Tonfall ändern – alles, was die E-Mail-Erstellung beschleunigt.

5. Notfallkontakte hinzufügen

Notfälle passieren – ob man will oder nicht. Das Letzte, was man nach einer Abwesenheit braucht, ist Chaos im Posteingang. Notfallkontakte in der Abwesenheitsnotiz zu erwähnen, ist deshalb besonders hilfreich.

Sie können auch Situationen beschreiben, in denen eine sofortige Reaktion notwendig ist – für mehr Klarheit.

6. Kompatibilität mit E-Mail-Clients testen

Dieser Abschnitt richtet sich an alle, die HTML-Vorlagen für Abwesenheitsmails bevorzugen. Das Testen in verschiedenen E-Mail-Clients stellt sicher, dass Ihre Nachricht korrekt dargestellt wird – unabhängig vom Layout.

Mit Stripo müssen Sie nicht jeden Anbieter einzeln prüfen – unser integriertes Test-Tool übernimmt das für Sie. Sie können alle Vorlagen direkt im Konto-Tab ansehen. So geht’s:

1. Öffnen Sie die gewünschte Abwesenheitsvorlage.
2. Klicken Sie auf den Button Test oben im Bildschirm.
3. Gehen Sie zum Tab E-Mail-Clients.
   
   
4. Bestätigen und testen.

Stripo prüft, ob Ihre Vorlage mit verschiedenen Geräten und Anbietern kompatibel ist.

Best Practices für Abwesenheitsnotizen

Nachdem wir nun die Gründe und Schritte zur Erstellung geklärt haben, kommen wir zu den Best Practices. Welche Ansätze sollte man verfolgen – und welche vermeiden?

Sehen wir uns das gemeinsam an.

Professionalität mit Persönlichkeit kombinieren

Eine aktuelle Studie zeigt, dass 50,4 % von 1.000 britischen Arbeitnehmer:innen eine Abwesenheitsnachricht als unpassend empfanden. Das zeigt: Die Balance zwischen Professionalität und einem persönlichen Ton ist entscheidend. Hier zwei Beispiele im Vergleich:

1. „Hallo. Ich bin bis zum 2. Januar nicht im Büro. Bei Fragen zu externen Streitfällen oder BBB-Anliegen wenden Sie sich bitte an Sarah Styles.“
2. „Hallo und danke für Ihre Nachricht! Ich bin aktuell bis zum 2. Januar außer Haus. Bei dringenden Angelegenheiten wenden Sie sich bitte an Sarah Styles. Andernfalls melde ich mich spätestens am 2. Januar bis 17 Uhr zurück.
   Für Notfälle erreichen Sie mich auch unter 123456789 – insbesondere bei Fragen zu Streitfällen oder BBB-Anliegen.“

Die erste Variante wirkt zunächst standardmäßig. Doch im Vergleich zur zweiten fällt auf, dass persönliche Details fehlen: Notfallkontakte und ein klarer Zeitpunkt, wann mit einer Antwort zu rechnen ist. Die zweite Variante ist informativer und hinterlässt weniger offene Fragen.

Abwesenheitsnotizen als Branding-Tool

Jede Abwesenheitsnotiz ist ein Aushängeschild Ihres Unternehmens und sollte zur Markenkommunikation passen. Wenn Sie unsicher sind, welche Elemente dazugehören, hilft diese Liste:

• Halten Sie den Ton Ihrer Marke ein: Wenn Ihre Kommunikation – intern wie extern – formell ist, sollte auch Ihre Abwesenheitsnotiz formell sein. So erkennen Ihre Kunden die Marke wieder, selbst bei einer automatischen Antwort;
• Markenkonforme Gestaltung: Manche Unternehmen verlangen eine Signatur in jeder E-Mail – auch in automatischen Antworten. Wenn Sie HTML-Vorlagen verwenden, achten Sie auf Farben, Schriften und Stilrichtlinien der Marke für Konsistenz.

Beispiele für Abwesenheitsnotizen

Zum Abschluss dieses Leitfadens finden Sie hier verschiedene Beispiele für Abwesenheitsnotizen, die Sie je nach Zielgruppe auswählen oder als Inspiration nutzen können.

Vorlage für Kunden

Hallo und vielen Dank für Ihre Nachricht!

Ich bin derzeit bis zum {Rückkehrdatum} nicht im Büro und habe nur eingeschränkten Zugriff auf die Plattform. Während meiner Abwesenheit stehen Ihnen meine Kolleg:innen aus dem {Teamname}, {Namen der Kolleg:innen}, gerne zur Verfügung.

Wenn Sie sofortige Unterstützung benötigen, wenden Sie sich bitte an {alternative Kontakte} – sie helfen Ihnen schnell und zuverlässig weiter.

Ich habe außerdem eine kurze Übersicht über Ihr Konto und mögliche Anliegen vorbereitet.

[CTA: Plattform-Leitfaden ansehen]

Ansonsten melde ich mich nach meiner Rückkehr – stellen Sie also gern alle offenen Fragen.

Vorlage für interne Teamkommunikation

Hallo und danke für Ihre Nachricht!

Ich bin derzeit bis zum {Rückkehrdatum} außer Haus. Damit alle Aufgaben weiterhin reibungslos verlaufen, wenden Sie sich bitte je nach Anliegen an folgende Kontakte:

1. Projekt X Updates: Kontaktieren Sie {Name} unter {Kontaktinformationen}. Sie/Er ist mit allen Prozessen vertraut.
2. Budgetfreigaben: {Name} übernimmt diese. Kontakt: {Kontaktinformationen}.
3. Tägliche Abläufe: {Name} ist zuständig. Erreichbar unter: {Kontaktinformationen}.

In dringenden Fällen erreichen Sie mich unter folgenden Notfallkontakten:

1. Telefon: (123) 4567898
2. E-Mail: example@email.com

Alle weiteren Anfragen beantworte ich ab {Datum/Uhrzeit Ihrer Rückkehr}.

Vorlage mit humorvollen Elementen

Hallo und danke, dass Sie sich melden!

Ich bin derzeit nicht im Büro – zum Glück für mich – und tanke neue Energie. Ab dem {Rückkehrdatum} bin ich wieder da und bereit, mich um Ihr Anliegen zu kümmern.

In der Zwischenzeit wenden Sie sich bitte an meine Kolleg:innen für alle projektbezogenen Fragen:

1. Designfragen: {Name} ist zuständig. Kontakt: {Kontaktinformationen}.
2. Neue Projekte: {Name} kümmert sich darum. Kontakt: {Kontaktinformationen}.

Das war’s – ich hoffe, Sie finden die Antworten, die Sie gesucht haben. Bis bald und alles Gute!

Fazit

Ob als Möglichkeit, Grenzen zu setzen oder als Mittel zur Weiterleitung – Abwesenheitsnotizen sind ein wertvoller Bestandteil der Kommunikation. Wenn Sie Zielgruppe, Generationenunterschiede und Markenidentität berücksichtigen, gelingt Ihnen eine effektive OOO-Nachricht, die für ein positives Erlebnis sorgt.

Ich hoffe, dieser Leitfaden hat Sie inspiriert, eigene Vorlagen zu erstellen. Viel Erfolg dabei!