Approvals plus rapides, moins de retards : comment les outils collaboratifs peuvent transformer la production d'emails

Chez Stripo, nous avons récemment introduit de nouvelles fonctionnalités de collaboration dans notre éditeur, notamment la co-édition et les commentaires. Ces fonctionnalités permettent aux membres de l’équipe de travailler simultanément sur les emails et de laisser des retours directement dans l’éditeur. Cette approche accélère et simplifie considérablement la production des emails, notamment en réduisant le temps consacré aux validations.

Nous savons également que la mise en place d’un nouveau flux de validation demande des efforts et une phase d’adaptation. Pour mieux comprendre les difficultés rencontrées par les équipes et identifier des pistes d'amélioration de l’efficacité, nous avons demandé à des équipes marketing de partager leurs expériences de collaboration pendant la production et la validation des emails.

Quels outils les équipes utilisent-elles pour collaborer et valider ?

Les équipes ont identifié différents outils répondant à leurs besoins à chaque étape de la production d’e-mails, là où la collaboration et la discussion sont essentielles :

1. Brainstorming des idées de campagne et définition des objectifs — Miro, Asana, Slack.
2. Création et validation du contenu des emails — Google Docs.
3. Conception et validation des visuels — Figma.
4. Création des emails — Google Docs (car la plupart des éditeurs d’emails n’ont pas de fonction de commentaire).
5. Relecture finale et documentation des modifications — Asana, Slack, Jira.

Comment les équipes collaborent concrètement

Tous les outils mentionnés permettent une communication fluide en offrant aux membres de l'équipe et aux parties prenantes la possibilité de donner leur avis, de répondre aux commentaires et de suivre efficacement l’avancement :

• créer des fils de discussion dédiés pour chaque projet ;
• utiliser des tableaux visuels pour suivre les tâches ;
• laisser des commentaires dans Figma et Google Docs pour un retour direct.

Mais cette approche est-elle idéale ?

Bien que ces outils améliorent la collaboration, ils entraînent aussi certaines inefficacités. Explorons les difficultés rencontrées par les équipes lorsqu’elles utilisent plusieurs plateformes pour les validations, et voyons comment une solution intégrée peut améliorer le flux de travail.

Quels défis apparaissent lors de la collaboration sur la production d’e-mails ?

L’un des premiers défis auxquels les équipes sont confrontées dans leur flux de production actuel est d’identifier précisément où les problèmes doivent être traités. Cela devient particulièrement complexe à l’étape de création de l’e-mail dans un éditeur d’ESP ou un constructeur d’e-mails. C’est là que les modifications et suggestions surgissent, mais la plupart des outils ne disposent pas de fonctionnalités intégrées de commentaires, ce qui oblige les équipes à revenir en arrière ou à utiliser des outils externes pour fournir du feedback.

Voici quelques solutions couramment utilisées par les équipes :

• ajouter des liens vers Figma ou Google Docs avec des commentaires assignés ;
• envoyer des PDF annotés ;
• utiliser des captures d’écran comme preuve dans Figma ;
• partager un lien de brouillon d’e-mail via un outil de communication ;
• faire des captures d’écran des sections à corriger ;
• utiliser les liens de prévisualisation Stripo pour les relectures.

Suivre les retours sur plusieurs outils

Un autre défi réside dans la dispersion des commentaires entre différents outils, ce qui complique la tâche de savoir où le retour a été donné, s’il a été traité et quelles modifications ont été apportées.

Retards dus aux validations dispersées

Les erreurs de communication et les délais peuvent être particulièrement problématiques lorsqu’un e-mail ne peut être envoyé sans l’approbation du client.

Communication fragmentée et retours manqués

Lorsque le marketing par e-mail fait partie d’un projet plus vaste impliquant plusieurs parties prenantes, les retours peuvent facilement se perdre dans différents canaux et outils, ce qui entraîne des étapes de validation supplémentaires et de l’incertitude quant à l’endroit où partager les aperçus pour approbation.

Lorsque les équipes s’appuient sur des outils fragmentés, les malentendus peuvent entraîner des retards, des retours oubliés et des incohérences dans les modèles d’e-mails. Cela pose des problèmes particuliers dans les secteurs soumis à des normes de conformité strictes.

Plus l’équipe est grande et plus il y a de niveaux de validation (comme les équipes juridiques et RP, en plus du client), plus le processus devient complexe. Dans un article récent, nous avons exploré les défis du travail en grande équipe.

La solution consiste-t-elle à déplacer toute la communication dans l’éditeur d’e-mails ?

À première vue, la réponse semble évidente : déplacer toute la collaboration dans l’éditeur d’e-mails, s’il prend en charge les commentaires. Mais cette approche soulève des difficultés pour les équipes. Explorons ces enjeux.

Inquiétudes liées au passage aux commentaires dans l’éditeur

Tim Hart, Développeur e-mail chez Response Labs, a partagé ses réflexions sur l’utilisation d’un éditeur d’e-mails avec fonction de commentaires :

Ces préoccupations sont compréhensibles. De nombreuses entreprises s’appuient déjà sur des outils largement utilisés, comme Figma, Google Docs ou Miro — des plateformes qu’elles connaissent bien et qui sont déjà intégrées à leur budget. Passer à un nouvel outil pourrait entraîner des coûts supplémentaires et nécessiter une formation.

Pourquoi la coédition et les commentaires dans l’éditeur sont bénéfiques pour les équipes

Stripo propose des fonctionnalités qui optimisent le processus de production d’e-mails à chaque étape, rendant les flux de validation plus rapides et plus efficaces.

Voici comment cela fonctionne :

1. Attribuez des rôles personnalisés aux membres de l’équipe, afin que chacun se concentre sur sa partie : texte, design, code, ou tout à la fois.
2. Flux de travail fluide :
   • création et validation du contenu : Coéditer et commenter directement dans Stripo ;
   • design et validation de l’e-mail : Créez à partir de zéro, utilisez des modules enregistrés ou partez de modèles préconçus, et commentez autant que nécessaire dans Stripo ;
   • développement de l’e-mail : Stripo permet de créer des e-mails avec du code HTML, du glisser-déposer, le générateur de modules interactifs, ou l’Assistant IA ;
   • relecture finale : Partagez un lien de l’éditeur Stripo pour les commentaires et ajustements de dernière minute ;
   • suivi des modifications : Utilisez l’Historique des versions de Stripo pour documenter les modifications.

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Comment la possibilité de commenter directement dans l’éditeur d’e-mail influence-t-elle la vitesse et la qualité du travail d’équipe ?

Nous avons demandé à des professionnels de l’email marketing comment la fonction de commentaire intégré dans un éditeur impacte leur flux de travail. Voici leurs réponses :

Les équipes ont besoin d’un moyen rapide d’identifier les problèmes dans un e-mail, sans avoir à naviguer entre plusieurs outils. C’est là que la fonction de commentaires de Stripo fait la différence.

Cinq conseils pour une transition réussie vers les fonctions de coédition et de commentaires de Stripo

1. Définissez les rôles et autorisations dès le début : Attribuez des rôles clairs dans Stripo — designer, rédacteur, développeur, relecteur — pour que chaque membre sache ce qu’il doit faire. Cela évite la confusion et garantit un flux de travail structuré dès le départ.
2. Offrez une formation rapide à votre équipe : Bien que Stripo soit intuitif, une courte session d’onboarding permettra aux membres de se familiariser avec la coédition et les commentaires. Utilisez les ressources pédagogiques de Stripo pour accélérer l’adoption.
3. Intégrez Stripo dans votre workflow existant : N’essayez pas de tout changer d’un coup. Introduisez les fonctions de coédition et de commentaires étape par étape. Commencez avec un ou deux projets, recueillez les retours, puis ajustez avant de passer complètement à Stripo.
4. Établissez des règles claires de relecture et validation : Mettez en place un processus structuré pour laisser des commentaires, taguer des collègues et traiter les retours dans Stripo. Cela évitera la communication dispersée et garantira que tout le monde respecte les délais.
5. Exploitez l’Historique des versions de Stripo pour plus de clarté : Utilisez cette fonction pour suivre les modifications, comparer les brouillons et restaurer une version antérieure si nécessaire. Cela aide à rester organisé et réduit les risques de perte d’information.

En conclusion

Adopter de nouveaux processus peut sembler déroutant au départ, et des difficultés peuvent survenir. Mais avec la bonne approche, les fonctions de coédition et de commentaires de Stripo peuvent transformer la collaboration au sein de votre équipe : plus rapide, plus fluide, plus efficace. Et si vous avez besoin d’aide, l’équipe Stripo est toujours là pour vous accompagner !