Comment rédiger un modèle d'e-mail d’absence du bureau efficace

Moins d'une heure — c’est le temps de réponse moyen attendu en 2024, avec seulement 5 minutes pour certains secteurs. En cas d'indisponibilité prolongée, la satisfaction client chute fortement et les processus sont perturbés. Alors, comment bien gérer les périodes d’absence, surtout pendant Noël et le Nouvel An ?

Dans ce guide, nous allons parler des e-mails d'absence du bureau, explorer leurs types, les étapes de création, et analyser des exemples percutants. Vous obtiendrez aussi des conseils pour améliorer la satisfaction client et garantir le bon déroulement des tâches, même en votre absence. C’est parti.

Qu’est-ce qu’un e-mail d’absence du bureau ?

Un e-mail d’absence est un message envoyé automatiquement à toute personne qui vous contacte lorsque vous êtes hors du bureau. Toutefois, avant de l’associer à un e-mail automatisé générique, détrompez-vous.

Un bon message d’absence (OOO) informe non seulement les personnes de votre indisponibilité et leur donne des contacts alternatifs, mais il montre aussi votre sérieux au travail — même pendant les fêtes. Une étude récente révèle que 6,8 % des e-mails envoyés parmi un million étudiés lors des deux dernières semaines de décembre étaient des messages OOO.

Certaines situations sont urgentes et nécessitent une réponse immédiate, quel que soit le contexte.

Types d’e-mails d’absence du bureau

Selon votre public cible, les e-mails d’absence peuvent être classés en deux types :

1. Orientés clients : Ce type de message est adressé aux clients. Il contient souvent des informations pratiques, telles que les personnes à contacter ou la manière de résoudre certains problèmes.
   
   
2. Orientés équipe : Vos collègues attendent des précisions sur la délégation des tâches, vos dates de départ et de retour, ainsi que des contacts en cas d’urgence. Vous pouvez aussi leur transmettre les accès nécessaires pour assurer la continuité de votre travail.
   
   

Quels sont les avantages pour les destinataires ?

Être ignoré dans une communication professionnelle est extrêmement frustrant. L’e-mail a-t-il été perdu, ignoré ou rejeté ? Personnellement, je n’aimerais pas avoir à deviner — j’attends des réponses, sauf indication contraire.

Un modèle d’e-mail d’absence peut réduire ce type de frustration en indiquant clairement vos dates d’absence et vos contacts d’urgence. Une étude récente montre que 58 % des 1 000 employés britanniques interrogés utilisent les messages OOO pour prévenir leurs collègues, et 49 % y incluent des contacts alternatifs.

(Source : Preply)

Quels sont les avantages pour l’expéditeur des e-mails d’absence ?

Les messages d’absence ne concernent pas toujours les destinataires. Parfois, ces notifications sont là pour l’expéditeur. Comment cela ? Une enquête récente menée aux États-Unis a montré que seulement 33 % des 5 188 employés ne répondaient pas aux messages envoyés en dehors de leurs horaires. Cela nous amène à une question : comment trouver un équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle ?

Il semble que beaucoup n’y parviennent pas. Plus de 4,1 millions de Canadiens se sentent très stressés au travail, citant la difficulté à trouver un équilibre comme raison principale. Dans ce cas, les e-mails d’absence peuvent contribuer à poser des limites claires et prévenir que vous n’êtes pas disponible.

Comment les différentes générations perçoivent-elles le temps d’absence ?

Visiblement, chacun essaie encore de concilier carrière et qualité de vie. Mais comment les différentes générations gèrent-elles cela, et comment les messages OOO s’intègrent-ils ? Jetons un œil aux résultats de Dojo pour comparer les perceptions :

• environ 86 % de la génération Z reçoivent des e-mails pendant leurs absences ;
• environ 74 % des managers milléniaux trouvent acceptable de contacter leur équipe en dehors des heures de travail. Ce chiffre grimpe à 76 % pour les baby-boomers, tandis que les Gen X sont à 67 % ;
• les membres de la génération Z sont généralement contactés jusqu’à 7 fois par semaine en dehors de leurs horaires.

Les e-mails d’absence permettent de séparer vie pro et perso, et récemment, ces messages prennent une touche d’humour ou d’audace. Ce qui nous amène à la section suivante — l’humour dans les messages OOO.

L’humour dans les messages d’absence

Ajouter une touche d’humour aux e-mails d’absence devient courant, mais les générations ne le perçoivent pas de la même façon. Peut-on risquer une remarque ou une sanction pour un ton trop léger ? Apparemment oui :

• environ 21 % des managers estiment que l’humour dans ces e-mails est inapproprié ;
• environ 3 % pourraient même infliger une sanction disciplinaire, s’attendant à un ton strictement professionnel.

À l’inverse, 27 % des Gen Z pensent qu’écrire un e-mail d’absence est amusant. Tout dépend donc de vos collègues et de votre culture d’entreprise. Avant de rédiger un message humoristique, demandez-vous s’il est pertinent et conforme à votre image de marque.

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Étapes pour rédiger un e-mail d’absence du bureau

Maintenant que nous avons défini ce qu’est un e-mail d’absence et ses spécificités, voyons comment le rédiger.

1. Déterminez votre audience

Le contenu et le ton du message varient selon que vous vous adressez à des collègues, des partenaires ou des clients. Connaître votre public vous aidera à définir quelles informations inclure et quel ton adopter.

Tenez toujours compte des écarts générationnels et des sensibilités face à l’humour. Adaptez votre message à votre public plutôt que d’imposer votre style.

2. Choisissez le ton

Un ton professionnel est préférable si vous écrivez à des clients, surtout s’ils attendent de l’aide. Personnellement, je serais frustré de lire une blague automatique alors que j’ai besoin de résoudre un problème technique.

Il en va de même pour les e-mails d’absence internes. Un message OOO fait toujours partie de votre communication professionnelle.

3. Pensez aux informations essentielles

Les e-mails d’absence sont utiles s’ils répondent aux questions que les destinataires pourraient se poser. Réfléchissez à ce que vous vous demandez quand quelqu’un est absent : quand reviendra-t-il ? Qui contacter en cas d’urgence ? A-t-on accès à ses documents ?

Si des événements ou des tâches doivent être reprogrammés en raison de votre absence, indiquez des dates précises et vérifiez bien votre agenda.

4. Améliorez le texte avec l’IA

Même si la rédaction n’est pas votre point fort, vous pouvez créer des messages d’absence efficaces. Grâce à l’assistant IA de Stripo, vous gagnez du temps tout en conservant le ton et le style souhaités.

Voici comment procéder directement dans l’éditeur de modèles :

1. Ajoutez un module de texte.
2. Passez la souris sur le texte et cliquez sur les trois points.
3. Choisissez « Améliorer avec l’IA ».
4. Entrez votre demande et attendez que l’IA génère le texte.

Vous pouvez aussi corriger la grammaire, raccourcir ou allonger le message, le traduire ou modifier le ton — tout pour accélérer la création de votre e-mail.

5. Ajoutez un contact d’urgence

Les urgences arrivent, que cela nous plaise ou non. Et personne ne veut revenir d’une absence pour découvrir un chaos total. Ajouter un contact d’urgence est donc une attention utile.

Vous pouvez aussi préciser les cas qui nécessitent une attention immédiate, pour plus de clarté.

6. Testez la compatibilité avec les fournisseurs d’e-mails

Cette partie est pour ceux qui préfèrent les modèles HTML aux messages texte classiques. Tester l’affichage dans différents clients e-mails permet de s’assurer que votre message s’affiche correctement, peu importe la structure.

Avec Stripo, vous n’avez pas besoin de tester chaque fournisseur manuellement. Grâce à l’outil intégré, vous pouvez prévisualiser vos modèles sans quitter votre onglet. Voici comment :

1. Ouvrez le modèle d’absence que vous souhaitez tester.
2. Cliquez sur le bouton Tester en haut de l’écran.
3. Allez dans l’onglet Clients de messagerie.
   
   
4. Validez et lancez le test.

Stripo vérifiera la compatibilité de votre message avec différents appareils et services de messagerie.

Bonnes pratiques pour les e-mails d’absence

Après avoir étudié les raisons et les étapes de création d’un message d’absence, intéressons-nous aux bonnes pratiques. Quelles méthodes adopter ? Quelles erreurs éviter ?

Voyons cela ensemble.

Équilibrer professionnalisme et personnalisation

Une étude récente a révélé que 50,4 % des employés britanniques ont reçu un message OOO jugé inapproprié. C’est un rappel qu’il faut équilibrer professionnalisme et personnalisation. Voici deux exemples à comparer :

1. « Bonjour. Je suis absent du bureau jusqu’au 2 janvier. Vous pouvez contacter Sarah Styles pour toute affaire concernant les litiges externes ou menaces du BBB. »
2. « Bonjour et merci pour votre message ! Je suis actuellement absent jusqu’au 2 janvier. En cas d’urgence, veuillez contacter Sarah Styles. Sinon, je vous répondrai d’ici le 2 janvier à 17h.
   Vous pouvez aussi utiliser mon numéro d’urgence – 123456789 – pour toute question liée aux litiges ou menaces du BBB. »

La première version semble classique au premier abord. Pourtant, après avoir lu la seconde, vous remarquez l’absence de détails personnels : contacts d’urgence et date de réponse attendue. Cette version d’e-mail d’absence est plus informative et soulève moins de questions.

L’e-mail d’absence comme outil de marque

Chaque réponse automatique d’absence reflète votre entreprise. Elle doit donc être cohérente avec votre image de marque. Si vous ne savez pas quels éléments inclure, cette liste peut vous aider :

• Respectez le ton de votre entreprise : Si vos communications internes et externes sont formelles, votre message d’absence doit l’être aussi. Vos clients feront plus facilement le lien avec votre entreprise, même s’il s’agit d’une réponse automatique ;
• Visuels alignés avec la marque : Certaines entreprises demandent d’ajouter une signature à tous les e-mails, y compris les réponses automatiques. Si vous utilisez un modèle HTML, respectez les couleurs, polices et styles de votre marque pour garantir la cohérence.

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Exemples de messages d’absence

Voici quelques modèles de messages d’absence pour différentes audiences. Vous pouvez les utiliser comme base ou source d’inspiration.

Modèle orienté client

Bonjour et merci pour votre message !

Je suis actuellement absent jusqu’au {Date de retour} et j’ai un accès limité à la plateforme. Pendant mon absence, mes collègues de l’équipe {Nom de l’équipe}, {Noms des collègues}, sont là pour vous aider.

Pour une assistance immédiate, vous pouvez les contacter à tout moment à {contacts alternatifs} — ils vous répondront rapidement.

J’ai aussi préparé un bref aperçu de votre compte et des éventuelles questions.

[CTA : Consulter le guide de la plateforme]

Sinon, je vous recontacterai à mon retour. N’hésitez pas à poser vos questions.

Modèle orienté équipe

Bonjour et merci pour votre message !

Je suis absent jusqu’au {Date de retour}, mais pour garantir le suivi des tâches, vous pouvez contacter les personnes suivantes selon votre demande :

1. Mises à jour du projet X : contactez {Nom du collègue} à {Contact alternatif}. Il connaît bien le dossier.
2. Approbations budgétaires : {Nom du collègue} gère ces sujets. Écrivez-lui à {Contact alternatif}.
3. Opérations quotidiennes : {Nom du collègue} est votre interlocuteur. Joignez-le à {Contact alternatif}.

En cas d’urgence, voici mes coordonnées personnelles :

1. Téléphone : (123) 4567898
2. Email : exemple@email.com

Je vous répondrai dès mon retour {Heure ou date prévue pour une réponse}.

Modèle avec une touche d’humour

Bonjour et merci pour votre message !

Bonne nouvelle pour moi, je suis en congé, en train de recharger mes batteries internes. Je serai de retour le {Date de retour}, prêt à gérer toutes vos demandes.

En attendant, vous pouvez contacter mes collègues pour tout ce qui concerne vos projets :

1. Questions sur les designs en cours : {Nom du collègue} gère tout. Envoyez-lui un message à {Contact alternatif}.
2. Nouveaux projets : {Nom du collègue} s’en occupe. Écrivez-lui à {Contact alternatif}.

Voilà tout ! J’espère que vous trouverez les réponses dont vous avez besoin. Je reviens très bientôt. À très vite !

Conclusion

Qu’il s’agisse de fixer des limites ou de fournir des contacts de remplacement, les messages d’absence sont un excellent complément à votre communication. En tenant compte des générations, de votre audience et du style de votre marque, vous pouvez créer des messages d’absence efficaces et offrir une expérience positive.

J’espère que ce guide vous a inspiré pour créer vos propres modèles. Bonne chance !