Demande de réunion par email 101 : Astuces, lignes d'objet et exemples gratuits pour l'inspiration

Les relations d'affaires nécessitent souvent des négociations et des réunions séparées pour résoudre certains problèmes. Une option pour planifier une réunion consiste à envoyer une demande par email. Mais quelle est la meilleure façon de procéder ? Si vous écrivez cette demande à une personne que vous ne connaissez pas bien, quelle approche devez-vous adopter ? Nous répondrons à ces questions dans cet article, en vous offrant les conseils et l'inspiration nécessaires pour créer des emails de demande de réunion efficaces.

Qu'est-ce qu'un email de demande de réunion ?

Commençons par les bases. Un email de demande de réunion est une demande complète que vous pouvez envoyer pour planifier une réunion avec quelqu'un. Dans cet email, vous pouvez spécifier la date, le lieu et l'heure auxquels vous souhaitez les rencontrer.

Les avantages de l'utilisation de l'email pour de telles demandes incluent :

• planifier automatiquement une réunion virtuelle dans le calendrier, car de nombreux fournisseurs de messagerie permettent aux utilisateurs de synchroniser les emails avec leurs calendriers;
• ajouter des fichiers nécessaires en pièce jointe si cela est requis pour la réunion;
• éviter les situations embarrassantes, car le destinataire a un accès permanent à l'email contenant toutes les informations nécessaires à la réunion à venir.

Grâce à ces avantages, l'utilisation des emails comme outil pour planifier des réunions est un excellent moyen de rendre ce processus plus facile et plus pratique pour les deux parties.

Créer un email de demande de réunion étape par étape

Passons maintenant au plat principal, à savoir, un guide pour créer des emails de demande de réunion professionnelle sans faille.

Étape 1. Rédiger une ligne d'objet claire et concise

La ligne d'objet est la première chose que le destinataire voit dans sa boîte de réception et ce qui lui donne envie d'ouvrir l'email. Par conséquent, une ligne d'objet claire et concise est votre meilleure option, car elle transmet immédiatement l'essence de l'email et fait gagner du temps à la personne que vous souhaitez rencontrer.

De plus, une bonne approche consiste à personnaliser la ligne d'objet. Par exemple, les lignes d'objet qui s'adressent au destinataire par son nom ou mentionnent des interactions sont plus efficaces, avec un Taux d'ouverture de 18,3 %.

Quelles seraient quelques lignes d'objet pour vos emails ? Voici quelques exemples :

• « Demande de réunion dont nous avons discuté plus tôt » ;
• « Jane Doe a suggéré que nous nous rencontrions » ;
• « Bonjour, John. Je souhaiterais planifier une réunion » ;
• « À propos de la réunion. Planifions-la ».

Vous n’arrivez pas à trouver une bonne ligne d'objet accrocheuse pour un email de demande de réunion ? Le blocage créatif est courant, et dans ces moments-là, il est utile d’utiliser des outils auxiliaires.

Chez Stripo, nous avons créé un générateur de ligne d'objet IA spécialement conçu pour générer plusieurs lignes d'objet créatives et choisir la meilleure pour votre email.

L’outil est gratuit et facile à utiliser. Il vous suffit de définir le sujet de la ligne d'objet et de sélectionner les paramètres nécessaires tels que le ton, les emojis, et autres petites configurations, après quoi l’intelligence artificielle vous fournira plusieurs options de lignes d'objet pour votre inspiration.

Étape 2. Commencer le corps de l'email par une salutation

Puisque nous parlons d'un email personnel adressé à une autre personne (qui est une véritable approche de cold email), la salutation sera conforme aux règles de la politesse. Cependant, la salutation peut différer selon que vous écrivez à une personne que vous connaissez ou non.

Un email adressé à un collègue familier pourrait commencer par un simple « Bonjour, John » ou « Salut, Jane ». Tandis qu'un étranger apprécierait sûrement une salutation incluant le statut de M. ou Mme, combiné avec leur nom de famille, comme « Bonjour, Mme Doe » ou « Cher M. Parker ».

Étape 3. Continuer avec une auto-présentation

L'étape suivante consiste à vous présenter, ce qui varie également en fonction de votre degré de familiarité avec le destinataire. Si votre email est destiné à un collègue que vous voyez fréquemment, vous pouvez sauter l’introduction et aller droit au but. Si votre entreprise est assez grande et que vous ne connaissez le collègue que de façon indirecte, il est préférable de mentionner votre nom et le département dans lequel vous travaillez.

Un email à une personne que vous ne connaissez pas bien élargit considérablement le besoin d'introduction, car en plus de fournir votre nom complet, vous devrez indiquer comment vous avez obtenu les coordonnées de cette personne (si vous ne vous êtes jamais rencontrés en personne) ou leur rappeler vos interactions précédentes (vous vous êtes rencontrés une fois, peut-être avez-vous échangé des contacts). Cette approche supprimera la barrière initiale de « Qui est cette personne, et pourquoi me contacte-t-elle ? » qui peut surgir d’un email envoyé par une personne qu’un destinataire ne connaît pas bien.

(Source : Modèle Stripo)

Étape 4. Exposer la raison de la réunion

C’est le cœur de votre email. En fait, c’est pour cela que vous le rédigez. Il est maintenant temps d'indiquer que vous souhaitez planifier une réunion ainsi que l'ordre du jour de celle-ci. Quel que soit le destinataire, cette partie doit être concise. Il n'est pas nécessaire de décrire toute l’histoire de la façon dont vous en êtes arrivé à la conclusion qu’une réunion est nécessaire.

(Source : Modèle Stripo)

Étape 5. Proposer un créneau de réunion flexible

En plus de la raison pour laquelle vous souhaitez rencontrer la personne, il est utile d'indiquer quand vous souhaitez organiser la réunion. Proposez des options flexibles pour la date et l'heure de la réunion, ce qui rendra l'email plus léger et montrera votre respect pour le temps et l'emploi du temps chargé du destinataire.

(Source : Modèle Stripo)

Étape 6. Confirmer la demande

En touche finale, vous pouvez ajouter une petite demande ou une option pour confirmer l'invitation à la réunion. Vous pouvez procéder à l'ancienne et demander une confirmation par retour (email, appel téléphonique ou autre méthode) ou ajouter un rappel complet via un lien vers cette réunion dans le calendrier. En cliquant dessus, le destinataire pourra confirmer sa participation et ajouter l'événement à son calendrier.

Nous avons écrit un article sur l'ajout d'un calendrier dans un email pour divers fournisseurs de messagerie. Si vous choisissez la voie du calendrier, nous vous conseillons de lire notre guide pour vous assurer que tout fonctionne parfaitement :

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Étape 7. Envoyer votre email de demande de réunion

Votre email est prêt à être envoyé. Il ne vous reste plus qu'à ajouter les dernières touches. Relisez soigneusement votre email pour éliminer les fautes de frappe et les imperfections, puis il est temps de l'envoyer. Toutefois, il existe des nuances à prendre en compte, comme l'heure d'envoi.

Choisissez le bon moment pour envoyer votre email afin qu'il ne se perde pas parmi d'autres newsletters et ne paraisse pas étrange (un email envoyé à 2 h du matin aura probablement peu de chances d'être bien reçu par le destinataire).

Selon les statistiques, les meilleurs moments pour envoyer des emails sont entre 4 h et 6 h et entre 17 h et 19 h, en raison d’un meilleur engagement. Choisissez donc le bon créneau horaire et appuyez sur le bouton d’envoi.

Modèles d'email pour demande de réunion

Passons maintenant à la dernière partie. Voici quelques exemples d'emails de demande de réunion que vous pouvez utiliser pour inspirer vos newsletters par email. Chaque modèle d'email de demande de réunion est une source d'inspiration gratuite que vous pouvez utiliser pour votre propre newsletter.

Exemple 1 : Email de demande de réunion à une personne familière

Objet : Rencontrons-nous pour discuter des projets en cours.

Bonjour [Nom du destinataire],

Il y a quelques mises à jour de notre côté qui, je pense, pourraient vous être bénéfiques concernant les projets en cours, et j'aimerais planifier une réunion pour discuter de tout cela correctement.

Seriez-vous disponible pour un appel rapide le [date et heure] ? Faites-moi savoir quel moment vous conviendrait le mieux et je ferai en sorte que cela se passe.

Dans l'attente de votre réponse !

Passez une excellente journée !

[Votre nom]

Exemple 2 : Email de demande de réunion à une personne légèrement familière

Objet : Réunion de suivi sur [interaction précédente].

Bonjour M./Mme [Nom complet du destinataire],

J'espère que tout va bien ! Je m'appelle [votre nom complet]. Nous nous sommes rencontrés lors de [mentionner les circonstances de votre rencontre], où nous avons discuté de [mentionner le sujet de la discussion]. Depuis, j'ai réfléchi à la façon dont nous pourrions faire évoluer cette idée, et j'aimerais explorer quelques options possibles avec vous.

J'aimerais planifier une réunion rapide pour discuter de cela le [date et heure]. Faites-moi savoir si cet horaire vous convient et si tout est en ordre concernant cette réunion.

Merci pour votre temps. J'attends votre réponse avec impatience !

Cordialement,

[Votre nom complet]

Exemple 3 : Email de demande de réunion à une personne inconnue

Objet : Introduction et demande de réunion

Bonjour [Nom complet du destinataire],

Je suis [votre nom complet] de [nom de l'entreprise]. Je suis [titre de votre poste], et j'ai obtenu vos coordonnées par [mentionner la source par laquelle vous avez reçu les coordonnées]. Je voulais vous contacter car je pense que nous avons des intérêts communs concernant [indiquer le sujet], et j'aimerais avoir l'opportunité de discuter des détails lors d'une réunion.

Si vous êtes disponible, seriez-vous prêt(e) à avoir un appel rapide le [date et heure] ? Faites-moi savoir quel horaire vous conviendrait le mieux et je m'arrangerai de mon côté.

J'ai hâte de vous connecter !

Cordialement,

[Votre nom complet]

Conclusion

Créer un email de demande de réunion efficace est un processus délicat, et vous devez toujours garder en tête à qui vous souhaitez envoyer la demande, car le contenu de l'email dépend de si vous connaissez bien ou non le destinataire. Pour les destinataires familiers, vous pouvez aller droit au but et planifier la réunion immédiatement, tandis que pour les autres, il sera nécessaire d’adopter une approche plus soignée avec une introduction appropriée et des mentions de vos précédentes interactions ou sources d'informations de contact.

Nous espérons que ce guide vous aidera à rédiger facilement vos emails de demande de réunion et à vous inspirer pour votre processus de design d'email.