Le guide ultime pour rédiger un e-mail de courtoisie professionnel

La politesse dans les e-mails ne dépend pas simplement de l'insertion des mots "Cordialement" à la fin. Au contraire, 58% des destinataires considèrent que cette phrase est loin d’être polie et sincère.

Rédiger un e-mail poli implique une combinaison de divers facteurs et règles, en fonction du contexte et du destinataire. Il est temps de considérer les approches qui vous aideront à créer un e-mail de courtoisie pour n’importe quelle situation.

Qu'est-ce qu'un e-mail de courtoisie ?

Tout d'abord, parlons de ce qu'est un e-mail de courtoisie. Un e-mail de courtoisie est un message poli et professionnel pour reconnaître, remercier ou informer quelqu'un. Ils sont utilisés tant dans la vie personnelle que professionnelle pour exprimer de la gratitude, faire un suivi sur des interactions précédentes ou communiquer toute autre information.

En général, un e-mail de courtoisie est tout e-mail créé avec courtoisie envers le destinataire, quel que soit le contexte.

Quand envoyer des e-mails de courtoisie ?

Bien qu'il ne soit jamais mauvais d’être poli, un e-mail de courtoisie est un excellent outil dans les scénarios suivants :

• exprimer de la gratitude. Par exemple, après une réunion bien menée, une entretien ou un événement, vous pourriez envoyer un e-mail poli pour remercier la personne pour son temps et sa compagnie agréable ;
• accuser réception. Cela peut inclure des événements où vous avez reçu quelque chose (un e-mail, un colis, un document) et, généralement, envoyer un e-mail rapide pour accuser réception et les remercier en même temps ;
• les suivis et rappels. Si vous avez demandé quelque chose (comme des informations ou une action) et que vous n'avez pas reçu de réponse, un suivi poli est un excellent moyen de rappeler à la personne votre demande ;
• confirmer des réunions ou des événements. Un simple e-mail de confirmation poli montre que vous reconnaissez le temps de l'autre personne et que vous l'informez de votre disponibilité ;
• offrir de l'aide ou du soutien. Si quelqu'un rencontre des difficultés ou a besoin de soutien, proposer de l'aide sous forme d'un e-mail de courtoisie est une excellente manière d'agir ;
• vous présenter ou présenter d'autres personnes. Lorsque vous vous présentez ou présentez un collègue à une nouvelle personne, un e-mail de courtoisie peut aider à rendre votre introduction rapide et facile.

Comme vous pouvez le voir, il existe de nombreux scénarios où l'e-mail de courtoisie fera un excellent travail pour maintenir votre image professionnelle et rendre votre communication plus agréable pour les deux parties.

Règles à suivre pour créer des e-mails de courtoisie parfaits

Il est maintenant temps de discuter de quelques règles de courtoisie. Ces conseils vous aideront à rédiger des e-mails courtois, quel que soit votre objectif, et à créer un e-mail de première classe que votre destinataire sera ravi de trouver dans sa boîte de réception.

Créez des lignes de sujet claires et directes

La ligne de sujet n'est pas seulement un moyen d'indiquer de quoi parle votre e-mail et de le faire ressortir parmi d'autres e-mails dans la boîte de réception, mais aussi un outil pour montrer votre politesse.

Nous sommes tous des personnes occupées, et la dernière chose que nous voulons faire est de perdre du temps à résoudre des énigmes. Une ligne de sujet floue ou complètement absente est une telle énigme. Si vous voulez rédiger un e-mail de courtoisie, ne soyez pas paresseux et créez une ligne de sujet claire et compréhensible. Rédiger une ligne de sujet complète et concise est un signe de respect pour le destinataire et son temps, car vous indiquez immédiatement le contenu de l'e-mail, et l'objectif de l'e-mail devient clair avant même qu'il ne soit ouvert.

Soyez prudent avec les abréviations ou les emojis

Au fil des années, Internet évolue, et le langage que nous utilisons évolue avec lui. De plus en plus souvent dans les textos ou les e-mails, vous pouvez voir diverses abréviations qui raccourcissent les phrases déjà connues et établies. Cependant, un e-mail de courtoisie n'est pas le meilleur endroit pour implémenter cette tendance. Du moins, pas dans tous les contextes.

Les abréviations telles que TBH (To be honest), THX (Thanks), et OTOH (On the other hand) sont davantage destinées aux messages instantanés avec des amis, des connaissances et des membres de la famille. Certaines personnes peuvent simplement ne pas connaître ces abréviations ou être déroutées par elles. Le cas extrême où elles peuvent être utilisées est lorsqu'on communique avec des amis très proches. Mais même dans ces cas, il est important de réfléchir au contexte et de se demander : la personne en face connaît-elle cette abréviation ?

Utilisez les points d'exclamation avec parcimonie

Cette règle peut sembler plutôt mineure et peut être omise. Cependant, l'utilisation excessive de points d'exclamation ou leur utilisation dans des contextes inappropriés peut sembler agressive ou immature. Lors de la création d'un e-mail de courtoisie, les points d'exclamation doivent être utilisés comme un moyen d'exprimer de la joie et du plaisir.

Soyez prudent avec l'humour

Même si vos amis pensent que vous êtes la personne la plus drôle qu'ils connaissent, vous devez être prudent avec l'humour dans les e-mails. Les blagues et l'humour sont des affaires risquées, car ils peuvent ne pas être compris, ou le destinataire peut avoir l'impression que vous ne prenez pas le sujet de l'e-mail au sérieux. Mais le pire scénario est que ce que vous trouvez drôle puisse offenser le destinataire. Et là, tous vos efforts pour être poli seront réduits à néant. Gardez simplement à l'esprit que l'humour est plus approprié pour la correspondance avec des personnes très proches.

Tenez compte des différences culturelles

Cette règle s'applique davantage aux e-mails de courtoisie dans un cadre professionnel, mais elle vous aidera également à être poli lorsque vous créez des e-mails pour des personnes que vous ne connaissez pas. Les différences culturelles peuvent provoquer des malentendus, il est donc utile d'adapter le contenu de votre e-mail en fonction du contexte culturel du destinataire. Par exemple, en Occident, il existe une culture de la conversation avant de discuter du sujet principal au début d'une conversation. En revanche, dans certains pays européens, cela peut être considéré comme inconfortable ou une perte de temps, et l'inclure dans votre e-mail pourrait annuler tous vos efforts. Prenez donc en compte cet aspect lorsque vous créez des e-mails pour des personnes géographiquement éloignées et culturellement différentes de vous.

Vous pouvez apprendre à rédiger des bulletins d'information par e-mail en tenant compte des différences culturelles, des nuances de langage et bien plus encore dans notre eBook gratuit.

Relisez attentivement vos e-mails

Il est difficile de créer un e-mail poli lorsque le contenu est rempli d'erreurs grammaticales ou orthographiques ou qu'il a un ton inapproprié. Vous devez toujours relire votre e-mail avant de l'envoyer. Vous pouvez également demander à vos amis de vous aider à relire votre e-mail, car un regard neuf ne fait jamais de mal. Cependant, utilisez cette méthode uniquement si la ligne de sujet le permet et n'est pas confidentielle. Sinon, ChatGPT vous aidera à relire. Il fait un excellent travail pour éradiquer les fautes de frappe et les erreurs et peut donner des conseils pratiques sur le ton à maintenir pour préserver la politesse.

N'oubliez pas votre ton

Lorsque vous rédigez un e-mail poli, votre ton de voix est essentiel. En termes simples, la façon dont vous vous adressez à votre destinataire dépend de votre relation avec lui. Vous devez utiliser un ton formel et professionnel dans les e-mails de courtoisie adressés à de nouveaux contacts, car cela démontre de la politesse et du respect. Tant que vous n'avez pas établi une relation amicale et n'avez pas eu d'interactions précédentes, il est préférable d'éviter un ton informel.

Lorsque vous contactez quelqu'un pour la première fois, adressez-vous à lui par son nom complet. Analysez sa réponse pour évaluer si vous pouvez simplement utiliser son prénom dans les messages suivants.

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Exemples d'e-mails de courtoisie

Il est maintenant temps de vous donner un peu d'inspiration sur ce à quoi doivent ressembler les e-mails de courtoisie. Voici des exemples gratuits que vous pouvez utiliser pour votre propre bulletin d'information, en réécrivant le contenu comme vous le devez.

Exemple d'e-mail de courtoisie 1

Ligne de sujet : Merci pour vos [pensées/question/aide].

Salutations [Nom complet du destinataire],

J'espère que ce message vous trouve en bonne santé.

Merci beaucoup de m'avoir contacté. J'apprécie vraiment que vous ayez pris le temps de [partager vos pensées/poser votre question/aider]. Cela signifie beaucoup pour moi.

Si vous avez besoin de quoi que ce soit entre-temps ou si vous souhaitez discuter, n'hésitez pas à me contacter. Je suis toujours heureux de vous aider !

Merci encore et j'ai hâte de recevoir de vos nouvelles prochainement.

Cordialement,
[Votre nom]
[Vos informations de contact]

Exemple d'e-mail de courtoisie 2

Ligne de sujet : Suivi de notre récente conversation

Cher M. [Nom de famille du destinataire],

J'espère que vous passez une excellente journée.

Je fais suite à notre récente discussion. Je voulais vous fournir des détails et les points clés que nous avons abordés, afin de nous assurer que nous sommes alignés pour la suite. Pour rappel, nous avons parlé de [résumez brièvement les points clés ou les sujets abordés].

Si vous avez besoin d'informations supplémentaires ou de précisions, n'hésitez pas à me contacter. Je serai plus qu'heureux de vous fournir de nouveaux détails ou de répondre à toute question que vous pourriez avoir.

Dans l'attente de votre réponse et en espérant que nous puissions poursuivre notre discussion bientôt.

Cordialement,
[Votre nom]
[Votre fonction]
[Nom de votre entreprise]
[Vos informations de contact]

Exemple d'e-mail de courtoisie 3

Ligne de sujet : Demande de réunion

Cher [Nom complet du destinataire],

Je sais que vous êtes occupé, je serai donc bref.

Je vous écris pour demander gentiment une réunion à votre convenance. J'apprécierais l'occasion de discuter de [mentionner brièvement l'objet ou le sujet de la réunion].

Veuillez me faire savoir si vous seriez disponible pour une réunion cette semaine ou la semaine prochaine. Je suis flexible et peux m'adapter à l'heure qui vous convient le mieux. Votre considération est grandement appréciée.

Dans l'attente de votre réponse.

Cordialement,
[Votre nom]
[Votre fonction]
[Nom de votre entreprise]
[Vos informations de contact]

Exemple d'e-mail de courtoisie 4

Ligne de sujet : Introduction et coordonnées

Cher [Nom complet du destinataire],

J'espère que vous allez bien.

Je m'appelle [Votre nom], et je voulais prendre un moment pour me présenter. Je vous ai récemment [expliquer comment vous avez connu la personne ou pourquoi vous la contactez]. J'ai hâte d'avoir l'opportunité de me connecter avec vous.

Pour votre référence, voici mes coordonnées :

• E-mail : [Votre adresse e-mail]
• Téléphone : [Votre numéro de téléphone]

N'hésitez pas à me contacter si vous avez des questions ou si je peux vous aider de quelque manière que ce soit. J'ai hâte de mieux vous connaître et peut-être de travailler ensemble à l'avenir.

Cordialement,
[Votre nom]
[Votre fonction]
[Nom de votre entreprise]
[Vos informations de contact]

Exemple d'e-mail de courtoisie 5

Ligne de sujet : Offrir mon aide

Cher [Nom complet du destinataire],

J'espère que vous allez bien.

Je voulais vous contacter pour offrir mon aide si vous avez besoin de soutien pour [tâche ou projet spécifique]. Si je peux faire quelque chose pour vous aider, n'hésitez pas à me le faire savoir.

Je suis heureux de vous assister de toutes les manières possibles, que ce soit en répondant à des questions ou en vous fournissant des conseils sur [mentionner la zone d'aide spécifique].

J'ai hâte d'avoir de vos nouvelles et de vous aider de toutes les manières possibles.

Cordialement,
[Votre nom]
[Votre fonction]
[Nom de votre entreprise]
[Vos informations de contact]

Conclusion

Les e-mails de courtoisie sont votre moyen de communication par excellence qui vous aide à rester professionnel dans toutes les situations. Ils vous aident à maintenir de bonnes relations, tant dans votre vie professionnelle que personnelle. Soyez respectueux en adoptant le bon ton de voix et soyez conscient de la personne à qui vous écrivez, et vous réussirez à rédiger des e-mails polis avec facilité.