La guida definitiva per scrivere un'email di cortesia professionale

La cortesia nelle email non dipende semplicemente dall'inserire le parole “Cordiali saluti” alla fine. Al contrario, il 58% dei destinatari considera questa frase tutt'altro che cortese e sincera.

Comporre un'email cortese implica una combinazione di fattori e regole diverse, a seconda del contesto e del destinatario. È il momento di considerare gli approcci che ti aiuteranno a creare un'email di cortesia per ogni situazione.

Che cos'è un'email di cortesia?

Iniziamo a parlare di cosa sia un'email di cortesia. Un'email di cortesia è un messaggio educato e professionale per riconoscere, ringraziare o aggiornare qualcuno. Viene utilizzata sia nella vita personale che in quella professionale per esprimere gratitudine, fare un follow-up su interazioni precedenti o comunicare qualsiasi altra informazione.

In generale, un'email di cortesia è qualsiasi email creata con cortesia verso il destinatario, indipendentemente dal contesto.

Quando inviare un'email di cortesia?

Sebbene non sia mai una cattiva idea essere cortesi, un'email di cortesia è uno strumento utile nei seguenti scenari:

• esprimere gratitudine. Ad esempio, dopo un incontro ben riuscito, un colloquio o un evento, potresti inviare un'email cortese per ringraziare la persona per il suo tempo e la compagnia piacevole;
• riconoscere la ricezione. Questo può includere eventi in cui hai ricevuto qualcosa (un'email, un pacco, un documento) e, generalmente, inviare un'email veloce per riconoscere la ricezione e ringraziare nel processo;
• follow-up e promemoria. Se hai richiesto qualcosa (ad esempio, informazioni o un'azione) e non hai ricevuto una risposta, un follow-up cortese è un ottimo modo per ricordare alla persona la tua richiesta;
• confermare incontri o eventi. Un semplice e cortese email di conferma mostra che riconosci il tempo dell'altra persona e la informi della tua disponibilità;
• offrire aiuto o supporto. Se qualcuno è in difficoltà o ha bisogno di supporto, un'offerta di aiuto sotto forma di email cortese è un ottimo modo per procedere;
• presentarsi o presentare altri. Quando ti presenti o presenti un collega a una nuova persona, una newsletter di email cortese può aiutare a rendere l'introduzione veloce e facile.

Come puoi vedere, ci sono molti scenari in cui un'email di cortesia farà un ottimo lavoro nel mantenere la tua immagine professionale e rendere la tua comunicazione più piacevole per entrambe le parti.

Regole da seguire per creare email di cortesia perfette

Ora è il momento di discutere alcune regole di etichetta. Questi suggerimenti ti aiuteranno a scrivere email cortesi indipendentemente dallo scopo, creando un'email di prima classe che il destinatario sarà felice di trovare nella sua casella di posta.

Crea linee dell'oggetto chiare e dirette

La riga dell'oggetto non è solo un modo per indicare di cosa tratta la tua email e farla risaltare tra le altre email nella casella di posta, ma anche uno strumento per mostrare cortesia.

Siamo tutti persone occupate, e l'ultima cosa che vogliamo fare è perdere tempo risolvendo enigmi. Una riga dell'oggetto poco chiara o completamente assente è proprio un enigma. Se vuoi comporre un'email di cortesia, non essere pigro e crea una riga dell'oggetto chiara e comprensibile. Scrivere una riga dell'oggetto esaustiva e concisa è un segno di rispetto per il destinatario e per il suo tempo, poiché indichi subito il contenuto dell'email, e lo scopo dell'email è chiaro anche prima che venga aperta.

Fai attenzione alle abbreviazioni o alle emoji

Con il passare degli anni, Internet si evolve e il linguaggio che usiamo evolve con esso. Sempre più spesso nei messaggi o nelle email vediamo varie abbreviazioni che accorciano frasi già familiari e consolidate. Tuttavia, l'email di cortesia non è il miglior posto per implementare questa "comune abitudine". Almeno, non in tutti i contesti.

Abbreviazioni come TBH (To be honest), THX (Thanks) e OTOH (On the other hand) sono più adatte ai messaggi istantanei con amici, conoscenti e familiari. Alcune persone potrebbero semplicemente non conoscere queste abbreviazioni o confondersi con esse. L'uso di queste abbreviazioni è accettabile solo quando si comunica con amici molto stretti. Ma anche in questi casi, è opportuno considerare il contesto e chiedersi: la persona dall'altra parte dello schermo conosce questa abbreviazione?

Usa i punti esclamativi con parsimonia

Questa regola può sembrare piuttosto pedante e può essere omessa. Tuttavia, l'uso eccessivo dei punti esclamativi o l'uso improprio degli stessi può sembrare aggressivo o immaturo. Quando crei un'email di cortesia, i punti esclamativi dovrebbero essere usati come strumento per esprimere gioia e piacere.

Fai attenzione all'uso dell'umorismo

Anche se i tuoi amici pensano che tu sia la persona più divertente che conoscano, dovresti fare attenzione con l'umorismo nelle email. Le battute e l'umorismo sono un argomento rischioso, poiché potrebbero non essere comprese o il destinatario potrebbe avere l'impressione che tu non prenda sul serio l'oggetto dell'email. Ma nel peggiore dei casi, ciò che trovi divertente potrebbe offendere il destinatario. E poi, tutti i tuoi sforzi per essere cortese andranno in fumo. Tieni presente che l'umorismo è più adatto per la corrispondenza con persone molto vicine.

Considera le differenze culturali

Questa regola si applica più alle email di cortesia in ambito lavorativo, ma ti aiuterà anche a essere cortese quando crei email per persone che non conosci. Le differenze culturali possono causare malintesi, quindi vale la pena adattare il contenuto della tua email in base al background culturale del destinatario. Ad esempio, in Occidente c'è una cultura del "piccolo parlare" prima di discutere l'argomento principale all'inizio di una conversazione. Nel frattempo, in alcuni paesi europei, questo potrebbe essere considerato scomodo o una perdita di tempo, e includerlo nella tua email potrebbe rovinare tutti i tuoi sforzi. Quindi, considera questo aspetto quando crei email per persone geograficamente distanti e culturalmente diverse da te.

Puoi imparare come gestire le newsletter via email tenendo in considerazione le differenze culturali, le sfumature linguistiche e molto altro nel nostro eBook gratuito.

Rileggi attentamente le email

È difficile creare un'email cortese quando il contenuto è pieno di errori grammaticali o ortografici o ha un tono inappropriato. Dovresti sempre rileggere la tua email prima di inviarla. Puoi anche chiedere ai tuoi amici di aiutarti a rileggere l'email, perché un nuovo paio di occhi non fa mai male. Tuttavia, usa questo metodo solo se la riga dell'oggetto lo consente e non è riservata. In caso contrario, ChatGPT ti aiuterà con la revisione. Fa un ottimo lavoro nell'eliminare errori di battitura e può darti consigli pratici sul tono da mantenere per essere cortesi.

Ricorda il tuo tono

Quando scrivi un'email cortese, il tuo tono è tutto. Parlando in modo semplice, come ti rivolgi al destinatario dipende dal livello della tua relazione con lui. Dovresti usare un tono formale e professionale nelle email di cortesia a nuovi contatti, poiché questo dimostra cortesia e rispetto. Fino a quando non avrai costruito una relazione amichevole e avrai avuto interazioni precedenti, è meglio evitare un tono informale.

Quando contatti qualcuno per la prima volta, rivolgiti a lui utilizzando il suo nome completo. Analizza la sua risposta per capire se puoi semplicemente usare il suo nome nel messaggio successivo.

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Esempi di email di cortesia

Ora è il momento di darti qualche spunto su come dovrebbero essere le email di cortesia. Di seguito troverai esempi gratuiti che puoi usare per la tua newsletter, riscrivendo il contenuto come desideri.

Esempio di email di cortesia 1

Oggetto: Grazie per i tuoi [pensieri/domande/aiuto].

Caro [Nome completo del destinatario],

Spero che questo messaggio ti trovi bene.

Ti ringrazio molto per avermi contattato. Apprezzo davvero il tempo che hai dedicato a [condividere i tuoi pensieri/fare una domanda/offrire il tuo aiuto]. Questo significa molto per me.

Se hai bisogno di qualcosa nel frattempo o semplicemente vuoi fare due chiacchiere, non esitare a contattarmi. Sono sempre felice di aiutarti!

Grazie ancora e spero di ricevere tue notizie presto.

Cordiali saluti,
[Il tuo nome]
[Le tue informazioni di contatto]

Esempio di email di cortesia 2

Oggetto: Follow-up sulla nostra recente conversazione

Gentile Sig. [Cognome del destinatario],

Spero che tu stia passando una buona giornata.

Sto facendo un follow-up riguardo la nostra recente discussione. Volevo fornire dettagli e i punti principali che abbiamo trattato, per assicurarci di essere allineati per il futuro. Come promemoria, abbiamo parlato di [riassumi brevemente i punti o gli argomenti discussi].

Se hai bisogno di ulteriori informazioni o chiarimenti, non esitare a contattarmi. Sarà un piacere fornirti ulteriori dettagli o rispondere a qualsiasi domanda tu possa avere.

Non vedo l'ora di ricevere una tua risposta e spero che possiamo continuare la nostra discussione presto.

Cordiali saluti,
[Il tuo nome]
[La tua posizione]
[Il nome della tua azienda]
[Le tue informazioni di contatto]

Esempio di email di cortesia 3

Oggetto: Richiesta di incontro

Caro/a [Nome completo del destinatario],

Spero tu stia passando una buona giornata, sarò breve.

Ti scrivo per chiedere gentilmente un incontro a tua convenienza. Mi farebbe piacere avere l'opportunità di discutere [menziona brevemente lo scopo o l'argomento dell'incontro].

Fammi sapere se sarai disponibile per un incontro questa settimana o la prossima. Sono flessibile e posso adattarmi a un orario che ti sia comodo. La tua disponibilità è molto apprezzata.

Non vedo l'ora di ricevere una tua risposta.

Cordiali saluti,
[Il tuo nome]
[La tua posizione]
[Il nome della tua azienda]
[Le tue informazioni di contatto]

Esempio di email di cortesia 4

Oggetto: Introduzione e dettagli di contatto

Caro/a [Nome completo del destinatario],

Spero che tu stia bene.

Mi chiamo [Il tuo nome] e volevo prendere un momento per presentarmi. Recentemente [spiega come hai conosciuto la persona o perché la stai contattando]. Non vedo l'ora di avere l'opportunità di entrare in contatto con te.

Per tua comodità, ecco i miei dettagli di contatto:

• Email: [Il tuo indirizzo email]
• Telefono: [Il tuo numero di telefono]

Sentiti libero di contattarmi se hai domande o se c'è qualcosa con cui posso esserti utile. Non vedo l'ora di conoscerti meglio e, chissà, di lavorare insieme in futuro.

Cordiali saluti,
[Il tuo nome]
[La tua posizione]
[Il nome della tua azienda]
[Le tue informazioni di contatto]

Esempio di email di cortesia 5

Oggetto: Offro la mia assistenza

Caro/a [Nome completo del destinatario],

Spero che tu stia bene.

Volevo contattarti per offrirti la mia assistenza se hai bisogno di aiuto con [compito o progetto specifico]. Se c'è qualcosa che posso fare per supportarti, non esitare a farmelo sapere.

Sono felice di assisterti in qualsiasi modo possibile, che si tratti di rispondere a domande o fornire indicazioni su [menziona l'area specifica di aiuto].

Non vedo l'ora di ricevere tue notizie e di aiutarti in ogni modo possibile.

Cordiali saluti,
[Il tuo nome]
[La tua posizione]
[Il nome della tua azienda]
[Le tue informazioni di contatto]

Conclusioni

Le email di cortesia sono il tuo strumento di comunicazione principale che ti aiuta a rimanere professionale in qualsiasi situazione. Ti aiutano a mantenere relazioni solide sia nella tua vita professionale che personale. Sii rispettoso nel mantenere il giusto tono di voce e fai attenzione a chi stai scrivendo, e riuscirai a scrivere email cortesi con facilità.