Devido à natureza acelerada do mundo dos negócios, os e-mails são, por vezes, a única forma de transmitir a gravidade de uma situação. No entanto, a urgência precisa ser comunicada com cuidado para evitar mal-entendidos ou afastar os destinatários. Neste artigo falamos sobre a etiqueta e o momento adequados para expressar urgência nos e-mails para fins comerciais e obter um retorno rápido numa situação importante.
Aproveitando o timing certo
A comunicação eficaz depende muito do timing. Antes de marcar um e-mail como urgente em um ambiente empresarial, é importante considerar o timing exato para aumentar o número de aberturas de e-mail. Enviar um e-mail fora do horário de trabalho, por exemplo, fará com que seja difícil atingir o resultado pretendido. Além disso, classificar repetidamente e-mails como assuntos urgentes pode fazer com que o impacto do status se perca. Use a classificação de urgência apenas quando necessário. Caso contrário, você pode desgastar as pessoas e torná-las menos receptivas.
É necessária uma avaliação cuidadosa das circunstâncias antes de marcar um e-mail como urgente. Algumas das questões essenciais a serem consideradas são:
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Como isso afeta as iniciativas ativas, como vendas de dois dias ou as metas corporativas gerais?
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Se não fizermos nada, que consequências poderemos enfrentar?
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Existe um senso de urgência devido a prazos iminentes ou outras influências externas?
Criando um e-mail urgente para fins comerciais
É necessário transmitir de forma clara e concisa a importância da mensagem, sem causar ansiedade ou confusão, ao criar um e-mail urgente.
Linha de assunto
A importância da linha de assunto para chamar a atenção do leitor não pode ser ignorada. Ela deve ser simples e não causar alarme indevido. Expressar um senso de urgência em seu e-mail requer uma escolha cuidadosa de palavras. Aqui estão alguns exemplos:
Palavras
Aqui está uma lista de palavras que podem indicar fortemente a necessidade de uma ação rápida:
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Urgente.
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Importante.
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Crítico.
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Imediato.
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Sensível ao tempo.
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Prioridade máxima.
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Alerta.
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Atenção.
Por exemplo, iniciar seu e-mail com “URGENTE:” pode comunicar imediatamente a natureza da mensagem.
Frases
Junto com as palavras, as frases também podem transmitir uma linguagem urgente. Alguns exemplos incluem:
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“Sua atenção imediata é necessária.”
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“Por favor, trate isso como uma prioridade.”
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"Tempo é essencial."
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“Ação necessária dentro de 24 horas.”
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“Isso não pode esperar.”
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“Resposta imediata solicitada.”
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“Por favor, dirija-se o mais cedo possível.”
Além de usar essas palavras e frases no corpo do seu e-mail, incorporá-las na linha de assunto é particularmente eficaz. Mas lembre-se de que você não deve abusar do uso desse recurso para manter as pessoas receptivas aos seus e-mails.
Aqui estão 15 exemplos de linhas de assunto de e-mail para aumentar a taxa de abertura do seu e-mail:
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“Urgente: aprovação necessária para o orçamento do projeto hoje.”
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“Atenção imediata necessária: Documentos de conformidade vencidos.”
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“Sensível ao tempo: as inscrições terminam amanhã.”
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“Crítico: tempo de inatividade do servidor – ação imediata necessária.”
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“Alerta: violação de segurança detectada. Por favor, responda imediatamente.”
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“Solicitação prioritária: informações necessárias o mais rápido possível para a proposta do cliente.”
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“Importante: reunião de equipe remarcada para hoje.”
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“Ação necessária: concluir a pesquisa com os funcionários até o final do dia.”
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“Alta importância: Por favor, revise as alterações contratuais.”
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“Crítico em termos de tempo: manutenção do banco de dados – tempo de inatividade hoje à noite.”
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“Resposta imediata necessária: confirmação da entrevista para amanhã.”
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“Solicitada atenção rápida: prazo de envio de dados se aproximando.”
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“Alerta: atualize as senhas devido a ameaças à segurança.”
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“Último lembrete: envie relatórios de despesas hoje ou perderá o reembolso.”
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“Alerta crítico: falha nos sistemas – todos no convés.”
Corpo do e-mail
A comunicação por e-mail depende muito de uma linguagem clara e concisa.
1. Comece com uma saudação
Um tom otimista pode ser estabelecido já de início, mesmo em comunicações urgentes, começando com uma saudação agradável:
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“Atenção urgente necessária: Prezado [Nome do Destinatário]”;
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“Assunto urgente: Olá [Nome do destinatário]”;
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“Ação imediata necessária: Olá, [Nome do destinatário]”;
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“Atualização importante: Prezado [Nome do Destinatário]”;
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“Solicitação urgente: Olá [Nome do destinatário].”
2. Declare sua intenção explicitamente
Explique o motivo de escrever este e-mail logo após sua saudação. Não tente esconder a urgência da situação – explique-a de maneira direta.
3. Dê detalhes
Inclua quaisquer fatos que o receptor possa precisar para compreender a gravidade da situação. Você também pode adicionar cronômetros de contagem regressiva ao seu e-mail para incentivar os destinatários a agirem o mais rápido possível.
(Fonte: Template Stripo)
4. Inclua uma chamada à ação concisa
Deixe claro o que você espera que o leitor realize. Aqui estão alguns exemplos de frases de chamada à ação para e-mails comerciais:
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“Enviar o relatório”;
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“Revisar e responder”;
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“Confirmar minha disponibilidade”;
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“Concluir o treinamento de segurança”;
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“Responder a pesquisa”;
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“Adicionar este evento ao calendário”;
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"Dar uma resposta."
(Fonte: Template Stripo)
5. Mostre respeito
Agradeça ao destinatário pela pronta resposta e garanta que você está disponível para responder a quaisquer perguntas ou fornecer qualquer informação adicional que possa ser necessária.
6. Adicione uma frase de encerramento profissional
Frases de encerramento como “Atenciosamente” ou “As melhores saudações” deixarão os seus e-mails mais educados e positivos. Adicionar uma assinatura profissional com seu nome e informações de contato também é crucial.
(Fonte: Template Stripo)
E não negligencie os e-mails de seguimento – o e-mail anterior pode ser perdido e um lembrete seria uma boa decisão.
(Fonte: Template Stripo)
Dicas sobre como criar um e-mail urgente para fins comerciais
E-mails urgentes exigem mais do que apenas um texto. Os elementos de design também podem afetar a forma como o destinatário reage ao e-mail. Confira a seguir algumas diretrizes para projetar recursos visuais num e-mail urgente que expressem a devida importância:
1. Use o espaço em branco com sabedoria
Evite sobrecarregar o seu e-mail. E-mails desordenados são difíceis de ler e podem desanimar o destinatário. O espaço em branco ajuda o leitor a se concentrar no conteúdo urgente.
2. Destaque as informações principais
Use negrito ou uma fonte de cor diferente para enfatizar informações ou atividades importantes. No entanto, saiba que usar esses recursos em excesso faz com que um e-mail pareça pouco profissional. Use-os com moderação para destacar a urgência e a ação.
(Fonte: Template Stripo)
3. Inclua títulos e bullet points
Use títulos e bullet points para e-mails mais longos. Isso fará com que o e-mail seja mais fácil de ler e ajudará o destinatário a compreender rapidamente os pontos e tarefas essenciais.
(Fonte: Template Stripo)
4. Use recursos visuais
Imagens e ícones podem transmitir melhor um senso de urgência do que a escrita. Para mostrar urgência, use um ponto de exclamação vermelho ou um ícone de relógio. Isso pode ajudar o destinatário a perceber o e-mail e perceber que ele é importante.
5. Mantenha o tom profissional
Mesmo que o e-mail seja urgente, seja profissional. Use uma fonte normal e evite gritar com letras maiúsculas ou emojis de pontos de exclamação.
6. Adicione CTAs visíveis
Inclua um botão ou link, se sua mensagem de e-mail exigir uma ação. Coloque o botão CTA abaixo do corpo do e-mail e torne-o visível para que o destinatário o veja primeiro.
(Fonte: Template Stripo)
7. Atenha-se a um design compatível com dispositivos móveis
Torne o design do e-mail compatível com dispositivos móveis, já que muitas pessoas consomem os seus e-mails nos telefones. Isso envolve tornar o texto legível, os gráficos compactos e os botões CTA clicáveis em telas menores.
8. Visualize e teste os e-mails antes de enviar
Por fim, visualize e envie um e-mail de teste para verificar a aparência da sua mensagem em vários dispositivos e clientes de e-mail. Isso pode revelar falhas de design que você pode ter deixado escapar. Você pode encontrar os botões “Visualizar” e “Testar” acima do seu template no editor.
Templates para criar e-mails urgentes rapidamente
Os templates abaixo irão ajudá-lo a criar seu e-mail urgente com mais rapidez.
Template 1: Aprovação urgente de projeto
Assunto: Urgente: aprovação necessária para o orçamento do projeto hoje
Prezado [nome do colega],
Espero que este e-mail o encontre bem. Peço desculpas pela urgência, mas é necessária sua atenção imediata em relação ao orçamento de [Nome do projeto]. Encontramos algumas mudanças de última hora que precisam de sua aprovação para prosseguir.
Por que isso é urgente:
O fornecedor atualizou seu orçamento e exige uma confirmação hoje para entregar os materiais no prazo. Isto poderá impactar significativamente nosso cronograma e potencialmente aumentar os custos se isso não for resolvido prontamente.
Revise o orçamento atualizado em anexo e forneça sua aprovação ou feedback até [data de vencimento].
Obrigado pela sua rápida atenção a este assunto. Estou disponível para uma chamada se você precisar de mais esclarecimentos.
[botão CTA]: Revise o orçamento
Atenciosamente,
[Seu nome]
Template 2: Documentos de conformidade vencidos
Assunto: Atenção imediata necessária: Documentos de conformidade vencidos
Olá [nome do colega],
Espero que você esteja bem. Preciso chamar sua atenção para o fato de que os documentos de conformidade de [Projeto ou tarefa] venceram em [Data de vencimento] e não foram enviados.
Envie esses documentos para evitar multas e prejudicar nossa posição perante os órgãos reguladores.
Não se esqueça de garantir que os documentos necessários sejam enviados até [data de vencimento].
Obrigado pela sua atenção imediata a esta questão crítica.
[botão CTA]: Envie os documentos
Atenciosamente,
[Seu nome]
Template 3: notificação de tempo de inatividade crítico do servidor
Assunto: Crítico: Tempo de inatividade do servidor – ação imediata necessária
Olá, equipe,
Estamos enfrentando uma situação inesperada de inatividade do servidor durante nossa campanha de venda relâmpago, o que está afetando nossas vendas potenciais.
Por que isso é urgente:
Esse tempo de inatividade está impactando os serviços que prestamos ao cliente e as operações internas, levando a uma perda de receita e produtividade.
Todos os funcionários técnicos, juntem-se imediatamente à equipe de resposta rápida na sala de conferências para um briefing. Quanto à equipe não-técnica, informe aos clientes que estamos trabalhando para resolver o problema.
Obrigado a todos pela sua resposta imediata.
[Botão CTA]: Entre na sala de conferência
Sinceramente,
[Seu nome]
Template 4: confirmação da entrevista
Assunto: Resposta imediata necessária: confirmação da entrevista para amanhã
Prezado [nome do candidato],
Espero que você esteja bem. Este é um e-mail de acompanhamento de nossa comunicação anterior. Agendamos sua entrevista de emprego para amanhã em [data e hora].
É fundamental confirmar a sua presença o mais rápido possível para tomar as providências necessárias e notificar o painel de entrevistadores.
Responda a este e-mail confirmando sua disponibilidade para o horário agendado ou nos informe se precisar reagendar.
Obrigado por sua pronta atenção a este assunto.
Atenciosamente,
[Seu nome]
Em resumo
E-mails profissionais devem combinar clareza, respeito e sensação de urgência. Compreender o contexto, usar uma linguagem potente, otimizar graficamente o e-mail e fazer um seguimento são medidas que podem ajudar a criar canais de comunicação eficazes e responsivos.
