Na batalha de anexos de e-mail, um PDF sempre prevalecerá. A maneira mais simples e mais confiável de compartilhar detalhes sem forçar o destinatário a ler um texto longo.
Incorporar PDF é o seu bilhete de garantia: não há necessidade de se preocupar com a renderização de clientes de e-mail. Quer você envie um PDF de várias páginas ou um documento de uma única página, ele simplesmente funciona.
Então, que tal encurtar a introdução e mergulhar nas dicas para incorporar o PDF no corpo do e-mail? Vamos começar!
Por que incorporar arquivos PDF em e-mails
Os arquivos PDF são uma maneira confiável e segura de trocar informações importantes. Estudos recentes mostram que a segurança de dados é uma das principais preocupações de 86% das equipes de TI, mas certamente não é o único motivo.
Se você está preparando um pitch ou um relatório de departamento, um PDF incorporado é uma excelente adição ao seu novo e-mail.
Estas são as vantagens principais:
Garanta que os destinatários não perderão seus e-mails
Você já enviou um documento apenas para descobrir 3 dias depois que ele se perdeu em uma enxurrada de outros e-mails? Depois de descrever todos os detalhes e adicionar imagens, essa resposta parece um crime, mas acontece.
Estudos mostram que o número total de e-mails enviados e recebidos diariamente excederá 376,4 bilhões até 2025. Pode ser complicado navegar na sua Caixa de entrada e encontrar a mensagem certa.
Um PDF incorporado cativante pode economizar tempo e espaço, além do que ninguém adora a desordem, certo?
Distribua grandes volumes de dados para inúmeros destinatários
A forma como alguns clientes de e-mail processa e-mails permanece um mistério. Fontes, estilos e o corpo de um e-mail podem ser afetados até mesmo por provedores populares como o Gmail e o Microsoft Outlook. É quando um arquivo PDF é útil!
Depois de incorporar o arquivo no corpo de um e-mail, o design é seguro. Quando o alcance em massa é seu foco principal, imagens ou textos exibidos incorretamente podem arruinar a percepção. Estatísticas recentes mostram que apenas 8 em cada 100 e-mails recebem respostas, então você precisa fazer cada detalhe valer a pena.
O construtor de modelos da Stripo lida com o incômodo do design enquanto você se concentra na mensagem. Adicionamos os formatos mais usados e o PDF certamente está na lista. Você pode facilmente obter a aprovação de seus modelos e economizar tempo na correspondência.
(Fonte: modelo Stripo)
Mantenha a consistência da marca e seja reconhecido nas caixas de entrada dos seus assinantes
Permanecer na marca pode aumentar sua receita em até 20%. No entanto, não é apenas um link para o site no rodapé e o logotipo. São cores, fontes e design.
Os anexos e imagens que você colar no corpo do e-mail devem seguir o estilo da empresa.
(Fonte: eBook da Stripo)
O arquivo PDF permanece consistente em diferentes clientes de e-mail. Não há necessidade de passar por testes extensivos do fornecedor para verificar o projeto. O Gmail, o e-mail do Outlook, o Microsoft 365 ou qualquer outro personalizado que o destinatário use serão compatíveis com PDFs.
Formas de enviar arquivos PDF por e-mail
Diferentes maneiras exigem diferentes abordagens. Ao enviar um arquivo PDF para seus colegas e clientes em potencial, você segue regras específicas.
Vamos analisar as formas mais populares de enviar PDFs e conferir as dicas de segurança para cada um:
Em correspondência pessoal
O envio de arquivos PDF em correspondência de e-mail pessoal é livre de problemas, pois há pouca necessidade de se preocupar com a capacidade de entrega. Você pode anexar o PDF diretamente ao e-mail ou incorporá-lo ao texto - de qualquer forma está bem! Se você enviar e-mails pelo Gmail, a opção de incorporação abaixo pode ajudar:
- Converta seu arquivo PDF em uma imagem usando ferramentas como PDFLiner ou Adobe Acrobat.
- Abra sua conta do Gmail.
- Abra a janela Compor.
- Arraste a imagem ou navegue no seu computador.
- Posicione a imagem no corpo do e-mail.
Em seguida, verifique novamente o endereço de e-mail do destinatário antes de enviar um novo e-mail e pronto!
Você também pode usar PDFs para assinar ou editar os documentos, além de trocar informações. O PDFLiner é uma ferramenta popular que pode ajudar no gerenciamento de arquivos. Tudo o que você precisa fazer é enviar um documento e escolher a ação.
(Fonte: PDFLiner)
Em e-mails em massa (newsletters)
1 em cada 6 e-mails não chega à caixa de entrada do destinatário. Além disso, desde 2022, a taxa de rejeição aumentou 2,5X. O que você inclui em sua mensagem de e-mail e como você faz isso é crucial.
Anexar um arquivo de imagem ou PDF pode colocar em risco a capacidade de entrega quando você envia em massa.
Aqui estão as dicas que você pode usar ao criar e-mails:
- inserir URLs PDF como hiperlinks e evitar colar o endereço completo do link no corpo de um e-mail;
- usar chamadas à ação claras e indicar do que se trata o link;
(Fonte: E-mail da Brevo)
- garantir que os destinatários possam acessar o arquivo PDF. Se você usa o Google Drive ou qualquer outro armazenamento em nuvem para seus anexos, compartilhe o documento primeiro.
Em e-mails automatizados (também conhecidos como e-mails de gatilho)
E-mails de gatilho devidamente criados são o ticket para mais aberturas. Embora existam muitos tipos dessas mensagens, todas elas são uma reação a algum evento.
Vamos conferir alguns dos mais conhecidos:
- as confirmações de pedidos são populares no setor de comércio eletrônico. Os clientes geralmente precisam de faturas, então os PDFs são a melhor escolha;
- mensagens de boas-vindas são uma ótima maneira de cumprimentar novos clientes e fornecer-lhes detalhes dos serviços que você fornece;
- e-mails de aniversário costumam ser enviados com descontos e ofertas especiais. Você pode usar o formato PDF para condições especiais, por exemplo;
- as notificações de integração são outra maneira de se envolver com o público. Você pode anexar algumas dicas e guias para uma experiência mais tranquila.
O construtor de modelos do Stripo permite que você crie botões de hiperlink com apenas alguns cliques. Quer se trate de uma confirmação de encomenda ou de um e-mail de boas-vindas, você poderá adicionar os detalhes sem sair da página.
Saiba como você pode fazer isso:
- Abra o construtor de modelos.
- Escolha o modelo ou crie o seu do zero.
- Clique no item que deseja criar um hiperlink.
- Cole um link e pronto!
(Fonte: modelo Stripo)
Maneiras alternativas de incorporar arquivos PDF em e-mails
O bom é que você não precisa usar o formato PDF para seus arquivos o tempo todo. Você pode incorporar documentos em vários formatos e usando diferentes abordagens.
Vamos direto para as variantes que você pode experimentar!
Incorporar como um GIF
Antes de descartar os GIFs como puro entretenimento, tente abordá-los como ferramentas. Devido ao seu tamanho, os GIFs ocupam pouco espaço e podem ajudar com os limites de clientes de e-mail.
Além do tamanho, os GIFs exibem claramente sua ideia e as cores da empresa, para que a marca permaneça intacta.
Ainda assim, os GIFs têm algumas desvantagens, e é justo analisá-los também:
- os GIFs são limitados a uma paleta de 256 cores. Isso significa que alguns são bastante pixelizados e de baixa resolução;
- este formato não é editável. Uma vez que o GIF é criado, você mal pode mudá-lo.
Incorporar PDF como um flipbook
Por que não tornar o processo de visualização de documentos mais envolvente? Muitas ferramentas gratuitas podem transformar PDFs em livros digitais virando páginas ou remodelando-os em uma pilha de cartões.
(Fonte: eBook convertido em Heyzine)
Se você converter PDFs em flipbooks, poderá reduzir o impacto negativo no meio ambiente e economizar nos custos de impressão.
No entanto, alguns estudos também refletem sobre as desvantagens:
- os tempos de carregamento podem demorar um pouco, portanto, verifique o tamanho do arquivo e reduza-o, se necessário;
- compatibilidade é outra preocupação. Os flipbooks podem não ser compatíveis com todos os dispositivos, por isso é melhor testar as opções;
- ações limitadas com o arquivo são outro ponto a ser pensado. Os destinatários não podem destacar texto ou deixar uma nota como poderiam em PDFs padrão.
Incorporar PDF usando HTML
Para usuários de código confiantes, o HTML é a melhor escolha para interagir com os destinatários de forma interativa. Além disso, incorporar um PDF em HTML garante que os arquivos sejam compatíveis com diferentes plataformas e sejam acessíveis.
Os leitores de tela podem não suportar PDFs como anexos, portanto, buscar alternativas como HTML é crucial.
De acordo com o Adobe Acrobat, pelo menos 90% dos trilhões de PDFs do mundo são inacessíveis.
Com um volume tão alto de PDFs não ajustados para pessoas com deficiência, esse tópico se torna mais relevante do que nunca.
Compatibilidade, interatividade e acessibilidade são prós, mas e os contras? Alguns estão listados abaixo, portanto, não há necessidade de procurar mais:
- habilidades de codificação: Você precisa ter pelo menos conhecimento básico do código;
- tempo de carregamento: se você incorporar vários arquivos, o tempo de carregamento pode ser lento.
Resumindo
Incorporar PDFs em sua correspondência é uma ótima maneira de aumentar o engajamento e chamar a atenção do destinatário. Mais importante ainda, você pode evitar ir direto para o spam, o que é uma divulgação bastante fria!
Esperamos que este artigo ajude a navegar melhor no tópico, e que os PDFs se tornem seu próximo formato favorito (se ainda não forem).
