L'incorporamento di file PDF nelle tue email ti consente di visualizzare questi documenti da qualsiasi dispositivo, mantenere intatti tutti gli elementi non testuali del tuo messaggio e comprimere file di alta qualità per un caricamento più rapido. Naturalmente, puoi aggiungere il tuo documento PDF ad un'email come file allegato, ma se desideri che i tuoi iscritti visualizzino questo file nel corpo dell'email, è necessario eseguire del lavoro prima di inviare il messaggio.
In questo articolo spieghiamo perché dovresti incorporare documenti PDF nelle tue email e menzioniamo i modi più efficienti per farlo.
Perché incorporare file PDF nelle email
Incorporando i documenti PDF nel corpo dell'email, puoi migliorare il processo di comunicazione con i destinatari e renderlo molto più efficace. Indipendentemente dal settore in cui operi e dalle dimensioni della tua azienda, ecco alcuni motivi per inviare file PDF via email:
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I destinatari non perderanno i tuoi documenti
È semplice perdersi un documento essenziale se lo invii come PDF allegato al tuo messaggio. Quando incorpori un file direttamente nel corpo dell'email, i tuoi destinatari lo noteranno immediatamente. Se lavori con documenti come fatture e contratti, le persone potrebbero dimenticarsi della tua email o essere distratte e trascurare la tua posta nelle loro caselle di posta affollate. Un accattivante file PDF incorporato nella tua email attirerà l'attenzione dei destinatari e ti aiuterà a ricevere il pagamento in tempo.
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Distribuisci enormi volumi di dati tra numerosi destinatari
Sia che tu voglia lanciare una campagna di email marketing per attirare lead rilevanti o creare una sequenza di messaggi di follow-up per presentare il tuo nuovo prodotto, dovrai inviare centinaia di email a numerosi iscritti. I documenti PDF incorporati nel corpo dell'email verranno visualizzati correttamente su tutti i dispositivi e i client di posta elettronica che potrebbero essere utilizzati dagli iscritti.
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Rimani coerente con il marchio e distinguiti nelle caselle di posta elettronica dei tuoi iscritti
Oltre agli elementi vitali dell'email come il logo, l'oggetto riconoscibile, i colori del marchio, i caratteri personalizzati e le immagini accattivanti, è fondamentale mantenere la coerenza del marchio su tutti i canali e i documenti che usi quotidianamente. I file PDF ben progettati visualizzati nel corpo della tua email attireranno i tuoi iscritti e li motiveranno ad interagire con i tuoi messaggi.
Modi per inviare file PDF via email
Esistono alcuni modi convenienti per inviare documenti PDF via email per rendere i tuoi messaggi responsive e di bell'aspetto.
1. Nelle email personali
Puoi incorporare file PDF nei messaggi delle email personali con il tuo team o con i clienti. Se utilizzi uno dei client di posta elettronica più diffusi come Microsoft Outlook, Gmail, Yahoo Mail, ecc., ti consigliamo di convertire i tuoi documenti PDF in JPEG.
Puoi utilizzare un comodo strumento online come PDF Liner per questo scopo.
Qui è anche possibile aggiungere firme e filigrane, modificare i file e disegnare direttamente nei documenti. Puoi anche optare per altri strumenti gratuiti come Ilovepdf, Zamzar o PDF24 Tools.
Ora puoi facilmente incorporare il tuo file JPEG in qualsiasi email. Ecco tre semplici passaggi per farlo:
- apri il tuo client di posta elettronico preferito;
- componi un messaggio di testo;
- trascina e rilascia il tuo file JPEG direttamente nella finestra "Nuovo messaggio" e posiziona l'immagine dove vuoi che appaia nell'email.
Questo è tutto! Ora puoi vedere il tuo file PDF (convertito in un'immagine) incorporato nel corpo dell'email.
2. Email in massa (newsletter)
Se devi inviare newsletter con file PDF a migliaia di iscritti, il tuo contenuto potrebbe finire nella cartella spam prima che i tuoi destinatari lo vedano. Il punto è che allegare file alle email di massa può causare seri problemi e metterti a rischio di essere contrassegnato come spam. Di conseguenza, la tua percentuale di apertura diminuirà, così come la tua percentuale di click.
Nessun problema, però; puoi evitarlo e incorporare PDF nell'email seguendo i nostri suggerimenti:
- Carica il tuo file PDF nell'archivio cloud (Google Drive, Dropbox, iCloud Drive, ecc.).
- Assicurati che sia disponibile per la visione pubblica.
- Ottieni il link a questo documento.
- Aggiungi un Pulsante CTA al tuo modello di email con un link al tuo file PDF.
(Fonte: Modello Stripo)
Quindi, i tuoi iscritti possono visualizzare i documenti PDF con un click, mentre manterrai il tuo messaggio email nelle cartelle spam.
3. Nelle email automatizzate (dette anche email trigger)
I messaggi trigger vengono inviati automaticamente agli utenti come reazione a determinate azioni o modelli comportamentali. Le email trigger più diffuse includono:
- benvenuto;
- compleanno;
- onboarding;
- remarketing;
- carrello abbandonato;
- conferma dell'ordine.
I documenti PDF possono essere un ottimo modo per fornire ai destinatari informazioni essenziali come una conferma dell’ordine con una fattura incorporata nel corpo dell'email. Puoi scegliere uno dei metodi sopra descritti o convertire il tuo documento in un file di testo. È una buona opzione da scegliere se si dispone di un file PDF basato su testo con collegamenti ipertestuali.
Ecco cinque passaggi per convertire il documento in un file di testo:
- carica il tuo documento PDF in Adobe Acrobat;
- fai click sul pulsante "Converti";
- scegli l'opzione "in Microsoft Word";
- scegli il formato file .doc o .docx;
- premi il pulsante "Esporta".
Ora puoi copiare questo testo, aggiungerlo ai tuoi messaggi automatici insieme ad un modello di email e inviarlo ai tuoi iscritti.
Conclusioni
Incorporando i documenti PDF nel corpo dell'email, puoi attirare l'attenzione dei tuoi destinatari, puoi evitare che i tuoi messaggi finiscano nello spam e distribuire enormi volumi di dati tra migliaia di tuoi iscritti. Con i nostri semplici consigli, sarai in grado di farlo senza problemi e velocemente!