У битві вкладень до листів завжди перемагає PDF — найпростіший і найнадійніший спосіб поділитися інформацією, не змушуючи одержувача читати довгий текст.
Вбудовування PDF — це вихід із невизначеності: не потрібно турбуватися про рендеринг у поштових клієнтах. Неважливо, надсилаєте ви багатосторінковий PDF чи односторінковий документ, він просто працює.
Отже, як щодо того, щоб скоротити вступ і зануритися в поради щодо вбудовування PDF у тіло листа? Тож почнімо!
Навіщо вбудовувати PDF в листи
PDF-файли — надійний і безпечний спосіб обміну важливою інформацією. Згідно з останніми дослідженнями, безпека даних є головною проблемою для 86% IT-команд, але, звісно, це не єдина причина, через яку перевагу віддають цьому формату.
Що б ви не готували — пітч-дек або звіт про роботу відділу, — вбудований PDF-файл стане чудовим доповненням до нового листа.
Ось основні причини, чому:
Гарантія того, що одержувачі не втратять ваші документи
Чи доводилося вам надсилати документ, а через три дні виявляти, що він загубився в потоці інших листів? Після опису всіх деталей і додавання картинок ця відповідь здається злочином, але таке трапляється.
Дослідження засвідчили, що до 2025 року загальна кількість листів, які щодня надсилаються та отримуються, перевищить 376,4 мільярда. Переглядати папку «Вхідні» і знаходити потрібне повідомлення може бути важко.
Помітний вбудований PDF може зекономити час і місце, до того ж ніхто не любить безлад, чи не так?
Розподіл величезних обсягів даних між численними одержувачами
Те, як деякі поштові клієнти відображають листи, залишається загадкою. Шрифти, стилі та тіло листа можуть бути змінені навіть у таких популярних поштовиках, як Gmail і Microsoft Outlook. Ось тут-то і стане в нагоді PDF-файл!
Після вставки файлу в тіло листа дизайн не постраждає. Якщо ви орієнтуєтеся на масову розсилку, неправильно відображені картинки або текст можуть зіпсувати сприйняття клієнта. Останні статистичні дані показують, що тільки 8 зі 100 листів отримують відповіді, тому необхідно врахувати кожну деталь.
Конструктор шаблонів Stripo вирішує всі проблеми з дизайном, дозволяючи сфокусуватися на повідомленні. Ми додали найбільш використовувані формати, і PDF, безумовно, входить до цього списку. Завдяки цьому можна легко затвердити свої шаблони і зекономити час на листування.
(Джерело: шаблон Stripo)
Дотримуйтеся фірмового стилю і будьте впізнавані в пошті підписників
Дотримання фірмового стилю може збільшити дохід до 20%. Однак це не просто посилання на сайт у футері та логотип — це кольори, шрифти та дизайн.
Вкладення і зображення, що вставляються в тіло листа, мають відповідати стилю компанії.
(Джерело: eBook від Stripo)
Файл PDF відображається однаково в різних поштових клієнтах. Немає необхідності проводити всебічне тестування поштовика для перевірки дизайну. Пошта Gmail, Outlook, Microsoft 365 або будь-які інші кастомізовані рішення, які використовує одержувач, підтримують PDF-файли.
Способи надсилання PDF у листах
Різні способи вимагають різних підходів. Надсилаючи PDF-файл своїм колегам і потенційним клієнтам, слід дотримуватися певних правил.
Давайте розглянемо найпопулярніші способи надсилання PDF-файлів і ознайомимося з порадами щодо безпеки для кожного з них:
В особистому листуванні
Надсилання PDF-файлів в особистому листуванні не викликає проблем, оскільки не потрібно турбуватися про доставку. Можна прикріпити PDF-файл безпосередньо до листа або вставити його в текст — будь-який з варіантів підходить! Якщо ви надсилаєте листи через Gmail, наведена нижче опція вставки може допомогти:
- Конвертуйте PDF-файл у зображення за допомогою таких інструментів, як PDFLiner або Adobe Acrobat.
- Відкрийте свій акаунт Gmail.
- Відкрийте вікно написання.
- Перетягніть зображення або вставте його з комп'ютера.
- Розташуйте зображення в тілі листа.
Потім двічі перевірте електронну адресу одержувача перед надсиланням нового листа, і все готово!
Крім обміну інформацією, PDF можна використовувати для підписання або редагування документів. PDFLiner — популярний інструмент, який може допомогти в керуванні файлами. Усе, що потрібно зробити, — це завантажити документ і вибрати дію.
(Джерело: PDFLiner)
У масовому надсиланні листів (у розсилках)
За даними джерел, 1 із 6 листів не доходить до пошти одержувача. Ба більше, з 2022 року показник відмов збільшився у 2,5 раза. Те, що і як ви додаєте у свій лист, має вирішальне значення.
Прикріплення файлу зображення або PDF може викликати проблеми з доставлюваністю у разі масового надсилання листів.
Ось кілька порад, які стануть у нагоді при створенні листів:
- вставляйте URL-адреси PDF-файлів у вигляді гіперпосилань і не вставляйте повну адресу посилання в тіло листа;
- використовуйте чіткі заклики до дії та вказуйте, про що йдеться в посиланні;
(Джерело: лист від Brevo)
- переконайтеся, що одержувачі можуть отримати доступ до PDF-файлу. Якщо ви використовуєте Google Drive або будь-яке інше хмарне сховище для своїх вкладень, спочатку поділіться документом.
В автоматизованих (тригерних) листах
Правильно складені тригерні листи — це ключ до збільшення кількості відкриттів. Хоча існує чимало типів таких листів, усі вони є реакцією на якусь подію.
Давайте перевіримо деякі з відомих:
- підтвердження замовлень популярні в індустрії eCommerce. Клієнтам часто потрібні інвойси, тому PDF-файли — найкращий вибір;
- привітальні листи — це чудовий спосіб привітати нових клієнтів і надати їм детальну інформацію про свої послуги;
- листи до дня народження часто надсилаються зі знижками та спеціальними пропозиціями. Ви можете використовувати формат PDF, щоб описати умови знижок або показати, як їх застосовувати;
- онбордингові повідомлення — це ще один спосіб взаємодії з аудиторією. Ви можете додати кілька порад і гайдів для більш комфортного досвіду.
Конструктор шаблонів Stripo дає змогу ставити гіперпосилання на кнопки в кілька кліків. Чи то підтвердження замовлення, чи то привітальний лист, можна додати деталі, не залишаючи сторінки.
Ось як це зробити:
- Відкрийте конструктор шаблонів.
- Виберіть шаблон або створіть свій з нуля.
- Клікніть на елемент, у якому хочете зробити гіперпосилання.
- Вставте посилання, і готово!
(Джерело: шаблон Stripo)
Альтернативні способи вбудовування PDF у листи
Найприємніше, що не обов'язково постійно використовувати формат PDF для своїх файлів. Можна вбудовувати документи в різні формати, використовуючи різні підходи.
Давайте відразу перейдемо до можливих варіантів!
Вбудовування в GIF-ку
Перш ніж списувати GIF-файли з рахунків як чисту розвагу, спробуйте використовувати їх як інструмент. Завдяки своєму розміру GIF-ки займають мало місця і можуть допомогти впоратися з обмеженнями поштових клієнтів.
Крім розміру, GIF-файли чітко відображають ідею і кольори компанії, тому бренд залишається недоторканим.
Однак у GIF-ок є і недоліки, і буде справедливо розглянути і їх:
- палітра GIF-ок обмежена 256 кольорами. Це означає, що деякі з них досить пікселізовані та мають низьку роздільну здатність;
- цей формат не редагується. Після створення GIF-ки ви практично нічого не зможете змінити.
Вбудовування PDF у вигляді фліпбука
Чому б не зробити процес перегляду документів більш захопливим? Багато безплатних інструментів можуть перетворити PDF-файли на цифрові книжки зі сторінками, що перегортаються, або переробити їх на стопку карток.
(Джерело: конвертований eBook у Heyzine)
Якщо ви конвертуєте PDF-файли у фліпбуки, то зможете зменшити негативний вплив на довкілля та зекономити на вартості друку. Якщо ви конвертуєте PDF-файли у фліпбуки, то зможете зменшити негативний вплив на довкілля та зекономити на вартості друку.
Однак деякі дослідження вказують і на його негативні сторони:
- завантаження може тривати деякий час, тому перевірте об'єм файлу та за потреби зменшіть його;
- сумісність — ще одна проблема. Фліпбуки можуть бути сумісні не з усіма пристроями, тому краще протестувати варіанти;
- обмежені дії з файлом — ще один момент, який слід враховувати. Одержувачі не можуть виділити текст або залишити замітку, як це можна зробити в стандартних PDF-файлах.
Вбудовування PDF за допомогою HTML
Для впевнених користувачів HTML — найкращий вибір для інтерактивної взаємодії з одержувачами. Крім того, вбудовування PDF у HTML забезпечує сумісність файлів з різними платформами та їхню доступність.
Скринрідери можуть не підтримувати PDF-файли як вкладення, тому пошук альтернативних варіантів, як-от HTML, вкрай важливий.
За даними Adobe Acrobat, щонайменше 90% із трильйонів PDF-файлів по всьому світу недоступні.
За такої великої кількості PDF-файлів, не адаптованих для людей з обмеженими можливостями, ця тема стала як ніколи актуальною.
Сумісність, інтерактивність і доступність — це плюси, але як щодо мінусів? Деякі з них перераховані нижче:
- навички кодингу: необхідно мати хоча би базові знання коду;
- час завантаження: якщо вставити кілька файлів, час завантаження може бути повільним.
На завершення
Вбудовування PDF-файлів у кореспонденцію — чудовий спосіб підвищити залученість і привернути увагу одержувача. Ба більше, завдяки цьому можна уникнути потрапляння листів у спам, що вельми актуально під час холодного аутрічу!
Ми сподіваємося, що ця стаття допоможе краще орієнтуватися в темі, а PDF-файли стануть вашим наступним улюбленим форматом (якщо ще не стали).
