У цій статті ми розглянемо правила дизайну ввічливих листів, дотримуючись яких ви зможете підтримувати довірчі професійні відносини з колегами, а також дізнаєтеся, як створювати чемні email-розсилки.
Ввічливість у листах не залежить від наявності в кінці фрази «З повагою». Навпаки, 58% адресатів вважають цю фразу аж ніяк не ввічливою і щирою.
Написання ввічливого листа вимагає поєднання різних факторів і правил, залежно від контексту та адресата. Настав час розглянути підходи, які допоможуть створити ввічливий лист для будь-якої ситуації.
Що таке ввічливий лист?
Спочатку давайте поговоримо про те, що таке ввічливий лист. Ввічливий лист — це чемне, професійне повідомлення, в якому висловлюється визнання, подяка або надається нова інформація. Він використовується як в особистому, так і в діловому житті для висловлення подяки, follow up`а або передачі будь-якої іншої інформації.
Загалом, ввічливий лист — це будь-який лист, написаний з повагою до адресата, незалежно від контексту.
Коли слід надсилати ввічливі листи?
Хоча бути ввічливим ніколи не буває зайвим, чемний лист є чудовим інструментом у таких ситуаціях:
- висловлення подяки. Наприклад, після успішної зустрічі, інтерв'ю або заходу ви можете надіслати ввічливого листа, щоб подякувати людині за приділений час і приємне спілкування;
- підтвердження отримання. Це може стосуватися випадків, коли ви отримали щось (лист, посилку, документ), і, як правило, передбачає надсилання короткого листа з підтвердженням отримання та подякою;
- follow-up і нагадування. Якщо ви запросили щось (інформацію або дію) і не отримали відповіді, ввічливий follow-up — чудовий спосіб нагадати людині про ваш запит;
- підтвердження зустрічей або заходів. Простий, ввічливий лист з підтвердженням показує, що ви цінуєте час співрозмовника та інформуєте його про свою доступність;
- пропозиція допомоги або підтримки. Якщо хтось відчуває труднощі або потребує підтримки, пропозиція допомоги у формі ввічливого листа — чудовий спосіб проявити турботу;
- презентація себе або інших. Представляючи себе або колегу новій людині, можна скористатися ввічливим листом, щоб спростити і прискорити процес знайомства.
Як бачите, існує чимало ситуацій, коли ввічливий лист допоможе зберегти ваш професійний імідж і зробить спілкування приємнішим для обох сторін.
Правила створення ідеальних ввічливих листів
Тепер настав час обговорити деякі правила етикету. Ці поради допоможуть писати ввічливі листи для будь-яких цілей і створювати першокласні повідомлення, які одержувачі із задоволенням знайдуть у своїй пошті.
Створюйте зрозумілі та однозначні теми листів
Тема листа — це не лише спосіб вказати, про що йдеться в листі, і виокремити його серед інших повідомлень у пошті, а й засіб прояву ввічливості.
Ми всі заклопотані люди, і останнє, чим ми хочемо займатися, це витрачати час на відгадування загадок. Незрозуміла або повністю відсутня тема листа – це така загадка. Якщо ви хочете скласти ввічливий лист, не лінуйтеся і вигадайте для нього чітку і зрозумілу тему. Написання зрозумілої та лаконічної теми листа – це прояв поваги до адресата та його часу, оскільки ви одразу окреслюєте зміст листа, і його мета стає зрозумілою ще до прочитання.
Уважно використовуйте абревіатури та смайлики
Інтернет постійно розвивається, а разом з ним і мова, якою ми користуємося. Все частіше в текстових повідомленнях і листах можна зустріти різні скорочення, які вкорочують вже знайомі, усталені фрази. Однак у ввічливих листах не варто використовувати такі скорочення. Принаймні, не у всіх випадках.
Скорочення, як-от TBH (To be honest, «чесно кажучи»), THX (Thanks, «дякую») та OTOH (On the other hand, «з іншого боку»), більшою мірою призначені для миттєвого обміну повідомленнями з друзями, знайомими та родиною. Деякі люди можуть просто не знати цих скорочень або плутатися в них. Крайній випадок, коли їх можна використовувати, — це спілкування з дуже близькими друзями. Але навіть у цих ситуаціях варто враховувати контекст і подумати: чи знає людина на іншому кінці екрану це скорочення?
Обмежте використання знаків оклику
Це правило може здатися досить дріб'язковим і його можна не дотримуватися. Однак надмірне використання знаків оклику або неправильне їх вживання може бути сприйнято як агресивність або незрілість. Пишучи ввічливого листа, знаки оклику слід використовувати для висловлення радості та захоплення.
Жартуйте обережно
Навіть якщо ваші друзі вважають вас найвеселішою людиною у світі, будьте обережні з гумором у листах. Жарт може бути не зрозумілий або адресат може подумати, що ви не сприймаєте тему листа серйозно. Але в гіршому випадку те, що ви вважаєте кумедним, може образити одержувача. І тоді всі прагнення поводитися ввічливо зійдуть нанівець. Просто пам'ятайте, що гумор більше підходить для листування з дуже близькими людьми.
Пам'ятайте про культурні відмінності
Це правило здебільшого стосується ділових листів, але воно також допоможе залишатися ввічливим у листах до незнайомих людей. Культурні відмінності можуть призвести до непорозумінь, тому варто адаптувати зміст листа до культурних особливостей адресата. Наприклад, у західних країнах прийнято перед обговоренням основної теми спочатку поговорити про погоду, про щось загальне. У той же час в деяких європейських країнах це може бути розцінено як незручність або марна трата часу, і наявність такого в листі може звести нанівець всі ваші зусилля. Тому пам'ятайте про це, коли пишете листи людям, які знаходяться далеко від вас і мають іншу культуру.
Про те, як складати листи з урахуванням культурних відмінностей, мовних нюансів та інших особливостей, можна дізнатися в нашому безплатному eBook.
Ретельно вичитуйте листи
Важко створити ввічливий лист, якщо його зміст рясніє граматичними або орфографічними помилками чи має недоречний тон. Завжди перевіряйте свої листи перед надсиланням. Можна також попросити друзів допомогти перевірити лист, адже свіжий погляд ніколи не завадить. Однак використовуйте цей метод лише в тому випадку, якщо тема листа дозволяє це і він не є конфіденційним. В іншому випадку ChatGPT допоможе вичитати текст. Він відмінно справляється з виправленням друкарських помилок і може дати практичні поради щодо тону, щоб зберегти ввічливість.
Пам'ятайте про тон
Написання ввічливого листа вимагає дотримання певного стилю мовлення. Простіше кажучи, те, як ви звертаєтеся до адресата, залежить від рівня ваших відносин з ним. У ввічливих листах новим контактам слід використовувати формальний і професійний тон, оскільки це демонструє ввічливість і повагу. До тих пір, поки ви не налагодите дружні відносини і не поспілкуєтеся кілька разів, краще уникати неформального тону.
Під час першого контакту звертайтеся до співрозмовника на повне ім'я. Проаналізуйте його реакцію, щоб зрозуміти, чи можна в наступних повідомленнях звертатися до нього на ім'я.
Приклади ввічливих листів
Тепер настав час для декількох ідей про те, як повинні виглядати ввічливі листи. Нижче наведено безплатні шаблони, які можна використовувати для своїх розсилок, змінивши контент на свій розсуд.
Приклад ввічливого листа 1
Тема листа: Дякую за ваші [думки / запитання / допомогу].
Вітаю, [повне ім'я адресата],
Сподіваюся, у вас все гаразд.
Дуже дякую, що зв'язалися з нами. Я дуже ціную, що ви знайшли час, щоб [поділитися своїми думками / поставити запитання / допомогти]. Це дуже важливо для мене.
Якщо вам щось знадобиться або ви просто хочете поспілкуватися, без вагань звертайтеся. Я завжди радий допомогти!
Ще раз дякую і чекаю на вашу відповідь.
З повагою,
[ваше ім'я]
[ваша контактна інформація]
Приклад ввічливого листа 2
Тема листа: Follow-up щодо нашої нещодавньої бесіди
Шановний пане [прізвище адресата],
Бажаю гарного дня.
Я повертаюся до нашої недавньої розмови. Хотів би уточнити деякі деталі та ключові моменти, щоб ми були на одній хвилі. Нагадаю, ми обговорювали [коротко викладіть ключові моменти або теми розмови].
Якщо вам необхідна додаткова інформація або роз'яснення, будь ласка, зв'яжіться з нами. Я з задоволенням надам вам більш детальну інформацію та відповім на всі ваші запитання.
Чекаємо на вашу відповідь і сподіваємося на продовження обговорення найближчим часом.
З найкращими побажаннями,
[ваше ім'я]
[ваша посада]
[назва вашої компанії]
[ваша контактна інформація]
Приклад ввічливого листа 3
Тема листа: Запит на зустріч
Шановний\-а [повне ім'я адресата],
Я знаю, що ви зайняті, тому одразу до справи.
Я пишу, щоб попросити про зустріч у зручний для вас час. Я був би вдячний за можливість обговорити [коротко згадайте мету або тему зустрічі].
Будь ласка, дайте мені знати, чи будете ви доступні для зустрічі цього або наступного тижня. У мене гнучкий графік і я можу підлаштуватися під час, який вам зручний. Буду дуже вдячний за вашу увагу.
З нетерпінням чекаю на вашу відповідь.
З найкращими побажаннями,
[ваше ім'я]
[ваша посада]
[назва вашої компанії]
[ваша контактна інформація]
Приклад ввічливого листа 4
Тема листа: Вступ та контактна інформація
Шановний\-а [повне ім'я адресата],
Сподіваюся, у вас все добре.
Мене звати [ваше ім'я], і я хотів би представитися. Нещодавно я [поясніть, як ви познайомилися з цією людиною або чому ви звертаєтеся до неї]. Я з нетерпінням чекаю на можливість поспілкуватися з вами.
Для довідки, ось мої контактні дані:
- Email: [ваша електронна адреса]
- Телефон: [ваш номер телефону]
Якщо у вас є які-небудь запитання або я можу чимось допомогти, будь ласка, зв'яжіться зі мною. Буду радий познайомитися з вами ближче і, можливо, працювати разом у майбутньому.
З найкращими побажаннями,
[ваше ім'я]
[ваша посада]
[назва вашої компанії]
[ваша контактна інформація]
Приклад ввічливого листа 5
Тема листа: Пропоную свою допомогу
Шановний\-а [повне ім'я адресата],
Сподіваюся, у вас все добре.
Я хотів би запропонувати вам свою допомогу, якщо це необхідно для виконання [конкретне завдання або проєкт]. Якщо я можу чимось бути корисним, будь ласка, не соромтеся звертатися до мене.
Я з задоволенням допоможу вам у будь-чому, чи то відповіді на запитання, чи консультації з [вкажіть конкретну сферу].
Чекаю на вашу відповідь і буду радий допомогти всім, чим зможу.
З найкращими побажаннями,
[ваше ім'я]
[ваша посада]
[назва вашої компанії]
[ваша контактна інформація]
На завершення
Ввічливі листи — це незамінний засіб комунікації, який допоможе зберегти професіоналізм у будь-якій ситуації. Вони допомагають підтримувати міцні відносини як у професійному, так і в особистому житті. Будьте ввічливі, дотримуйтесь правильного тону і зважайте на те, кому ви пишете, тоді ваші листи будуть ввічливими і бездоганними.