Mitarbeiter-Leistungsbewertungs-E-Mail: Was ist das, wann sollte sie gesendet werden und wie schreibt man sie?

Ein Unternehmen wird durch die Mitarbeitenden, die darin arbeiten, getragen. Ihre Teamarbeit, Fähigkeiten und ihr Wissen tragen dazu bei, die Ideen des oberen Managements umzusetzen und den Geschäftszug in Bewegung zu setzen. Die Verwaltung aller Mitarbeiter ist keine leichte Aufgabe, und ein Aspekt dieser Verwaltung ist der Prozess der Leistungsbewertung. Je mehr Untergebene man hat, desto schwieriger wird es, mit jedem zu sprechen und den Mitarbeitern ihre Erfolge oder Misserfolge mitzuteilen.

Um diese Aufgabe zu erleichtern, gibt es Leistungsbewertungs-E-Mails. In diesem Artikel erklären wir, was sie sind, wann der beste Zeitpunkt ist, sie zu senden, und geben Tipps zur Erstellung solcher E-Mails. Also, ohne weitere Umschweife, fangen wir an.

Was ist eine Leistungsbewertungs-E-Mail für Mitarbeiter?

Eine Leistungsbewertungs-E-Mail dient dazu, die Leistung der Mitarbeiter innerhalb eines Unternehmens zu verwalten. Oftmals werden solche E-Mails von Abteilungsleitern für ihre Mitarbeiter erstellt, und jede E-Mail bewertet die Effektivität ihrer Arbeit seit der letzten Überprüfung.

Die Implementierung solcher E-Mails ermöglicht es, die Wirksamkeit der Mitarbeiter zu bestätigen, ihren Beitrag zum Erfolg des Unternehmens anzuerkennen und einen sofortigen Feedback-Mechanismus bereitzustellen. Darüber hinaus können solche E-Mails den Mitarbeitern Bereiche aufzeigen, in denen sie sich verbessern können, Fähigkeiten, die erworben werden müssen, und Tipps oder Vorschläge, um diese Verbesserungen zu erreichen.

Wann ist es sinnvoll, eine Leistungsbewertungs-E-Mail zu senden?

Wie aus dem Betreff der E-Mail selbst bereits hervorgeht, gibt es drei Szenarien, in denen Sie eine solche E-Mail erstellen und senden können:

1. Ersetzen einer formalen Leistungsbewertung. Wenn der Vorgesetzte die Fähigkeiten des Mitarbeiters nicht formell zertifiziert, verfasst er oft eine Bewertungs-E-Mail. Ein solcher Newsletter sollte förmlich sein. Eine solche E-Mail könnte die Stärken und Schwächen des Mitarbeiters seit der letzten Überprüfung abdecken.
2. Anerkennung von Mitarbeiterleistungen. Abteilungsleiter können auch Leistungs-E-Mails schreiben, um einen Mitarbeiter für seine Leistung anzuerkennen und seinen Beitrag zu einer bestimmten Aufgabe formell zu würdigen.
3. Versand einer Warnung an einen Mitarbeiter. Vor dem Versand einer solchen Warn-E-Mail bespricht der Manager in der Regel informell mit dem Mitarbeiter das Verhalten am Arbeitsplatz oder die schlechte Leistung. Wenn sich die Leistung nicht verbessert, ziehen einige Manager es vor, eine Warnung vor weiteren Konsequenzen zu senden. Normalerweise geschieht dies, bevor ernsthaftere Maßnahmen ergriffen werden.

Tipps zur Erstellung der perfekten Leistungsbewertungs-E-Mail

Wenn Sie noch nie Leistungsbewertungs-E-Mails verschickt haben, wird es anfangs schwierig sein, sich für das Format, den Inhalt, den Schreibstil und andere Aspekte des internen Newsletters des Unternehmens zu entscheiden. Wir haben einige Tipps zusammengestellt, die Ihnen helfen, schnell eine perfekte Vorlage für die bevorstehende Leistungsbewertung zu erstellen, die später zur Bewertung der Mitarbeiterleistung verwendet werden kann.

Tipp #1: Begrüßungen sind wichtig 

Jede formale E-Mail beginnt mit einer Begrüßung, und das sollte auch bei Ihnen so sein. Da es sich um einen professionellen E-Mail-Newsletter handelt, sollte Ihre Begrüßung formell sein und mit dem Namen des Mitarbeiters beginnen. Zum Beispiel: „Sehr geehrter Herr Jones“. Dieser Ansatz lässt Ihre Mitarbeiter wissen, dass die folgenden Informationen in der E-Mail auf sie zutreffen.

Tipp #2: Erklären Sie den Grund für Ihre E-Mail

Die Leistungsbewertung ist ein wichtiges Ereignis. Im ersten Absatz Ihrer E-Mail sollten Sie also schreiben, warum der Mitarbeiter diese E-Mail erhalten hat. Es ist wichtig zu erläutern, warum diese E-Mail notwendig ist, damit der Mitarbeiter die Situation versteht und weiß, was in der E-Mail weiter besprochen wird. Möglicherweise hat der Mitarbeiter einen bemerkenswerten Erfolg erzielt oder eine führende Rolle bei der Durchführung eines wichtigen Projekts übernommen. Oder die Leistung des Mitarbeiters ist auf ein unbefriedigendes Niveau gesunken. 

Was auch immer der Grund ist, er muss in der E-Mail hervorgehoben werden. Darüber hinaus sollten Sie den Zeitraum angeben, den Sie bei der Bewertung des Leistungsniveaus des Mitarbeiters berücksichtigt haben.

Tipp #3: Verwenden Sie eine numerische Bewertung der Mitarbeiterfähigkeiten

Die Bewertung der Mitarbeiterleistung anhand digitaler Skalen ist eine recht effektive Methode, um Informationen zu vermitteln. Wenn Sie eine solche E-Mail erstellen, können Sie eine Skala für die Leistungsbewertung festlegen, die erklärt, was jeder Zahlenwert bei der Bewertung verschiedener Arbeitskategorien, Fähigkeiten usw. bedeutet. Wenn Sie beispielsweise auf einer Skala von eins bis zehn bewerten, sollten Sie festlegen, was jede spezifische Zahl bedeutet. Eine zehn könnte bedeuten, dass die Leistung des Mitarbeiters in diesem Aspekt über alle Maßen lobenswert ist, während eine fünf ein durchschnittliches Ergebnis darstellt, das Ihre Erwartungen erfüllt. 

Sobald Sie die Bewertungsskala festgelegt haben, können Sie Leistungskategorien für die Bewertung definieren. Die Qualität der Arbeit, Kommunikationsfähigkeiten, Fachwissen, Soft Skills und so weiter werden oft bewertet. Für jede Kategorie geben Sie eine numerische Bewertung anhand der von Ihnen erstellten Skala an. Neben jeder Bewertung erklären Sie, warum diese bestimmten Aspekte der Arbeit mit einer solchen Zahl bewertet wurden.

Tipp #4: Fügen Sie Kommentare eines Vorgesetzten, Abteilungsleiters oder HR-Teams hinzu

Dieser Abschnitt ist erklärend und bietet die Möglichkeit, im Detail zu beschreiben, warum die Leistung des Mitarbeiters auf diese Weise bewertet wurde, und ehrliches Feedback zu geben. Die Länge des Abschnitts kann je nach Anzahl der Kommentare variieren, die Sie abgeben möchten. Wichtig ist jedoch die klare Trennung der Informationen. Nehmen Sie einen Block, um die Stärken des Mitarbeiters hervorzuheben und die Bereiche zu loben, in denen er sich hervorgetan hat. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie dem Mitarbeiter Verbesserungsvorschläge machen und erklären, wie er seine Fähigkeiten weiterentwickeln kann.

Sie können diesen Block mit einer kurzen Schlussfolgerung beenden und erwähnen, dass der Mitarbeiter Sie bei Fragen zur E-Mail und der Leistungsbewertung kontaktieren kann.

Tipp #5: Fügen Sie einen professionellen Abschluss für Ihre E-Mail hinzu

Nun wurden alle wichtigen Aspekte der Arbeit in der E-Mail besprochen und Feedback gegeben. Es ist Zeit, sich zu verabschieden. Dies sollte jedoch richtig gemacht werden. Das formelle Ende der E-Mail sollte „Mit freundlichen Grüßen“, „Hochachtungsvoll“ oder „Sincerely“ sein, gefolgt von Ihrem Namen oder dem Namen des Abteilungsleiters, der die Leistungsbewertung durchgeführt hat.

Wenn Ihr Unternehmen noch Papierversionen von E-Mails verwendet, lassen Sie genug Platz zwischen Ihrer Unterschrift und Ihrem getippten Namen, damit Sie von Hand unterschreiben können. Wenn der Mitarbeiter die E-Mail digital erhält, ist es nicht erforderlich, diesen zusätzlichen Platz zu lassen.

Tipp #6: Korrekturlesen ist ein Muss

Die direkte Leistungsbewertungs-E-Mail ist fertig, aber drücken Sie nicht gleich auf „E-Mail senden“. Lesen Sie die gesamte E-Mail mehrmals Korrektur und stellen Sie sicher, dass keine Fehler, Tippfehler oder andere Unachtsamkeiten im Text enthalten sind. Außerdem ist es wichtig sicherzustellen, dass Sie alles, was Sie in der E-Mail sagen wollten, gesagt haben und Ihre Gedanken so vermittelt wurden, wie Sie es ursprünglich beabsichtigt hatten. Wenn Sie sicher sind, dass die E-Mail bereit ist, senden Sie sie an den Mitarbeiter.

Struktur einer Leistungsbewertungs-E-Mail

Wir haben die grundlegenden Tipps zur Erstellung einer Leistungsbewertungs-E-Mail besprochen. Wenn Sie sie alle in die Praxis umsetzen, erhalten Sie eine E-Mail mit der folgenden Struktur:

Sehr geehrte/r [Name des Mitarbeiters]

[Kurzer einleitender Absatz, um zu beschreiben, dass es sich um eine Leistungsbewertungssitzung handelt und dass alle Arbeitsleistungen auf einer digitalen Skala bewertet werden].

[Zahl] — [Erklärung, was diese Zahl in Bezug auf die Leistung und Fähigkeiten des Mitarbeiters bedeutet]. 

Wichtig zu beachten: Abhängig von Ihrer Bewertungsskala können so viele Absätze vorhanden sein, wie Sie möchten. Daher gehen wir zum nächsten Teil der E-Mail über.

[Leistungskategorie] — [Zahl]: [Erklärung, warum diese Kategorie bewertet wurde]. 

Wichtig zu beachten: Auch hier können so viele Absätze vorhanden sein, wie Sie möchten, da jede Leistungsbewertung einzigartig ist und die Anzahl der bewerteten Arbeitsaspekte variieren kann.

[Ihre Kommentare oder Kommentare des Abteilungsleiters zu den Stärken und Schwächen des Mitarbeiters, zu erwähnten Verhaltensmerkmalen und Verbesserungsvorschlägen].

[Abschließender Absatz zur gesamten Leistungsbewertung und mit Kontaktinformationen].

Mit freundlichen Grüßen, 

[Ihr vollständiger Name oder der Name der Person, die die Leistungsbewertung durchgeführt hat].

Beispiel einer Leistungsbewertungs-E-Mail

Um Ihnen die schnelle Erstellung von Feedback-E-Mails zu erleichtern, haben wir ein Beispiel erstellt, das Sie nach Belieben ändern können.

Sehr geehrter Herr Anderson,

Diese E-Mail ist eine Bewertung Ihrer Leistung für den Zeitraum vom 1. Juni 2022 bis 31. Oktober 2022. Wir werden Aspekte wie Arbeitsqualität, Soft Skills und Fachwissen bewerten. Zur Bewertung aller Aspekte verwenden wir eine digitale Skala:

• 5 — Mitarbeiter übertrifft die normalen Erwartungen in allen Aufgabenbereichen;
• 4 — Mitarbeiter erfüllt erfolgreich die Erwartungen und übertrifft diese in einigen Bereichen;
• 3 — Mitarbeiter erfüllt die Erwartungen in seinen erwarteten Aufgabenbereichen;
• 2 — Mitarbeiter erfüllt die Erwartungen in einem oder mehreren Bereichen nicht;
• 1 — Die Arbeitsleistung des Mitarbeiters ist inakzeptabel und erfordert sofortige Aufmerksamkeit.

Arbeitsqualität — 5: Herr Anderson erledigt alle Aufgaben effizient und schnell und konsultiert Kollegen, um Fehler zu vermeiden.

Soft Skills — 4: Herr Andersons Kommunikation mit seinem Team hat sich seit der letzten Leistungsbewertung verbessert. Er erklärt komplexe Dinge hervorragend in einfachen Worten.

Fachwissen — 4: Herr Anderson hat sein Verständnis und Wissen erweitert und grundlegende Fähigkeiten verbessert.

Herr Anderson hat weiterhin großartige Arbeit geleistet, und sein Beitrag zum Erfolg des Unternehmens kann kaum überschätzt werden. Aber es gibt immer Raum für Verbesserung. Wir empfehlen Ihnen, Ihre Fachkenntnisse weiter auszubauen und mehr mit Kollegen zu kommunizieren, um Ihre Soft Skills zu verbessern.

Wenn Sie Fragen zu dieser Leistungsbewertung haben, kontaktieren Sie mich bitte, damit wir einen Termin für eine Leistungsbewertungssitzung vereinbaren können. Meine direkte Nummer ist 382-689-721. Vielen Dank für Ihre harte Arbeit. Sie sind ein wirklich geschätzter Mitarbeiter.

Mit freundlichen Grüßen,

Jane Grimes

Zusammenfassung

Leistungsbewertungen sind ein wichtiger Bestandteil eines Leistungsmanagementsystems für Mitarbeiter, und Ihr E-Mail-Marketing muss dafür erstklassig sein. Wir haben Ihnen genau erklärt, wie solche E-Mails aussehen und wie sie erstellt werden. Wir können Ihnen jedoch auch helfen, E-Mails während der Leistungsbewertungszeit zu erstellen.