So gestalten Sie die perfekte Terminbestätigungs-E-Mail

Ein bestätigter Termin ist ein wahrgenommener Termin – und Terminbestätigungs-E-Mails können in dieser Hinsicht als Garantie dienen. Warum ist das so wichtig? Etwa 47 % der Unternehmen geben an, dass Terminabsagen sie bis zu 2.500 USD pro Monat an entgangenem Umsatz kosten. Für einige Unternehmen steigt dieser Betrag sogar auf 7.500 USD. Terminbestätigungen helfen, Nichterscheinen und Absagen zu reduzieren, indem sie die Aufmerksamkeit auf Termine lenken und den Empfängern ermöglichen, diese selbst zu verwalten.

Wenn Sie Schwierigkeiten haben, effektive Bestätigungs-E-Mails zu erstellen, sind Sie hier genau richtig. In diesem Leitfaden betrachten wir die am stärksten betroffenen Branchen – das Gesundheitswesen und die Beauty-Branche – und zeigen, was eine wirksame Terminbestätigungs-E-Mail ausmacht. Mit diesen Tipps können Sie Ihre Einnahmen sichern und die Kundenerfahrung verbessern.

Was ist eine Terminbestätigungs-E-Mail?

Eine Terminbestätigungs-E-Mail erinnert Menschen an eine bevorstehende Beratung oder Behandlung. Doch sie ist nicht nur eine Erinnerung, sondern trägt auch dazu bei, Ängste zu reduzieren. Falls Sie sich fragen, wie das zusammenhängt, lassen Zahlen keinen Zweifel.

Als jemand, der sich vor Terminen gestresst fühlt, weiß ich, welchen Unterschied eine Bestätigungs-E-Mail mit einer kurzen Beschreibung machen kann. Sie vermittelt ein Gefühl von Sicherheit und Klarheit.

Das macht Terminbestätigungen zu einer lohnenden Investition in die Kundenzufriedenheit – zusätzlich zur positiven Wahrnehmung solcher Besuche.

Wichtige Merkmale einer Terminbestätigungs-E-Mail

Nachdem wir nun die Grundlagen geklärt haben, werfen wir einen Blick auf die Eigenschaften einer informativen Terminbestätigungs-E-Mail:

1. Geplante Zustellung: Eine Reihe automatisierter Terminerinnerungen stellt sicher, dass Kunden die E-Mail rechtzeitig erhalten und genügend Zeit haben, sich vorzubereiten oder den Termin zu verschieben.
2. Selbstverwaltung: Effektive Terminbestätigungs-E-Mails enthalten eine Selbstverwaltungsoption, mit der Kunden ihre Termine verwalten können. Dies reduziert Nichterscheinen und Absagen.
3. Kalenderintegration: Die fehlende Möglichkeit, Termine mit dem Kalender zu synchronisieren, kann dazu führen, dass sie vergessen werden. Stellen Sie sicher, dass der gebuchte Termin in jeden Kalender integriert werden kann.

Was sollte in einer Terminbestätigungs-E-Mail enthalten sein?

Der Inhalt einer Terminbestätigungs-E-Mail ist ein entscheidender Faktor für deren Erfolg. Die enthaltenen Informationen und Layout-Elemente können die Erinnerungen aufwerten und sie von der Konkurrenz abheben. Sehen wir uns das genauer an.

Einleitung der E-Mail

Kunden zu begrüßen ist ein guter Einstieg – und es muss nicht langweilig sein. Ich habe einige Beispiele aus der Beauty- und Gesundheitsbranche ausgewählt, um zu zeigen, dass Terminbestätigungen ebenso ansprechend sein können wie andere E-Mails.

Hier sind einige Beispiele für die Beauty-Branche:

• „Ein bisschen ‘Me-Time’ mit unserem Beauty-Team ist alles, was Sie brauchen, um sich besser zu fühlen. Wir sehen uns am {Termin-Datum}.“
• „{Name des Kunden}, in nur drei Tagen ist Ihr Termin! Es ist Zeit für Ihre Haut zu strahlen – wir freuen uns auf Sie am {Termin-Datum}.“

Während das Gesundheitswesen tendenziell formeller ist, da der Anlass des Besuchs den Ton bestimmt, ist dennoch etwas Kreativität möglich:

• „Gesundheit beginnt von innen. Lassen Sie uns Ihrem Wohlbefinden am {Termin-Datum} einen Schritt näherkommen. Sind Sie noch dabei?“
• „Wir haben alles für Ihr Wohlbefinden bei Ihrem Check-up am {Termin-Datum} vorbereitet. Sind Sie noch dabei, {Name des Kunden}?“

Terminbeschreibung

Während eine Terminerinnerung die notwendigen Details zu Datum und Uhrzeit liefert, kann sie noch mehr bewirken. Bestätigungstexte helfen den Kunden, sich sowohl mental als auch physisch vorzubereiten, und hinterlassen schon vor dem Besuch einen positiven Eindruck.

Hier sind einige weitere Möglichkeiten, Terminerinnerungen in beiden Branchen zu optimieren:

1. Dokumente: Um Last-Minute-Stress zu vermeiden, können Sie Ihren Kunden mit Checklisten und Tipps zu benötigten Dokumenten helfen.
2. Kleidungstipps: Empfehlungen zu bequemer Kleidung zeigen Ihr Engagement für die Kundenzufriedenheit und erleichtern den Termin.
3. Ablaufübersicht: Die Bereitstellung wichtiger Details zum Ablauf der Behandlung oder Dienstleistung reduziert Unsicherheiten und verbessert erneut die Kundenerfahrung.
4. Vorstellung des medizinischen oder Beauty-Teams: Bei Online-Terminbuchungen ist nicht immer ersichtlich, wer die Kunden betreuen wird. Ihre Terminbestätigungs-E-Mail kann das Team vorstellen und so das Vertrauen stärken.

(Quelle: Stripo-Vorlage)

E-Mail-Buttons

E-Mail-Buttons sind ein zentraler Bestandteil von Terminbestätigungen, die ins Auge fallen. Doch sie dienen nicht nur der Optik oder Motivation – sie erleichtern die Terminverwaltung, etwa durch Optionen zum Umbuchen, Stornieren oder Bestätigen. Warum sind diese Funktionen so wichtig?

Die Branchen Gesundheit und Beauty sind stark von Termintreue abhängig. Einige funktionale und leicht zugängliche E-Mail-Buttons können die Erfolgsquote deutlich steigern.

You might also like

Kontaktdaten

Rund 45 % der Kunden legen den größten Wert darauf, ihr Anliegen bereits beim ersten Kontakt zu lösen. Das führt uns zum nächsten Abschnitt der Terminbestätigungs-E-Mail – den Kontaktdaten.

Kunden in den Bereichen Gesundheit und Beauty benötigen mehr als nur technische Unterstützung. Sie erwarten hochwertigen Service und ein geschultes Support-Team. Das Hinzufügen von Kontaktinformationen beseitigt Bedenken und signalisiert, dass Sie bereit sind, besondere Anfragen zu bearbeiten.

So erstellen Sie einen Abschnitt mit Kontaktdaten in Stripo

Das Erstellen von Vorlagen für Terminbestätigungs-E-Mails muss nicht kompliziert sein. Mit Stripos Template-Builder können Sie schnell und einfach Kundendienstinformationen hinzufügen. So funktioniert es:

1. Öffnen Sie den Template-Builder.
2. Erweitern Sie den Bereich Strukturen & Module.
3. Wählen Sie Allgemeine Module, um vorgefertigte Strukturen anzuzeigen.
4. Ziehen Sie das gewünschte Modul per Drag & Drop direkt in die Vorlage.

Nachdem das Modul hinzugefügt wurde, können Sie es nach Ihren Wünschen anpassen. Alle Stripo-Vorlagen sind barrierefrei, sodass wir uns um den Code kümmern, während Sie sich auf das Design Ihrer E-Mail-Bestätigungen konzentrieren.

Was versteht man unter dem Design einer Terminbestätigungs-E-Mail?

Funktional und zugänglich – das sind die Grundpfeiler einer effektiven Terminbestätigungs-E-Mail-Vorlage. Nachdem wir bereits über Barrierefreiheit und Markenbeständigkeit gesprochen haben, werfen wir nun einen Blick auf die wichtigsten Designaspekte.

Barrierefreiheit sicherstellen

Barrierefreiheit ist ein Muss für Bestätigungs-E-Mails, insbesondere im Gesundheitswesen. Das Thema bleibt hochaktuell, und die Zahlen sprechen für sich. Von 409.357 analysierten E-Mails waren nur 28 völlig frei von Problemen.

Während Barrierefreiheit im Gesundheitswesen unerlässlich ist, spielt sie auch in der Beauty-Branche eine große Rolle. Warum? Barrierefreie E-Mails ermöglichen Unternehmen den Zugang zu einer breiteren Zielgruppe und fördern ihr Wachstum.

You might also like

Markenkonform bleiben

Aktuelle Studien zeigen, dass konsistente Marken eine hohe kreative Qualität aufweisen – was sich auch auf Terminerinnerungen auswirkt. Die beste Terminbestätigungs-E-Mail stellt das Unternehmen auf eine Weise dar, die Ihre E-Mail-Kampagnen stärkt.

In Branchen wie der Beauty-Industrie, in denen visuelle Elemente dominieren, hilft die Verwendung der Unternehmensschriftarten und des spezifischen Marken-Tons den Empfängern, Ihr Unternehmen wiederzuerkennen. Im Gesundheitswesen hingegen, wo Vertrauen im Vordergrund steht, können gut gestaltete E-Mails die Zuverlässigkeit stärken.

Optimierung von Terminbestätigungen für mobile Geräte

Nachdem Ihr E-Mail-Design markenkonform gestaltet ist, geht es an die Optimierung. Warum ist das wichtig? Nur 39 % der Kunden lesen ihre E-Mails auf dem Desktop – Terminbestätigungen werden also oft auf kleinen Bildschirmen angezeigt.

Wenn Bestätigungsmails nicht für mobile Geräte optimiert sind, kann dies dazu führen, dass Empfänger wichtige Informationen oder Buttons übersehen, was die Nutzererfahrung verschlechtert.

Wenn Sie Ihre Vorlagen mit Stripo erstellen, können Sie mit einem Klick auf das entsprechende Symbol in den Mobilmodus wechseln. Der Editor ermöglicht es Ihnen, die Vorlage für jedes gewünschte Gerät anzupassen.

Tipps für Terminbestätigungs-E-Mails

Die 3-3-3-Regel

Pläne ändern sich, und der Termin, der vor ein paar Monaten vereinbart wurde, ist möglicherweise nicht mehr passend. Genau hier kommt die 3-3-3-Regel ins Spiel, die hilft, Terminbestätigungen zum richtigen Zeitpunkt zu versenden:

1. 3 Wochen vor dem Termin: Dies ist der perfekte Zeitpunkt für die erste Erinnerungs-E-Mail. Sie gibt dem Empfänger die Möglichkeit, seinen Zeitplan entsprechend zu organisieren.
2. 3 Tage vor dem Termin: Eine erneute Erinnerung ist hilfreich, falls sich Pläne geändert haben oder eine Reise ansteht.
3. 3 Stunden vor dem Termin: Diese letzte Erinnerung hilft, kurzfristige Absagen zu vermeiden. Durch eine einfache Möglichkeit zur Terminverschiebung lassen sich No-Shows reduzieren.

Visuelle Zeitachsen

Wenn der Termin einige Vorbereitungsphasen umfasst, kann eine Fortschrittsleiste die perfekte Ergänzung sein. Damit können alle Schritte dargestellt werden – vom Buchen des Termins oder Anlegen eines Patienten-Accounts bis hin zum eigentlichen Besuch.

Auf diese Weise sieht der Empfänger, welche Schritte bereits erledigt sind und was noch ansteht, sodass er seine Erwartungen besser steuern kann.

Beispiele für Terminbestätigungs-E-Mails

Nachdem wir nun alle Schritte und Tipps zur Erstellung durchgegangen sind, ist es an der Zeit, konkrete Textbeispiele zu betrachten, um Ihre Kampagnen zu verbessern. Diese Muster für Terminbestätigungs-E-Mails enthalten ansprechende Einleitungen, Verfahrensbeschreibungen und Bestätigungsbuttons, die selbst in einem überfüllten Posteingang Aufmerksamkeit erregen.

Beispiel für die Beauty-Branche

Hallo {Kundenname},

Ihr nächstes Beauty-Erlebnis steht kurz bevor, und wir können es kaum erwarten, Ihnen zu helfen, zu strahlen! Hier sind Ihre Termindetails:

Datum: {Termin-Datum}

Uhrzeit: {Termin-Uhrzeit}

Dauer: {Termin-Dauer}

Ort: {Salon-Adresse}

Vor Ihrem Termin:

1. Kommen Sie 10 Minuten früher, um einzuchecken und sich in Ruhe vorzubereiten.
2. Entfernen Sie alten Nagellack oder lassen Sie uns wissen, falls Sie Ihre aktuelle Farbe behalten möchten.
3. Teilen Sie uns Ihre Vorlieben mit (Gel, Acryl oder Natur), damit wir Ihnen den bestmöglichen Service bieten können.

Sie können Ihren Termin mit einem Klick auf den Button unten bestätigen:

[Termin bestätigen]

Falls Sie Fragen haben oder Änderungen vornehmen möchten, können Sie uns jederzeit kontaktieren.

Beispiel für die Gesundheitsbranche

Sehr geehrte(r) {Kundenname},

Gute Nachrichten – Ihr Arzttermin ist offiziell bestätigt. Wir sind bereit, Ihnen die bestmögliche Versorgung zu bieten.

Hier sind die wichtigsten Informationen:

Datum: {Termin-Datum}

Uhrzeit: {Termin-Uhrzeit}

Ort: {Klinik-Adresse}

Arzt: Dr. {Arztname}

Vor Ihrem Besuch:

1. Kommen Sie 10 Minuten früher, um einen reibungslosen Check-in zu gewährleisten.
2. Bringen Sie Ihre Gesundheitsunterlagen, Rezepte und Testergebnisse mit, damit wir eine individuell angepasste Behandlung bieten können.
3. Tragen Sie bequeme Kleidung, besonders falls eine körperliche Untersuchung ansteht.

Falls Sie nervös sind oder spezielle Fragen zu Ihrem Besuch haben, zögern Sie nicht, uns diese im Voraus mitzuteilen.

[Termin bestätigen]

Falls Sie den Termin verschieben müssen oder Fragen haben, kontaktieren Sie uns einfach.

Fazit

Der Versand von Terminbestätigungs-E-Mails kann dazu beitragen, hohe No-Show-Raten oder Terminabsagen zu reduzieren. Mit funktionalen Buttons, detaillierten Anweisungen, Barrierefreiheit und mobiler Optimierung heben sich Ihre Erinnerungen hervor und steigern die Kundenzufriedenheit.

Ich hoffe, dass diese Tipps und die beschriebenen Schritte zur E-Mail-Erstellung Sie inspiriert haben, Ihre eigenen Terminbestätigungs-E-Mails zu optimieren. Viel Erfolg!