So schreiben Sie eine formelle E-Mail an einen Professor

55 % der Menschen nutzen E-Mails, um über arbeitsbezogene Themen zu kommunizieren, und die Bildungsbranche bildet da keine Ausnahme. Tatsächlich hat es die höchste E-Mail-Öffnungsrate und Klickrate im Vergleich zu anderen Branchen. Da E-Mail an Universitäten so weit verbreitet ist, ist es wichtig, die richtige Art der Kommunikation zu erlernen.

In diesem Artikel werden wir untersuchen, wie Sie das Erscheinungsbild Ihrer E-Mails an Professorenverbessern können, von der Erstellung einer ansprechenden Überschrift bis hin zu einem formellen Abschluss. Außerdem zeigen wir Ihnen die Editor-Funktionen von Stripo, mit denen Sie Ihre E-Mails schnell und einfach erstellen und organisieren können.

Welche E-Mails erhalten Professoren?

46,8 % der Lehrer checken ihre Arbeits-E-Mails mehr als zehn Mal am Tag. Hier sind einige der wichtigsten Arten von E-Mails, die sie erhalten:

• Fragen zum Vorlesungsmaterial, Lehrplanetc.;

• Feedback zur Aufgabe;

• Benachrichtigung über Abwesenheit oder persönliche Probleme;

• Diskussion über akademische oder zukünftige Karriereberatung ;

• um Empfehlungen zu bitten;

• Beteiligung an der Forschung;

• Zusammenarbeit oder Beratung mit verschiedenen Unternehmen;

• Termine vereinbaren.

Ich habe den Experten auch gefragt, wie oft Professoren E-Mails von Studenten erhalten und welchen sie am meisten Aufmerksamkeit schenken.

Ich erhalte fast täglich E-Mails von Studenten. Die meisten beziehen sich auf Noten und verwandte Angelegenheiten, aber die, die ich am meisten ernst nehme, sind die Schüler-E-Mails, die mir sagen, was sie von mir gelernt haben und Dankbarkeit ausdrücken, und auch persönlichere Nachrichten von Schülern, die im Unterricht und/oder in ihrem Leben zu kämpfen haben. Ich beantworte auch Studenten, die mich nach Arbeitszeugnissen fragen, und ich stelle sie fast immer zur Verfügung.

In erster Linie ist es die Unternehmenskommunikation mit meinen Studenten (also mit denen, für die ich Forschungs-, Praktikums- usw.-Betreuer bin oder als Dozent einer Disziplin tätig bin). Sie sind in der Regel am zahlreichsten. Der Löwenanteil der E-Mails enthält Angebote zur Teilnahme an verschiedenen wissenschaftlichen und praktischen Veranstaltungen. Dann gibt es Informationen zu Abonnementmaterialien (wenn ich zu diesem Zweck eine Unternehmens-E-Mail angegeben habe), Korrespondenz mit Kollegen anderer Universitäten und Projekten, an denen ich teilnehme.

Wie schreibt man eine E-Mail an einen Professor?

Egal, ob Sie ein Student sind, der Feedback zu einem aktuellen Auftragerhalten möchte, ein Wissenschaftler oder ein Vertreter eines Unternehmens, das Forschungbetreibt, es ist wichtig, einem bestimmten professionellen Ton zu folgen, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails bemerkt werden und keine negative Reaktion hervorrufen. Werfen wir einen Blick auf jeden Aspekt einer solchen E-Mail.

Betreffzeile

Beginnen Sie mit einer klaren, spezifischen Betreffzeile. Stellen Sie sicher, dass es sich direkt auf den Zweck Ihrer E-Mail bezieht, damit Ihr Professor Ihre Bedürfnisse auf einen Blick verstehen kann. Verwenden Sie beispielsweise je nach Situation "Verlängerungsantrag für Forschungsarbeit" oder "Klarstellung zum Lehrplan".

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Titel des Professors

Beginnen Sie Ihre E-Mail mit einer höflichen Begrüßung. Entscheiden Sie sich für formelle Anreden wie „Sehr geehrte/r“ oder „Hallo“, zusammen mit dem Titel Ihres Lehrers, der „Professor [Nachname]“ oder „Dr. [Nachname]“ sein könnte.

In verschiedenen Ländern variiert der Ansatz zur Ansprache von Lehrern aufgrund kultureller und pädagogischer Normen. Zum Beispiel:

1. USA: Professoren werden oft als "Professor Smith" oder "Dr. Smith" bezeichnet, mit "Mr." oder "Ms." als weniger formale Alternativen.

2. Vereinigtes Königreich: Es ist üblich, akademische Titel und Nachnamen, manchmal nur Nachnamen, in einem formalen Kontext zu verwenden.

3. Deutschland: Richtige akademische Titel sind entscheidend, mit formellen Adressen wie „Herr Professor Doktor Schmidt“.

4. Frankreich: Lehrer werden in der Regel als "Monsieur" oder "Madame" bezeichnet, wobei akademische Titel in der frühen Bildung seltener verwendet werden.

5. Japan: Das Suffix "-sensei" wird zu Nachnamen hinzugefügt und bedeutet Respekt.

6. Indien: Adressen sind weniger formell und verwenden oft "Sir" oder "Ma 'am", ohne Namen anzugeben.

Wenn Sie uns aus anderen Ländern lesen, schreiben Sie bitte in die Kommentare, wie Sie dort Professoren ansprechen. Gerne fügen wir dies dem Artikel hinzu.

Selbstvorstellung

Stellen Sie sich vor, einschließlich Ihres Namens und der Klasse, in der Sie sich befinden, zum Beispiel: „Mein Name ist Alex, und ich habe mich für Ihre ___Klasse angemeldet.“ Es hilft zu spezifizieren, da Professoren oft mehrere Klassen abwickeln und möglicherweise nicht jeden Schüler erkennen. Wenn Sie Ihrem Professor bereits bekannt sind, beginnen Sie einfach mit einem freundlichen Gruß wie "Hoffe, Ihre Woche läuft gut" oder "Happy Friday!"

Geben Sie Ihren Zweck klar an

Bei der Vorbereitung dieses Artikels bin ich auf zahlreiche Tipps gestoßen, um Ihre Hauptbotschaft prägnant zu halten. Darüber schreiben auch die Professoren selbst auf Quora.

Nach Ihrer Einführung ist es wichtig, direkt anzugeben, warum Sie sich an Ihren Professor wenden, und sich aufgrund der engen Zeitpläne kurz zu fassen. Finden Sie eine Balance, in der Sie weder zu formell noch zu lässig sind, und vermeiden Sie umgangssprachliche Sprache und Humor. Geben Sie alle Maßnahmen an, die Sie von ihnen benötigen, z. B. eine Fristverlängerung oder eine Feedbackanfrage.

Und hier ist ein Expertentipp, der zusammenfasst, was wir oben gesagt haben:

Es ist am besten, E-Mails kurz und prägnant zu halten und nicht zu informell zu sein. Verwenden Sie Betreffzeilen und beginnen Sie nicht mit einem „Hey“ oder einer Forderung. Es ist eine Abzweigung.

Was ist zu vermeiden? Es gibt drei Hauptgruppen:

a) Mangel an Spezifität, Unlogik, Unvernünftigkeit – wenn etwas vorgeschlagen wird, analysiert der Professor den Text automatisch entlang der Kette: Was ist das Wesentliche, der Zweck, die Aufgabe und was ist meine Funktion oder Rolle hier?

b) Verweise auf Quellen, Personen usw., deren Existenz und Herkunft schwer zu überprüfen, zu verifizieren und zu bestätigen sind. Dies ist ein Faktor für die Zuverlässigkeit und Wahrhaftigkeit von Informationen;

c) Analphabetismus und Unklarheit der Aussagen, denn dies führt in den meisten Fällen zum Abbruch der Korrespondenz, wenn die Situation es erlaubt, oder zu einer endlosen Anzahl von E-Mails mit Klarstellungen bezüglich der korrekten Wahrnehmung der Informationen durch beide Parteien;

d) Respektlosigkeit – zumindest gegenüber dem Titel, höchstens gegenüber der Erfahrung.

Wie lang sollte der Text sein? Das hängt alles von der Situation ab. Sie können lange Briefe lesen, wenn es sich um eine bereits etablierte Korrespondenz zu einem bestimmten Thema handelt. Für Professoren ist die Textmenge in Ordnung. Die Hauptsache ist, ob es sich lohnt, ihn zu lesen :). Ich kann in einer ganzen E-Mail bis zu 800-1000 Zeichen lesen. Wenn es sich um das erste Anfrageschreiben handelt, ist es besser, das weitere Korrespondenzformat sowohl im Brief selbst als auch in den angehängten Dateien zu vereinbaren.

Beschleunigung des E-Mail-Erstellungsprozesses mit Stripo

Angenommen, Sie senden eine Anfrage zur Recherche an viele Experten. Hier können Sie Stripo-Content-Module verwenden, um E-Mails schneller zu erstellen . Diese Blöcke erleichtern das Speichern, Kombinieren und Verschieben wichtiger Details von einer Nachricht zur anderen und beschleunigen den Prozess, wenn Sie viele E-Mails senden müssen. Unsere E-Mail-Vorlagen sind so strukturiert, dass sie automatisch in diese verwaltbaren Abschnitte unterteilt werden, die alle in Ihrer persönlichen Bibliothek zugänglich sind.

(Quelle: Stripo-Editor)

Übrigens, wenn Sie eine Universität oder ein Unternehmen vertreten, das an einer Zusammenarbeit mit Professoren interessiert ist, werfen Sie einen Blick auf diese Vorlage von Stripo. Es dient als Beispiel dafür, wie Informationen auf ansprechende und strukturierte Weise präsentiert werden können. Wie gewohnt können Sie alle Elemente bearbeiten und an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Formeller Abschluss

Melden Sie Ihre E-Mail mit einem Dankesbrief ab und drücken Sie Ihre Wertschätzung mit Sätzen wie „Vielen Dank für Ihr Verständnis und Ihre Unterstützung“ oder einem einfachen „Vielen Dank für Ihre Zeit“ aus. Schließe mit einem zuvorkommenden Abschluss mit deinem Vornamen ab. Einfache und respektvolle Abmeldungen wie „Beste Grüße“, „Danke“, „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Mit freundlichen Grüßen“ sind ratsam.

Follow-up-Etikette

Ist es notwendig, einem Professor zu antworten, nachdem er bereits eine Antwort von ihm erhalten hat? Deborah J. Cohan, Professorin für Soziologie an der University of South Carolina-Beaufort, stellte in ihrem Artikel fest, dass es als sehr unhöflich angesehen wird, einen Professor anzusprechen, ohne anschließend auf Ihre E-Mails zu antworten oder sie sogar zu überprüfen.

Es gab sogar eine ganze Diskussion darüber auf Reddit. Die Meinungen waren geteilt: Einige glaubten, dass es eine Grundregel der Etikette sei, sich für die Antwort zu bedanken, während andere befürchteten, dass sie den Professor noch einmal mit ihrer neuen Botschaftablenken würden. Aber ein Benutzer in diesem Thread, der selbst an der Universität lehrt, betonte, dass Dankbarkeit ein Muss ist. Ihnen zufolge können Sie auf diese Weise nicht nur höflich sein, sondern auch bestätigen, dass Sie alles verstanden haben.

Korrekte Grammatik

Unabhängig davon, ob der Professor Geisteswissenschaften oder Naturwissenschaften unterrichtet, ist das Senden einer E-Mail mit grammatikalischen Fehlern etwas, das Sie vermeiden möchten.

Korrekturlesen ist unerlässlich, und mit dem Stripo-Editor können Sie Ihren Text mithilfe des integrierten GenAI-Tools mühelos auf Fehler überprüfen. Dieses Tool hilft Ihnen, Ihre E-Mails zu verbessern, indem Sie die Grammatik korrigieren, den Text kürzen oder ergänzen, übersetzen und sogar den Ton der Nachricht ändern.

(Quelle: Stripo-Editor)

Außerdem habe ich unseren Experten nach einem interessanten Beispiel aus der Praxis gefragt.

Die Korrespondenz mit Studenten ist eine tägliche Herausforderung :). Eine interessante und außergewöhnliche? Vielleicht, als ich gebeten wurde, an einer Umfrage zur Vision der künftigen Entwicklung der Ukraine im Kontext vorrangiger Branchen, Richtungen und Bereiche wirtschaftlicher Triebkräfte teilzunehmen. Was machte die E-Mail unvergesslich? Zusätzlich zu einem gut gestalteten Fragebogen war der Brief klar und logisch aufgebaut und enthielt eine rationale Begründung, warum „meine“ Meinung für sie interessant und wichtig ist.

Beispiel für eine E-Mail an einen Professor

Nach all den Empfehlungen habe ich ein Beispiel für eine E-Mail an einen Professor gemacht, der darum bittet, an einem Physikkurs teilzunehmen. Ich war höflich und drückte den Hauptpunkt der Botschaft aus und stellte fest, wie beeindruckt der Student von der Arbeit des Professors war, die auch von Experten beraten wird .

( Quelle: Stripo-Vorlage)

Der Abschluss

Die Beherrschung der E-Mail-Etikette ist für Ihre akademische Karriere von entscheidender Bedeutung. In diesem Artikel haben wir besprochen, wie wichtig eine respektvolle und klare Kommunikation mit Professoren ist und wie der Stripo-Editor den Prozess der Erstellung von E-Mails vereinfacht und sie attraktiver macht.

Mit den Tools von Stripo können Sie Ihre Nachrichten effektiv organisieren und anpassen, um sicherzustellen, dass sie bei Ihren Empfängern ankommen. Wir sind hier, um Sie bei der Verbesserung Ihrer E-Mail-Fähigkeiten zu unterstützen. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg im Studium — Stripo ist gerne Teil Ihres universitären Toolkits.