Höfliches Muster einer Follow-up-E-Mail für eine Aufforderung, Ihre Ziele zu erreichen

Die Beantwortung einer E-Mail-Anfrage kann eine schwierige Aufgabe sein. Sie wollen sicherstellen, dass Sie nicht aufdringlich oder lästig sind und gleichzeitig die gewünschte Antwort erhalten.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie eine höfliche Muster-Follow-up-E-Mail für eine Anfrage schreiben, wann Sie sie am besten versenden und wie Sie häufige Fehler vermeiden. Wir haben auch Designbeispiele und Muster für Follow-up-E-Mails vorbereitet, um den Prozess zu beschleunigen.

Was ist zu tun, bevor Sie Follow-up-E-Mails für eine Anfrage senden?

Bevor Sie die erste Kontakt-E-Mail verschicken, sollten Sie sicherstellen, dass Sie die E-Mail-Nachricht richtig schreiben. Andernfalls kann Ihnen keine großartige Follow-up-E-Mail etwas nützen.

Im Folgenden finden Sie einige Schritte und Tipps, die Sie beim Verfassen einer E-Mail mit einer Anfrage beachten sollten:

1. Beginnen Sie mit einer klaren Betreffzeile

Eine gute Betreffzeile sollte kurz den Zweck Ihrer E-Mail angeben und den Empfänger dazu bewegen, Ihre Nachricht sofort zu öffnen.

2. Adressieren Sie die zuständige Person

Beginnen Sie mit einer höflichen Begrüßung, z. B. "Lieber [Name]" oder "Hallo [Name]".

3. Stellen Sie sich vor und geben Sie den Zweck der E-Mail an

Erklären Sie, wer Sie sind und warum Sie dem Empfänger schreiben. Halten Sie diesen Teil Ihrer E-Mail kurz, aber informativ.

4. Stellen Sie einen Kontext bereit

Wenn nötig, geben Sie einige Hintergrundinformationen oder einen Kontext an, der dem Empfänger hilft, den Zweck Ihrer höflichen Anfrage zu verstehen, oder verwenden Sie einen starken spezifischen Schmerzpunkt, um sich in das Gedächtnis des Empfängers einzuprägen.

5. Stellen Sie eine klare Forderung und fügen Sie eine Aufforderung zum Handeln hinzu

Geben Sie genau an, worum Sie bitten, und geben Sie genau an, was Sie brauchen. Fügen Sie gegebenenfalls eine Schaltfläche mit einer Handlungsaufforderung hinzu, um dem Empfänger die Suche nach den benötigten Informationen zu erleichtern.

6. Erklären Sie, warum Ihre E-Mail wichtig ist

Schreiben Sie, warum Ihr Anliegen wichtig ist und welchen Nutzen es dem Empfänger oder anderen Beteiligten bringt.

7. Geben Sie zusätzliche Informationen

Geben Sie bei Bedarf Einzelheiten an, die dem Empfänger/potentiellen Kunden helfen, Ihr Anliegen zu verstehen oder eine Entscheidung zu treffen.

8. Beenden Sie die E-Mail höflich

Bedanken Sie sich für die Zeit, die Sie sich genommen haben, und schließen Sie mit einer höflichen Abmeldung und einer E-Mail-Signatur wie "Beste Grüße" oder "Freundliche Grüße".

9. Geben Sie Ihre Kontaktinformationen an

Fügen Sie eine E-Mail-Signatur mit Ihren Kontaktdaten hinzu, z. B. eine Telefonnummer oder Links zu Konten in sozialen Medien, für den Fall, dass der Empfänger Sie kontaktieren und das Gespräch fortsetzen möchte.

10. Lesen Sie Korrektur

Bevor Sie die E-Mail abschicken, sollten Sie sie Korrektur lesen, um sicherzustellen, dass der Ton professionell und höflich ist und sie keine Fehler enthält. Für Letzteres können Sie eine Rechtschreibprüfung zu Hilfe nehmen. Die meisten Vertriebsprofis nehmen die erste E-Mail sehr ernst.

Seien Sie Ihren Mitbewerbern einen Schritt voraus — bereiten Sie eine Strategie für Folge-E-Mails und die erste Kontaktaufnahme vor.

Verfassen einer höflichen Follow-up-E-Mail und einer klaren Betreffzeile

Jetzt können Sie die erste E-Mail versenden und 2-3 Tage warten, bevor Sie die Folgemails versenden.

Das Schreiben von Follow-up-E-Mails kann stressig sein: Sie kennen die Gründe für die niedrige Antwortquote der ersten E-Mail nicht und wissen nicht, ob Sie nur eine oder mehrere Follow-up-Nachrichten senden sollten. Sie wollen nicht aufdringlich sein (Menschen sind beschäftigt, und wir alle vergessen Dinge), aber Sie müssen trotzdem Ihre Ziele erreichen.

Diese Vorlage verwenden

In jedem Fall erhöht zumindest eine Follow-up-E-Mail die Chance, den Dialog wieder aufzunehmen und die erforderlichen Informationen zu erhalten.

Im Folgenden finden Sie einige Tipps, wie Sie eine Follow-up-E-Mail mit einer Anfrage schreiben und eine effektive Follow-up-Strategie entwickeln können.

1. Wählen Sie den richtigen Zeitpunkt für Follow-up-E-Mails

Verzögern Sie die Nachfassaktionen nicht um mehr als zehn Tage. Schreiben Sie eine Erinnerungsmail innerhalb von drei Tagen nach der ersten Kontaktaufnahme. Je länger Sie warten, desto wahrscheinlicher ist es, dass der Empfänger Ihre erste E-Mail vergisst.

• Angenommen, Sie haben eine erste Anfrage gesendet und innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens (1-3 Tage) keine Antwort erhalten. In diesem Fall kann es sinnvoll sein, eine Folge-E-Mail zu senden, um den Empfänger an die Anfrage zu erinnern und ihn um eine Aktualisierung zu bitten, oder ihn einfach anzurufen;

• wenn Sie eine Antwort auf Ihre erste Anfrage erhalten haben, der Empfänger aber nicht die erforderlichen Maßnahmen ergriffen oder die benötigten Informationen geliefert hat, können Sie noch am selben Tag eine Follow-up-E-Mail mit der Bitte um Klärung oder eine Statusaktualisierung senden;

• Wenn Sie um ein kurzes Telefonat bitten, kann es sinnvoll sein, 24 Stunden vor dem Treffen eine Nachfass-E-Mail zu senden, um die vereinbarten Details des Treffens zu bestätigen oder den Empfänger an das Treffen zu erinnern;

• Nehmen wir an, dass Sie eine Bewerbung oder ein Angebot weiterverfolgen. Dann ist es besser, nach ein oder zwei Wochen eine Follow-up-E-Mail zu senden, um sich nach dem Status Ihrer Bewerbung oder Ihres Vorschlags zu erkundigen, da der Einstellungsprozess mindestens eine Woche dauert.

2. Beginnen Sie mit einer kurzen freundlichen Erinnerung

Höfliche Follow-up-E-Mails sollten mit einer freundlichen Erinnerung an den Empfänger Ihrer vorherigen E-Mail beginnen. Halten Sie den Ton höflich und professionell. Erinnern Sie sie an ein tolles Treffen oder Gespräch, um sich an den Moment zu erinnern.

3. Geben Sie den Kontext für eine höfliche Folge-E-Mail an

Wenn der Empfänger nicht auf Ihre vorherige E-Mail geantwortet hat, erklären Sie, warum Ihre Anfrage wichtig ist und wie sie sich auf seine Arbeit, seine Ziele oder sein Produkt bezieht.

Kopieren Sie nicht aus der ersten E-Mail! Der Empfänger hat die E-Mail vielleicht gelesen, aber vergessen zu antworten. Wenn er denselben Text zweimal sieht, hilft ihm das nicht, sich für Ihre Anfrage zu entscheiden.

Diese Vorlage verwenden

4. Fragen Sie nach einem Update

Fragen Sie den Empfänger, ob er Gelegenheit hatte, Ihre Anfrage zu prüfen, und teilen Sie ihm mit, ob er sie erfüllen kann. Dies zeigt, dass Sie seine Zeit respektieren und ihm die Möglichkeit geben, zu antworten.

5. Geben Sie eine Frist an

Wenn Ihre Anfrage zeitkritisch ist, erklären Sie dem Empfänger, wann Sie eine Antwort auf Ihre E-Mail benötigen. So können Sie sicherstellen, dass Ihre Anfrage vorrangig behandelt wird und nicht im Posteingang des Empfängers verloren geht..

6. Seien Sie konkret

Beschreiben Sie in den Follow-up-E-Mails klar und deutlich, worum Sie den Empfänger bitten und was Sie von ihm erwarten. So können Sie Verwirrung vermeiden und sicherstellen, dass Sie beide auf der gleichen Seite stehen und ein produktives Gespräch führen. Fügen Sie, falls erforderlich und angemessen, eine Handlungsaufforderung und einen Social-Proof hinzu.

7. Fassen Sie sich kurz

Halten Sie Ihre Follow-up-E-Mails kurz und prägnant. Vermeiden Sie Ausschweifungen oder unnötige Informationen, die das Lesen und Verstehen Ihrer Follow-up-E-Mail erschweren könnten. Vermitteln Sie Ihre Botschaft schnell und direkt, ohne aufdringlich zu sein.

8. Bleiben Sie höflich und freundlich

Danken Sie dem Empfänger für seine Zeit. Dies zeigt, dass Sie seine Bemühungen zu schätzen wissen und seine Entscheidung respektieren, wie auch immer sie ausfallen mag. Eine höfliche Follow-up-E-Mail darf natürlich nicht fordernd, aggressiv oder in irgendeiner anderen Weise respektlos sein.

Wenn Sie nach Ihrer Follow-up-E-Mail immer noch keine Antwort erhalten haben, können Sie sich in 2-3 Tagen noch einmal höflich melden.

Wenn die Leute auch beim dritten Mal nicht antworten, können Sie entweder eine letzte E-Mail senden oder zu einem anderen Interessenten wechseln. Niemand ist davor gefeit, ignoriert zu werden, also bleiben Sie motiviert und arbeiten Sie weiter.

9. Erstellen Sie eine klare Betreffzeile mit Schmerzpunkten

Was die Betreffzeile angeht, so sind die Regeln einfach: Sie sollte kurz und klar sein, eine eventuelle Frist enthalten, einen höflichen Tonfall haben, keine aggressiven Wörter und jede Menge Ausrufezeichen enthalten.

Zu Ihrer Inspiration haben wir ein paar Beispiele für E-Mail-Betreffzeilen hinzugefügt:

• Weiterverfolgung von [Antrag] - [Frist].

• Anfrage nach [Gegenstand/Information] - Nachbereitung.

• Rückmeldung zu [Anfrage] - Gibt es Neuigkeiten?

• Erinnerung: [Anfrage] - [Deadline] rückt näher.

• Weiterverfolgung von [Anfrage] - Ich bin voller Hoffnung auf Ihre Unterstützung.

• Weiterverfolgung der überfälligen Rechnung - morgen ist der letzte Tag, um gebührenfrei zu zahlen.

Nutzen Sie diesen Rat für Ihre Folge-E-Mail, um die Leute dazu zu bringen, Ihnen zu antworten. Wenn Sie weitere Informationen zu E-Mail-Öffnungsraten, der besten Sendezeit und Personalisierung benötigen, lesen Sie unser Whitepaper „E-Mail-Marketing-Leistung“.

Höfliche Vorlagen für Follow-up-E-Mails und Gestaltungstipps

Im Folgenden finden Sie einige Tipps für die Gestaltung einer Follow-up-E-Mail für eine Anfrage.

1. Verwenden Sie eine professionelle E-Mail-Vorlage

Eine vorgefertigte Vorlage für eine Follow-up-E-Mail kann dazu beitragen, dass Ihre E-Mail ordentlich und ansprechend aussieht. Stripo bietet zahlreiche Vorlagen für Follow-up-E-Mails für verschiedene Szenarien, die Sie nach Bedarf anpassen und versenden können. Wählen Sie die beste Vorlage für Follow-up-E-Mails und passen Sie sie an Ihre Unternehmensziele an.

2. Halten Sie das Design der Follow-up-E-Mails einfach

Die Verwendung zu vieler Grafiken oder Bilder in Ihrer E-Mail kann die Empfänger von Ihrer Hauptbotschaft ablenken. Die Wahl eines markengerechten Farbschemas und die Einbeziehung des Logos Ihres Unternehmens helfen Ihnen, Ihre Botschaft zu vermitteln und die Markenkonsistenz zu wahren.

3. Verwenden Sie eine klare und gut lesbare Schrift

Verwenden Sie lesbare Schriftarten in einer Größe von mehr als 12pt. Vermeiden Sie kursive Schriftarten, da diese schwieriger zu lesen sind. Mit Stripo können Sie überprüfen, ob die gewählte Schriftart auf dem Handy und auf dem Desktop gut aussieht und ob der Call-to-Action-Button sichtbar ist, um dies zu überprüfen und Fehler zu vermeiden.

4. Gliedern Sie den Text, damit er strukturierter aussieht.

Schreiben Sie eine Follow-up-E-Mail unter Verwendung von Aufzählungspunkten, nummerierten Listen oder kurzen Absätzen, um den Text aufzulockern und leichter lesbar zu machen, da Leser dazu neigen, unformatierte Text-E-Mails zu überspringen.

6 höfliche Follow-up-E-Mail-Muster mit sanften Erinnerungen

Wie versprochen, haben wir sechs Muster für Follow-up-E-Mails und Betreffzeilen hinzugefügt, die Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen können.

1. Eine Folge-E-Mail nach der ersten Nachricht

Betreffzeile der E-Mail:

Weiterverfolgung der Anfrage nach [Gegenstand/Information]

Text der E-Mail:

Lieber [Name des Empfängers],

ich hoffe, dass es Ihnen mit dieser E-Mail gut geht. Ich beziehe mich auf meine vorherige E-Mail vom [Datum]. Ich habe [Gegenstand/Informationen] von Ihnen angefordert und wollte wissen, ob es einen neuen Stand der Dinge bezüglich dieser Anfrage gibt.

Bitte lassen Sie mich wissen, wenn Sie weitere Informationen von mir benötigen. Ich weiß Ihre Zeit und Aufmerksamkeit zu schätzen.

Ich danke Ihnen.

Mit freundlichen Grüßen,

[Ihr Name]

2. Eine Follow-up-E-Mail mit einer Frist-Erinnerung

Betreffzeile der E-Mail:

Erinnerung: Antrag auf [Gegenstand/Information] - [Frist]

Text der E-Mail:

Lieber [Name des Empfängers],

ich hoffe, dass diese E-Mail Sie gut erreicht. Ich erinnere Sie an meine frühere Anfrage nach [Gegenstand/Information], die ich am [Datum] gesendet habe. Wie schon in meiner vorherigen E-Mail wäre ich Ihnen dankbar, wenn Sie mir diese Informationen bis zum [Abgabetermin] zur Verfügung stellen könnten.

Bitte lassen Sie mich wissen, wenn Sie weitere Informationen von mir benötigen. Ich danke Ihnen für Ihre Zeit und Aufmerksamkeit.

Ich danke Ihnen.

Mit freundlichen Grüßen,

[Ihr Name]

3. Eine Folge-E-Mail, nachdem keine Antwort erfolgt ist

Betreffzeile der E-Mail:

Follow-up zu [vorheriges Thema]: Sind Sie für einen kurzen Chat verfügbar?

Text der E-Mail:

Lieber [Name des Empfängers],

ich hoffe, diese E-Mail erreicht Sie gut. Ich habe Sie am [Datum] per E-Mail um [Gegenstand/Informationen] gebeten. Leider habe ich noch keine Antwort von Ihnen erhalten.

Ich verstehe, dass Sie vielleicht beschäftigt sind, aber diese Information ist wichtig. Bitte lassen Sie mich wissen, ob es ein Update zu meiner Anfrage gibt. Ich wäre Ihnen sehr dankbar.

Ich danke Ihnen für Ihre Zeit.

Mit freundlichen Grüßen,

[Ihr Name]

4. Eine Folge-E-Mail nach der versprochenen Antwort

Betreffzeile der E-Mail:

Follow-Up: Bitte um ein Update zu [versprochene Antwort]

Text der E-Mail:

Sehr geehrter [Name des Empfängers],

ich hatte Sie bereits am [Datum] um [Gegenstand/Informationen] gebeten, und Sie hatten mir versprochen, mir diese Informationen bis zum [Datum] zu übermitteln. Ich habe jedoch noch keine Antwort von Ihnen erhalten.

Ich verstehe, dass sich Dinge ergeben können, aber diese Informationen sind wichtig. Bitte lassen Sie mich wissen, ob es einen neuen Stand zu meiner Anfrage gibt.

Ich danke Ihnen für Ihre Zeit.

Mit freundlichen Grüßen,

[Ihr Name]

5. Eine Folge-E-Mail mit einer alternativen Anfrage

Betreffzeile der E-Mail:

Follow-up-Anfrage: Alternative Optionen für das weitere Vorgehen

Text der E-Mail:

Lieber [Name des Empfängers],

ich hoffe, dass diese E-Mail Sie gut erreicht. Ich hatte Sie bereits am [Datum] um [Gegenstand/Information] gebeten, aber leider habe ich noch keine Antwort erhalten.

Wenn Sie mir diese Informationen nicht zur Verfügung stellen können, lassen Sie mich bitte wissen, ob es eine andere Möglichkeit gibt. Ich wäre Ihnen sehr dankbar für jede Hilfe, die Sie mir geben können.

Vielen Dank für Ihre Zeit und Aufmerksamkeit.

Mit freundlichen Grüßen,

[Ihr Name]

6. Eine höfliche Follow-up-E-Mail nach einem Networking-Event

Betreffzeile der E-Mail:

Vielen Dank für Ihre Teilnahme an der [Name der Veranstaltung]!

Text der E-Mail:

Lieber [Name],

ich wollte mich bei Ihnen nach der [Name der Veranstaltung], die wir am letzten [Tag/Datum] besucht haben, bedanken. Es war toll, Sie kennenzulernen und unsere gemeinsamen Interessen in [Thema] zu besprechen.

Ich möchte die Möglichkeit eines Treffens erörtern, um mögliche Kooperationen zu erkunden und mehr über Ihre Arbeit in diesem Bereich zu erfahren. Ich glaube, ein Treffen könnte für uns beide von Vorteil sein und uns die Möglichkeit geben, Ideen und Fachwissen auszutauschen.

Bitte lassen Sie mich wissen, ob Sie sich in den kommenden Wochen treffen können. Ich bin zeitlich flexibel und kann mich auf Ihren Zeitplan einstellen. Wenn Ihnen bestimmte Termine oder Zeitfenster am besten passen, können Sie mir diese gerne vorschlagen.

Ich danke Ihnen für Ihre Zeit und freue mich darauf, von Ihnen zu hören.

Mit freundlichen Grüßen,

[Ihr Name]

Schreiben Sie Follow-up-E-Mails mit personalisierten Botschaften für jede Person. Auf diese Weise funktioniert eine Aufforderung zum Handeln besser, und die Empfänger sehen, dass Sie ein Profi sind, dem seine Arbeit wirklich am Herzen liegt.

Abschließend

Beim Verfassen einer Betreffzeile und eines Textes für eine E-Mail mit einer Anfrage ist ein Gleichgewicht zwischen Respekt und Durchsetzungsvermögen erforderlich. Wenn Sie diese Tipps befolgen, können Sie eine Follow-up-E-Mail effizienter verfassen und Ihre Chancen auf eine Antwort erhöhen.

Achten Sie auf einen höflichen Ton, formulieren Sie Ihre Anfrage genau und geben Sie gegebenenfalls eine Frist an.