Este artigo é dedicado a mostrar tudo o que você precisa saber sobre e-mails de solicitação de reunião. Aprimore seu design de e-mail com exemplos, dicas e truques para criar e-mails de solicitação de reunião impecáveis.
Relacionamentos empresariais frequentemente exigem negociações e reuniões separadas para resolver certos problemas. Uma opção para agendar uma reunião é enviar uma solicitação por e-mail. Mas qual é a melhor forma de fazer isso? Se você escrever tal solicitação para uma pessoa que não conhece bem, qual abordagem deve escolher? Vamos responder a essas perguntas neste artigo, dando a você os conselhos e inspirações necessários para criar e-mails de solicitação de reunião eficazes.
O que é um e-mail de solicitação de reunião?
Vamos começar com o básico. Um e-mail de solicitação de reunião é um pedido completo que você pode enviar por e-mail para agendar uma reunião com alguém. Neste e-mail, você pode especificar a data, o local e o horário que deseja encontrá-los.
Os benefícios de usar e-mail para tais solicitações incluem os seguintes:
- agendar automaticamente uma reunião virtual no calendário, já que muitos provedores de e-mail permitem que os usuários sincronizem e-mails com calendários;
- adicionar arquivos necessários como anexos, caso sejam necessários para a reunião;
- evitar situações embaraçosas, pois o destinatário tem acesso permanente ao e-mail com todas as informações necessárias sobre a reunião agendada.
Graças a esses benefícios, usar e-mails como ferramenta para agendar reuniões é uma ótima forma de tornar esse processo mais fácil e conveniente para ambas as partes.
Criando um e-mail de solicitação de reunião passo a passo
Agora, vamos para o prato principal, ou seja, um guia para criar e-mails de solicitação de reunião empresarial de forma impecável.
Passo 1. Crie uma linha de assunto clara e concisa
A linha de assunto é a primeira coisa que o destinatário vê na caixa de entrada e o que o leva a abrir o e-mail. Como resultado, linhas de assunto claras e concisas são essenciais, pois transmitem imediatamente a essência do e-mail e economizam o tempo da pessoa com quem você deseja se reunir.
Além disso, uma boa abordagem é personalizar a linha de assunto. Por exemplo, linhas de assunto que mencionam o nome do destinatário ou interações anteriores são mais eficazes, com uma taxa de abertura de 18,3%.
Quais seriam algumas linhas de assunto para seus e-mails? Algo como:
- “Solicitação de reunião que discutimos anteriormente”;
- “Jane Doe sugeriu que nos encontrássemos”;
- “Oi, John. Gostaria de agendar uma reunião”;
- “Sobre a reunião. Vamos agendá-la”.
Não consegue pensar em uma boa linha de assunto atraente para um e-mail de solicitação de reunião? O bloqueio criativo é comum, e nesses momentos, é útil usar ferramentas auxiliares.
Nós, da Stripo, criamos um gerador de linhas de assunto com IA especialmente para quando você precisa gerar várias linhas criativas e escolher a melhor para o seu e-mail.
A ferramenta é gratuita e fácil de usar. Basta definir o tema da linha de assunto e selecionar os parâmetros necessários de tom, emojis e outras pequenas configurações, após o que a inteligência artificial fornecerá várias opções de linha de assunto para sua inspiração.
Passo 2. Comece o corpo do e-mail com uma saudação
Como estamos falando de um e-mail pessoal para outra pessoa (o que é uma abordagem completa de cold email), a saudação deve seguir as regras de boa educação. No entanto, a saudação pode variar dependendo de você estar escrevendo para alguém que conhece bem ou não.
Um e-mail para um colega familiar pode começar com um simples “Olá, João” ou “Oi, Jane.” Por outro lado, um estranho pode se agradar ao ver uma saudação que inclua o título de Sr. ou Sra. em combinação com o sobrenome, como “Saudações, Sra. Doe” ou “Prezado Sr. Parker.”
Passo 3. Continue com a autoapresentação
O próximo passo é se apresentar, o que também varia dependendo do seu nível de familiaridade com o destinatário. Se o seu e-mail for para um colega que você vê com frequência, você pode pular a introdução e ir direto ao ponto do e-mail. Se a sua empresa for bem grande e você conhecer o colega apenas de forma indireta, vale a pena mencionar seu nome e de que departamento você vem em sua introdução.
Um e-mail para uma pessoa que você não conhece bem expande significativamente a necessidade de uma introdução, já que, além de fornecer seu nome completo, você precisará indicar como obteve as informações de contato dessa pessoa (se nunca se encontraram pessoalmente) ou relembrá-los sobre suas interações anteriores (vocês se encontraram uma vez, talvez trocaram contatos). Essa abordagem removerá a barreira inicial de “Quem é essa pessoa e por que ela está entrando em contato comigo?” que pode surgir com um e-mail de uma pessoa que o destinatário não conhece bem.
(Fonte: Modelo Stripo)
Passo 4. Declare o motivo da reunião
Este é o ponto central do seu e-mail. Na verdade, é para isso que você está criando-o. Agora é o momento de indicar que você gostaria de agendar uma reunião e qual será a pauta da reunião. Independentemente de quem você está escrevendo, esta parte deve ser concisa. Não há necessidade de descrever toda a história de como você chegou à necessidade de uma reunião.
(Fonte: Modelo Stripo)
Passo 5. Proponha uma agenda de reunião flexível
Além de indicar o motivo pelo qual você deseja se reunir, vale a pena indicar quando você gostaria de realizar a reunião. Ofereça opções flexíveis para a data e hora da reunião, tornando o e-mail mais leve e demonstrando respeito pelo tempo do destinatário e pela sua agenda cheia.
(Fonte: Modelo Stripo)
Passo 6. Confirme a solicitação
Como toque final, você pode adicionar uma pequena solicitação ou uma opção para confirmar o convite para a reunião. Você pode seguir o caminho tradicional e solicitar confirmação por meio de qualquer forma de feedback (e-mail, telefonema ou outro método) ou adicionar um lembrete completo via link para essa reunião no calendário. Ao clicar nele, o destinatário pode confirmar sua participação e adicionar o evento ao seu calendário.
Escrevemos um artigo sobre como adicionar um calendário a um e-mail em vários provedores de e-mail. Se você optar pelo caminho do calendário, aconselhamos que leia nosso guia para garantir que tudo funcione perfeitamente:
Passo 7. Envie o e-mail de solicitação de reunião
Seu e-mail está pronto para ação. Agora, só falta adicionar os últimos retoques. Revise cuidadosamente seu e-mail para corrigir erros de digitação e imperfeições, e é hora de enviá-lo. No entanto, existem nuances a serem consideradas, como o momento do envio.
Escolha o horário de envio correto para que seu e-mail não se perca entre outras newsletters e não pareça estranho (um e-mail enviado às 2 da manhã provavelmente não será bem recebido pelo destinatário).
De acordo com as estatísticas, os melhores horários para enviar e-mails são por volta das 4 às 6 da manhã e das 5 às 7 da noite, devido ao maior engajamento. Então, escolha o horário adequado e aperte o botão de enviar.
Modelos de e-mail de solicitação de reunião
Agora, vamos para a parte final. Aqui estão alguns exemplos de e-mails de solicitação de reunião que você pode usar para inspirar seus boletins de e-mail. Cada modelo de e-mail de solicitação de reunião é uma fonte gratuita de inspiração que você pode usar para seu próprio boletim.
Exemplo 1: E-mail de solicitação de reunião para uma pessoa conhecida
Assunto: Vamos nos reunir para discutir os projetos em andamento.
Oi [Nome do destinatário],
Há algumas atualizações do nosso lado que acredito que possam ser benéficas para você em relação aos projetos em andamento, e eu gostaria de agendar uma reunião para discutir tudo corretamente.
Você estaria disponível para uma rápida chamada no dia [data e hora]? Me avise qual horário funciona melhor, e eu farei acontecer.
Estou ansioso para isso!
Tenha um ótimo dia!
[Seu nome]
Exemplo 2: E-mail de solicitação de reunião para uma pessoa um pouco conhecida
Assunto: Reunião de acompanhamento sobre [interação anterior].
Saudações Sr./Sra. [Nome completo do destinatário],
Espero que tudo esteja bem! Meu nome é [seu nome completo]. Nos conectamos pela última vez durante [mencione as circunstâncias da sua conexão], onde discutimos [mencione o tópico da discussão]. Desde então, tenho pensado sobre como podemos evoluir essa ideia, e adoraria explorar algumas opções possíveis com você.
Gostaria de agendar uma reunião rápida para discutir isso no dia [data e hora]. Me avise se esse horário funciona para você e se está tudo certo em relação a essa reunião.
Obrigado pelo seu tempo. Estou ansioso para sua resposta!
Atenciosamente,
[Seu nome completo]
Exemplo 3: E-mail de solicitação de reunião para uma pessoa desconhecida
Assunto: Introdução e solicitação de reunião
Saudações [Nome completo do destinatário],
Sou [seu nome completo] da [nome da empresa]. Sou [cargo] e encontrei suas informações de contato através de [mencione a fonte de onde obteve as informações de contato]. Gostaria de entrar em contato porque acredito que podemos ter alguns interesses em comum sobre [declare o assunto], e adoraria a oportunidade de discutir os detalhes em uma reunião.
Se você estiver aberto(a) a isso, você estaria disponível para uma breve ligação no dia [data e hora]? Por favor, me avise um horário conveniente para você, e eu ajustarei da minha parte.
Ansioso para nos conectar!
Atenciosamente,
[Seu nome completo]
Conclusão
Criar um e-mail eficaz de solicitação de reunião é um processo delicado, e você deve sempre manter em mente para quem deseja enviar a solicitação, pois o conteúdo do e-mail depende de você conhecer ou não o destinatário. Para destinatários conhecidos, você pode ir direto ao ponto e agendar a reunião de imediato, enquanto outros exigirão uma abordagem cuidadosa, com uma introdução adequada e menções às suas interações anteriores ou fontes de informações de contato.
Esperamos que este guia ajude você a escrever facilmente e-mails de solicitação de reunião e a reunir a inspiração necessária para o seu processo de design de e-mails.
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