От концепции до входящих: пошаговый гайд по назначению ролей при создании email-кампаний

Назначение ролей в конструкторе писем — довольно понятная функция для командной работы при создании писем. Она может повысить продуктивность группы, поскольку каждый ее участник получает доступ к письмам и выполняет свою задачу. Однако не все команды используют эту функцию, предпочитая работать «по старинке». 

Давайте разберемся, как команды email-маркетологов могут эффективно взаимодействовать в проектах, зачем нужны роли, как это сокращает время, как приглашать и назначать членов команды в зависимости от обязанностей и как распределять роли в проекте.

Почему специалисты по созданию писем боятся давать доступ к редактированию писем другим членам команды

Когда мы готовили гайд по командной работе в создании писем, то заметили в ответах респондентов следующий ключевой стопор эффективности: чтобы уберечь верстку от ошибок, большинство команд работают над письмами, используя разные инструменты, постоянно передавая результаты своей работы друг другу в отдельном файле.

Вот опасения, которые озвучили нам специалисты по созданию писем: если все члены команды получат доступ к редактированию в конструкторе писем, велика вероятность того, что, например, копирайтер, внося правки в текст, удалит что-то важное — кусок кода или значимый элемент дизайна. Именно поэтому email-маркетологи стараются не давать доступ к редактору другим членам команды — копирайтер работает над текстом в Google Docs, а дизайнер — в Figma.

Но это усложняет и затягивает процесс создания писем, особенно при внесении изменений и утверждении. Правки могут вноситься в разные файлы на разных платформах, и тогда возникают ошибки, путаница и промедления из-за необходимости собирать их вместе. Из-за этого опасения назначение роли редактора становится недооцененной функцией при коллективной работе с письмами.

Как создавать письма с использованием ролей

Количество участников, работающих над письмами в разных командах, может отличаться, как и их роли. Тем не менее, когда над письмом работают один или два человека, процесс прост и понятен. Однако чем больше людей задействовано на разных этапах подготовки и утверждения, тем больше возникает проблем.

В нашей предыдущей статье вы можете прочитать, кто участвует в командной работе во время производства и как выглядит этот процесс.

Для максимального упрощения коммуникации в процессе создания писем были придуманы роли, которые позволяют получить доступ к проекту в редакторе с различными правами.

Какие роли есть в Stripo?

Для совместной работы в редакторе Stripo разные роли дают разные разрешения на работу с письмом:

1. Владелец с полным доступом ко всем функциям аккаунта и редактора.
2. Администратор получает все возможности аккаунта и редактора, кроме права изменять роль владельца.
3. Дизайнер получает полный доступ ко всем функциям редактора и может изменять все элементы письма.
4. Копирайтер может только редактировать контент писем, изображения, использовать редактор кода, запускать тесты и экспортировать данные.
5. Корректор может только редактировать содержимое изображений и текстовых данных в письмах, редактировать картинки, запускать тесты или экспортировать.
6. Зритель имеет доступ к контенту писем или шаблонов в режиме редактирования только для просмотра.

Ускорьте все этапы создания писем благодаря назначению ролей

Теперь посмотрите, как распределение ролей сокращает время и усилия на всех этапах работы для разных членов команды и способствует успеху проекта от разработки концепции до экспорта:

1. Тимлид (стратег, CMO) определяет цель email-кампании, ее целевую аудиторию и месседж письма. Формирует задачу и передает ее специалисту по созданию писем. Далее этот специалист следит за реализацией концепции кампании в текстах и дизайне, утверждая и комментируя различные файлы в Google Docs, макеты в Figma и т. д., тратя много времени на получение доступа к ним и отслеживание изменений.
   
   Как ускорить процесс: предоставление роли зрителя достаточно для руководителя команды, который не участвует в разработке письма. Таким образом, он сможет сразу же проследить за реализацией идеи в конструкторе, убедиться, что письмо соответствует всем brand guidelines, и оставить комментарии.
2. Копирайтер создает текст в Google Docs. Позже, когда он утверждается и переносится в дизайн письма, может возникнуть необходимость добавить что-то или изменить несколько предложений или слов. Возвращаться в Google Docs снова — долго и неудобно для всех членов команды.
   
   Как ускорить процесс: копирайтер получает доступ к конструктору с ролью «Копирайтер» и вносит все правки прямо там, видя место для текста, его расположение в дизайне, а также комментарии дизайнера и руководителя команды о том, что нужно улучшить.  
3. Дизайнер готовит макет письма в drag-n-drop редакторе или другом инструменте, например Figma. В любом случае, после передачи дизайна в конструктор часто требуется заменить некоторые элементы или исправить что-то с помощью функционала платформы.
   
   Как ускорить процесс: предоставьте доступ к роли «Дизайнер», чтобы специалист мог сразу внести все необходимые правки в макет письма и быстро увидеть конечный результат.
4. Финальную версию письма необходимо показать корректору. Обычно это делается путем конвертирования из редактора в PDF или JPG или отправки тестового письма. Вычитывать и комментировать текст в этой версии неудобно, как и вносить правки позже.
    
   Как ускорить процесс: предоставьте специалисту доступ к роли «Корректор», чтобы он мог вносить правки только в текст, не «испортив» ничего в дизайне и коде.
5. В агентствах заказчики, как правило, участвуют в окончательном утверждении письма. В крупных компаниях это могут быть так называемые внутренние заказчики (activity holders) — представители других отделов, не имеющие отношения к email-маркетингу. Обычно им, как и корректорам, присылают PDF- или JPG-версию письма, с которой неудобно работать. Затем они собирают комментарии из разных мессенджеров и переносят их. Кроме того, из-за сложности технической стороны они затягивают просмотр и утверждение.
   
   Как ускорить процесс: достаточно предоставить таким людям доступ к роли «Зритель» для просмотра с возможностью комментирования (комментарии скоро появятся), что значительно упростит и ускорит получение обратной связи.

Как это работает в редакторе Stripo

Чтобы все получилось, просто выполните следующие действия:

1. Владелец или администратор создает новый проект — макет письма — используя новый проект, сохраненный шаблон или готовый шаблон из Stripo.
2. Владелец или администратор приглашает членов команды и предоставляет другим участникам доступ для работы с учетом их роли в проекте.
   
   
3. Сейчас ведется работа над оптимизацией создания писем. Все — текст, дизайн, корректура, все стадии утверждения и изменения — должно находиться в одном месте, в пределах редактора.
4. Администратор тестирует финальную версию и экспортирует ее в ESP.

Такой подход к командной работе упрощает коммуникацию между участниками и ускоряет все процессы.

Преимущества назначения ролей:

• четкое распределение обязанностей и ответственности;
• более быстрый и организованный процесс создания писем;
• уменьшение объема переписки и путаницы во время редактирования благодаря тому, что все делается в одном месте;
• сокращение количества технических ошибок благодаря четкому распределению прав.

Как кастомные роли могут повысить эффективность работы с письмами 

В обновленной версии редактора Stripo мы улучшили управление ролями и правами доступа.

С помощью кастомных ролей и прав можно полностью настроить роли с уникальными названиями и описаниями, обеспечив полный контроль над тем, кто имеет доступ к тем или иным функциям. Эта повышенная гибкость позволяет создавать индивидуальные роли участников, которые идеально соответствуют потребностям команды.

Чтобы ознакомиться с функционалом, перейдите в раздел «Настройки» → «Команда» → вкладка «Роли»:

Затем можно настроить каждую из ролей:

Подробные инструкции по настройке ролей и прав здесь.

Что это даст команде разработчиков? Члены команды получают доступ только к той части работы, в которой они компетентны и за которую отвечают. В зависимости от конкретного специалиста можно расширить или сузить функции.

You might also like

Советы и рекомендации по распределению ролей и рабочему процессу

Как назначать роли в редакторе писем, если раньше вы не использовали эту функцию:

1. Назначьте ответственного за создание проектов и пригласите других специалистов. Практичнее всего доверить роль администратора специалисту или senior email-маркетологу, поскольку они выполняют наибольшее количество задач в создании писем. Это может быть и тимлид, если в вашем окружении он непосредственно занимается созданием писем.
2. Определите роли и права в соответствии с вашим процессом — только вы знаете, за какие задачи в работе отвечает сотрудник.
3. Не бойтесь слегка корректировать и изменять свой рабочий процесс с учетом новых возможностей инструментов — даже если ваша компания уже создает и координирует email-кампании, немного измените его для ускорения и упрощения.
4. Не давайте расширенных полномочий «в знак уважения». Например, не делайте CMO или заказчика администратором. У них нет ни времени, ни желания заходить в полную версию редактора и что-то исправлять в письме. От задач менеджерского характера до утверждения писем в целом.

В завершение

Использование ролей при создании писем — это не просто еще одна удобная функция. Это инструмент, который значительно повышает эффективность командной работы. Вместо того чтобы работать на разных платформах и пытаться синхронизировать результаты, каждая команда может сосредоточиться на своей задаче и редактировать один проект, не беспокоясь о том, что что-то важное может быть случайно удалено или изменено. Кроме того, использование функций одновременного редактирования и истории изменений становится еще удобнее, если правильно назначить роли исполнителям.

Stripo решает эту проблему с помощью функции кастомных ролей и прав, позволяющей распределять задачи между дизайнерами, копирайтерами, корректорами и всеми членами команды. Это ускоряет создание писем, минимизирует риск ошибок и упрощает процесс утверждения. Теперь каждая команда может быть уверена, что работает над конечным продуктом, а не над его отдельными частями.

Использование ролей и Stripo для одновременного редактирования писем в реальном времени позволит вывести командную работу на новый уровень. Попробуйте назначить роли в Stripo, и вы увидите, насколько проще и быстрее станет весь процесс создания идеальных писем — от концепции до отправки!