Создание эффективного письма с напоминанием о мероприятии: комплексный гайд

После того, как человек купил ваш продукт, будь то билет на конференцию или видеоурок, вы можете посчитать, что ваша миссия выполнена. Но на самом деле люди склонны забывать о любых мероприятиях, так как очень заняты. И наш долг — вежливо напомнить о посещении предстоящего концерта или вебинара. Отправляя письма-напоминания, мы на деле демонстрируем свое уважение и заботу. Кроме того, таким простым способом мы укрепляем отношения с клиентами.

Мастерство написания эффективного письма с напоминанием о мероприятии

Мы должны учитывать, что напоминанием о событии никогда не отправляется в одиночку — вам нужно создать серию писем, чтобы сделать такую email-кампанию эффективной.

Кроме того, сообщению с напоминанием о событии предшествует приглашение на мероприятие, а за ним уже следует «дополнительное» электронное письмо.

• приглашение;
• напоминание/серия напоминаний;
• follow-up.

Контент письма с напоминанием о событии зависит от типа события как такового. Они бывают двух основных типов: онлайн и офлайн. Давайте рассмотрим оба.

Email-кампании с напоминанием об онлайн-мероприятии: лучшие практики и примеры

Самыми популярными онлайн-мероприятиями являются вебинары, лайв-стримы и платформы для онлайн-курсов.

Для них всех нужны надлежащим образом оформленные письма-регистрации и напоминания. В цепочке должно быть не менее 4 писем-напоминаний.

Письмо №1: Создание письма с подтверждением регистрации на мероприятие

Это первое письмо, которое вы отправляете своим посетителям сразу же после их регистрации на мероприятие. Здесь вам нужно просто подтвердить, что для человека зарезервировано место.

Также будет неплохо напомнить о теме и дате мероприятия.

(Источник: письмо от Litmus)

Это триггерное письмо, которое нужно отправлять сразу же после регистрации. Не заставляйте людей ждать его часами.

Письмо №2-4: Как эффективно рассылать письма с напоминанием о мероприятии

Первое дружеское письмо-напоминание должно быть отправлено через несколько дней после регистрации/за две недели до мероприятия.

(Источник: письмо от OptinMonster)

Мы можем сказать, что это хороший пример письма с напоминанием о событии, так как оно содержит почти всю необходимую информацию, которую мы должны указать при создании такого сообщения:

• название компании;
• тема вебинара;
• дата;
• участники дискуссии;
• польза, которую люди получат от посещения вашего мероприятия.

Ключевые элементы письма с напоминанием о мероприятии для повышения вовлеченности

Составление понятной темы письма с напоминанием о мероприятии

Сделайте ее максимально ясной и лаконичной. Идеальной строкой будет «Название_вебинара…» или «Название_напоминания». Ничего лишнего.

(Источник: Gmail)

Упоминание даты мероприятия: важная деталь в письме с напоминанием о мероприятии

Когда целесообразно указывать даты? Всегда…

Исключение: если онлайн-встреча назначена на сегодня, то следует указать «Сегодня в…» или «Сегодня через 2 часа». Во всех остальных случаях указывайте полную дату, включая часовой пояс.

Вот идеальный пример: «Понедельник, 21 июня, 18:00 по тихоокеанскому стандартному времени».

Примечание: вся необходимая информация в первом напоминании в цепочке должна находиться на баннере.

Добавление календарей в email-кампанию с напоминанием о мероприятии: гайд для маркетологов

Вы можете либо создать в напоминании событие в календаре Google или iCalendar и добавить в него своих подписчиков, либо предложить им создать его самостоятельно. Но при этом очень важно сделать пометку в календаре.

(Источник: письмо от Stripo)

Использование таймеров обратного отсчета в письмах с напоминанием о мероприятии: усиление интереса к событию

Добавляйте таймеры обратного отсчета, чтобы проинформировать участников об оставшемся времени. Посетителям важно знать, когда начнется ваше мероприятие.

(Источник: письмо от Email on Acid)

Чтобы узнать больше о том, как использовать таймеры в электронных письмах, посмотрите наше видео ниже.

Опция «поделиться с друзьями»: повышение посещаемости предстоящего мероприятия

Можно добавить кнопку «Поделиться с другом» или «Пригласить друзей». Сделав это, мы облегчим для посетителей возможность пригласить друзей на наш вебинар.

Подчеркивание преимуществ для участников мероприятия в письме с напоминанием

Люди читают книги, газеты, блоги, посещают вебинары, потому что хотят узнать что-то новое. Поэтому будет уместно еще раз упомянуть, что они получат, посетив вебинар или онлайн-встречу.

Вы можете разместить эту информацию на ярком баннере или добавить в письмо-напоминание просто как текст. Все на ваше усмотрение.

(Источник: письмо от Similarweb)

Добавление имен и фото спикеров в письмо с напоминанием о мероприятии

Не забудьте упомянуть участников дискуссии. Во-первых, это правило хорошего тона. Во-вторых, отличная возможность заинтересовать подписчиков. Упомяните имена спикеров, некоторые из их достижений и добавьте ссылки на сайт, где люди смогут получить более подробную информацию об их проектах.

(Источник: письмо от Techopedia)

Предоставление информации о месте проведения офлайн-мероприятий в письме с напоминанием

Обязательно упомяните, где именно состоится вебинар/онлайн-встреча.

Если есть возможность, добавьте ссылку на мероприятие.

(Источник: письмо от Stripo)

Вопросы для дальнейшего обсуждения: привлечение потенциальной аудитории

Вовлекайте участников в подготовку к вебинару. Попросите дать ответы на анкету по теме вебинара — разумеется, если вы планируете основательно проработать результаты и обсудить их во время сессии, — либо предложите прочитать какие-либо статьи по теме. Упомяните, что все вопросы, которые возникнут после прочтения, будут обсуждаться на вебинаре.

Также будет уместно спросить людей, какие конкретные темы они хотели бы изучить более углубленно.

К слову, это еще и хороший способ подогреть интерес подписчиков.

(Источник: письмо от Litmus)

Предложение получить запись вебинара в письме с напоминанием

Среди посетителей обязательно найдутся те, кто хотел бы посетить ваше онлайн-мероприятие, но не смог вовремя присоединиться. Сообщите им, что вы предоставите им запись, как только она будет готова.

(Источник: письмо от Techopedia)

Возможно, даже те, кто посетил мероприятие, захотят посмотреть его еще раз, чтобы освежить в памяти какие-то моменты.

Письмо №6-7: Написание писем с последним напоминанием перед началом мероприятия

Отправьте предпоследнее письмо за день до мероприятия, чтобы напомнить участникам, что им нужно спланировать свой день с учетом вашего вебинара.

(Источник: письмо от Toucan Toco)

И последнее письмо в цепочке — за час до начала. Поторопите участников и дайте им время закончить свои текущие дела. Добавьте ссылку на встречу.

(Источник: письмо от Mailcon)

Даже в последнем сообщении в строке темы должно быть указано «Напоминание» или «Вебинар». Например, «[Название_вебинара] начнется через 5 минут.

Кроме того, хорошая идея — отправить web-push сообщение со ссылкой.

Письмо №8: Предоставление записи вебинара в письме с напоминанием о мероприятии

Как мы уже говорили, всегда будут те, которые не смогут попасть на ваш вебинар, как бы им этого ни хотелось. Поделитесь записью вебинара, как только она у вас появится.

(Источник: письмо от Email on Acid)

Письмо №9: Создание follow-up письма после мероприятия

Попросите участников оставить отзыв. Всегда полезно знать мнение посетителей о вебинаре/онлайн-конференции.

(Источник: Really Good Emails)

Знаете ли вы, что в электронные письма можно вставлять опросы и открытые формы? Эти формы увеличивают в 5 раз количество отзывов ваших посетителей.

Дополнительную информацию о типах опросов и способах их добавления в электронные письма вы найдете в статье «Приглашение для проведения опроса» нашего блога.

Письма с напоминанием об офлайн-мероприятии: ключевые детали и шаблоны

Под офлайн-мероприятием мы подразумеваем живые концерты, выставки, семинары и т. д. Подавляющее большинство офлайн-мероприятий — это конференции и концерты.

Сколько напоминаний здесь нужно отправлять?

Мы рекомендуем три письма.

Письмо №1: Подтверждение регистрации на мероприятие с помощью приветливого письма с напоминанием

Здесь нужно отправить либо подтверждение, если это бесплатное мероприятие, либо билеты, если платное.

(Источник: письмо от Web Summit)

Письмо №2: Предоставление ключевых деталей мероприятия и инструкций в письме с напоминанием

Это напоминание содержит общую информацию. Обязательно отправьте его за неделю или даже за несколько недель до мероприятия.

(Источник: письмо от Web Summit)

Ключевые детали, необходимые в письме с напоминанием об офлайн-мероприятии для его успешного проведения

Также вы должны включить в сообщение следующую информацию:

Добавление карты в письмо с напоминанием об офлайн-мероприятии: полезный гайд для участников

Если мероприятие будет проводиться в родном городе подписчиков, то им понадобится только карта, как туда добраться.

А если людям нужно путешествовать по стране или по всему миру?

В таком случае они высоко оценят вашу помощь с отелем, трансфером, достопримечательностями, информацией о том, какой аэропорт лучше использовать, чтобы быстрее добраться до отеля, и некоторыми местными событиями.

(Источник: шаблон Stripo)

Повестка мероприятия: предоставление всех подробностей в письме с напоминанием

Добавьте в сообщение повестку дня мероприятия. Укажите, когда начнется конференция, когда закончится, будет ли перерыв на обед. Обеспечат ли участников едой и напитками? Если нет, то где поблизости найти кафе?

(Источник: Really Good Emails)

Упоминание про дресс-код в письме с напоминанием об офлайн-мероприятии: обязательное условие для участников

Сообщите людям о формате встречи. Какая одежда уместна, шорты или смокинг? Сообщите в письме-напоминании о конференции, предоставляются ли блокноты и ноутбуки для работы во время конференции. Или попросите людей принести свои.

Отправьте эту информацию как минимум за неделю до встречи.

Предоставление маршрута в письме с напоминанием об офлайн-мероприятии: обеспечение комфортного передвижения участников

Сообщите людям, что им нужно в первую очередь сделать по прибытии. К кому они могут обратиться, если что-то пойдет не так. Covid, ограничения по багажу и т. д.

(Источник: письмо от Web Summit)

В общем, как-то так.

В этой статье есть ряд замечательных, на наш взгляд, примеров писем-напоминаний о событии. Мы надеемся, что они вдохновили вас на создание собственных писем для связи с посетителями после их регистрации на мероприятие, которое вы проводите.

Шаблоны писем с напоминанием о мероприятии:

Дружеское напоминание

Тема письма: Не забудьте! [Название мероприятия] не за горами

Здравствуйте, [имя получателя],

Мы рады напомнить вам о предстоящем мероприятии [название мероприятия], которое состоится [дата мероприятия]. У нас фантастический состав спикеров, увлекательные сессии и возможность пообщаться с лидерами индустрии. Не пропустите!

С нетерпением ждем встречи с вами,

[ваше имя]

(Источник: шаблон Stripo)

Обратный отсчет

Тема письма: До [название мероприятия] осталось [количество дней]!

Здравствуйте, [имя получателя],

Обратный отсчет запущен! Осталось всего [количество дней] до [название мероприятия]. Не забудьте сделать отметку в календаре и приготовьтесь к незабываемым впечатлениям.

До встречи,

[ваше имя]

(Источник: шаблон Stripo)

Подробная памятка

Тема письма: [Название мероприятия]: ключевые детали и инструкции

Уважаемый\-ая [имя получателя],

В связи с приближением [название мероприятия] мы хотели бы предоставить вам всю необходимую информацию. Вот ключевые детали:

Дата и время: [дата и время мероприятия]

Место проведения: [данные о месте проведения]

Дресс-код: [дресс-код]

С нетерпением ждем встречи с вами,

[ваше имя]

(Источник: шаблон Stripo)

Возбудитель

Тема письма: Приготовьтесь к [название мероприятия]!

Здравствуйте, [имя получателя],

Мы с таким же нетерпением ждем [название мероприятия], как и вы! Здесь вас ожидают увлекательные дискуссии, познавательные презентации и возможность пообщаться с единомышленниками. До скорой встречи!

Всего наилучшего,

[ваше имя]

(Источник: шаблон Stripo)

Напоминание о последнем шансе

Тема письма: Последний шанс подготовиться к [название мероприятия]!

Здравствуйте, [имя получателя],

[Название мероприятия] приближается! Это последнее напоминание о необходимости подготовиться к событию, насыщенному знаниями, контактами и весельем. Не пропустите!

Увидимся,

[ваше имя]

(Источник: шаблон Stripo)

Индивидуальный подход

Тема письма: [Имя получателя], готовы вы к [название мероприятия]?

Здравствуйте, [имя получателя],

Мы с нетерпением ждем возможности встретиться с вами на [название мероприятия]. Не забудьте взять с собой энтузиазм, вопросы и готовность к обучению. До скорой встречи!

С уважением,

[ваше имя]

(Источник: шаблон Stripo)

Краткое напоминание

Тема письма: Напоминание: [название мероприятия] состоится на этой неделе!

Уважаемый\-ая [имя получателя],

Напоминаем, что на этой неделе состоится мероприятие [название мероприятия]. Мы будем рады видеть вас там!

Всего хорошего,

[ваше имя]

(Источник: шаблон Stripo)

Подчеркивание ценности

Тема письма: Не пропустите [название мероприятия]!

Здравствуйте, [имя получателя],

[Название мероприятия] — это больше, чем просто мероприятие. Это возможность обучения, обмена опытом и роста. Нам не терпится поделиться всем этим с вами.

До встречи,

[ваше имя]

(Источник: шаблон Stripo)

Информативное напоминание

Тема письма: Все, что нужно знать о [название мероприятия]

Здравствуйте, [имя получателя],

Поскольку [название мероприятия] совсем скоро, вот все, что необходимо знать, чтобы извлечь из него максимальную пользу. [Укажите детали мероприятия, повестку дня и другую необходимую информацию].

С нетерпением ждем встречи с вами,

[ваше имя]

(Источник: шаблон Stripo)

Воодушевляющее напоминание

Тема письма: Мы будем рады видеть вас на [название мероприятия]!

Уважаемый\-ая [имя получателя],

Предвкушение [название мероприятия] нарастает! Мы будем рады, если вы присоединитесь к нам для участия в этом уникальном событии. До скорой встречи!

Всего хорошего,

[ваше имя]

В завершение

Придерживайтесь этих простых рекомендаций, и вы привлечете на свое мероприятие максимум посетителей:

• отправляйте напоминания, чтобы выразить свою заботу;
• создайте цепочку писем-напоминаний о событиях, чтобы сделать вашу кампанию эффективной;
• добавьте дополнительную информацию о достопримечательностях, погоде и трансфере. Это вызовет симпатию к вам и вашей компании у посетителей;
• всегда выделяйте в письмах-напоминаниях самую важную информацию.

Искренне желаю вам удачи во всех ваших будущих начинаниях!