Creazione di un'email di promemoria efficace per un evento: Guida completa

Una volta che le persone hanno acquistato i tuoi prodotti, che si tratti di un biglietto per una conferenza o di un video tutorial, potresti pensare che la tua missione sia finita qui. Ma le persone, essendo estremamente occupate, tendono a dimenticare qualsiasi tipo di evento. E dobbiamo ricordare loro educatamente di presentarsi ad un concerto o ad un webinar. Inviando e-mail di promemoria, mostriamo effettivamente loro il nostro rispetto e che ci teniamo alla loro partecipazione. In questo modo, costruiamo anche relazioni più solide con i nostri clienti.

Padroneggiare l'arte di scrivere un'email di promemoria efficace per un evento

Dobbiamo tenere presente che un'e-mail di promemoria di un evento non deve essere mai un’email singola: è necessario crearne una serie per rendere efficace questa campagna e-mail.

Inoltre, un'e-mail di promemoria di un evento è preceduta da un invito all'evento ed è seguita da un'e-mail di "follow-up".

• invito;
• promemoria/serie di e-mail di promemoria;
• follow-up.

Il contenuto di un'e-mail di promemoria per un evento dipende dal tipo di evento in sé. Ne esistono due tipi principali: online e offline. Analizziamoli entrambi.

Campagne email di promemoria per eventi online: Le migliori linee guida ed esempi

Gli eventi online più popolari sono webinar, live streaming e piattaforme di corsi online.

Essi richiedono la registrazione e dei promemoria adeguati. Si dovrebbero inviare almeno 4 e-mail di promemoria in sequenza.

Email 1. Conferma della registrazione

Questa è la prima email che invii ai tuoi partecipanti subito dopo la loro registrazione ad un evento. Qui, devi solo confermare che ha riservato il posto per una persona.

E sarebbe gentile da parte tua ricordare loro l'argomento e la data dell'evento.

(Fonte: E-mail da Litmus)

Questa è un'e-mail trigger che dovrebbe essere inviata subito dopo la registrazione. Non far aspettare le persone per ore.

E-mail 2-4. Email di promemoria dell’evento

La prima e-mail di promemoria amichevole dovrebbe essere inviata pochi giorni dopo la registrazione/due settimane prima dell'evento.

(Fonte: E-mail da OptinMonster)

Possiamo dire che questo esempio di e-mail di promemoria dell'evento è appropriato perché contiene quasi tutte le informazioni necessarie che dovremmo menzionare durante la realizzazione di un'e-mail di promemoria:

• nome dell’azienda;
• argomento del webinar;
• data;
• relatori;
• i benefici che gli utenti ottengono dalla partecipazione al tuo evento.

Elementi chiave da includere nell'e-mail di promemoria dell'evento

Scrivi un’oggetto chiaro

Rendilo abbastanza chiaro e conciso. Un oggetto perfetto in questo caso può essere "Webinar_Name..." o "Reminder_Name". Nient'altro.

(Fonte: Gmail)

Menziona la data

Quando è conveniente menzionare le date? Sempre…

Eccezione: se una riunione online è programmata per oggi, si dovrebbe dire "Oggi alle..." o "Oggi tra 2 ore". Ma in altri casi, menziona la data completa incluso il fuso orario.

Ecco un esempio perfetto: "Lunedì 21 Giugno alle ore 18:00 PST".

Nota! Tutte le informazioni essenziali del primo promemoria di invito di una sequenza dovrebbero essere posizionate su un banner.

Calendari

Puoi creare un evento su Google o iCalendar per i tuoi promemoria dell'evento e aggiungerci i tuoi iscritti, oppure chiedere loro di crearne uno da soli. Ma è fondamentale aggiungere una nota su un calendario.

(Fonte: email da Stripo)

Timer per countdown

Aggiungi un timer per il countdown per informare sul tempo rimanente. I partecipanti devono sapere quando inizia il tuo evento.

(Fonte: E-mail da Email on Acid)

Per ulteriori informazioni su come utilizzare i timer nelle e-mail, guarda il nostro video qui di seguito.

Condividi con i tuoi amici

Dato che inviamo promemoria a coloro che sono già registrati con noi, potremmo aggiungere un pulsante "condividi con i tuoi amici" o "invita i tuoi amici".

(Fonte: Stripo)

Benefici che ottengono i partecipanti

Le persone leggono libri, giornali, blog e visitano webinar perché vogliono imparare qualcosa di nuovo. Pertanto, è opportuno menzionare ancora una volta cosa impareranno partecipando al webinar o alla riunione online.

È a tua discrezione posizionarlo su un banner luminoso o aggiungerlo come testo normale nel tuo promemoria dell’evento.

(Fonte: E-mail da Similarweb)

Nomi e foto dei relatori

Non dimenticare di citare i relatori. Prima di tutto, perchè è di buona educazione. In secondo luogo, è una buona opportunità per catturare l'interesse degli iscritti. Menziona i nomi dei relatori, alcuni risultati che hanno raggiunto e il link al sito Web per informazioni più dettagliate sui loro progetti.

(Fonte: E-mail da Techopedia)

Luogo

Assicurati di menzionare sempre il luogo esatto in cui si svolge il webinar/la riunione online.

Se possibile, aggiungi anche un link all'evento.

(Fonte: E-mail da Stripo)

Domande per ulteriore discussione

Coinvolgi i partecipanti nella preparazione del webinar. Chiedi loro di rispondere al questionario sull'argomento del webinar, ovviamente, se intendi lavorare a fondo con i risultati e discuterne durante la sessione, oppure chiedi loro di leggere alcuni articoli sull'argomento dato. Ricorda che tutte le domande che sorgeranno dopo la lettura dovranno essere discusse durante il webinar.

Inoltre, una cosa utile da fare è chiedere agli utenti quali argomenti specifici vorrebbero analizzare più da vicino.

A proposito, questo è anche un buon metodo per attirare l’attenzione degli utenti.

(Fonte: E-mail da Litmus)

Link alla registrazione

Ci saranno sempre delle persone a cui piacerebbe partecipare al tuo evento online, ma non hanno la possibilità di farlo. Fai sapere loro che metterai a loro disposizione una registrazione del webinar.

(Fonte: E-mail da Techopedia)

Forse anche chi ha partecipato vorrebbe rivederlo per rinfrescare alcuni passaggi.

Email 5. Ultimo promemoria

Invia l'ultima email della sequenza un'ora prima dell'inizio. Solleciterai e darai ai partecipanti il ​​tempo di finire le loro commissioni. Aggiungi il link al webinar.

(Fonte: E-mail da Mailcon)

Anche per l'ultimo promemoria, l’oggetto dovrebbe riportare "Promemoria" o "Webinar". Ad esempio, "[Webinar_Name] inizia tra 5 minuti.

Inoltre, è una buona idea inviare un messaggio web-push con il link.

E-mail 6. Messaggio e-mail di follow-up

Chiedi ai partecipanti un feedback. È sempre utile sapere cosa pensano di questo webinar/conferenza online.

(Fonte: Really Good Emails)

Sapevi che è possibile incorporare questionari e moduli aperti nelle email? Questi moduli raccolgono fino a 5 volte più feedback dai partecipanti.

Per ulteriori informazioni sui tipi di sondaggi e sui modi per aggiungerli nelle e-mail, fai riferimento al posto sul blog "Email di invito al sondaggio".

Email di promemoria per eventi offline: Dettagli chiave e modelli

Per evento offline si intende un concerto dal vivo, una mostra o un seminario, ecc. La stragrande maggioranza degli eventi offline sono conferenze e concerti.

Quanti promemoria si dovrebbero inviare in questo caso?

Ne consigliamo solo tre...

E-mail 1. Conferma

Qui, devi inviare la conferma se si tratta di un evento gratuito o i biglietti se si tratta di un evento a pagamento.

(Fonte: E-mail da Web Summit)

Email 2. Dettagli chiave sull'evento e istruzioni

Questa e-mail di promemoria contiene informazioni generali. Assicurati di inviarla una settimana o anche poche settimane prima dell'evento.

(Fonte: E-mail da Web Summit)

Dettagli chiave da includere nell'e-mail di promemoria di un evento offline

Ecco l'elenco delle informazioni che dovresti includere anche nel messaggio:

Mappa

Se l'evento si svolgerà nella città degli iscritti, avranno bisogno semplicemente di una mappa che li facilita ad arrivare sul posto.

Ma cosa succede se le persone devono viaggiare attraverso il paese o in tutto il mondo?

Il tuo aiuto sarà molto importante: con un hotel, transfer, luoghi d'interesse, informazioni su quale aeroporto è consigliabile utilizzare per raggiungere l'hotel più velocemente e alcuni eventi locali.

(Source: Stripo template)

Agenda dell'evento

Aggiungi un'agenda della riunione al messaggio. Indica quando la conferenza inizia, quando finisce, se ci sarà una pausa pranzo. Ai partecipanti verranno forniti cibo e bevande? In caso negativo, dove possono trovare un bar nelle vicinanze?

(Fonte: Really Good Emails)

Tipo di Abbigliamento

Fai sapere alle persone il formato della riunione. Quale abbigliamento è più appropriato indossare: pantaloncini o smoking. Nell'e-mail di promemoria della riunione, avvisa se laptop e notebook vengono forniti. Oppure chiedi alle persone di portare i loro.

Invia tutte queste informazioni almeno una settimana prima della riunione.

Istruzioni

Informa le persone cosa dovrebbero fare prima del loro arrivo. A chi possono rivolgersi in caso di emergenza.

Spiega ai partecipanti quali requisiti il ​​governo del tuo paese ha stabilito per tutti e quali misure vengono adottate per proteggere i partecipanti.

(Fonte: E-mail da Web Summit)

Modelli di email di promemoria per eventi:

Promemoria amichevole

Oggetto: Non dimenticarti! [Nome Evento] è alle porte

Ciao [Nome Destinatario],

Siamo lieti di ricordarti che il prossimo [Nome Evento] si terrà il [Data Evento]. Abbiamo un fantastico programma di relatori, sessioni coinvolgenti e la possibilità di interagire con i leader del settore. Non mancare!

Non vediamo l'ora di vederti lì,

[Il Tuo Nome]

(Fonte: Modello Stripo )

Conto alla rovescia

Oggetto: Mancano solo [Numero di Giorni] al [Nome Evento]!

Ciao [Nome Destinatario],

Il conto alla rovescia è iniziato! Mancano solo [Numero di Giorni] al [Nome Evento]. Segnalo sul calendario e preparati a vivere un'esperienza indimenticabile.

A presto,

[Il Tuo Nome]

(Fonte: Modello Stripo)

Promemoria dettagliato

Oggetto: [Nome Evento]: Dettagli principali e istruzioni

Gentile [Nome Destinatario],

Con l'avvicinarsi di [Nome Evento], vogliamo fornirti tutte le informazioni essenziali. Ecco i dettagli principali:

Data e Ora: [Data e ora Evento].

Sede: [Dettagli Sede]

Codice di abbigliamento: [Codice di Abbigliamento]

Non vediamo l'ora di vederti lì,

[Il Tuo Nome]

(Fonte: Modello Stripo)

Generatore di emozioni

Oggetto: Preparati per [Nome Evento]!

Ciao [Nome Destinatario],

Siamo emozionati quanto te per [Nome Evento]! Aspettati discussioni coinvolgenti, presentazioni interessanti e la possibilità di entrare in contatto con persone che la pensano allo stesso modo. Ci vediamo presto!

Ti auguriamo il meglio,

[Il Tuo Nome]

(Fonte: Modello Stripo)

Promemoria ultima possibilità

Oggetto: Ultima possibilità per prepararsi a [Nome Evento]!

Ciao [Nome Destinatario],

[Nome Evento] è quasi arrivato! Questo è l'ultimo promemoria per prepararsi ad un evento pieno di insegnamenti, networking e divertimento. Non mancare!

Ci vediamo lì,

[Il Tuo Nome]

(Fonte: Modello Stripo)

Tocco personale

Oggetto: [Nome Destinatario], sei pronto per [Nome Evento]?

Ciao [Nome Destinatario],

Non vediamo l'ora di darti il benvenuto a [Nome Evento]. Ricordati di portare il tuo entusiasmo, le tue domande e la tua voglia di imparare. Ci vediamo presto!

Cordiali saluti,

[Il Tuo Nome]

(Fonte: Modello Stripo)

Promemoria rapido

Oggetto: Promemoria Rapido: [Nome Evento] si terrà questa settimana!

Caro [Nome Destinatario],

Ti ricordiamo che questa settimana si terrà [Nome Evento]. Non vediamo l'ora di vederti lì!

Ti auguriamo il meglio,

[Nome Destinatario]

(Fonte: Modello Stripo)

Mettere in evidenza il valore

Oggetto: Non perderti [Nome Evento]!

Ciao [Nome Destinatario],

[Nome Evento] è più di un semplice evento. È un'opportunità per imparare, fare networking e crescere. Non vediamo l'ora di condividere questa esperienza con te.

A presto,

[Il Tuo Nome]

(Fonte: Modello Stripo)

Promemoria informativo

Oggetto: Tutto quello che c'è da sapere su [Nome Evento]

Ciao [Nome Destinatario],

Con [Nome Evento] alle porte, ecco tutto quello che devi sapere per trarne il massimo beneficio. [Includi i dettagli dell'evento, l'agenda e altre informazioni rilevanti].

Non vediamo l'ora di vederti lì,

[Il Tuo Nome]

(Fonte: Modello Stripo)

Promemoria entusiasta

Oggetto: Siamo entusiasti di poterti vedere a [Nome Evento]!

Caro [Nome Destinatario],

l'entusiasmo sta crescendo per [Nome Evento]! Siamo entusiasti di averti con noi per questa esperienza unica. Ci vediamo presto!

Ti auguriamo il meglio,

[Il Tuo Nome]

Riassumendo

Attieniti a questi semplici consigli e guiderai il maggior numero possibile di partecipanti al tuo evento:

• invia promemoria per far sapere loro che ci tieni;
• realizza una sequenza di e-mail di promemoria degli eventi per rendere efficace la tua campagna;
• aggiungi ulteriori informazioni su luoghi d'interesse, meteo e transfer, questo ti aiuterà ad ottenere maggior consenso dai partecipanti;
• evidenzia sempre le informazioni più importanti nelle tue email di promemoria.

Ti auguro sinceramente buona fortuna per tutti i tuoi impegni futuri!