Top 10 E-Mail-Muster für Terminbestätigungen

Verpasste Termine bedeuten Gewinneinbußen. Um den Schaden zu minimieren, sollten Unternehmen jeden Kunden an einen Termin erinnern und diesen bestätigen.

Hierfür sind Terminbestätigungs-E-Mails sehr nützlich. In diesem Artikel erfahren Sie mehr über diese E-Mails: wie Sie eine geeignete Nachricht erstellen, welches Design Sie wählen und wie Sie häufige Fehler vermeiden. Außerdem finden Sie Design- und Textbeispiele für eine freundliche Erinnerung, um die Erstellung der perfekten Terminbestätigungs-E-Mail zu vereinfachen.

Warum braucht Ihr Unternehmen Terminbestätigungs-E-Mails?

E-Mails zur Terminbestätigung sind ein wichtiger Bestandteil der Kommunikationsstrategie eines jeden Unternehmens. Diese E-Mails erinnern die Kunden an ihre bevorstehenden Termine und helfen den Unternehmen, sicherzustellen, dass ihre Kunden pünktlich erscheinen, was für einen ausgezeichneten Kundenservice und Gewinneinsparungen unerlässlich ist.

Zu den wichtigsten Vorteilen von Terminerinnerungen gehören die folgenden:

1. Verringerung des Nichterscheinens zum geplanten Termin

Kunden, die eine Erinnerungs-E-Mail erhalten, werden sich eher an ihren Termin erinnern und pünktlich erscheinen. Dies hilft den Unternehmen, Zeit und Geld zu sparen, die sonst durch verpasste Termine verschwendet würden.

2. Verbesserung der Kundenzufriedenheit

Die E-Mail zur Terminbestätigung mit den Details kann sicherstellen, dass die Kunden vorbereitet und bereit sind, zu gehen. Dies verbessert das Kundenerlebnis und trägt zum Aufbau eines positiven Rufs für das Unternehmen bei.

3. Steigerung der Professionalität eines Unternehmens

Mit einer professionellen Bestätigungs-E-Mail und gut formulierten Terminerinnerungen zeigen Unternehmen ihre Liebe zum Detail und ihr Engagement für einen hochwertigen Service. Dies trägt zum Aufbau von Vertrauen bei den Kunden bei.

4. Zeitersparnis für einen Büroverwalter

Durch automatisierte Bestätigungen können Unternehmen ihre Mitarbeiter entlasten, damit sie sich auf andere wichtige Aufgaben konzentrieren und die Produktivität steigern können, was für den Erfolg eines Unternehmens unerlässlich ist.

Die wichtigsten Regeln für die Erstellung von Terminbestätigungs-E-Mails

Um effektive Terminbestätigungs-E-Mails zu erstellen, sollten Sie einige Regeln beachten. Es gibt bestimmte Regeln, die Sie befolgen sollten: Verwenden Sie eine klare Betreffzeile, bestätigen Sie Datum, Uhrzeit und Ort, personalisieren Sie die E-Mail, fügen Sie Kontaktinformationen hinzu, entscheiden Sie sich für einen professionellen Ton, bieten Sie eine Stornierungsrichtlinie an, geben Sie einen CTA an und wählen Sie das aus Der richtige Zeitpunkt, Ihre E-Mail zu senden.

Schauen wir uns diese Regeln genauer an.

Regel 1: Verwenden Sie eine klare und prägnante Betreffzeile

Die Betreffzeile Ihrer E-Mail zur Terminbestätigung sollte den Zweck der Nachricht genau wiedergeben. So kann der Empfänger den Inhalt der E-Mail schnell erkennen und sicherstellen, dass sie in seinem Posteingang beachtet wird.

Regel 2: Bestätigen Sie das Datum, die Uhrzeit und den Ort

Überprüfen Sie die wichtigen Angaben noch einmal und stellen Sie sicher, dass sie korrekt sind. Es ist auch eine gute Idee, an wichtige Informationen zu erinnern, z. B. an Parkvorschriften oder besondere Anforderungen.

(Quelle: Stripo-Vorlage)

Regel 3: Personalisieren Sie Ihre E-Mail

Die Personalisierung Ihrer Terminbestätigungs-E-Mail kann dazu beitragen, eine Beziehung zum Empfänger aufzubauen und ihm das Gefühl der Wertschätzung zu geben. Sprechen Sie den Empfänger mit seinem Namen an und fügen Sie alle für ihn relevanten Informationen hinzu.

(Quelle: Stripo-Vorlage)

Regel 4: Geben Sie Kontaktinformationen an

Fügen Sie Ihrer E-Mail zur Terminbestätigung unbedingt Kontaktinformationen hinzu. Dazu gehören Telefonnummern, E-Mail-Adressen und andere relevante Informationen, die der Empfänger benötigt, um mit Ihnen in Kontakt zu treten, z. B. eine Karte mit dem Ort des Treffens. Beim Schreiben einer Terminbestätigungs-E-Mail ist es wichtig, eine personalisierte E-Mail-Adresse zu verwenden, die von E-Mail-Plattformen wie Gmail for Business oder Outlook angeboten wird, um eine hohe Öffnungsrate zu erzielen.

(Quelle: Stripo-Vorlage)

Regel 5: Verwenden Sie einen professionellen Ton

Ihre Terminbestätigungs-E-Mails sollten einen professionellen Ton haben, der die Art des Termins widerspiegelt. Vermeiden Sie informelle Sprache oder Emojis, sofern dies nicht angemessen ist, und achten Sie darauf, dass die E-Mail grammatikalisch korrekt und frei von Rechtschreibfehlern ist.

Regel 6: Bieten Sie eine Widerrufsbelehrung an

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Sie in Ihren Terminbestätigungs-E-Mails kurze und eindeutige Angaben zur Stornierung machen, um sicherzustellen, dass beide Parteien die Konsequenzen einer Terminabsage kennen. Dies wird die Loyalität der Kunden erhalten und die Zahl der Absagen verringern.

Regel 7: Fügen Sie eine Aufforderung zum Handeln ein

Fordern Sie den Empfänger mit einer CTA-Schaltfläche in automatisierten Terminerinnerungen auf, seine Teilnahme zu bestätigen oder sich mit Ihnen in Verbindung zu setzen, wenn er den Termin verschieben muss. Eine Form von CTA kann auch das Hinzufügen eines mit dem QR Code Maker erstellten QR-Codes sein, der den Kunden auf eine Seite mit mehreren CTAs weiterleitet, z. B. das Hinzufügen des Termins als Erinnerung, das Teilen eines Gutscheincodes, der ihn dazu ermutigt, zum Termin zu kommen, usw.

(Quelle: Stripo-Vorlage)

Regel 8: Senden Sie die E-Mail zum richtigen Zeitpunkt

Die Wahl des besten Zeitpunkts für den rechtzeitigen Versand Ihrer Terminbestätigungen ist entscheidend. Idealerweise sollten Sie sie versenden, sobald der Termin feststeht, mindestens aber 24 Stunden vor dem Termin. So hat der Empfänger genügend Zeit, die Details zu prüfen und die notwendigen Vorkehrungen zu treffen.

Zehn Beispiele für E-Mail-Terminbestätigungen

Wir haben für zehn Szenarien, von geschäftlichen bis hin zu privaten Treffen, Muster für E-Mail-Terminbestätigungen erstellt.

1. E-Mail zur Terminbestätigung von Geschäftspartnern

Betreffzeile:

Erinnerung: Treffen mit [Name des Unternehmens]

Text der E-Mail:

Sehr geehrter [Name],

dies ist eine Terminbestätigung für unser geplantes Treffen mit [Name des Unternehmens] am [Datum] um [Uhrzeit] in [Ort]. Ich wollte mich vergewissern, dass wir noch im Zeitplan für dieses Treffen sind.

Bitte lassen Sie mich wissen, wenn Sie Terminänderungen vornehmen müssen oder Fragen oder Bedenken haben. Ich freue mich auf unser Treffen.

Mit freundlichen Grüßen,

[Ihr Name]

(Quelle: Stripo-Vorlage)

2. E-Mail zur Bestätigung eines Termins in der Gesundheitsbranche

Betreffzeile:

Erinnerung: Bevorstehender Termin mit Dr. [Name]

Text der E-Mail:

Lieber [Patientenname],

dies ist eine freundliche Erinnerung an Ihren nächsten Termin bei Dr. [Name] am [Datum] um [Uhrzeit] in unserer Klinik. Bitte erscheinen Sie mindestens 10-15 Minuten vor Ihrem Termin, um alle notwendigen Formulare auszufüllen.

Bitte geben Sie uns mindestens 24 Stunden im Voraus Bescheid, wenn Sie den Termin verschieben müssen.

Wir freuen uns darauf, Sie bald zu sehen.

Mit freundlichen Grüßen,

[Ihr Name]

3. E-Mail zur Bestätigung eines Termins im Schönheitssalon

Betreffzeile:

Zur Erinnerung: Ihr Termin mit [Name des Stylisten] im [Name des Salons]

Text der E-Mail:

Lieber [Name des Kunden],

Dies ist nur eine Terminbestätigung für Ihren bevorstehenden Termin mit [Name des Stylisten] in [Name des Salons] am [Datum] um [Uhrzeit]. Bitte erscheinen Sie pünktlich und lassen Sie uns wissen, wenn Sie Ihren Termin verschieben müssen.

Wir freuen uns darauf, Sie zu sehen.

Mit freundlichen Grüßen,

[Ihr Name]

(Quelle: Stripo-Vorlage)

4. Informelle Terminbestätigung per E-Mail

Betreffzeile:

Ich kann es nicht erwarten, dich zu sehen!

E-Mail-Text:

Hallo [Name],

Ich wollte dich nur daran erinnern, dass wir am [Datum] um [Uhrzeit] einen Termin vereinbart haben. Ich kann es kaum erwarten, dich zu sehen und mich mit dir zu unterhalten!

Bitte lass mich wissen, ob sich etwas geändert hat oder ob du den Termin verschieben musst. Ich freue mich darauf, einige schöne Stunden mit Ihnen zu verbringen.

Pass auf dich auf,

[Ihr Name]

5. Formelle Terminbestätigung per E-Mail

Betreffzeile:

Erinnerung: Geplanter Termin mit [Name]

Text der E-Mail:

Lieber [Name],

Diese E-Mail soll Sie an Ihren geplanten Termin mit mir am [Datum] um [Uhrzeit] erinnern. Das Treffen findet in [Ort] statt.

Bitte lassen Sie mich wissen, wenn Sie den Termin ändern müssen oder Fragen oder Bedenken haben.

Ich freue mich auf ein baldiges Treffen mit Ihnen.

Mit freundlichen Grüßen,

[Ihr Name]

(Quelle: Stripo-Vorlage)

6. Kurze und unterhaltsame E-Mail zur Terminbestätigung

Betreffzeile:

Juhu! Wir haben ein Date!

Text der E-Mail:

Hey [Name],

Ich wollte nur unser Date am [Datum] um [Uhrzeit] bestätigen. Ich kann es kaum erwarten, dich zu sehen und etwas zu unternehmen!

Wir sehen uns bald,

[Ihr Name]

7. E-Mail mit Angaben zu Termin und Stornierung

Betreffzeile:

Terminbestätigung mit [Name] am [Datum] um [Uhrzeit]

Text der E-Mail:

Lieber [Name],

ich möchte Ihren Termin mit [Name] am [Datum] um [Uhrzeit] bestätigen. Bitte beachten Sie, dass unsere Stornierungspolitik eine Vorankündigung von mindestens 24 Stunden erfordert. Wenn Sie einen Termin absagen oder verschieben müssen, tun Sie dies bitte mindestens 24 Stunden vor Ihrem Termin.

Wenn Sie einen Termin versäumen oder ihn weniger als 24 Stunden vorher absagen, kann eine Stornogebühr anfallen.

Bitte erscheinen Sie mindestens 10 Minuten vor Ihrem vereinbarten Termin. Wir empfehlen Ihnen, bequeme Kleidung zu tragen und [benötigte Materialien] mitzubringen.

Wenn Sie Fragen haben, können Sie uns gerne kontaktieren. Wir freuen uns darauf, Sie bald zu sehen.

Mit freundlichen Grüßen,

[Ihr Name]

(Quelle: Stripo-Vorlage)

8. Terminbestätigung per E-Mail mit der Möglichkeit, zwischen mehreren Terminen zu wählen

Betreffzeile:

Terminbestätigung - wählen Sie Ihre bevorzugte Zeit

Text der E-Mail:

Sehr geehrter [Name],

wir möchten Ihren Termin bei [Name des Unternehmens] am [Datum] bestätigen. Wir haben mehrere Zeitfenster für Ihren Termin zur Verfügung und würden gerne wissen, welches für Sie am besten geeignet ist.

Bitte wählen Sie eines der folgenden Zeitfenster:

• [Zeitfenster 1]

• [Zeitfenster 2]

• [Zeitfenster 3]

Sobald wir Ihre Antwort erhalten haben, bestätigen wir Ihnen die genaue Uhrzeit Ihres Termins.

Wenn Sie Fragen haben, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren. Wir freuen uns darauf, Sie bald zu sehen.

Mit freundlichen Grüßen,

[Ihr Name]

9. E-Mail zur Bestätigung eines Termins für ein Vorstellungsgespräch

Betreffzeile:

Bestätigung eines Vorstellungsgesprächs bei [Name des Unternehmens]

Text der E-Mail:

Sehr geehrter [Name],

vielen Dank, dass Sie sich für die Stelle [Berufsbezeichnung] bei [Name des Unternehmens] beworben haben. Wir möchten Ihr Vorstellungsgespräch am [Datum] um [Uhrzeit] bestätigen.

Das Vorstellungsgespräch findet am [Ort] statt. Bitte bringen Sie eine Kopie Ihres Lebenslaufs und [andere relevante Dokumente] mit.

Wenn Sie das Vorstellungsgespräch verschieben müssen, setzen Sie sich bitte mindestens 24 Stunden vorher mit uns in Verbindung. Wir freuen uns auf ein Treffen mit Ihnen.

Mit freundlichen Grüßen,

[Ihr Name]

(Quelle: Stripo-Vorlage)

10. E-Mail zur Erinnerung an einen verpassten Termin mit der Möglichkeit, den Termin zu verschieben

Betreffzeile:

Erinnerung - verpasster Termin am [Datum]

Text der E-Mail:

Sehr geehrter [Name],

hiermit möchten wir Sie daran erinnern, dass Sie Ihren Termin bei [Name des Unternehmens] am [Datum] verpasst haben. Wir verstehen, dass unerwartete Dinge passieren können, aber wir bitten Sie, uns mindestens 24 Stunden im Voraus zu informieren, wenn Sie einen Termin absagen oder verschieben müssen.

Wenn Sie dennoch einen Termin mit uns vereinbaren möchten, zögern Sie nicht, sich mit uns in Verbindung zu setzen und uns mitzuteilen, wann Sie zu uns kommen möchten. Wir freuen uns darauf, von Ihnen zu hören.

Mit freundlichen Grüßen,

[Ihr Name]

Häufige Fehler bei der Erstellung von Erinnerungs-E-Mails zur Terminbestätigung

Sehen wir uns einige der häufigsten Fehler an und wie man sie vermeiden kann, damit Sie die beste E-Mail zur Terminbestätigung erstellen können.

Fehler 1: Versäumnis, die Details zu bestätigen

Es mag zwar offensichtlich erscheinen, dass es wichtig ist, Datum, Uhrzeit, Ort und andere Details des Treffens zu bestätigen, aber viele Menschen versäumen es trotzdem, dies zu tun. Dazu gehört auch, die Adresse zu überprüfen und sicherzustellen, dass sie korrekt ist. Wird dies versäumt, kann es zu Verwirrung und Nichterscheinen kommen.

Fehler 2: Erstellung einer irrelevanten Betreffzeile

Die Betreffzeile ist das erste, was der Empfänger sieht, wenn er die E-Mail erhält. Sie sollte klar angeben, worum es in der E-Mail geht, z. B. "Bestätigung des Termins mit Dr. Smith am Dienstag, 2. März". So kann der Empfänger schnell erkennen, worum es in der E-Mail geht.

Fehler 3: Vergessen, Kontaktinformationen anzugeben

Wenn Sie diese Informationen nicht angeben, kann es für den Empfänger schwierig werden, Sie zu kontaktieren, wenn er Fragen hat oder den Termin verschieben muss. Dieser einfache Fehler kann Sie um Ihren Gewinn bringen, deshalb sollten Sie vorsichtig sein.

Fehler 4: Keine Widerrufsbelehrung erwähnen

Die Erhebung einer Stornogebühr, um Ihrem Unternehmen zu helfen, Verluste auszugleichen, ist gängige Praxis im Falle eines Nichterscheinens. Aber natürlich wäre ein solcher Schritt unmöglich, wenn Sie keine Stornierungsinformationen hinzufügen würden. Bei Terminbestätigungen geht es nicht nur um einen netten Ton und ein Lächeln - Sie sollten hart bleiben und Ihre Kunden über die strengen Regeln informieren.

Fehler 5: Zu spätes Versenden der E-Mail

Timing ist alles, wenn es um E-Mails zur Bestätigung eines Termins geht. Wird die Terminerinnerung zu spät verschickt, kann dies zu Verwirrung über die geplante Zeit führen. In diesem Fall sind Versäumnisse eher ein Fehler Ihrerseits. Arbeiten Sie an einem durchdachten Bestätigungsverfahren, um Ihren Firmennamen und Ihre Ressourcen vor dem Untergang zu bewahren.

Wenn Sie diese Fehler vermeiden, können Sie sicherstellen, dass Ihre Terminbestätigungs-E-Mails effektiv und professionell sind.

Abschließend

E-Mails mit Terminbestätigungen können die Kundenzufriedenheit verbessern, indem sie die Wahrscheinlichkeit verpasster Termine und Unklarheiten über die Terminplanung verringern. Sie können dazu beitragen, Ihr Unternehmen als professionell und zuverlässig zu etablieren.

Ich hoffe, unser Artikel klärt die wichtigen Details der Bestätigungsnachrichten, von denen Sie bald profitieren werden.