Die beliebtesten E-Mail-Vorlagen zur Beschleunigung des Einstellungsprozesses

Selbst wenn es sich nur um eine kurze Korrespondenz handelt, kann die Qualität des Kontakts mit den Kandidaten den Einstellungsprozess entscheidend beeinflussen. Ein Recruiter hat jedoch nicht immer die Zeit, jede Nachricht individuell anzupassen. Deshalb lohnt es sich, Vorlagen für die wichtigsten Phasen zur Hand zu haben, wie etwa den Erstkontakt, eine Einladung zum Vorstellungsgespräch, ein Angebot oder eine Absage. Schauen wir uns einige Beispiele an, die von den Experten von CleverStaff vorbereitet wurden.

Erstkontakt-E-Mail an einen potenziellen Kandidaten

Man hat nur eine Chance, einen ersten Eindruck zu hinterlassen. Deshalb ist es wichtig, dass Ihre erste E-Mail aus der Masse heraussticht.

Durch die Anwendung der AIDA-Marketing-Methodik können Sie diese so interessant wie möglich gestalten. Das bedeutet, zunächst die Aufmerksamkeit des Kandidaten zu gewinnen (A - Attention), Interesse zu wecken (I - Interest), den Wunsch zu antworten zu wecken (D - Desire) und schließlich zur Handlung anzuregen (A - Action).

Im Allgemeinen könnte die erste E-Mail-Vorlage daher so aussehen:

• Erwähnen Sie die Position und den Firmennamen in der Betreffzeile;
• Beginnen Sie Ihre E-Mail mit dem Namen des Empfängers;
• Erklären Sie, wer Sie sind und wie Sie den Kandidaten gefunden haben;
• Teilen Sie kurz die wichtigsten Informationen über die Position und das Arbeitsformat mit;
• Geben Sie ein wenig objektives Lob, aber bleiben Sie ehrlich – erklären Sie, warum der Kandidat die richtige Wahl ist;
• Verwenden Sie einen Call-to-Action – zeigen Sie dem Kandidaten, was als Nächstes folgt (Telefonat, Videoanruf, Terminvorschläge);
• Fügen Sie Ihren Namen, Ihre Berufsbezeichnung, Kontaktdaten und das Firmenlogo zur Signatur hinzu.

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Recruiter machen den Fehler, den Erstkontakt mit potenziellen Kandidaten zu kompliziert zu gestalten, obwohl das eigentliche Ziel darin besteht, ein Gespräch zu initiieren. Kurze, prägnante E-Mails werden eher gelesen als lange Nachrichten von einem unbekannten Absender. 

Lesen Sie den Lebenslauf des Kandidaten und prüfen Sie seine Berufsgeschichte, sozialen Medien und Fachplattformen, bevor Sie diese E-Mail schreiben. Zu verstehen, wofür die Person lebt, hilft Ihnen, Ihrer E-Mail eine persönliche Note zu verleihen. Zum Beispiel, was hat Sie genau dazu veranlasst, dieser Person zu schreiben? Eine speziell für einen Kandidaten geschriebene E-Mail kann sein Interesse an der Position erhöhen.

Wenn Sie nach einiger Zeit nichts gehört haben, erinnern Sie höflich daran, dass Sie eine E-Mail gesendet haben und fragen Sie, ob diese erhalten und gelesen wurde. Damit der Kandidat nicht nach Ihrer vorherigen E-Mail im Posteingang suchen muss, senden Sie sie in derselben Reihenfolge wie die ursprüngliche E-Mail.

E-Mail für einen Kandidaten „auf Empfehlung“

Wenn jemand einen Kandidaten empfiehlt, ist das eine etwas andere, „wärmere“ Geschichte. Zunächst vertrauen Sie der Person, die den Kandidaten empfiehlt, was sich automatisch im Tonfall Ihrer E-Mail widerspiegelt – sie wird persönlicher. 

Aber wie bei der obigen E-Mail sollte der Text kurz und nur auf die wichtigsten Informationen beschränkt sein:

• Erwähnen Sie die Stellenanzeige und den Namen der Person, die den Kandidaten empfohlen hat, in der Betreffzeile – so haben Sie bessere Chancen, sofort Aufmerksamkeit zu erregen;
• Verwenden Sie eine persönliche Anrede;
• Fügen Sie ein paar Worte über das Unternehmen und die Position hinzu;
• Erwähnen Sie, wie Sie die Person kennen, die den Kandidaten empfohlen hat – das schafft Vertrauen;
• Erklären Sie kurz, was Sie über den Kandidaten wissen und warum Sie denken, dass er gut zur Rolle passen würde;
• Überlegen Sie sich einen CTA (Telefonat, Videoanruf, Terminvorschläge);
• Fügen Sie Ihren Namen, Ihre Berufsbezeichnung, Kontaktdaten und das Firmenlogo zur Signatur hinzu.

Bestätigungs-E-Mail als Antwort auf eine Bewerbung

Zur Ethik der Personalbeschaffung gehört das Versenden einer E-Mail an den Kandidaten, um seine Bewerbung auf eine Stelle zu bestätigen. Ein Bewerber sollte zumindest den technischen Status der Antwort verstehen – „erhalten oder nicht erhalten“. 

In einem professionellen ATS, wie CleverStaff, können Sie diesen Prozess durch automatische Aktionen automatisieren. Das bedeutet, dass Sie eine Bestätigungs-E-Mail einrichten können, die sofort gesendet wird, nachdem der Recruiter eine Antwort auf die Stelle erhalten hat. Der Inhalt der Nachricht (automatisch oder manuell) muss jedoch vorbereitet werden. Schließlich sind Sie vielleicht bereits auf dem Weg zu einem fruchtbaren Gespräch mit einem qualifizierten Kandidaten. 

Eine Vorlage für eine solche E-Mail sollte daher Folgendes enthalten:

• die Betreffzeile mit dem Firmennamen und der kurzen Phrase „Wir haben Ihren Lebenslauf erhalten“;
• Dankbarkeit für das Interesse am Unternehmen;
• Benachrichtigung, dass die vorläufige Prüfung der Lebensläufe fortgesetzt wird, vorzugsweise mit einer Frist;
• die Signatur mit dem Firmenlogo, Kontaktdaten und Links zu den sozialen Medien/Webseite/Blog des Unternehmens.

Nach dem Vorstellungsgespräch E-Mail

Nach einem Gespräch mit einem vielversprechenden Kandidaten sollten Sie ihm eine Dankes-E-Mail mit Informationen über die nächsten Schritte senden. Zögern Sie nicht, denn gute Kandidaten haben möglicherweise andere Gespräche, daher ist es wichtig, den Kontakt zu halten. 

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So schreiben Sie eine Dankes-E-Mail nach einem Vorstellungsgespräch

Eine Vorlage für eine Rekrutierungsnachricht könnte so aussehen:

• Erstellen Sie eine auffällige, informative Betreffzeile, z. B. „Eindrücke vom Vorstellungsgespräch bei Firma X“;
• Verwenden Sie eine persönliche Begrüßung und drücken Sie Ihre Dankbarkeit für das Gespräch für die Stelle X aus;
• Teilen Sie aufrichtige Eindrücke der Kommunikation mit dem Kandidaten – Ihre eigenen und/oder die von Kollegen;
• Fügen Sie Informationen zu den nächsten Schritten hinzu. Bitten Sie gegebenenfalls um ein umfassenderes Portfolio oder bieten Sie eine Testaufgabe an, mit klaren Anweisungen und Fristen. Erklären Sie, was genau bewertet wird;
• Geben Sie an, wann eine Entscheidung getroffen wird;
• Fügen Sie Ihren Namen, Ihre Berufsbezeichnung, Kontaktdaten und das Firmenlogo zur Signatur hinzu.

Absage-E-Mail

Dies ist wahrscheinlich die schwierigste Art von E-Mail! Niemand schreibt gerne eine Absage an einen Kandidaten. Recruiter vermeiden dies oft und verschwinden einfach. Aber selbst schlechte Nachrichten bedeuten immer noch Respekt und Klarheit gegenüber dem Kandidaten. 

Durch eine schriftliche Absage spart der Recruiter dem Kandidaten Zeit und bewahrt dennoch das Image des Unternehmens. Wenn der Kandidat nicht passt, informieren Sie ihn umgehend über die Entscheidung, und erläutern Sie höflich den Grund. 

Eine Absage-E-Mail könnte folgendermaßen aussehen:

• Fügen Sie eine beschreibende Betreffzeile hinzu, z. B. „Antwort auf die Bewerbung für die Stelle X bei Firma X“;
• Verwenden Sie eine persönliche Begrüßung und bedanken Sie sich für das Gespräch für die Stelle X;
• Formulieren Sie die Absage klar, um unnötige Erwartungen oder den Wunsch zu vermeiden, „für diese Stelle zu kämpfen“;
• Begründen Sie Ihre Entscheidung und geben Sie ehrliches, aber höfliches Feedback;
• Geben Sie an, dass der Kandidat in Ihrer Datenbank bleibt und Sie ihn kontaktieren, wenn sich eine geeignetere Stelle ergibt. So stellen Sie den Kandidaten in den Mittelpunkt und nicht die Stelle; 
• Ermutigen Sie den Kandidaten, in Kontakt zu bleiben, drücken Sie Ihre Hoffnung auf zukünftige Kommunikation aus und wünschen Sie ihm beruflichen Erfolg;
• Fügen Sie Ihren Namen, Kontaktdaten und das Firmenlogo zur Signatur hinzu.

Jobangebot-E-Mail

Wurde der Kandidat vom Arbeitgeber angenommen? Lassen Sie den Kandidaten schnellstmöglich davon wissen! Gute Fachkräfte finden schnell Arbeit. Auch wenn Sie alles bereits mündlich besprochen haben, sollte eine Zusammenfassung in der E-Mail festgehalten werden. Alle relevanten Informationen über die zukünftige Zusammenarbeit müssen enthalten sein. 

Daher:

• Fügen Sie eine informative Betreffzeile hinzu, z. B. „Jobangebot bei Firma X“;
• Verwenden Sie eine persönliche Begrüßung und kommen Sie direkt zur Sache;
• Geben Sie klar die Position an, die das Unternehmen anbietet;
• Drücken Sie Ihre Hoffnung aus, dass der Kandidat dem Team beitritt, und bitten Sie ihn, die Details aufmerksam zu lesen;
• Fügen Sie relevante Details zur Position, Arbeitszeit, Vergütung, Zusatzleistungen usw. hinzu, entweder im E-Mail-Text oder als Anhang;
• Geben Sie das Datum an, bis wann der Kandidat eine endgültige Entscheidung treffen muss;
• Fügen Sie Ihren Namen, Kontaktdaten und das Firmenlogo zur Signatur hinzu.

Fazit 

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Effizienz im Einstellungsprozess durch effektive Kommunikation stark gesteigert werden kann. Die Nutzung der passenden E-Mail-Vorlagen spart Zeit und sorgt für einen konsistenten und professionellen Umgang mit Kandidaten. 

Von der ersten Kontaktaufnahme bis hin zum Jobangebot kann die Verwendung auf die jeweiligen Phasen abgestimmter Vorlagen die Kommunikation effizienter gestalten. Ob als Antwort auf eine Bewerbung, zur Terminierung von Vorstellungsgesprächen oder zur Übermittlung eines Jobangebots – diese Vorlagen helfen, den professionellen Ton zu wahren, während die Kandidaten informiert und engagiert bleiben. 

Denken Sie daran: Vorlagen sind nützlich, aber die Personalisierung bleibt entscheidend. Passen Sie die Vorlagen so an, dass sie die Stimme, Werte und spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens widerspiegeln. Ziel ist stets eine klare, präzise Kommunikation, die den Kandidaten im Prozess wertgeschätzt fühlen lässt.

Hier sind ein paar Tipps zum Schreiben, die Ihnen helfen, Ihren Einstellungsprozess zu verbessern:

1. Die Betreffzeile sollte idealerweise 2-6 Wörter lang sein, z. B. „Stellenanzeige für QA-Ingenieur“. Viele lesen E-Mails auf dem Smartphone, wo zu lange Betreffzeilen abgeschnitten werden.
2. Vermeiden Sie „laute“ Phrasen wie „Verdienen Sie jetzt mehr mit uns!“, unnötige Ausrufezeichen und übertriebene Formulierungen – dies wirkt störend und irreführend.
3. Überprüfen Sie Ihren Ton – vermeiden Sie übermäßig formale oder zu freundliche Ansprache wie „Hey, du passt perfekt zu uns!“;
4. Lassen Sie einen klaren Call-to-Action in E-Mails, die einen weiteren Dialog mit dem Kandidaten vorschlagen;
5. Stellen Sie sicher, dass das Layout, die Schrift und gegebenenfalls Emojis die Lesbarkeit und Verständlichkeit fördern;
6. Überprüfen Sie die E-Mail vor dem Versenden auf Grammatikfehler, ungeeignete Begriffe und unnötige Formulierungen. 

P.S. In E-Mails an Kandidaten ist ein P.S. durchaus akzeptabel: Oft liest eine Person den Haupttext nur flüchtig, aber das Nachwort bleibt eher in Erinnerung. Lesen Sie dies gerade, richtig? :)