Capacidad de entrega de correo electrónico: prácticas recomendadas que debe conocer

Para asegurarte de que tus campañas de email marketing no sean una pérdida de tiempo y recursos, debes pensar en la entregabilidad del correo electrónico. Es la probabilidad de que tus mensajes de correo lleguen directamente a las bandejas de entrada de tus prospectos. Cuanto mayor sea esta probabilidad, mejor será tu tasa de entregabilidad. 

Mantener una buena entregabilidad del correo no es fácil, por lo que estos cinco consejos te ayudarán a construirla y mantenerla. 

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1. Crea un subdominio

La reputación de un dominio es frágil — es difícil de construir y mantener en niveles altos, pero muy fácil de perder rápidamente. Por lo tanto, es esencial no sobrecargarlo con demasiada presión. No es necesario que a tus prospectos les guste el contenido que les envías, aunque sepan que recibirán tus correos de vez en cuando. Siempre existe la posibilidad de que se den de baja, marquen tus correos como spam o eliminen el correo. Si se marcan como spam o se eliminan, esto influirá negativamente en la salud de tu dominio, IP y reputación de dirección de correo. 

Estás usando tu cuenta de correo para enviar diferentes tipos de correos: tanto promocionales como transaccionales. Y los correos transaccionales son importantes para tus prospectos porque se envían cada vez que los usuarios interactúan con tu sitio web. 

Ahora imagina tener toda esa presión de campañas de correos transaccionales y promocionales en tu único dominio. 

Por lo tanto, la mejor solución es crear un subdominio para tus correos promocionales. Puedes hacer pruebas A/B y enviar correos masivos sin preocuparte por tus correos transaccionales. Tus campañas simplemente no se superpondrán. 

Un subdominio también es muy útil para generar confianza con tu audiencia. Los usuarios tienden a confiar más en los subdominios con el tiempo.

Un subdominio puede ser útil si envías tantos correos que el número de direcciones de correo es mayor de lo que el dominio principal puede manejar sin perjudicar su reputación y niveles de compromiso. 

¿Cómo se ve un subdominio? Supongamos que el dominio de tu empresa es mybusiness.com, y tu subdominio podría ser john@updates.mybusiness.com. Recuerda que debe ser coherente con tu dominio original, incluso si se añaden algunos prefijos. Se recomienda encarecidamente crear un subdominio separado para cada canal de ventas que estés probando. 

2. Mantén tus registros DNS actualizados

El mundo digital moderno está lleno de spammers y estafadores que intentan robar las identidades de los remitentes para desacreditarlos. Y, por supuesto, no quieres que tu alta reputación como remitente y la confianza de los proveedores de servicios de Internet se vean destruidas por un solo ciberdelincuente. Y aquí es donde entra la autenticación de correos electrónicos.

La autenticación de correos electrónicos puede definirse como protocolos que ayudan a los buzones y a los proveedores de servicios de correo electrónico a distinguir entre correos legítimos y correos maliciosos. Al tener instalada una protección contra el robo de identidad, puedes estar seguro de que todos los correos enviados por alguien en tu nombre nunca llegarán a las bandejas de entrada de tus destinatarios. Sin embargo, tus mensajes siempre llegarán a su carpeta de destino.

Además, hay otras razones por las cuales la autenticación de correos es crucial para tu cuenta:

• ayuda a mejorar la entregabilidad del correo. Si los servidores de recepción tienen problemas para autenticar correos entrantes, es probable que terminen todas las interacciones con tu dominio y lo marquen como sospechoso. Cuanto más rápido puedan los proveedores de servicios de correo identificar tu mensaje, mayores serán tus tasas de compromiso y de colocación en bandejas de entrada;
• aumenta la reputación de tu marca. Para ser reconocido por tu audiencia objetivo, no debes descuidar las medidas de seguridad. Hoy en día, existen muchas marcas, y es de particular importancia para los proveedores de servicios de correo que los dominios estén autenticados y no generen actividades maliciosas;
• aumenta el reconocimiento de marca. Los protocolos de autenticación de correos te permiten establecerte como un remitente certificado. Por ejemplo, gracias al protocolo BIMI, puedes mostrar el logotipo de tu marca en las bandejas de entrada de tus prospectos antes de que abran tu correo. Esto hace que tu empresa sea más reconocible. Una herramienta de análisis de encabezados de correos puede ayudarte a verificar el cumplimiento de la seguridad de tu dominio y leer los encabezados de tus correos en un formato legible.

Como mencionamos antes, la autenticación de correos electrónicos incluye protocolos de seguridad para correos. Son:

• SPF (Sender Policy Framework). Certifica que los mensajes fueron enviados por un remitente legítimo o por un servicio de terceros aprobado por el remitente legítimo y proporciona pautas sobre cómo tratar los correos que supuestamente provienen de tu dominio pero no están mencionados en la lista de dominios o servicios autorizados;
• DKIM. Adjunta un encabezado cifrado a cada correo enviado por ti. Solo los servidores de recepción pueden ver esta firma y utilizarla para verificar tus registros DNS, validando la identidad del remitente y considerando que el contenido del mensaje es seguro;
• DMARC. Genera informes sobre el rendimiento de SPF y DKIM, permitiéndote rastrear tu estado de entrega y ver cuántos correos pasan o fallan la verificación de autenticación;
• BIMI. Mostrar el logotipo de tu marca en la bandeja de entrada del destinatario facilita su identificación y prueba que un dominio comercial confiable envió el mensaje.

Los protocolos mencionados anteriormente se basan en registros DNS que cumplen con ellos. La abreviatura DNS significa Sistema de Nombres de Dominio (Domain Name System). Su función principal es traducir diferentes nombres de dominio en direcciones IP que les correspondan. 

Añades esos registros creando una cadena de texto que contiene modificadores y mecanismos específicos, guardándola como un archivo TXT, accediendo a la configuración DNS y luego publicándola en la zona de archivos DNS de tu dominio. Sabemos que puede sonar un poco complicado, por lo que, como principiante en la autenticación de correos, lo que puedes hacer es:

• confiar en tu proveedor de servicios de correo electrónico. Algunos servicios, como Gmail, pueden generar automáticamente los registros SPF y DKIM. Si eres un remitente ocasional, puedes optar por esa opción. Sin embargo, si deseas profundizar en tu estado de entrega y datos, necesitarás hacer algunos cambios;
• contactar a un profesional para trabajar en tus registros DNS. Explícale tus necesidades de marketing por correo, y los configurará de manera que funcionen correctamente. También deberías recurrir a una persona con experiencia para evitar crear un registro incorrecto o duplicado;
• probar generadores de registros DNS. Puedes encontrar un servicio que genere una cadena de texto con toda la información necesaria sobre tu dominio en lugar de hacerlo tú.

En situaciones en las que también estés considerando cambiar de dominio debido a un rebranding o para mejorar la entregabilidad, es crucial seguir una estrategia precisa, no solo para mantener, sino también para mejorar potencialmente el rendimiento de tu marketing por correo.

3. Precalienta tu buzón

Añadir registros DNS es solo la mitad del trabajo. Si estás comenzando con un buzón y dominio nuevos, no puedes simplemente empezar a enviar muchos correos de inmediato.

Cada vez que creas una nueva cuenta para proceder con campañas de email marketing, el sistema lo ve como una nueva. Tiene una reputación neutral que puede cambiar en un minuto si eres demasiado activo y tratas de llegar a muchos prospectos. 

Para garantizar que tu cuenta sea confiable y tenga buena reputación, debe abordarse el precalentamiento del correo. En pocas palabras, es el proceso de enviar correos desde una cuenta nueva, comenzando con una pequeña cantidad de mensajes y aumentando gradualmente los límites. Al hacerlo, creas una buena reputación para tu dominio y dirección IP.

No debes usar tu dirección de correo recién creada para enviar muchos mensajes de inmediato, ya que cada proveedor de servicios de correo tiene su propio límite de envío. Si agotas todo el límite ofrecido de inmediato, el proveedor considerará tu campaña de correos como spam, poniendo en peligro tu cuenta de ser bloqueada. Y esto dañará tu reputación como remitente, llevando a una menor tasa de entregabilidad y, finalmente, a una campaña de email marketing ineficaz. Por lo tanto, envía menos lotes antes de aumentar el límite disponible. 

Entonces, ¿cómo precalentar tu dominio?

Existen dos enfoques posibles: puedes hacerlo manualmente o automáticamente. Puedes recurrir a un software de entregabilidad de correos que no solo pueda verificar la reputación de tu dominio y precalentarlo, sino también mantener constantemente altos niveles de entregabilidad. En cualquier caso, debes recordar que el proceso de precalentamiento lleva tiempo. No podemos indicar un período específico que necesitarás, aunque generalmente, continúa durante unos tres meses. 

Si decides optar por el precalentamiento manual de correos, aquí tienes algunos consejos que te ayudarán:

• establece tus límites diarios. Define un número específico de correos por día. Puede ser de 5 a 10 mensajes diarios. Ten cuidado y utiliza solo direcciones de correo cálidas, como tus colegas o clientes de largo plazo, para que interactúen con ellos. Necesitan abrir tus correos, marcarlos con una estrella, eliminarlos de la carpeta de Spam, marcarlos como "no es spam" y responderte con algunas frases;
• establece un horario. Elige un intervalo de tiempo específico para enviar tus correos. Al principio, necesitarás enviar correos todos los días. Esto garantiza que los proveedores de servicios de Internet identifiquen tu cuenta como activa;
• monitorea constantemente. Continúa enviando algunos correos a esas direcciones cálidas de correo electrónico durante dos semanas. Luego, realiza una auditoría del buzón. Si tus tasas de entrega y apertura son buenas, y el nivel de rebotes es bajo, puedes aumentar un poco tu volumen de envío. Por ejemplo, si comenzaste con cinco correos al día, ahora puedes pasar a 10.

4. Mantén limpia tu lista de correos

Una lista de correos es un grupo de direcciones de correo que los proveedores de servicios recopilan a través de diferentes fuentes, como blogs, sitios web u otras suscripciones. Una vez que hayas compuesto tu lista de correo, puedes usarla para enviar correos a las direcciones en la lista.

Es posible que ya hayas oído hablar de listas de correo precompuestas que puedes comprar en la web. Te advertimos: en ningún caso lo hagas. De lo contrario, pondrás en riesgo tu entregabilidad del correo porque la mayoría de los correos ni siquiera están verificados. Así que dedícale tiempo y esfuerzo.

Compilar una lista de correos es un proceso largo. Debes revisar los datos de los prospectos, extraer las direcciones de correo y verificarlas. Obtén el consentimiento de los usuarios, ¡lo cual es imprescindible! Y luego estarás listo para comenzar.

Sin embargo, ¿qué sucede cuando lograste crear una lista masiva de direcciones de correo verificadas? Piensas que todo el trabajo está hecho y no tienes que revisar esta base de datos pronto. Bueno, la situación es completamente opuesta. De lo contrario, todos tus esfuerzos serán en vano. Cualquier dato cambia y caduca mucho más rápido de lo que crees. Una limpieza regular de la lista es exactamente lo que necesitas para mantener tu lista de contactos actualizada y tu entregabilidad de correos a tasas altas.

Pero, ¿qué sucede si no limpias tu lista?

• tus rebotes aumentan. Cuando tu correo llega a una bandeja de entrada no válida o eliminada, recibes más rebotes duros, alertando a los proveedores de servicios de correo y reduciendo tu reputación como remitente;
• te etiquetan como spam. Si sigues enviando correos a personas que ya no los desean, terminarás con tus mensajes marcados como spam, lo que aumenta el riesgo de ser incluido en listas negras;
• pareces molesto. Nada es más frustrante que un remitente que no sabe lo que hace. Ni las redes de correo ni tus prospectos perdonarían enviar correos a la persona equivocada por las razones equivocadas.

Asegúrate de que tu lista esté siempre limpia y lista para la prospección: estarás seguro de que tus correos llegarán directamente a las bandejas de entrada relevantes.

5. Mantente alejado de la carpeta de spam

Uno de los mayores problemas para cualquier remitente de correos es cuando creas un correo y los servidores de recepción lo tratan como spam y lo redirigen a las carpetas de spam en lugar de las bandejas de entrada de los usuarios. Esto puede hacer que tus campañas sean casi invisibles e incluso incapacitar tu dominio. 

Si no tomas medidas para evitar que los correos vayan a spam, los proveedores de servicios de correo comenzarán a etiquetar tus mensajes como spam por defecto. Así, el porcentaje de correos enviados a spam solo aumentará, reduciendo tu puntuación de remitente. Como resultado, tu reputación será destruida y tu entregabilidad disminuirá significativamente. 

Es posible que nunca sepas por qué tu correo fue considerado spam. Aunque tu mensaje puede poseer ciertos criterios que hacen que los algoritmos lo muevan a la carpeta de spam de inmediato:

1. Usas palabras de spam en el contenido del correo o en sus líneas de asunto.
2. Usas direcciones IP compartidas.
3. Envías correos masivos sin haber configurado los registros DNS. 
4. Usas bases de datos de contactos compradas. 
5. Envías correos masivos sin haber precalentado previamente tu buzón. 
6. Tu puntuación de remitente es baja y la tasa de rebote es alta.
7. Envías correos masivos y no permites que los lectores se den de baja. 
8. Envías correos con imágenes , archivos adjuntos y enlaces. 

Sin asegurarte de que tus correos se entregan correctamente, es decir, que logras evitar la carpeta de spam, no tiene sentido enviar correos. 

Conclusión

Existen muchas estrategias de email marketing diseñadas para ayudarte a tener éxito con tus campañas de correo. Sin embargo, las prácticas de entregabilidad de correos están entre los enfoques más efectivos para mantener tus tasas de interacción al nivel adecuado.