Email d'évaluation des performances des employés : Qu'est-ce que c'est, quand l'envoyer et comment la rédiger

Toute entreprise repose sur ses employés. La cohésion de leur travail, leurs compétences et leurs connaissances aident à concrétiser les idées de la direction et à faire avancer le moteur des affaires. La gestion de tous les employés n'est pas une tâche facile, et l'un des aspects essentiels de cette gestion est le processus d'évaluation des performances. Plus vous avez de subordonnés, plus il devient difficile de parler à chacun et de les informer de leurs réussites ou de leurs échecs.

Afin de simplifier cette tâche, les emails d'évaluation des performances ont été mis en place.. Dans cet article, nous vous expliquerons ce que c'est, quand est le meilleur moment pour les envoyer, et nous vous donnerons des conseils pour créer de tels emails. Sans plus tarder, commençons.

Qu'est-ce qu'un email d'évaluation des performances des employés ?

Un email d'évaluation des performances est destiné à gérer les performances des employés au sein d'une entreprise. Souvent, ces emails sont rédigés par les chefs de département pour leurs employés, et chaque email évalue l'efficacité de leur travail depuis la dernière évaluation.

Mettre en pratique de tels emails permet de reconnaître l'efficacité des employés, de saluer leur contribution au succès de l'entreprise et de fournir un mécanisme de retour instantané. De plus, ces emails peuvent indiquer aux employés les domaines où ils peuvent s'améliorer, les compétences à acquérir et des conseils pour atteindre ces améliorations.

Quand est-il judicieux d'envoyer un email d'évaluation des employés ?

Comme il ressort déjà du sujet de l'email, il y a trois scénarios dans lesquels vous pouvez créer et envoyer un tel email :

1. Remplacer une évaluation formelle. Si le manager ne certifie pas formellement les compétences de l'employé, il écrit souvent un email d'évaluation. Cet email pourrait couvrir les forces et les faiblesses de l'employé depuis la dernière évaluation.
2. Reconnaissance des réalisations des employés. Les responsables de département peuvent également rédiger des emails de performance pour reconnaître un employé pour ses réalisations et saluer formellement sa contribution à une tâche donnée.
3. Envoyer une alerte à un employé. Avant d'envoyer un tel email d'avertissement, le manager discute généralement de manière informelle avec l'employé du comportement sur le lieu de travail ou de la mauvaise performance. Si la performance ne s'améliore pas, certains managers préfèrent envoyer un avertissement en précisant les conséquences éventuelles. Cela se produit généralement avant de prendre des mesures plus sérieuses.

Conseils pour créer un email d'évaluation des performances parfait

Si vous n'avez jamais pratiqué l'envoi d'emails d'évaluation des performances, il sera au début difficile de choisir le format, le contenu, le style de texte et d'autres aspects de la newsletter interne de l'entreprise. Voici quelques conseils pour vous aider à créer rapidement le modèle d'email idéal pour évaluer les performances des employés de l'entreprise.

Conseil #1. Les salutations sont essentielles 

Toute email formel commence par des salutations, et le vôtre devrait en faire de même. Comme il s'agit d'une newsletter professionnelle, votre salutation doit être formelle et commencer par le nom de l'employé. Par exemple : "Cher Monsieur Dupont". Cette approche permet à vos employés de savoir que les informations suivantes dans l'email les concernent.

Conseil #2. Expliquez la raison de votre email

L'évaluation des performances est un événement important, donc dans le premier paragraphe de votre email, vous devriez écrire pourquoi l'employé a reçu cet email. Il est essentiel d'expliquer pourquoi cet email est nécessaire pour que l'employé comprenne la situation et ce qui sera discuté plus loin dans l'email. Il est possible que l'employé ait réalisé un succès notable ou qu'il ait joué un rôle majeur dans la réalisation d'un projet important. Ou que les performances de l'employé aient chuté à un niveau insatisfaisant. 

Quelle que soit la raison, elle doit être mise en évidence dans l'email. De plus, il est utile d'indiquer la période que vous avez prise pour évaluer le niveau de performance de l'employé.

Conseil #3. Utilisez une évaluation numérique des compétences des employés

Évaluer la performance d'un employé à l'aide d'échelles numériques est une méthode assez efficace pour transmettre des informations. Lorsque vous rédigez un tel email, vous pouvez définir une échelle de mesure des performances qui explique ce que chaque valeur numérique signifie lors de l'évaluation de différentes catégories de travail, de compétences, etc. Par exemple, si vous évaluez sur une échelle de un à dix, essayez d'écrire ce que chaque nombre signifie. Un dix peut signifier que la performance de l'employé dans cet aspect est au-delà des éloges, tandis qu'un cinq est un résultat moyen qui répond à vos attentes. 

Une fois l'échelle de notation établie, vous pouvez définir des catégories de performance à évaluer. La qualité du travail, les compétences en communication, les connaissances professionnelles, les compétences sociales, etc. sont souvent évaluées. Pour chaque catégorie, fournissez une note numérique en utilisant l'échelle que vous avez créée. À côté de chaque évaluation, expliquez pourquoi ces aspects particuliers du travail ont été notés de cette manière.

Conseil #4. Ajoutez des commentaires d'un superviseur, d'un chef de département ou de l'équipe RH

Cette section est explicative, où vous pouvez décrire en détail pourquoi la performance de l'employé a été évaluée de cette manière et donner un retour honnête. La longueur de la section peut varier en fonction du nombre de commentaires que vous souhaitez formuler. Cependant, il est important de bien séparer les informations. Prenez un bloc pour mettre en évidence les forces de l'employé et louer les domaines où il s'est distingué. En outre, assurez-vous d'informer l'employé des domaines d'amélioration et de la manière dont il peut perfectionner ses compétences.

Vous pouvez terminer ce bloc par une brève conclusion et mentionner que l'employé peut vous contacter s'il a des questions concernant l'email et l'évaluation des performances.

Conseil #5. Ajoutez une conclusion professionnelle à votre email

Tous les aspects importants du travail ont été discutés et le retour a été donné dans l'email. Il est temps de dire au revoir. Cependant, cela doit être fait correctement. La conclusion formelle de l'email doit être "Cordialement", "Respectueusement" ou "Sincèrement", suivie de votre nom ou du nom du chef de département qui a réalisé l'évaluation des performances.

Si votre entreprise utilise encore des copies papier des emails, laissez suffisamment d'espace entre votre signature et votre nom tapé pour que vous puissiez signer à la main. Si l'employé reçoit l'email, il n'est pas nécessaire de laisser cet espace supplémentaire dans l'email.

Conseil #6. La relecture est indispensable

L'email de rapport de performance est prêt, mais ne vous précipitez pas pour appuyer sur le bouton "Envoyer". Relisez l'ensemble de l'email plusieurs fois et assurez-vous qu'il n'y a pas d'erreurs, de fautes de frappe ou d'autres oublis dans le texte. Il est également essentiel de vous assurer que vous avez tout dit dans l'email et que vous avez exprimé vos pensées comme vous l'aviez initialement prévu. Une fois que vous êtes sûr que l'email est prêt, envoyez-le à l'employé.

Structure d'un email d'é valuation des performances

Nous avons abordé les conseils de base pour créer un email d'évaluation des performances. En les mettant tous en pratique, vous obtiendrez un email avec la structure suivante :

Cher/Chère [Nom de l'employé]

[Court paragraphe introductif pour décrire qu'il s'agit d'un email de session d'évaluation des performances et que toutes les performances professionnelles seront jugées sur une échelle numérique].

[Nombre] — [Explication de ce que ce nombre représente par rapport à la performance et aux compétences de l'employé]. 

Important à noter : en fonction de votre échelle d'évaluation, il peut y avoir autant de paragraphes que vous le souhaitez. Par conséquent, nous passerons à la prochaine partie de l'email.

[Catégorie de performance] — [Nombre] : [Explication de la raison pour laquelle cette catégorie a reçu cette note]. 

Important à noter : il peut y avoir autant de paragraphes que nécessaire, car chaque évaluation est unique et le nombre d'aspects évalués peut varier.

[Vos commentaires ou commentaires du chef de département sur les points forts et faibles de l'employé, les traits de comportement mentionnés et des conseils pour améliorer la performance].

[Paragraphe final pour clôturer tout le processus d'évaluation des performances avec des informations de contact].

Cordialement, 

[Votre nom complet ou celui de la personne qui a réalisé l'évaluation des performances].

Exemple d'email d'évaluation des performances

Pour vous aider à créer rapidement des emails de retour d'information, nous avons créé un exemple de texte d'email que vous pouvez utiliser et modifier à votre guise.

Cher Monsieur Anderson,

Cet email est une évaluation de vos performances pour la période du 1er juin 2022 au 31 octobre 2022. Nous évaluerons des aspects tels que la qualité du travail, les compétences sociales et les connaissances professionnelles. Pour évaluer tous les aspects, nous utiliserons une échelle numérique :

• 5 — l'employé dépasse les attentes normales dans toutes ses tâches;
• 4 — l'employé satisfait avec succès aux attentes dans ses tâches et les dépasse dans certains domaines;
• 3 — l'employé répond aux attentes dans ses tâches attendues;
• 2 — l'employé ne répond pas aux attentes dans un ou plusieurs domaines;
• 1 — le travail de l'employé est inacceptable et nécessite une attention immédiate.

Qualité du travail — 5 : Monsieur Anderson accomplit toujours toutes les tâches efficacement et rapidement et consulte ses collègues pour éviter les erreurs.

Compétences sociales — 4 : La communication de Monsieur Anderson avec son équipe s'est améliorée depuis sa dernière évaluation des performances. Il est excellent pour expliquer des choses complexes en termes simples.

Connaissances professionnelles — 4 : Monsieur Anderson a accru sa compréhension et ses connaissances générales, et a amélioré les compétences essentielles.

Monsieur Anderson continue d'accomplir un excellent travail, et sa contribution au succès de l'entreprise est inestimable. Mais il y a toujours de la place pour s'améliorer. Nous vous conseillons de continuer à améliorer vos compétences professionnelles et de communiquer davantage avec vos collègues pour perfectionner vos compétences sociales.

Si vous avez des questions concernant cette évaluation des performances, n'hésitez pas à me contacter afin que nous puissions convenir d'un rendez-vous pour une réunion d'évaluation des performances. Mon numéro direct est le 382-689-721. Merci pour votre travail acharné. Vous êtes vraiment un employé apprécié.

Cordialement,

Jane Grimes

Conclusion

Les évaluations des performances sont une partie importante d'un système de gestion des performances des employés, et votre marketing par email doit être de haut niveau pour cela. Nous vous avons expliqué à quoi ressemblent ces emails et comment les créer. Cependant, nous pouvons également vous aider à créer des emails pendant la période d'évaluation des performances.