Guide pour rédiger une parfaite demande de congé payé (exemples inclus)

Les vacances sont une partie intégrante de tout emploi et un élément essentiel pour un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée. Il appartient aux employés de faire leur demande correctement auprès du service des ressources humaines. Selon les statistiques, rien qu'aux États-Unis, 65 millions de jours de congés ne sont pas utilisés. Dans cet article, nous allons vous montrer comment créer des demandes de congé payées parfaites pour ne pas faire partie de ces statistiques. Sans plus attendre, commençons.

Qu'est-ce que le PTO ?

Le PTO (Paid Time Off ou congé payé) est un avantage offert par les entreprises à leurs employés, leur permettant de prendre des congés tout en continuant à percevoir leur salaire pour les jours où ils sont absents. Les employeurs ne sont pas tenus de proposer des jours de congé, mais ceux qui le font paraissent plus attractifs pour les chercheurs d'emploi et les employés.

Pourquoi une demande de congé par email est importante

Un email de demande de congé est un moyen de communication qu’un employé peut utiliser pour informer ses supérieurs de son désir de prendre un congé payé. Chaque entreprise dispose de ses propres règles et réglementations concernant les congés, et un préavis suffisant avant de partir en vacances est l'une des règles de base.

Une demande de congé par email n'est pas seulement un moyen d'exprimer votre souhait de prendre un congé payé, mais aussi une manière de préparer votre département à votre absence et de planifier les actions de l'équipe pendant cette période.

Même si votre emploi ne propose pas de congés payés, notre article vous aidera à créer une demande formelle de congé irréprochable à envoyer à vos responsables RH et superviseurs.

Comment rédiger un email de demande de congé étape par étape

Rédiger un email de demande de congé nécessite un peu de préparation et de savoir-faire. Nous avons donc créé un guide pour vous accompagner dans la création de votre demande de congé par email.

Commencez par une ligne d’objet concise

Votre email doit être clair pour le service RH avant même d'être ouvert. Par conséquent, vous avez besoin d'une ligne d'objet simple, compréhensible et concise. Cela montre que vous respectez leur temps.

Voici quelques exemples typiques de lignes d'objet pour ce type d'email :

• « Demande de congé annuel : [Votre nom] — [Dates du congé] »;
• « Demande de congé : [Votre nom] »;
• « Demande de congé payé : [Votre nom] — [Dates du congé] »;
• « Demande de jours de congé pour [Dates du congé] : [Votre nom] ».

Comme vous pouvez le voir, ces lignes d’objet sont claires et montrent précisément pourquoi vous écrivez cet email.

Commencez le corps de votre email de demande de congé par une salutation

Une fois que vous avez rédigé la ligne d’objet de votre email simple de demande de congé, il est temps de structurer le corps du message. Vous pouvez commencer votre email de manière informelle avec une salutation et une introduction légère pour définir le ton global de l’email. Par exemple :

• « Bonjour [Nom du responsable RH]. Comment se passe votre journée ? »;
• « Salutations. J’espère que vous allez bien. »

N’oubliez pas que vous ne devez utiliser un ton informel que si votre entreprise le permet. Évitez les questions informelles si votre entreprise privilégie un style d’email plus formel et direct.

Indiquez votre demande de congé et les dates exactes

Nous en arrivons maintenant à la partie la plus importante de votre email : la demande de congé. Restez bref et clair en exprimant directement votre souhait de prendre des jours de congé et en indiquant les dates précises du début et de la fin de vos congés.

Une déclaration claire de votre demande et des dates éliminera toute confusion et permettra au responsable RH de déterminer s’il peut approuver votre demande. Par exemple :

• « Je souhaite utiliser mes jours de congé et partir en vacances du [JJ/MM/AAAA] au [JJ/MM/AAAA]. »;
• « Je vous écris pour demander des jours de congé. J’aimerais prendre une pause du [JJ/MM/AAAA — JJ/MM/AAAA]. »

Indiquez des raisons personnelles pour votre absence

Donner une raison pour votre congé n’est pas obligatoire, mais c’est un geste apprécié qui peut aider votre responsable RH à comprendre l’importance de cette période de repos pour vous.

Lorsque vous rédigez cette partie, restez court et concis, car il est peu probable que votre responsable RH ait le temps ou l’envie de lire une longue explication sur vos raisons personnelles.

Terminez votre email de demande de congé par un remerciement et une conclusion

Remerciez votre manager d’avoir pris en compte votre demande et d’avoir pris le temps de la lire, puis terminez votre email de manière amicale et professionnelle. Par exemple :

• « Merci pour votre temps et d’avoir pris en considération ma demande de congé. J’ai hâte d’avoir de vos nouvelles. Cordialement, [Votre nom]. »;
• « Je vous remercie pour votre attention et votre temps. Passez une excellente journée. [Votre nom]. »

Conseils pour rédiger un email de demande de congé

Connaître le processus de rédaction d’un email de demande de congé de A à Z est une excellente chose, mais connaître des astuces utiles en plus, c’est encore mieux. Ces conseils vous aideront à perfectionner votre propre email de demande de congé.

Faites vos recherches avant de rédiger un email de demande de congé

Avant de créer une demande de congé professionnelle, vous devez étudier les règles concernant la procédure de demande de congé payé dans votre entreprise. Les entreprises établissent souvent une politique de congés et la présentent aux nouveaux employés lors du processus d’intégration.

Si la politique de congés de l’entreprise n’est pas précisée, il est conseillé de discuter avec le service RH à l’avance pour qu’ils vous expliquent l’ensemble du processus. Ainsi, vous serez sûr que votre demande de congé sera conforme aux règles et que vous obtiendrez le nombre de jours autorisés pour vous reposer.

Choisissez à l’avance un moment idéal pour vos congés

Peu importe à quel point vous souhaitez partir en vacances immédiatement, vous devez prévenir vos responsables à l’avance. Cela permettra au service de se préparer à votre absence et de planifier les processus de travail ainsi que la charge de travail des autres employés pendant votre absence.

De plus, vous devez trouver un équilibre entre « partir en vacances quand vous voulez » et « partir en vacances quand vous le devez ». Prendre des vacances planifiées lorsque le service est sous pression maximale – avec des délais serrés et tout le monde débordé – n’est pas une bonne idée du point de vue de l’entreprise.

Vous devriez choisir les dates exactes de votre demande de congé pendant une période calme, entre les périodes les plus chargées du cycle d’activité de l’entreprise. Donnez à votre équipe un préavis suffisant s’il reste de grands projets à finaliser. À votre retour, vous retrouverez votre poste avec une énergie renouvelée après votre repos.

Trouvez des collègues pour vous remplacer temporairement

Si votre poste ne vous permet pas de tout préparer et terminer vos projets avant votre départ, et que vous devez trouver un collègue pour vous remplacer, organisez cela avant de soumettre votre demande. Assurez-vous avec un collègue qu’il pourra vous remplacer et prendre en charge vos tâches si votre demande de congé est approuvée. Ainsi, vous montrerez à votre responsable que rien n’a été négligé et que les tâches de travail ne s’accumuleront pas en votre absence.

Exemples d’emails de demande de congé

Maintenant que vous avez les connaissances et les conseils nécessaires, il est temps de passer à l’inspiration. Nous avons compilé plusieurs modèles d’emails formels de demande de congé qui vous donneront une idée précise de la structure idéale. Choisissez le modèle qui vous convient et personnalisez-le selon vos besoins et les règles de votre entreprise.

Exemple 1 de demande de congé par email

Objet : Demande de congé annuel : [Votre nom]

Bonjour, [Nom du responsable RH ou du chef de département],

J’espère que vous passez une bonne journée. Je voudrais demander un congé payé du [JJ/MM/AAAA] au [JJ/MM/AAAA]. J’ai besoin de ce temps pour recharger mes batteries et [donnez une raison pour le congé].

Durant cette période, je serai joignable par email professionnel à [indiquez votre adresse email ici] et [indiquez tout autre moyen de communication, le cas échéant]. Comme convenu, mes collègues ont accepté de prendre en charge mes tâches en mon absence, de sorte que tout sera fait dans les délais.

Merci d’avance,

[Votre nom]

Exemple 2 de demande de congé par email

Objet : Demande de congé : [Votre nom] — [Dates du congé]

Bonjour,

Je vous écris pour demander un congé. Je souhaiterais prendre des vacances du [JJ/MM/AAAA] au [JJ/MM/AAAA], période pendant laquelle je prévois de [indiquez la raison du congé]. Je suis en train de terminer mes tâches actuelles, et j’ai déjà organisé une couverture : [nom du collègue] prendra en charge toutes mes responsabilités en mon absence.

Merci de bien vouloir considérer ma demande de congé. J’ai hâte d’avoir de vos nouvelles.

Cordialement,

[Votre nom]

Exemple 3 de demande de congé par email

Objet : Demande de congé pour [Dates du congé] : [Votre nom]

Bonjour [Nom du responsable RH ou du chef de département],

Comment se passe votre semaine ? J’espère que tout va bien.

Pour aller droit au but : je souhaite demander un congé débutant le [JJ/MM/AAAA] et se terminant le [JJ/MM/AAAA]. Je vais terminer ma charge de travail actuelle, de sorte qu’aucune tâche en suspens ne sera laissée. Pendant mon absence, [nom du collègue] prendra en charge mes responsabilités, comme nous en avons discuté.

Merci pour votre temps et votre considération.

Excellente journée à vous,

[Votre nom]

En résumé

Partir en vacances doit être fait correctement, et une demande formelle bien rédigée est une étape clé du processus. Il est essentiel de prévenir à l’avance et d’indiquer clairement les dates souhaitées, les raisons et tout autre détail important qui aidera le département à se préparer à votre absence.

Bien que ces emails soient généralement courts, certaines personnes ont besoin d’un peu d’inspiration pour les rédiger correctement. Nous espérons que nos modèles gratuits vous aideront à écrire votre demande de congé.