55% des gens utilisent l'e-mail pour communiquer sur des questions liées au travail, et le secteur de l'éducation ne fait pas exception. En fait, le taux d'ouverture des e-mails et le taux de clics y sont les plus élevés par rapport à d'autres secteurs d'activité. Étant donné que l'e-mail est si largement utilisé dans les universités, il est crucial d'apprendre la bonne façon de communiquer par ce biais.
Dans cet article, nous allons explorer les moyens de renforcer l'aspect de vos e-mails aux professeurs, en abordant tous les aspects, de l'élaboration d'un titre attrayant à une conclusion formelle. En outre, nous vous présenterons les fonctionnalités de l'éditeur de Stripo qui vous aideront à créer et à organiser vos e-mails rapidement et facilement.
Quels e-mails les professeurs reçoivent-ils ?
46.8% des enseignants consultent leur e-mail professionnel plus de dix fois par jour. Voici les principaux types d'e-mails qu'ils reçoivent :
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Des questions sur le matériel de cours, le programme du cours, etc. ;
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Un retour d'information sur le devoir ;
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La notification d'une absence ou de problèmes personnels ;
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La discussion de conseils sur les études ou la carrière future ;
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La demande de recommandations ;
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La participation à la recherche ;
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La coopération ou la consultation avec diverses entreprises ;
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La prise de rendez-vous.
J'ai aussi demandé à cet expert à quelle fréquence les professeurs recevaient des e-mails de la part des étudiants et à quels e-mails ils prêtaient le plus d'attention.
Expert
Je reçois presque tous les jours des e-mails d'étudiants. La plupart concernent les notes et d'autres éléments connexes, mais ceux que je prends le plus au sérieux sont les e-mails des étudiants qui me disent ce qu'ils ont appris grâce à moi et qui expriment leur gratitude, ainsi que les messages plus personnels des étudiants qui rencontrent des difficultés en classe et/ou dans leur vie. Je réponds aussi aux étudiants qui me demandent des références professionnelles, et je les leur fournis presque toujours.
Expert
Il s'agit en premier lieu de communication institutionnelle avec mes étudiants (ceux pour qui je suis directeur de recherche, de stage, etc., ou enseignant d'une discipline). Ils sont généralement les plus nombreux. La part du lion des courriels est consacrée à des propositions de participation à divers événements scientifiques et pratiques. Viennent ensuite les informations sur les supports d'abonnement (si j'ai spécifié un courriel d'entreprise à cet effet), la correspondance avec des collègues d'autres universités et les projets auxquels je participe.
Comment écrire un e-mail à un professeur ?
Que vous soyez un étudiant souhaitant obtenir un retour sur un devoir en cours, un collègue scientifique ou un représentant d'une entreprise menant des recherches, il est important d'adopter un certain ton professionnel afin que vos e-mails soient remarqués et ne provoquent pas de réactions négatives. Examinons chaque aspect d'un tel e-mail.
Ligne d’objet
Commencez par une ligne d'objet claire et précise. Veillez à ce qu'il soit directement lié à l'objet de votre e-mail, afin que votre professeur puisse comprendre vos besoins au premier coup d'œil. Par exemple, utilisez "Demande de prolongation pour un travail de recherche" ou "Clarification sur le syllabus", selon votre situation.
Titre du professeur
Commencez votre e-mail par une formule de politesse. Optez pour des salutations formelles telles que “Monsieur/Madame” ou “Bonjour”, accompagnées du titre de votre professeur, qui peut être “Professeur [Nom]” ou “Docteur [Nom]”.
Selon les pays, la façon de s'adresser aux enseignants varie en fonction des normes culturelles et éducatives. Par exemple :
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États-Unis : Les professeurs sont souvent appelés "Professor Smith" ou "Dr. Smith", avec "Mr." ou "Ms." comme alternatives moins formelles.
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Royaume-Uni : Il est courant d'utiliser les titres académiques et les noms de famille, parfois les noms de famille seuls, dans un contexte formel.
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Allemagne : Les titres académiques corrects sont essentiels, avec des adresses formelles telles que "Herr Professor Doktor Schmidt".
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France : Les enseignants sont généralement appelés "Monsieur" ou "Madame", les titres académiques étant moins fréquemment utilisés dans les premiers niveaux d'enseignement.
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Japon : Le suffixe "-sensei" est ajouté aux noms de famille pour signifier le respect.
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Inde : Les adresses sont moins formelles, utilisant souvent "Sir" ou "Ma'am" sans préciser les noms.
Si vous nous lisez depuis d'autres pays, merci d'indiquer dans les commentaires comment vous vous adressez aux professeurs dans ces pays. Nous nous ferons un plaisir de l'ajouter à l'article.
Autoprésentation
Présentez-vous, en indiquant votre nom et le cours auquel vous participez, par exemple : "Je m'appelle Alex et je me suis inscrit à votre cours ___". Il est utile de préciser votre nom, car les professeurs ont souvent plusieurs classes et ne reconnaissent pas forcément tous les étudiants. Si vous êtes déjà connu de votre professeur, commencez simplement par une salutation amicale comme "J'espère que votre semaine se passe bien" ou "Joyeux vendredi !".
Expliquer clairement votre objectif
En préparant cet article, je suis tombé sur de nombreuses astuces pour que votre message principal reste concis. Les professeurs eux-mêmes écrivent aussi à ce sujet sur Quora.
Après votre introduction, il est essentiel d'indiquer directement la raison pour laquelle vous contactez votre professeur, en restant bref en raison de leur emploi du temps serré. Trouvez un équilibre entre le formel et le décontracté, en évitant le langage familier et l'humour. Précisez toute action que vous attendez de lui, comme une prolongation de délai ou une demande de retour d'information.
Voici une astuce d'expert qui résume ce que nous avons dit ci-dessus :
Expert
Il est préférable que les e-mails soient courts et précis et qu'ils ne soient pas trop informels. Utilisez des lignes d'objet et ne commencez pas par un “Salut“ ou une demande. C'est une attitude rebutante.
Expert
Que faut-il éviter ? Il y a trois groupes principaux :
a) le manque de spécificité, l'illogisme, le caractère déraisonnable - si quelque chose est proposé, le professeur analyse automatiquement le texte le long de la chaîne : quelle est l'essence, le but, la tâche et quelle est ma fonction ou mon rôle ici ?
b) les références à des sources, des personnes, etc., dont l'existence et l'origine sont difficiles à vérifier, à vérifier et à confirmer. C'est un facteur de fiabilité et de véracité des informations ;
c) l'analphabétisme et le flou des déclarations, car dans la plupart des cas, cela conduit à la fin de la correspondance, si la situation le permet, ou à un nombre infini de courriels de clarification concernant la perception correcte des informations par les deux parties ;
d) le manque de respect - au moins envers le titre, au plus envers l'expérience.
Quelle doit être la longueur du texte ? Tout dépend de la situation. Vous pouvez lire de longues lettres s'il s'agit d'une correspondance déjà établie sur un sujet particulier. Pour les professeurs, la quantité de texte est acceptable. L'essentiel est de savoir si cela vaut la peine d'être lu :). Je peux lire jusqu'à 800-1000 caractères dans un e-mail entier. S'il s'agit de la première lettre de demande de renseignements, il est préférable de convenir du format de la correspondance ultérieure, à la fois dans la lettre elle-même et dans les fichiers joints.
Accélérez le processus de création d'e-mails avec Stripo
Imaginons que vous envoyiez une demande de recherche à plusieurs experts. C'est là que vous pouvez utiliser les modules de contenu Stripo pour construire des e-mails plus rapidement. Ces blocs permettent de sauvegarder, de combiner et de déplacer facilement des détails importants d'un message à l'autre, ce qui accélère le processus lorsque vous avez de nombreux e-mails à envoyer. Nos modèles d'e-mails sont structurés pour se diviser automatiquement en ces sections gérables, toutes accessibles dans votre bibliothèque personnelle.
(Source : Éditeur Stripo)
D'ailleurs, si vous représentez une université ou une entreprise souhaitant collaborer avec des professeurs, jetez un coup d'œil à ce modèle de Stripo. Il montre comment présenter des informations de manière attrayante et structurée. Comme d'habitude, vous pouvez modifier et personnaliser tous les éléments selon vos besoins.
Clôture formelle
Terminez votre e-mail par une note de remerciement, en exprimant votre appréciation par des phrases telles que “Merci pour votre compréhension et votre soutien” ou un simple “Merci pour le temps que vous m'avez consacré”. Terminez par une conclusion courtoise, en utilisant votre prénom. Des formules simples et respectueuses comme “Au revoir”, “Merci”, “Cordialement” ou “Salutations” sont conseillées.
Étiquette de suivi
Est-il nécessaire de répondre à un professeur après avoir déjà reçu une réponse de sa part ? Deborah J. Cohan, professeur de sociologie à l'université de Caroline du Sud-Beaufort, a noté dans son article que s'adresser à un professeur sans répondre ni même vérifier ses e-mails par la suite est considéré comme très impoli.
Il y a même eu toute une discussion à ce sujet sur Reddit. Les avis étaient partagés : pour certains, remercier pour la réponse était une règle de base de l'étiquette, tandis que d'autres craignaient de distraire le professeur une fois de plus avec leur nouveau message. Mais un utilisateur de ce fil de discussion, qui enseigne lui-même à l'université, a insisté sur le fait qu'il était indispensable de remercier. Selon eux, cette manière permet non seulement d'être poli, mais aussi de confirmer que l'on a tout compris.
Grammaire correcte
Que le professeur enseigne les sciences humaines ou les sciences, lui envoyer un e-mail avec des erreurs grammaticales est quelque chose que vous voulez éviter.
La révision du texte est essentielle, et avec l'éditeur Stripo, vous pouvez facilement vérifier que votre texte ne contient pas d'erreurs grâce à l'outil GenAI intégré. Cet outil vous aide à améliorer votre e-mail en corrigeant la grammaire, à raccourcir ou compléter le texte, à traduire et même à changer le ton du message.
(Source : Éditeur Stripo)
J’ai également demandé à notre expert de me donner un exemple intéressant de la vie réelle.
Expert
La correspondance avec les étudiants est une quête quotidienne :). Une quête intéressante et extraordinaire ? Peut-être lorsqu'on m'a demandé de répondre à une enquête sur la vision du développement futur de l'Ukraine dans le contexte des industries, des orientations et des domaines prioritaires des moteurs économiques. Qu'est-ce qui a rendu ce courrier électronique mémorable ? En plus d'un questionnaire bien formulé, la lettre était clairement et logiquement construite avec une justification rationnelle des raisons pour lesquelles « mon » opinion est intéressante et importante pour eux.
Exemple d'e-mail adressé à un professeur
En suivant toutes les recommandations, j'ai pris l'exemple d'un e-mail adressé à un professeur pour lui demander de rejoindre un cours de physique. J'ai été poli et j'ai exprimé l'essentiel du message, en faisant remarquer à quel point l'étudiant était impressionné par le travail du professeur, ce qui est aussi conseillé par les experts.
(Source : Modèle de Stripo)
Conclusion
La maîtrise de l'étiquette des e-mails est essentielle pour votre carrière universitaire. Dans cet article, nous avons abordé l'importance d'une communication respectueuse et claire avec les professeurs, ainsi que la façon dont l'éditeur Stripo simplifie le processus de création d'e-mails et les rend plus attrayants.
En utilisant les outils de Stripo, vous pouvez organiser et personnaliser efficacement vos messages, en veillant à ce qu'ils trouvent un écho auprès de vos destinataires. Nous sommes là pour vous aider à améliorer vos compétences en matière d'e-mail. Nous vous souhaitons beaucoup de succès dans vos études — Stripo est heureux d'être un élément de votre boîte à outils universitaire.