Les 10 meilleurs outils de gestion de tâches pour les spécialistes en marketing par e-mail

Imaginez une journée typique pour un spécialiste en marketing par e-mail. Cela peut être un métier de rêve, impliquant des solutions créatives et un travail d’équipe avec des rédacteurs, des designers, des analystes et d’autres professionnels. Mais sans organisation adéquate, tout peut rapidement mal tourner.

Voici les principaux problèmes que vous pourriez rencontrer en travaillant :

• Dispersion de l’équipe : tous les membres travaillent à distance, ce qui peut entraîner des problèmes de communication ;
• Différents programmes : chacun utilise des logiciels variés pour les e-mails, l’analyse, les CRM et autres outils, compliquant le partage d’informations et la coordination des tâches ;
• Surcharge de tâches : les tâches peuvent s’accumuler rapidement, rendant le suivi des statuts et des priorités difficile ;
• Communication inefficace : les échanges constants via e-mail, messageries diverses et appels téléphoniques peuvent entraîner la perte d’informations importantes et compliquer l’interaction avec l’équipe.

Pour vous aider à résoudre ces problèmes, nous lançons une série d’articles sur des outils utiles pour les spécialistes en marketing par e-mail. Notre premier sujet concerne les logiciels de gestion de projets et de tâches. Nous explorerons des plateformes qui aident à organiser les tâches et projets, simplifient la gestion du temps et améliorent la communication en équipe. Cela vous permettra de consacrer plus de temps à la planification stratégique et aux processus créatifs plutôt qu’aux approbations constantes et à la crainte que quelque chose ait été oublié.

Ce guide s’adresse à ceux qui cherchent encore comment structurer leurs tâches, à ceux qui souhaitent changer d’outils ou aux équipes qui veulent s’unir autour d’une seule plateforme.

Pourquoi avez-vous besoin d’un gestionnaire de tâches ?

Maintenant, imaginons votre journée idéale.

1. Vous commencez la matinée avec une tasse de café chaud et vous préparez pour une journée productive.
2. Vérification des tâches : utilisez votre application de gestion de tâches pour examiner votre liste de tâches en cours et mettre à jour leurs statuts et priorités. Identifiez vos collègues directement dans les cartes des tâches les concernant.
3. Communication avec l’équipe : utilisez une solution de visioconférence et un messager unifié pour discuter des projets avec vos collègues.
4. Analyses : utilisez des programmes pratiques pour analyser vos campagnes marketing et préparer vos rapports.
5. En fin de journée, vous mettez à jour votre liste de tâches et marquez vos progrès. Quel plaisir de marquer une tâche comme « Terminée » ! Vous êtes satisfait de votre travail, vous accomplissez toutes vos missions, et le soir, vous pouvez vous consacrer à vous-même et à vos proches.

Ça semble génial, non ? Voyons comment un gestionnaire de tâches structure ce processus de travail.

Le flux de travail

Généralement, le flux de travail dans un outil de gestion des tâches ressemble à ceci :

1. Création : à cette étape, de nouvelles tâches sont créées.
2. Attribution : les tâches sont déléguées aux membres de l’équipe.
3. Priorisation : cette étape permet de définir les priorités des tâches en fonction de leur urgence et de leurs délais.
4. Planification : utile si une tâche est terminée ou si une priorité change soudainement.
5. Collaboration : cette fonctionnalité coordonne le travail de différents spécialistes sur le même projet, par exemple, un rédacteur et un designer.
6. Communication : cette étape permet des échanges internes efficaces dans l’outil de gestion des tâches.

Efficacité de l’ensemble de l’entreprise

Quels avantages un outil de gestion de tâches apporte-t-il à votre entreprise en organisant efficacement les tâches et responsabilités quotidiennes ?

1. Respect des délais
   Les outils de gestion de tâches aident à respecter les échéances grâce à des rappels et alertes constants. Cela garantit une synchronisation optimale entre les responsables d’équipe et les membres.
2. Efficacité et productivité accrues
   Les outils rationalisent les flux de travail, augmentant ainsi l’efficacité et la productivité.
3. Gestion de la charge de travail
   Ils permettent une gestion en temps réel et une répartition équitable des tâches, assurant un processus fluide.
4. Allocation des ressources
   Les outils dirigent efficacement les talents et ressources vers les canaux ou plateformes appropriés.
5. Productivité renforcée
   En suivant rigoureusement une liste de tâches, les outils améliorent la productivité.
6. Mobilité et accessibilité
   Peu importe l’endroit, ces outils garantissent un accès aux tâches et détails des projets depuis différents appareils (PC, mobiles, tablettes).
7. Amélioration de la qualité du travail
   Grâce à une meilleure visualisation et analyse des tâches, les outils favorisent une qualité de travail supérieure.

Un outil de gestion des tâches vous aide à organiser, prioriser et répartir les tâches entre les membres de l’équipe. Il facilite également le suivi des statuts des tâches, améliorant ainsi la collaboration et la communication, même si tout le monde travaille à distance ou utilise différents logiciels. Selon CoSchedule, les utilisateurs de logiciels de gestion de projet sont 426 % plus susceptibles de réussir.

Mais comment choisir l’outil idéal ?

Critères de sélection

Voici quelques facteurs à considérer lors du choix de votre outil de gestion des tâches :

1. Types de tâches réalisées.
2. Taille de l’organisation (PME ou grande entreprise).
3. Nécessité d’un accès à distance.
4. Besoins en analyse des données.
5. Intégration avec d’autres systèmes.
6. Adaptabilité pour la personnalisation.
7. Interface conviviale.
8. Mesures de sécurité.
9. Options de mise à l’échelle.
10. Rapports en temps réel.

Pour simplifier la recherche, nous avons analysé les outils de gestion les plus populaires parmi les spécialistes en marketing par e-mail. Voici un aperçu.

Top 10 des outils de gestion de tâches

Nous avons étudié les discussions dans la communauté Women of Email ainsi que sur Email Geeks, Reddit et Quora. Bien que les avis varient, certaines plateformes se démarquent.

Voici la liste des outils les plus populaires :

1. Asana
2. ClickUp
3. Monday
4. Jira
5. Wrike
6. Trello
7. Notion
8. Airtable
9. Smartsheet
10. Workfront

Notre département marketing utilise divers outils, mais Trello, Asana, Notion et Airtable sont les préférés.

Il est important de noter que la popularité ne garantit pas l’efficacité ou la pertinence d’un outil. Le choix d’un outil dépend surtout de vos besoins. Si vous débutez dans l’organisation de votre travail ou cherchez une solution commune pour votre équipe, cette liste peut vous inspirer.

Passons en revue chaque outil.

Asana

Asana est un excellent logiciel de gestion de tâches adapté aux petites entreprises et grandes organisations. Même la version gratuite inclut des projets, des tâches et un stockage illimités (fichiers individuels limités à 100 Mo). Vous pouvez connecter plus de 100 applications externes. De plus, son design minimaliste est agréable à utiliser.

(Source : Asana)

Avantages

• Collaboration avec l’équipe ;
• Création de projets à partir de zéro ;
• Modèles prêts à l’emploi pour le marketing ;
• Affichages variés (liste/tableau/chronologie/calendrier) ;
• Transfert de projets existants (Google Sheets, Trello, etc.) ;
• Analyse des performances ;
• Applications desktop et mobile.

Notre gestionnaire de contenu, Artem, adore le design de son tableau Asana et trouve satisfaction à clôturer des tâches.

(Source : Asana)

Tarifs

• Version gratuite disponible en permanence ;
• Essai gratuit des fonctionnalités premium pendant 30 jours ;
• Version premium : 10,99 $ par utilisateur/mois.

Idéal pour

• Petites entreprises et grandes organisations.

ClickUp

ClickUp se présente comme un espace de travail et un service d'amélioration de la productivité. Il propose de nombreuses fonctionnalités et options de personnalisation avancées pour vos projets. L'interface peut sembler complexe au départ, mais des conseils interactifs sont là pour aider. À noter que les éléments de design ludiques et les messages contextuels rendent le travail plus agréable.

(Source : ClickUp)

Avantages

• collaboration avec l’équipe et tableau blanc intégré, similaire à Miro ou Figma ;
• utilisateurs illimités ;
• création de projet à partir de zéro ;
• modèles prêts à l'emploi pour le département marketing ;
• variations des affichages (liste/tableau/chronologie/calendrier) ;
• outil de suivi du temps ;
• chat intégré ;
• intégration avec Jira et Trello ;
• personnalisation poussée selon vos besoins ;
• analyses de performance ;
• application de bureau ;
• application mobile.

(Source : ClickUp)

Tarifs

• version gratuite disponible en permanence ;
• illimité : 7 $ par mois/an ; 10 $ par mois ;
• business : 12 $ par mois/an ; 19 $ par mois ;
• business plus : 19 $ par utilisateur/mois/an ; 29 $ par mois ;
• entreprise : sur devis.

Idéal pour

• petites entreprises et grandes organisations ;
• collaboration avec des développeurs.

Monday

Monday.com est un acteur majeur de la gestion des tâches, offrant des flux de travail automatisés évolutifs et conviviaux. Il est idéal pour les tâches individuelles et d'équipe, avec une interface claire, un design coloré et des éléments d'animation. L'IA intégrée impressionne par sa capacité à créer un espace de travail adapté à vos préférences et à fournir des conseils pour son utilisation.

(Source : Monday)

Avantages

• collaboration avec l'équipe ;
• création de projet à partir de zéro ;
• modèles prêts à l'emploi pour le marketing et les e-mails ;
• création d'un espace de travail personnalisé grâce à l'IA ;
• variations des affichages (tableau/chronologie/calendrier, etc.) ;
• intégrations : 200+ services populaires et accès à l'API ;
• automatisation sans code : mises à jour de statut, notifications par e-mail et autres fonctionnalités ;
• design convivial ;
• application de bureau ;
• application mobile.

(Source : Monday)

(Source: Monday)

Tarifs

• version gratuite disponible en permanence ;
• basique : 8 € par utilisateur/mois ;
• standard : 10 € par utilisateur/mois ;
• pro : 19 € par utilisateur/mois ;
• entreprise : sur devis.

Idéal pour

• petites entreprises et grandes organisations ;
• collaboration avec des développeurs.

Jira

Bien que Jira soit principalement associé au développement logiciel, il peut être personnalisé pour divers types de projets, y compris des campagnes de marketing par e-mail. Ce produit est parfait pour planifier, attribuer et consulter l'historique de vos projets. Bien que Jira puisse sembler moins convivial pour les utilisateurs non techniques, il constitue une excellente option pour les équipes déjà familiarisées ou cherchant une plateforme centralisée. Une fois habitué, il peut même être difficile de passer à un autre logiciel.

(Source : Jira)

Avantages

• collaboration avec l'équipe ;
• création de projet à partir de zéro ;
• modèles prêts à l'emploi pour le marketing ;
• contrôle des campagnes e-mail à chaque étape ;
• variations des affichages (chronologie/arrière-plan/tableau/navigateur) ;
• intégrations : 1000+ applications externes ;
• personnalisation avancée ;
• analyses de performance approfondies ;
• application de bureau ;
• application mobile.

(Source : Jira)

Tarifs

• version gratuite disponible en permanence ;
• standard : 7,75 $ par utilisateur/mois ;
• premium : 15,25 $ par utilisateur/mois ;
• entreprise : sur devis ; paiement annuel uniquement.

Idéal pour

• grandes entreprises et corporations ;
• collaboration avec des développeurs.

Wrike 

Wrike offre un design clair et interactif, semblable à Jira, mais plus coloré. Une fois familiarisé avec la navigation, ses fonctionnalités et widgets se révèlent très utiles. La plateforme propose des solutions personnalisées et avancées, idéales pour les équipes de création, marketing, gestion de produit, et IT.

(Source : Wrike)

Avantages

• collaboration avec l'équipe ;
• création de projet à partir de zéro ;
• modèles prêts à l'emploi pour campagnes marketing ;
• variations des affichages (tableau/chronologie/calendrier) ;
• ajout de widgets supplémentaires au projet ;
• intégrations structurées par catégories ;
• API ouverte ;
• analyses de performance ;
• design clair ;
• application de bureau ;
• application mobile.

(Source : Wrike)

(Source: Wrike)

Tarifs

• version gratuite disponible en permanence ;
• version premium d’essai pendant 14 jours ;
• professionnel : 9,80 $ par utilisateur/mois (minimum deux utilisateurs) ;
• business : 24,80 $ par utilisateur/mois ;
• entreprise : sur devis ;
• pinnacle : sur devis.

Idéal pour

• grandes entreprises et corporations.

Trello

Trello est un autre projet des développeurs de Jira — Atlassian, mais il se distingue par sa simplicité remarquable. Ses tableaux de style Kanban intuitifs avec des cartes glisser-déposer le rendent accessible à tous les utilisateurs. Vous pouvez facilement suivre les étapes d’un projet grâce à des listes personnalisables comme "en cours" ou "terminé". Vous pouvez également ajouter des commentaires, des fichiers et des étiquettes, taguer des collègues et leur attribuer des tâches.

(Source : Trello)

Avantages

• collaboration avec l’équipe ;
• création de projet à partir de zéro ;
• modèles prêts à l’emploi pour le département marketing ;
• utilisateurs illimités ;
• intégrations illimitées avec des services populaires ;
• facilité d’utilisation ;
• variations d’affichage dans la version premium (tableau/calendrier/chronologie) ;
• application de bureau ;
• application mobile.

(Source : Trello)

(Source: Trello)

Tarifs

• version gratuite disponible en permanence ;
• essai premium de 30 jours ;
• standard : 5 $ par utilisateur/mois si facturé annuellement (6 $ facturé mensuellement) ;
• premium : 10 $ par utilisateur/mois si facturé annuellement (12,50 $ facturé mensuellement) ;
• entreprise : 17,50 $ par utilisateur/mois — facturé annuellement (210 $ par utilisateur/an).

Idéal pour

• freelances, petites équipes et startups.

Notion

Notion est un outil de travail polyvalent et personnalisable qui aide les équipes et les individus à gérer des tâches, des documents, des bases de données et bien plus encore. Bien que Notion ne soit pas spécifiquement conçu pour le marketing par e-mail, sa flexibilité permet de l’adapter à diverses tâches, y compris la planification et l’exécution de campagnes. Son plus grand atout est la création d’une bibliothèque de connaissances utile pour votre équipe.

(Source : Notion)

Avantages

• collaboration avec l’équipe ;
• création de projet à partir de zéro ;
• modèles prêts à l’emploi pour le département marketing ;
• base de connaissances : dépôt de matériaux précieux pour votre équipe ;
• intégrations : Google Drive, calendrier, Typeform, Trello, etc. ;
• analyses de performance ;
• application de bureau ;
• application mobile.

(Source: Notion)

Tarifs

• version gratuite disponible en permanence ;
• plus : 8 $ par utilisateur/mois ;
• business : 15 $ par utilisateur/mois.

Idéal pour

• freelances, petites équipes et startups.

Airtable

Airtable combine la familiarité des tableurs (comme Google Sheets ou Excel) avec la flexibilité d’une application de projet sur mesure. Son interface intuitive, glisser-déposer, vous permet de gérer visuellement vos tâches et projets. Vous pouvez ajouter des images, des graphiques et des diagrammes, les assigner à des membres de l’équipe et discuter via des commentaires.

(Source : Airtable)

Avantages

• collaboration avec l’équipe ;
• création de projet à partir de zéro ;
• modèles prêts à l’emploi pour le département marketing ;
• transfert d’un projet existant depuis un autre service (Excel, Jira, Trello, etc.) ;
• application de bureau ;
• application mobile.

(Source: Airtable)

Tarifs

• version gratuite disponible ;
• équipe : 20 $/utilisateur/mois ;
• business : 45 $/utilisateur/mois ;
• plan entreprise : personnalisé selon les besoins de l’organisation.

Idéal pour

• petites entreprises et grandes organisations.

Smartsheet

Smartsheet est une plateforme de gestion de projets et de collaboration dotée de nombreuses fonctionnalités. Son interface peut paraître vieillotte et complexe à première vue, mais elle offre un énorme potentiel pour ceux qui souhaitent explorer ses fonctionnalités.

(Source : Smartsheet)

Avantages

• collaboration avec l’équipe ;
• création de projet à partir de zéro ;
• modèles prêts à l’emploi pour le département marketing ;
• variations d’affichage (grille/Gantt/carte) ;
• stockage et partage d’informations sur une seule plateforme ;
• automation : rappels pour les échéances de contenu, évaluations A/B ou suivis ;
• intégrations : connectez-vous à votre plateforme d’e-mail marketing via API ;
• suivi et reporting : surveillez des indicateurs clés comme les taux d’ouverture, clics et conversions ;
• création de tableaux de bord pour visualiser la performance des campagnes ;
• application de bureau ;
• application mobile.

(Source: Smartsheet)

Tarifs

• version gratuite disponible ;
• pro : 7 $/utilisateur/mois (facturé annuellement) ;
• business : 25 $/utilisateur/mois (facturé annuellement) ;
• entreprise : sur devis.

Idéal pour

• petites entreprises et grandes organisations.

Workfront

Workfront est une solution complète de gestion de tâches conçue pour les entreprises. La plateforme est moderne et conviviale, bien qu’un peu complexe au début. Heureusement, des guides d’intégration et des tutoriels facilitent la prise en main. Avec un mélange d’esthétique professionnelle et de fonctionnalités accessibles, Workfront garantit une gestion efficace et agréable des tâches.

(Source : Workfront)

Avantages

• collaboration avancée avec attribution des tâches ;
• outils intégrés de visualisation de projets ;
• modèles prêts à l’emploi pour démarrer rapidement ;
• visualisations multiples (liste/tableau/Gantt/chronologie) ;
• gestion robuste du temps et des ressources ;
• intégrations avec Slack et Adobe Creative Cloud ;
• personnalisation profonde pour des flux adaptés ;
• rapports et tableaux de bord pour suivre les performances ;
• application de bureau ;
• application mobile.

(Source: Workfront)

Tarifs

• contactez un représentant pour un devis.

Idéal pour

• petites équipes, grandes entreprises et corporations.

Conclusion

Après avoir exploré les fonctionnalités de dix outils populaires (Asana, ClickUp, Monday, Jira, Wrike, Trello, Notion, Airtable, Smartsheet et Workfront), il est clair qu'il n'existe pas de solution universelle. L'outil idéal pour votre marketing par e-mail dépend de vos besoins spécifiques, de la taille de votre équipe et de la nature de vos projets.

Trello et Notion sont d’excellentes options pour les freelances, les petites équipes et les startups. La simplicité de Trello et les tableaux de style Kanban permettent de démarrer rapidement, tandis que la flexibilité de Notion peut s'adapter à l'évolution de vos besoins. Si vous recherchez le meilleur logiciel de gestion des tâches pour les particuliers, faites attention à eux.

Les grandes entreprises peuvent trouver Jira, Wrike ou Workfront plus adaptés. Les capacités avancées de suivi de projet et de gestion des problèmes de Jira, la gestion robuste des ressources de Wrike, et les intégrations au niveau de l’entreprise offertes par Workfront peuvent simplifier la gestion de campagnes de marketing par e-mail complexes.

Des outils comme Jira, ClickUp et Monday peuvent être particulièrement avantageux si vous collaborez étroitement avec des développeurs. Les fonctionnalités conviviales de Jira pour les développeurs, les flux de travail personnalisables de ClickUp et la gestion de projet agile de Monday les rendent parfaitement adaptés pour combler le fossé entre les équipes marketing et de développement.

En fin de compte, le choix de l'outil doit s'aligner sur votre flux de travail, vos objectifs et la dynamique de votre équipe. Pour tirer le meilleur parti de vos heures de travail, prenez le temps d'évaluer vos besoins et de sélectionner un outil qui améliore votre productivité, favorise la collaboration et vous permet d'atteindre votre plein potentiel. Et quels outils utilisez-vous ? Que pouvez-vous recommander et qu'est-il préférable d'éviter ?

Tous ces instruments vous aideront à maximiser votre efficacité au travail, tandis que Stripo vous aidera à gérer les e-mails.