Email di revisione delle prestazioni dei dipendenti: Cos'è, quando inviarlo e come scriverlo

Qualsiasi azienda è composta dai dipendenti che vi lavorano. La coesione del loro lavoro, le loro competenze e conoscenze aiutano a realizzare le idee della direzione e a mettere in moto il motore del business. Gestire tutti i dipendenti non è un compito facile e uno degli aspetti della gestione è il processo di valutazione delle prestazioni. Più subordinati hai, più diventa difficile comunicare con tutti e informarli dei loro successi o fallimenti.

Per facilitare questo compito, ci sono le email di valutazione delle prestazioni. In questo articolo spiegheremo cosa sono, quando è il momento migliore per inviarle e daremo alcuni consigli su come crearle. Quindi, senza ulteriori indugi, iniziamo.

Cos'è un'email di valutazione delle prestazioni dei dipendenti?

Un'email di valutazione delle prestazioni serve a gestire le prestazioni dei dipendenti all'interno di un'azienda. Spesso queste email sono redatte dai responsabili di reparto per i loro dipendenti, valutando l'efficacia del loro lavoro dall'ultima revisione.

Implementare questo tipo di email nella pratica consente di dichiarare l'efficacia dei dipendenti, riconoscere il loro contributo al successo dell'azienda e fornire un meccanismo di feedback istantaneo. Inoltre, queste email possono mostrare ai dipendenti le aree in cui possono migliorare, le competenze da acquisire e suggerimenti o consigli per raggiungere questi miglioramenti.

Quando è opportuno inviare un'email di valutazione delle prestazioni?

Come è già chiaro dal soggetto dell'email stessa, ci sono tre scenari in cui puoi creare e inviare questo tipo di email:

1. Sostituzione di una revisione formale del dipendente. Se il responsabile non certifica formalmente le competenze del dipendente, spesso scrive un'email di valutazione. Questa email potrebbe trattare i punti di forza e di debolezza del dipendente dall'ultima verifica.
2. Riconoscimento del successo del dipendente. I responsabili di reparto possono anche scrivere email di valutazione delle prestazioni per riconoscere formalmente il successo di un dipendente e il suo contributo a un compito specifico.
3. Invio di un avviso a un dipendente. Prima di inviare un'email di avviso, il responsabile discute generalmente in modo informale con il dipendente il comportamento sul posto di lavoro o il rendimento scarso. Se le sue prestazioni non migliorano, alcuni responsabili preferiscono inviare un avvertimento su ulteriori conseguenze. Di solito questo accade prima di prendere provvedimenti più seri.

Consigli per creare la perfetta email di valutazione delle prestazioni

Se non hai mai inviato email di valutazione delle prestazioni, all'inizio potrebbe risultare complesso scegliere il formato, il contenuto, lo stile del testo e altri aspetti della newsletter interna dell'azienda. Abbiamo raccolto alcuni suggerimenti che ti aiuteranno a creare rapidamente il modello di email perfetto per il processo di valutazione delle prestazioni dei dipendenti da utilizzare in seguito.

Consiglio #1. I saluti sono essenziali 

Ogni email formale inizia con un saluto, e così dovrebbe essere anche la tua. Poiché si tratta di una newsletter professionale, il tuo saluto dovrebbe essere formale e iniziare con il nome del dipendente. Ad esempio: "Caro Sig. Rossi". Questo approccio permette ai tuoi dipendenti di sapere che le informazioni seguenti nell'email si applicano a loro.

Consiglio #2. Spiega il motivo della tua email

La valutazione delle prestazioni è un evento importante, quindi nel primo paragrafo della tua email dovresti spiegare perché il dipendente ha ricevuto questa email. È essenziale spiegare perché questa email è necessaria affinché il dipendente comprenda la situazione e ciò che verrà discusso ulteriormente nell'email. È possibile che il dipendente abbia raggiunto un successo notevole o abbia svolto un ruolo di primo piano nel completamento di un progetto significativo. Oppure le prestazioni del dipendente potrebbero essere scese a un livello insoddisfacente. 

Qualunque sia il motivo, deve essere evidenziato nell'email. Inoltre, è utile indicare il periodo considerato nella valutazione delle prestazioni del dipendente.

Consiglio #3. Implementa una valutazione numerica delle competenze del dipendente

Valutare le prestazioni di un dipendente utilizzando scale digitali è un metodo piuttosto efficace per trasmettere informazioni. Quando crei questo tipo di email, puoi impostare una scala di valutazione delle prestazioni che spiega cosa significa ogni valore numerico quando si valutano diverse categorie di lavoro, competenze, ecc. Ad esempio, se valuti su una scala da uno a dieci, prova a scrivere cosa significa ogni numero specifico. Un dieci può significare che le prestazioni del dipendente in questo aspetto sono eccellenti, mentre un cinque è un risultato medio che può soddisfare le tue aspettative. 

Una volta tracciata la scala di valutazione, puoi definire le categorie di prestazioni da valutare. La qualità del lavoro, le competenze comunicative, le conoscenze professionali, le soft skills, ecc. sono spesso valutate. Per ogni categoria, fornisci un punteggio numerico utilizzando la scala che hai creato. Accanto a ogni valutazione, spiega perché questi particolari aspetti del lavoro sono stati valutati con quel punteggio.

Consiglio #4. Aggiungi commenti di un supervisore, capo reparto o team HR

Questa sezione è esplicativa, dove puoi descrivere in dettaglio perché le prestazioni del dipendente sono state valutate in questo modo e fornire un feedback onesto. La lunghezza della sezione può variare a seconda del numero di commenti che vuoi fare. Tuttavia, sarà importante separare le informazioni. Prendi un blocco per evidenziare i punti di forza del dipendente e lodare le aree in cui ha eccelso. Inoltre, assicurati di informare il dipendente sulle aree di miglioramento e su come può perfezionare le sue competenze.

Puoi concludere questo blocco con una breve nota, menzionando che il dipendente può contattarti per eventuali domande riguardo all'email e alla valutazione.

Consiglio #5. Aggiungi una conclusione professionale alla tua email

Quindi, tutti gli aspetti importanti del lavoro sono stati discussi e il feedback è stato fornito nell'email. È ora di dire addio. Tuttavia, questo deve essere fatto correttamente. La conclusione formale dell'email dovrebbe essere "Cordiali saluti", "Rispettosamente" o "Sinceramente", seguita dal tuo nome o dal nome del capo reparto che ha condotto la valutazione delle prestazioni.

Se la tua azienda utilizza ancora copie cartacee delle email, lascia abbastanza spazio tra la tua firma e il tuo nome scritto per poter firmare a mano. Se il dipendente riceve l'email digitalmente, non è necessario lasciare questo spazio aggiuntivo nell'email.

Consiglio #6. La revisione è fondamentale

Quindi, la copia del rapporto diretto sulle prestazioni è pronta, ma non premere subito il pulsante "Invia email". Rileggi l'intera email e assicurati che non vi siano errori, refusi o altre sviste. Inoltre, è fondamentale assicurarsi di aver detto tutto ciò che volevi nell'email e di aver trasmesso i tuoi pensieri come avevi originariamente previsto. Una volta che sei sicuro che l'email sia pronta, inviala al dipendente.

Struttura dell'email di valutazione delle prestazioni

Abbiamo parlato dei consigli di base per creare un'email di valutazione delle prestazioni. Mettendoli tutti in pratica, otterrai un'email con la seguente struttura:

Caro/a [Nome del dipendente]

[Breve paragrafo introduttivo per descrivere che questa è un'email di sessione di valutazione delle prestazioni e l'idea che tutte le prestazioni lavorative saranno valutate su una scala digitale].

[Numero] — [Spiegazione di cosa rappresenta quel numero in relazione alle prestazioni e alle competenze del dipendente]. 

Importante da notare: a seconda della tua scala di valutazione, ci possono essere tanti paragrafi quanti desideri. Pertanto, passeremo alla parte successiva dell'email.

[Categoria di prestazioni] — [Numero]: [Spiegazione del motivo per cui questa categoria è stata valutata con quel punteggio]. 

Importante da notare: ancora una volta, ci possono essere tanti paragrafi quanti desideri, poiché ogni valutazione delle prestazioni è unica e il numero di aspetti del lavoro che vengono valutati può variare.

[I tuoi commenti o quelli del capo reparto sui punti di forza e di debolezza del dipendente, i comportamenti menzionati e i suggerimenti per migliorare le prestazioni].

[Paragrafo finale per chiudere l'intero processo di valutazione delle prestazioni e con informazioni di contatto].

Cordiali saluti, 

[Il tuo nome completo o quello della persona che ha condotto la valutazione delle prestazioni].

Esempio di email di valutazione delle prestazioni

Per aiutarti a creare rapidamente email di feedback, abbiamo creato un esempio di testo che puoi utilizzare e modificare a tuo piacimento.

Caro Sig. Anderson,

Questa email è una valutazione delle sue prestazioni per il periodo dal 1° giugno 2022 al 31 ottobre 2022. Valuteremo aspetti come la qualità del lavoro, le soft skills e le conoscenze professionali. Per valutare tutti gli aspetti, utilizzeremo una scala digitale:

• 5 — il dipendente supera le aspettative normali in tutti i compiti;
• 4 — il dipendente soddisfa con successo le aspettative nei suoi compiti e supera le aspettative in alcune aree;
• 3 — il dipendente soddisfa le aspettative nei suoi compiti previsti;
• 2 — il dipendente non soddisfa le aspettative in una o più aree;
• 1 — il lavoro del dipendente è inaccettabile e richiede attenzione immediata.

Qualità del lavoro — 5: Il Sig. Anderson svolge sempre tutti i compiti in modo efficiente e rapido e consulta i colleghi per evitare errori.

Soft skills — 4: La comunicazione del Sig. Anderson con il suo team è migliorata dalla sua ultima valutazione delle prestazioni. È molto bravo a spiegare cose complesse in termini semplici.

Conoscenze professionali — 4: Il Sig. Anderson ha aumentato la sua comprensione e conoscenza generale e ha migliorato le competenze essenziali.

Il Sig. Anderson ha continuato a svolgere un ottimo lavoro e il suo contributo al successo dell'azienda è difficilmente sopravvalutabile. Ma c'è sempre spazio per migliorare. Le consigliamo di continuare a migliorare le sue competenze professionali e di comunicare di più con i colleghi per perfezionare le sue soft skills.

Se ha domande su questa valutazione delle prestazioni, non esiti a contattarmi, così possiamo fissare un appuntamento per una riunione di valutazione. Il mio numero diretto è 382-689-721. Grazie per il suo duro lavoro. Lei è davvero un dipendente molto apprezzato.

Cordiali saluti,

Jane Grimes

Conclusione

Le valutazioni delle prestazioni sono una parte importante di un sistema di gestione delle prestazioni dei dipendenti, e il tuo email marketing deve essere all'altezza di questo compito. Ti abbiamo spiegato esattamente come sono queste email e come crearle. Tuttavia, possiamo anche aiutarti a creare email durante il periodo di valutazione delle prestazioni.