Il 55% delle persone utilizzano le email per comunicare su questioni legate al lavoro, e il settore dell'istruzione non fa eccezione. Infatti, ha il più alto tasso di apertura delle email e di clic rispetto ad altri settori. Poiché l' email è così ampiamente utilizzata nelle università, è fondamentale imparare il modo corretto di comunicare attraverso di essa.
In questo articolo, esploreremo i modi per migliorare l'aspetto delle vostre email ai professori, spaziando dalla creazione di un titolo accattivante a una chiusura formale. Inoltre, vi mostreremo le funzioni dell'editor di Stripo che vi aiuteranno a creare e organizzare le vostre email in modo semplice e veloce.
Quali email ricevono i professori?
Il 46.8% degli insegnanti controlla la propria email di lavoro più di dieci volte al giorno. Ecco alcuni dei principali tipi di email che ricevono:
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domande relative al materiale delle lezioni, sul programma di classe, ecc;
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feedback sul compito;
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notifica di assenze o problemi personali;
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discussione su consigli accademici o sulla carriera futura;
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richiesta di suggerimenti;
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partecipazione alla ricerca;
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collaborazione o consultazione con varie aziende;
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fissare appuntamenti.
Ho anche chiesto all'esperto con quale frequenza i professori ricevono le email dagli studenti e a quali prestano maggiore attenzione.
Esperto
Ricevo quasi ogni giorno email dagli studenti. La maggior parte riguarda i voti e le questioni correlate, ma quelle che prendo più seriamente sono le email degli studenti che mi dicono cosa hanno imparato da me ed esprimono gratitudine, e anche messaggi più personali di studenti che hanno difficoltà in classe e/o nella loro vita. Rispondo anche agli studenti che mi chiedono referenze lavorative e le fornisco quasi sempre.
Esperto
Innanzitutto, si tratta di comunicazioni aziendali con i miei studenti (ovvero quelli per cui sono supervisore di ricerca, tirocini, ecc., o docente di una disciplina). Di solito sono i più numerosi. La maggior parte delle e-mail viene offerta per partecipare a vari eventi scientifici e pratici. Poi, ci sono informazioni sui materiali di abbonamento (se ho specificato un'e-mail aziendale a questo scopo), corrispondenza con colleghi di altre università e progetti a cui partecipo.
Come scrivere un'email a un professore?
Se siete uno studente che vuole ottenere un feedback su un compito in corso, un collega scienziato o un rappresentante di un'azienda che sta conducendo una ricerca, è importante seguire un certo tono professionale per garantire che le vostre email vengano notate e non provochino una reazione negativa. Vediamo i singoli aspetti di un'email di questo tipo.
Oggetto
Iniziate con un oggetto chiaro e specifico. Assicuratevi che si riferisca direttamente allo scopo dell'email, consentendo al professore di capire subito le vostre esigenze. Ad esempio, utilizzate “Richiesta di proroga per un documento di ricerca” o “Chiarimenti sul programma di studio”, a seconda della situazione.
Titolo del professore
Iniziate la vostra email salutando in modo cortese. Optate per saluti formali come “Caro” o “ Salve”, accompagnati dal titolo del vostro insegnante, che potrebbe essere “Professor [Cognome]” o “Dottor [Cognome]”.
Nei diversi Paesi, l'approccio nel rivolgersi agli insegnanti varia a causa delle norme culturali ed etiche. Per esempio:
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USA: i professori sono spesso chiamati “Professor Smith” o “Dr. Smith”, con “Mr.” o “Ms.” come alternative meno formali.
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Regno Unito: è comune usare titoli accademici e cognomi, a volte solo i cognomi, in un contesto formale.
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Germania: i titoli accademici corretti sono fondamentali, con indirizzi formali come “Herr Professor Doktor Schmidt”.
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Francia: gli insegnanti sono soliti chiamarsi “Monsieur” o “Madame”, mentre i titoli accademici sono meno frequenti nei primi livelli di istruzione.
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Giappone: ai cognomi si aggiunge il suffisso “-sensei”, che indica rispetto.
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India: i discorsi sono meno formali, spesso si usa “Sir” o “Ma'am” senza specificare i nomi.
Se ci leggete da altri Paesi, scrivete nei commenti come vi rivolgete ai professori di quei Paesi. Saremo lieti di aggiungerlo all'articolo.
Autopresentazione
Presentatevi, includendo il vostro nome e la classe che frequentate, ad esempio: “Mi chiamo Alex e sono iscritto alla sua classe ___”. È utile specificare perché spesso i professori si occupano di più classi e potrebbero non riconoscere tutti gli studenti. Se siete già conosciuti dal vostro professore, iniziate semplicemente con un saluto amichevole come “Spero che la vostra settimana stia procedendo bene” o “Buon venerdì”!
Indicate chiaramente il vostro scopo
Durante la preparazione di questo articolo, mi sono imbattuto in numerosi consigli per mantenere il messaggio principale conciso. I professori stessi ne parlano anche su Quora.
Dopo l'introduzione, è fondamentale indicare direttamente il motivo per cui si sta contattando il professore, in modo conciso a causa dei suoi tempi stretti. Cercate di mantenere un equilibrio tra formalità e disinvoltura, evitando il linguaggio colloquiale e l'umorismo. Specificate qualsiasi azione di cui abbiate bisogno, come una proroga della scadenza o una richiesta di feedback.
Ed ecco un consiglio dell'esperto che riassume quanto detto sopra:
Esperto
È meglio mantenere le email brevi e mirate, evitando di essere troppo informali. Utilizzate l'oggetto e non iniziate con un “Ehi” o una richiesta. Sarebbe sgradevole.
Esperto
Cosa evitare? Ci sono tre gruppi principali:
a) mancanza di specificità, illogicità, irragionevolezza: se viene proposto qualcosa, il professore analizza automaticamente il testo lungo la catena: qual è l'essenza, lo scopo, il compito e qual è la mia funzione o ruolo qui?
b) riferimenti a fonti, persone, ecc., che sono difficili da controllare, verificare e confermare la loro esistenza e origine. Questo è un fattore di affidabilità e veridicità delle informazioni;
c) analfabetismo e vaghezza delle affermazioni, perché nella maggior parte dei casi, ciò porta alla cessazione della corrispondenza, se la situazione lo consente o a un numero infinito di e-mail di chiarimento in merito alla corretta percezione delle informazioni da entrambe le parti;
d) mancanza di rispetto, almeno per il titolo, al massimo per l'esperienza.
Quanto dovrebbe essere lungo il testo? Tutto dipende dalla situazione. Puoi leggere lettere lunghe se si tratta di una corrispondenza già stabilita su un argomento particolare. Per i professori, la quantità di testo va bene. La cosa principale è se vale la pena leggerlo :). Posso leggere fino a 800-1000 caratteri in un'intera e-mail. Se questa è la prima lettera di richiesta, è meglio concordare il formato della corrispondenza successiva, sia nella lettera stessa che nei file allegati.
Rendete più veloce la creazione delle email con Stripo
Supponiamo che stiate inviando una richiesta di ricerca a molti esperti. In questo caso potete usare i moduli di contenuto di Stripo per creare le email più velocemente. Questi blocchi rendono facile salvare, combinare e spostare dettagli importanti da un messaggio all'altro, velocizzando il processo quando si devono inviare molte email. I nostri modelli di email sono strutturati in modo da dividersi automaticamente in queste sezioni gestibili, tutte accessibili nel vostro archivio personale.
(Source: editor Stripo)
A proposito, se rappresentate un'università o un'azienda interessata a collaborare con i professori, date un'occhiata a questo modello di Stripo. È un esempio di come presentare le informazioni in modo coinvolgente e strutturato. Come al solito, potete modificare e personalizzare tutti gli elementi in base alle vostre esigenze.
Conclusione formale
Chiudete l' email con una nota di ringraziamento, esprimendo il vostro apprezzamento con frasi come “La ringrazio per la sua comprensione e il suo sostegno” o un semplice “La ringrazio per avermi dedicato il suo tempo”. Concludete con una chiusura cortese, usando il vostro nome di battesimo. È consigliabile usare frasi semplici e rispettose, come “Cordiali saluti”, “Grazie”, “Cordialmente” o “La saluto cordialmente”.
Etichetta di follow-up
È necessario rispondere a un professore dopo aver già ricevuto una risposta? Deborah J. Cohan, Professoressa di Sociologia presso la University of South Carolina-Beaufort, ha osservato nel suo articolo che rivolgersi a un professore senza rispondere o controllare le email è considerato molto maleducato.
Su Reddit c'è stata persino un'intera discussione in merito. I pareri erano discordanti: alcuni ritenevano che ringraziare per la risposta fosse una regola di base del galateo, mentre altri temevano di distrarre ancora una volta il professore con il loro nuovo messaggio. Ma un utente di questo thread, che insegna all'università stessa, ha sottolineato che ringraziare è d'obbligo. Secondo loro, questo modo non solo permette di essere educati, ma anche di confermare che si è capito tutto.
Grammatica corretta
Sia che il professore insegni materie umanistiche o scientifiche, è bene evitare di inviargli un'email con errori grammaticali.
La revisione è essenziale e con l'editor di Stripo è possibile verificare senza sforzo la presenza di errori nel testo grazie allo strumento GenAI integrato. Questo strumento vi aiuta a migliorare le vostre email correggendo la grammatica, accorciando o completando il testo, traducendo e persino cambiando il tono del messaggio.
Ho anche chiesto al nostro esperto un interessante esempio tratto dalla vita reale.
Esperto
La corrispondenza con gli studenti è una ricerca quotidiana :). Una ricerca interessante e straordinaria? Forse quando mi è stato chiesto di fare un sondaggio sulla visione dello sviluppo futuro dell'Ucraina nel contesto di settori prioritari, direzioni e aree di driver economici. Cosa ha reso l'e-mail memorabile? Oltre a un questionario ben formulato, la lettera era chiaramente e logicamente costruita con una giustificazione razionale del perché "la mia" opinione è interessante e importante per loro.
Esempio di email a un professore
Seguendo tutte le raccomandazioni, ho fatto un esempio di email a un professore con la richiesta di partecipazione a un corso di fisica. Sono stato educato e ho espresso il punto principale del messaggio, notando quanto lo studente fosse impressionato dal lavoro del professore, cosa che è consigliata anche dagli esperti.
(Source: modello Stripo)
Concludendo
La padronanza del galateo delle email è fondamentale per la vostra carriera accademica. In questo articolo abbiamo parlato dell'importanza di una comunicazione rispettosa e chiara con i professori e di come l'editor di Stripo semplifichi il processo di creazione delle email e le renda più attraenti.
Utilizzando gli strumenti di Stripo, potete organizzare e personalizzare efficacemente i vostri messaggi, assicurandovi che risuonino con i vostri destinatari. Siamo qui per sostenervi mentre migliorate le vostre competenze in materia di email. Vi auguriamo di ottenere grandi risultati nei vostri studi - Stripo è felice di far parte del vostro kit di strumenti universitari.